Еженедельное расписание

При создании расписания на неделю важно отслеживать, что вам нужно сделать. Но если не назначить этим задачам приоритет, дату сдачи и описание, они могут так и остаться невыполненными. 

Именно здесь на помощь приходит шаблон расписания на неделю.

Что такое недельный график?

В самом простом понимании недельный график — это способ спланировать время для выполнения задач на неделю. Но эффективные расписания также помогают определить приоритет, дату сдачи, сложность и этап выполнения каждой задачи. Таким образом, независимо от дня недели, вы всегда будете точно знать, что находится в вашем списке задач и какие элементы нужно решить в первую очередь.

Что такое шаблон расписания на неделю?

Шаблон расписания на неделю (иногда его называют шаблоном еженедельного планировщика или шаблоном еженедельного календаря) — это шаблон для создания и организации расписания на неделю. Используя шаблон для создания нового расписания на каждую неделю, вы сможете сразу приступить к работе в понедельник утром. 

Преподаватели и инструкторы могут делать то же самое с помощью структурированного шаблона плана урока, который помогает им экономить время на подготовку, сохраняя при этом цели, материалы и действия, организованные для каждого занятия.

Преимущества цифрового шаблона расписания на неделю

Быстрый поиск в Google по запросу «шаблон недельного графика» покажет вам десятки печатных шаблонов Excel или пустых PDF-файлов с еженедельным расписанием. Проблема в том, что эти типы календарей позволяют фиксировать лишь минимальную информацию о каждой задаче. 

Чаще всего задачи сложнее, чем одно предложение. Вам нужно отслеживать не только работу на неделю, но и сроки выполнения каждой задачи, её важность, а также задействованных сотрудников и контекст. Если вы используете печатный еженедельный график, вы теряете все эти детали. 

Создав простой недельный график в инструменте для управления проектами, а не в печатном календаре, вы сможете:

• Просматривать все свои дела в одном месте

• Переключаться между ежедневным планировщиком и еженедельным календарем

• Отслеживать приоритет каждого результата

• Изменять даты сдачи при изменении приоритетов

• Делиться контекстом с заинтересованными сторонами

• Прикреплять к задачам соответствующие документы, например из Google Документов или Google Таблиц

• Совместная работа с участниками команды

• Отслеживать ход выполнения работы в том месте, где она выполняется

• Просматривать завершённые задачи и списки задач

• Улучшение управления временем

• Просматривать свою еженедельную повестку в реальном времени

Что должно быть в шаблоне цифрового расписания на неделю

Чтобы выполнять самую важную работу, нужно знать, какая работа важнее всего. Звучит очевидно, правда? Но без правильных инструментов это может быть непросто. 

Убедитесь, что ваш цифровой шаблон еженедельного расписания позволяет отмечать задачи различной информацией, например приоритетом работы или временем её выполнения. Таким образом, когда вы входите в систему утром, вы сокращаете время, затрачиваемое на просмотр графика работы, и сосредотачиваетесь на выполнении задач.

Интегрированные функции

• Нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить согласованность в рамках всей организации. 

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости. 

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название задачи, дату сдачи и нестандартные поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Box. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Box, встроенной в панель задач Asana.

Вопросы и ответы