Всё, что нужно знать о гибридных графиках работы

Пандемия COVID-19 показала нам, что удалённая работа возможна, а иногда даже предпочтительнее. Исследования показывают, что сотрудники часто лучше концентрируются дома, а сокращение времени на дорогу на работу и обратно означает больше времени на личную жизнь. Но по мере того, как офисы снова начинают открываться, становится ясно, что личное взаимодействие не менее ценно. Точно так же, как удалённая работа обеспечивает нам большую сосредоточенность и гибкость, офис даёт нам столь необходимое место для общения и совместной работы с коллегами. 

Но разрыв между домом и офисом не обязательно должен быть дилеммой. Благодаря гибридному режиму работы вы можете получить преимущества обоих вариантов. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на результатах исследований

Узнайте, как определить гибридный формат работы, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить оптимальную политику гибридной работы с учётом потребностей вашей организации.

Получайте аналитическую информацию

Что такое гибридный график работы? 

Гибридный график работы — это гибкая модель, сочетающая удаленную и офисную работу. Он позволяет работникам в одни дни работать из дома, а в другие — из офиса. Сотрудникам не нужно постоянно находиться в офисе, но они и не являются исключительно удалёнными работниками. Напротив, участники гибридных команд получают преимущества обоих форматов: дух товарищества, характерный для работы в офисе, а также возможность сосредоточиться на задачах и гибкость, присущие удаленной работе. 

Три разные модели работы

Гибридная модель работы — одна из трёх существующих моделей. Вот в чём их отличия: 

• График работы в офисе: сотрудники постоянно работают в офисе, за исключением редких дней работы из дома, когда им нужно посетить врача, присмотреть за детьми или решить другие единичные жизненные вопросы. 

• График удалённой работы: все участники команды работают удалённо из разных мест. Физического офиса нет, но удаленные работники могут встречаться лично несколько раз в год на корпоративных мероприятиях или выездных совещаниях.

• Гибридный график работы: это комбинация двух предыдущих моделей. В одни дни работники работают из дома, а в другие — из офиса. Некоторые гибридные модели работы позволяют работникам самим выбирать, когда приходить в офис, а более структурированные графики предусматривают определённые дни для работы дома или в офисе. 

Что стоит за тенденцией к гибридной работе?

Гибридный формат работы не является чем-то новым, но он стал более популярным из-за пандемии COVID-19. Пандемия доказала, что удалённая работа возможна и даже выгодна благодаря повышенной гибкости, лучшему балансу между работой и личной жизнью, а также возможности сосредоточиться на выполнении задач. Когда мир начал возвращаться к нормальной жизни, стало ясно, что работа в офисе — не единственный способ быть продуктивным. Сотрудники естественным образом тяготеют к офису для командной работы и к дому для выполнения задач, требующих большей концентрации. Фактически, 49% сотрудников теперь воспринимают офис скорее как социальное пространство, чем раньше, особенно когда речь идёт о совместных задачах, таких как разработка стратегии и планирование, адаптация, индивидуальные встречи и обучение. 

Инфраструктура для удалённой работы, созданная во время пандемии, всё ещё действует, а это значит, что командам стало проще переходить на гибридные графики и сохранять гибкость в условиях сохраняющейся неопределённости, связанной с COVID. Сейчас 42 % работников, имеющих возможность работать удалённо, делят своё время между домом и офисом, и, по прогнозам, в ближайшие годы этот показатель превысит 53 %. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на результатах исследований

Узнайте, как определить гибридный формат работы, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить оптимальную политику гибридной работы с учётом потребностей вашей организации.

Получайте аналитическую информацию

Типы гибридных графиков работы

Гибридная работа бывает разных форм, а это значит, что вы можете адаптировать рабочий график своей команды в соответствии с конкретными потребностями и предпочтениями. Осваивая мир гибридной работы, ознакомьтесь с этими распространёнными вариантами гибридного графика и узнайте об их плюсах и минусах.  

Расписания для групп

Графики для групп — это наиболее структурированный подход к гибридной работе. При таком формате все сотрудники следуют одному общему правилу, установленному их руководителем или компанией. Например, все сотрудники компании работают в офисе по понедельникам и вторникам, а со среды по пятницу у них есть возможность работать из дома. 

Вот несколько популярных вариантов групповых графиков: 

• Модель 3:2: работники проводят три дня в офисе и два дня дома. Такую политику гибридной работы легко координировать, и она позволяет всем находиться в офисе в одни и те же дни недели. Однако у этой модели есть как минимум один недостаток — она не позволяет компаниям сокращать офисные площади, что может быть сопряжено со значительными расходами.

• Модель «снизу вверх»: компания позволяет отдельным командам самим решать, в какие дни им нужно быть в офисе. Она ставит цель (например, два дня в офисе в неделю) и позволяет каждой команде решать, что для неё лучше всего. Модель «снизу вверх» позволяет командам совместно определять, какой график работы в офисе является оптимальным для всех. А поскольку разные команды находятся в офисе в разные дни, вы можете сократить площадь офисных помещений. Потенциальный недостаток этого метода заключается в том, что сложнее собрать межфункциональные команды в офисе в один и тот же день. 

• Сдвинутые графики: эта гибридная модель не просто определяет дни, в которые работники должны приходить в офис, но и время их прихода, вплоть до точного часа прибытия и ухода. Ступенчатые графики — это самый жёсткий вариант графика для групп, который лучше всего подходит для посменной работы. Например, медицинское учреждение может использовать скользящие графики, чтобы обеспечить достаточное количество персонала в течение всего дня, но при этом работать с меньшей нагрузкой, чтобы избежать риска заражения COVID. Это позволит врачам принимать пациентов в режиме онлайн в дни работы из дома, но при этом обеспечит достаточное количество персонала в офисе. 

Если вашей команде необходимо управлять повторяющимися сменами и распределением обязанностей, подумайте об использовании нашего шаблона рабочего графика, чтобы стандартизировать процесс составления графиков и сократить объём ручной работы, необходимой для планирования рабочих часов на неделю.

Гибкие графики

Гибкие графики — это именно то, что следует из названия: гибкость. Они не предусматривают жёстких правил. Вместо этого работники могут работать из дома, когда захотят, и приходить в офис, когда захотят. 

• Гибкое место работы: эта гибридная модель даёт отдельным участникам команды свободу решать, где они хотят работать в тот или иной день. Она похожа на модель управления снизу вверх, но полномочия по принятию решений принадлежат отдельным сотрудникам, а не целым командам. Если вы хотите сократить площадь офиса, гибкие графики всё равно могут работать при наличии системы бронирования рабочих мест. Если у вас ограниченное пространство для работы в офисе, это означает, что работники могут забронировать рабочее пространство до своего прихода. Имейте в виду, что в какой-то день мест может не хватить, поэтому участники команды, которые захотят прийти в офис, могут не иметь такой возможности.

• Гибкий график: эта модель позволяет участникам команды выбирать своё рабочее время. Например, в дни работы из дома участники команды могут работать с 8:00 до полудня, затем заняться своими делами, а потом снова приступить к работе с 15:00 до 19:00. Вы также можете сочетать гибкий график с графиками гибкого места работы или графиками работы в группах, чтобы обеспечить ещё большую гибкость для своих работников. 

Преимущества гибридных графиков работы

Существует причина, по которой гибридные графики работы становятся всё более популярными. При правильном подходе они позволяют максимально использовать преимущества как удалённой, так и офисной работы. Вот как это происходит: 

Повышение гибкости и удовлетворённости работников

Большинство работников умственного труда согласны с тем, что выбор между домом и офисом не является альтернативным — это и то, и другое. Работники предпочитают гибкость гибридной рабочей среды, поскольку она помогает им совмещать работу с личной жизнью. Поскольку работникам не нужно каждый день добираться до офиса, у них появляется больше времени и гибкости для личных и семейных дел. С другой стороны, ваша команда по-прежнему может пользоваться преимуществами совместной работы в офисе. Это идеальный рецепт удовлетворённости сотрудников: они могут вести насыщенную личную жизнь и при этом чувствовать связь с коллективом и интерес к работе. 

Работники, использующие гибридный формат, как правило, превосходят по результативности тех, кто работает только в офисе, и гораздо больше удовлетворены своей работой. Причина в том, что гибкость даёт им огромное преимущество — они могут заниматься тем, что действительно ценят, и при этом демонстрировать более высокие результаты на работе.”

Баланс между временем для погружения в работу и совместной деятельностью

Наши исследования показывают, что сотрудники выполняют свою квалифицированную работу лучше всего дома, где они могут лучше сосредоточиться. С другой стороны, сотрудники предпочитают выполнять в офисе совместные задачи, такие как разработка стратегии и планирование, адаптация, индивидуальные встречи, а также обучение и повышение квалификации. Хорошо составленный гибридный график работы позволяет воспользоваться обоими этими преимуществами: участники команды могут работать дома, чтобы максимально сосредоточиться на выполнении квалифицированных задач, а затем приходить в офис для совместной работы. 

Снижение расходов

Некоторые виды гибридных графиков работы могут помочь вам сэкономить деньги. Если работники меньше времени проводят в офисе, вы можете сократить площади и снизить накладные расходы на офисные помещения и материалы. Однако это зависит от типа используемого гибридного графика. Если разные команды приходят в офис в разные дни, вам не понадобится так много рабочих мест. Но если всем сотрудникам вашей компании нужно приходить в офис в определённые дни, вам всё равно понадобится рабочее место для каждого. 

Лучшие практики гибридной работы

Гибридный формат работы может повысить удовлетворённость и производительность вашей команды, но его нужно правильно организовать. Если ваша компания переходит на гибридный режим работы, вот на чём следует сосредоточиться, чтобы максимально эффективно использовать время вашей команды — как при совместной работе, так и при работе по отдельности.

Координируйте время работы в офисе

Гибридный формат работы наиболее эффективен, когда у работников всё ещё есть возможность взаимодействовать друг с другом лично. Так ваша команда сможет получить лучшее от обоих форматов работы — возможность сосредоточиться на задачах без отвлекающих факторов при удалённой работе, а также вовлечённость и межличностное общение при работе в офисе. Однако для такого баланса требуется определённая координация. 

Каково же решение? Синхронизируйте время работы в офисе. Вместо того чтобы позволять сотрудникам каждый день выбирать, где им работать, согласуйте с командой общий график, чтобы все приходили в офис в одни и те же дни. Прежде чем окончательно утвердить график, проведите опрос, чтобы узнать, в какие дни участники команды предпочитают работать очно, а в какие — удаленно. Затем используйте эту информацию, чтобы составить гибридный график, который будет соответствовать уникальным потребностям вашей команды. 

Развивайте личное общение

Наши исследования показывают, что 41 % сотрудников чувствуют себя более изолированными при удалённой работе, поэтому, когда вы часть времени работаете из дома, личное общение становится намного ценнее. Это означает, что помимо синхронизации времени работы вашей команды в офисе, также важно максимально эффективно использовать время, проведённое вместе. 

Вот как можно способствовать развитию личных контактов на гибридном рабочем месте: 

• Уделяйте время очной совместной работе. Используйте время, проведённое вместе, максимально эффективно — планируйте индивидуальные встречи и совместные мероприятия, такие как мозговые штурмы, на дни, когда ваша команда находится в офисе.

• Выделяйте время на личное общение. Выделяйте время на совместные обеды, беседы за чашкой кофе, «счастливые часы» и другие мероприятия для команды, когда все находятся в офисе вместе. 

• Не пренебрегайте виртуальным общением. Включайте в повестку совещаний вопросы для снятия психологического барьера, чтобы побудить участников команды раскрыться во время видеоконференции. 

Формируйте культуру прозрачности и доверия

Гибридные графики позволяют вашей команде работать в наиболее продуктивном для неё режиме, но при этом вы не будете видеть коллег лично каждый день. В периоды, когда вы физически удалены друг от друга, прозрачность и доверие имеют решающее значение для поддержания связей в команде. Вам нужно знать, над чем работают участники вашей команды и как с ними общаться, но также вам нужно быть уверенными в том, что все работают, даже если вы не видите, как они это делают. 

Вот несколько способов повысить прозрачность и укрепить доверие в вашей команде: 

• Сделайте свой календарь общедоступным и блокируйте время для сосредоточенной работы и личных дел. Так ваша команда будет знать, когда вы будете отвечать медленнее. Кроме того, общий доступ к вашему календарю не позволит сотрудникам назначать встречи, когда вы заняты. 

• Сообщите команде о своих предпочтениях в плане общения и о том, когда вы обычно отвечаете на сообщения. Например, сообщите своей команде, что вы предпочитаете электронную почту сообщениям в Slack, и дайте понять, что можете не сразу ответить, если пытаетесь сосредоточиться. Кроме того, в календаре или в приложениях для обмена сообщениями, таких как Slack, можно устанавливать статусы, чтобы показывать, когда вы сосредоточены на работе или недоступны для общения. 

• Установите (и сообщите) чёткое время начала и окончания своего рабочего дня. Установление таких границ особенно важно, если вы являетесь руководителем, поскольку это побуждает сотрудников полностью отключаться от работы в нерабочее время. Когда участники команды знают, когда от них ожидается работа, они с меньшей вероятностью будут страдать от выгорания и переутомления. 

• Избегайте микроменеджмента. Как руководителю вам важно верить, что ваша команда делает всё возможное, даже если вы не видите её лично. Установив правила гибридного графика работы, доверьтесь своей команде и не проверяйте, как и где она работает. Такой подход, предполагающий отсутствие контроля, может быть непростым, но он подкреплён данными: работники компаний с высоким уровнем доверия сообщают о на 74% меньшем уровне стресса, на 50% более высокой производительности и на 76% большей вовлечённости, чем сотрудники компаний с низким уровнем доверия. 

Выделите время для сосредоточенной работы

Согласно нашему исследованию, 21% работников умственного труда считают, что работа из дома повысит их концентрацию. Но чтобы работники могли максимально эффективно использовать свои дни удалённой работы, им нужен перерыв от отвлекающих уведомлений и совещаний. Каждую неделю сотрудники тратят почти три часа на ненужные совещания, а каждый день их засыпают 32 письмами. Это огромная потеря времени, которое можно было бы посвятить сосредоточенной работе. 

Вот как избавиться от ненужной суеты и помочь своей команде сосредоточиться на главном: 

• Каждую неделю выделяйте один «день без совещаний», чтобы у людей было время войти в состояние потока в своей работе. Это должен быть день, когда сотрудники могут работать из дома, если захотят. 

• Определите, что должно быть поводом для проведения собрания, а когда достаточно просто отправить электронное письмо или воспользоваться другим способом асинхронного общения. И помните, что не все совещания должны длиться 30 минут или час. Иногда достаточно 15-минутной встречи для уточнения текущего статуса. 

• Сделайте нормой более длительное время ответа. 50% руководителей и 42% рядовых сотрудников считают, что должны реагировать на уведомления сразу же. Но постоянная проверка уведомлений снижает концентрацию внимания, поскольку после отвлечения на них может потребоваться более 20 минут, чтобы вернуться к работе. Как руководитель вы можете установить более реалистичные ожидания в отношении времени ответа и дать возможность своей команде отключать уведомления, когда это необходимо.

Используйте правильные инструменты для гибридной работы

Поскольку гибридные графики сочетают в себе очную и удалённую работу, вам нужен инструмент, который будет идти в ногу с вашими работниками, когда они переходят из офиса домой и обратно. Совещания и электронная почта могут быть эффективными, когда вы работаете вместе в офисе, но всё становится сложнее, когда вам нужно координировать проекты удалённо.  К счастью, программное обеспечение для управления работой может помочь вам взаимодействовать с коллегами из разных часовых поясов, команд и офисов. Правильный инструмент поможет вам организовать работу в одном централизованном месте и обеспечить, чтобы все точно знали, кто, что и к какому сроку делает. Таким образом, вам не нужно собирать всех в одном помещении, чтобы быть в курсе происходящего. Вместо этого ваша команда может работать из любого места, не упуская ничего из виду. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на результатах исследований

Узнайте, как определить гибридный формат работы, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить оптимальную политику гибридной работы с учётом потребностей вашей организации.

Получайте аналитическую информацию