Ежедневный планировщик

Планирование дня — это не просто запись предстоящих дел. По-настоящему организованный ежедневный график должен включать в себя ваши ежедневные задачи, а также их приоритет, статус, дату сдачи и другие важные детали. 

Не знаете, как организовать свою работу? Введите цифровые ежедневники. 

Что такое ежедневник?

Ежедневник — это именно то, что нужно: способ отслеживать все задачи, которые вы должны выполнять каждый день, большие или маленькие. Планировщики дня позволяют видеть все ежедневные задачи на высоком уровне, что упрощает планирование и расстановку приоритетов в расписании и не позволяет задачам оставаться без внимания. С помощью ежедневных планировщиков вы всегда будете знать, что вам предстоит сделать в течение дня, от совещаний команды до быстрых задач и заданий с высокими усилиями. Это необходимо для организации.

Что такое шаблон ежедневного планировщика?

Как вы, возможно, уже догадались, шаблон ежедневного планирования (также известный как шаблон ежедневного расписания) — это шаблонный способ создания и организации ежедневных задач. Цифровые шаблоны ежедневного планирования можно редактировать и использовать повторно, что упрощает организацию работы, в том числе определение того, что и когда нужно сделать. С помощью цифрового шаблона ежедневного планирования вы можете быстро начинать каждый день, не упуская из виду ни одной задачи и не забывая о делах.

Преимущества использования цифрового шаблона ежедневника

Вы наверняка уже пользовались физическим ежедневником. В конце концов, кто может устоять перед ощущением чистого листа или профессионально переплетённого календаря? Но давайте будем честны: хотя физические планировщики могут быть эстетически приятными, они не всегда функциональны. У них есть серьёзные ограничения, например нехватка места. Кроме того, их нельзя кастомизировать и добавлять контекст к задачам, а это две важные вещи для организации работы. 

Именно здесь на помощь приходят цифровые шаблоны ежедневника. Поскольку виртуальные шаблоны кастомизируемые, их можно организовать так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашему стилю работы. Хотите получить минималистичное представление о вашем общем ежедневном Календаре? Легко. Предпочитаете разбивать задачи на почасовой график? Не проблема!

Создав цифровой шаблон ежедневника в инструменте для управления проектами (вместо использования шаблона ежедневника для печати), вы сможете:

• контролировать все свои задачи в одном месте;

• Отслеживать приоритет каждого задания 

• Легко упорядочивать (и переупорядочивать) список задач по приоритету 

• привязывать ежедневные задачи к более крупным целям;

• Повышать продуктивность и избавляться от прокрастинации

• Оптимизировать управление временем

• Совместная работа с участниками команды

• Контроль выполненных задач 

• Отслеживать прогресс 

• Наблюдать за добавлением новых задач в режиме реального времени 

Как создать шаблон цифрового ежедневника

Прежде чем приступить к ежедневному планированию, убедитесь, что ваш шаблон позволяет настраивать расписание так, как вам нужно. Ищите возможность помечать задачи статусом, трудозатратами, приоритетом или категорией — всё это облегчит планирование дня, когда вы начнёте добавлять задачи в список.

Что должно быть в шаблоне ежедневного планирования

Итак, мы рассмотрели основы. Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон ежедневного планирования и зачем он нужен, давайте рассмотрим, что в него следует включить. 

Структура шаблона зависит от вас и от того, как вы работаете. Чтобы создать базовый шаблон, начните с добавления дел на день, таких как встречи, последующие действия и задачи. Затем, чтобы вывести свой рабочий график на новый уровень, пометьте задачи информацией, необходимой для организации. Вот несколько тегов, которые можно использовать для задач: 

• Приоритет

• дата сдачи 

• Категория 

• Трудозатраты 

• Статус 

Как организовать шаблон ежедневного планирования

После того как вы добавите и отметите ежедневные задачи, перейдите к следующему этапу планирования, сортируя задачи с помощью нестандартных полей. Возможно, вы из тех, кто любит выполнять небольшие задачи по утрам, оставляя сложные дела на вторую половину дня. Или, может быть, вы предпочитаете просматривать задачи по важности, чтобы убедиться, что вы уделяете приоритетное внимание важной работе. Организация ежедневной повестки в соответствии с вашим стилем работы помогает вам оставаться сосредоточенным и продуктивным. В конце концов, разве ваши технологии не должны работать так же, как и вы? 

Ниже приводятся несколько способов организации шаблона ежедневного планирования. 

• Тип или категория задачи

• Временной блок

• Приоритет задачи

Советы по использованию шаблона виртуального ежедневника

Печатные ежедневники, рабочие листы и списки задач на стикерах уходят в прошлое. Цифровые ежедневники позволяют настраивать рабочий процесс и получать доступ к расписанию из любого места. И, в отличие от физических планировщиков, нет риска потерять виртуальный. 

Ниже приводятся несколько советов и рекомендаций по организации работы с помощью цифрового органайзера:

• Будьте чёткими и конкретными 

• Сделайте свои задачи действенными и ориентированными на сроки

• Динамически сортируйте работу

• Используйте представление шаблона списка, чтобы видеть предстоящие задачи на высоком уровне

• Настраивайте повторяющиеся задачи для автоматизации рабочего процесса 

• Размечайте задачи по цвету и добавляйте теги для ясности 

• Интегрируйте любимые приложения для оптимизации работы 

• Систематизируйте задачи по разделам 

• Визуализируйте свой ежедневный график в виде сетки, например канбан-доски

• Храните всё в одном месте, прикрепляя документы или изображения к задачам 

• Добавлять участников команды для наглядности 

Интегрированные функции

• Нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить согласованность в рамках всей организации.

• Даты начала. Иногда нужно не только отслеживать сроки выполнения задачи, но и знать, когда следует приступить к работе над ней. Даты и время начала дают вашей команде чёткое представление о том, сколько времени должно уйти на выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы настраивать, отслеживать и управлять работой, согласовывать цели команды и не упускать из виду зависимости.

• Мои задачи. «Мои задачи» — это персонализированный раздел, в котором отображаются все назначенные вам задачи, независимо от того, к какому проекту или команде они относятся. Визуализируя все свои дела в одном месте, вы можете сортировать и расставлять приоритеты, чтобы ничего не упустить. В разделе «Мои задачи» можно переключаться между видами «Список», «Доска» и «Календарь», чтобы работать так, как вам удобно.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий, то есть «когда происходит X, делай Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

Вопросы и ответы