Как организовать свою работу: 17 действенных советов

Может показаться, что организованность — это врождённое качество, которое либо есть, либо нет. Но на самом деле этому можно научиться и отточить, как и любому другому навыку. 

И этому стоит научиться. Организованные люди реже пропускают важные задания и, как правило, испытывают меньше стресса. Когда всё организовано, вы знаете, где найти свои ежедневные задачи, как взять шаблон, который вы всегда используете, и какие электронные письма нужно отправить сегодня. Это оставляет вам больше времени и пространства для брейнсторминга, творчества и решения более важных проблем.

Быть организованным — это не только для подписчиков Мари Кондо. С помощью нескольких простых настроек любой человек может повысить организованность своей повседневной жизни, чтобы улучшить свою работу и снизить уровень стресса.

Каковы преимущества организованности?

Организованность помогает снизить стресс. Когда вы знаете, где что находится, вы можете сделать больше, не перегружая себя. На рабочем месте это означает, что вы можете выполнять больше важной работы, не чувствуя выгорания. Когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам проще расставлять приоритеты и следить за тем, чтобы выполнялись самые важные задания.

Организованность даёт вам время на важную работу. Это эффективный способ почувствовать себя лучше и счастливее на работе благодаря следующим преимуществам:

1. Более гибкий график. Организация и управление расписанием с помощью инструментов для тайм-менеджмента поможет сократить количество времени, которое вы тратите впустую, и уделить больше внимания важной работе. 

2. Меньше стресса. Когда вы организованы, вы знаете, где находятся дела, когда они должны быть выполнены и какие шаги необходимо предпринять для выполнения работы. Беспокоиться не о чем, потому что каждое задание назначено и имеет дедлайн. 

3. Больше места для творчества. Вы знаете, что в голове постоянно прокручивается список заданий, которые нужно выполнить? Он занимает огромную емкость драгоценного мозга. Освободив его от этих задач, вы сможете сосредоточиться на творческой работе.

4. Меньше риск выгорания. Когда вы чувствуете стресс и подавленность, вы склонны принимать поспешные решения. Это увеличивает стресс и, со временем, приводит к выгоранию. Часто перегруженность возникает из-за ощущения, что дел слишком много, а времени не хватает. Организованность помогает контролировать свою работу и снижает перегрузки.

5. Повышение продуктивности. В идеальной системе организации у каждого элемента работы есть цель, исполнитель и дедлайн. Даже если ваша работа не идеальна (а чья она вообще идеальна?), наличие организованной системы сокращает время, затрачиваемое на бессмысленные задания, и повышает продуктивность.

Организация также сокращает объём работы по организации работы, например, отслеживание выполнения заданий, переключение между приложениями и поиск обновлений статуса. 60% нашего рабочего времени уходит на организацию работы, и только 40% остаётся на квалифицированный труд и стратегию — самые важные аспекты вашей деятельности. Когда вы знаете, где что находится, вы тратите меньше времени на поиск информации и больше времени на выполнение работы.

17 способов навести порядок и поддерживать его

Организация работы может показаться непосильной задачей, особенно если вы не привыкли к ней. Но, как и во многих других случаях на рабочем месте, вы можете справиться с организацией, разбив её на более управляемые этапы. Независимо от того, хотите ли вы организовать свои индивидуальные задания, работу на уровне проекта или всю систему команды, вот как начать.

6 способов организовать свои дела

Лучше всего начать с организации своих индивидуальных заданий. Отслеживание и запись дел помогает выполнять их быстрее и эффективнее.

1. Отслеживайте свои дела в едином центре

Чем больше вы пытаетесь отслеживать вещи в своем мозгу, тем менее продуктивными вы будете. Первый шаг к созданию лучшего списка «Нужно сделать» — выбросить его из головы. 

Это ключевой принцип метода доведения дел до результата (GTD), который побуждает вас освободить мозг, отслеживая свои дела в инструменте, а не в голове. Записав все свои дела, используйте инструмент для составления списка «Нужно сделать», чтобы превратить эти задачи в организованные, выполнимые шаги. С помощью цифрового менеджера списка «Нужно сделать» вы сможете видеть все свои задания, дедлайны и даты сдачи в одном месте, чтобы действовать быстрее и эффективнее.

2. Научитесь управлять своим временем

Управление временем — важная часть организации. Если вы не контролируете свое время, вы не можете контролировать свои задания. 

К счастью, тайм-менеджмент, как и организация, является навыком, которому можно научиться. Существует множество методов и стратегий, которые можно использовать для улучшения управления временем. 

Не бойтесь пробовать разные методы, пока не найдёте тот, который вам подходит. Попробуйте: 

• Блокирование времени: это стратегия управления временем, при которой вы планируете буквально каждую часть своего дня. Это включает в себя ваши встречи, задания и все остальное — от просмотра Instagram до обеденных перерывов. Создание подробного графика дает вам контроль над своим Календарем. Вы будете точно знать, на что тратите время, и сможете улучшить ситуацию.

• Таймбоксинг. Для каждого задания создайте цель, чтобы выполнить его к определённому времени. Если не контролировать выполнение заданий, они могут попасть в ловушку закона Паркинсона, согласно которому работа заполняет собой всё время, отпущенное на неё. Таймбоксинг предотвращает это, гарантируя, что задания занимают ровно столько времени, сколько необходимо. 

• Метод помидора: этот метод помогает выполнять работу в состоянии повышенной концентрации. Это простая структура: каждый помидор состоит из 25-минутных рабочих блоков, за которыми следуют 5-минутные перерывы. Во время работы по методу Pomodoro ограничьте отвлекающие факторы и отключите уведомления. Цель — сосредоточиться исключительно на текущем задании. 

• Съешьте лягушку: это может показаться странной техникой управления временем, но метод «съешьте лягушку» основан на знаменитой цитате Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». По сути, это означает, что сначала нужно выполнить самые сложные задания. Начните каждый день с определения и выполнения самых сложных заданий, постепенно переходя к более простым, чтобы завершить день. Это поможет вам использовать наиболее продуктивные часы (чаще всего в начале рабочего дня) для успешного старта.

Внедрив тайм-менеджмент, вы сможете контролировать свой график и иметь больше времени на... ну, на всё, что захотите. 

3. Практикуйте нулевой почтовый ящик

Вопреки распространенному мнению, нулевой почтовый ящик не всегда означает отсутствие электронных писем в папке «Входящие». Концепция заключается в организации электронных писем и сокращении цифрового беспорядка, чтобы вы могли оставаться в курсе важных заданий и обновлений.

Чтобы применить Inbox Zero, установите время каждую неделю или каждый день, если это необходимо, для сортировки входящих сообщений. Просмотрите свою почту и распределите каждое сообщение по задачам или приоритетам. Попробуйте применить простые правила, которые помогут продвинуть процесс. Например, если вы используете платформу для управления работой, назначайте задания по мере прочтения сообщений. Используйте сочетания клавиш, чтобы быстро читать сообщения и отправлять ответы. 

С каждым разом вам будет всё проще поддерживать порядок в почтовом ящике. Используйте еженедельное напоминание в Календаре или ежедневный будильник, чтобы не пропустить входящие сообщения или даже опередить их. 

4. Отдавайте приоритет самой важной работе

Существует разница между работой, которая заставляет вас чувствовать себя продуктивным (рутинная работа), и работой, которая помогает продвигать вашу команду и Business вперед. Первая приносит удовольствие (кто не любит ставить галочки в списке дел?), но вторая — это работа, которая в конечном итоге поможет вам развивать свою карьеру, команду и компанию. 

Определение самой важной работы начинается со стратегического плана вашей компании и OKR в масштабах всей организации. Каждая задача, какой бы маленькой она ни была, должна вести к этим более крупным, всеобъемлющим целям. Связь отдельных заданий с более широкими целями даёт вам контекст для выполнения наиболее важной работы.

Когда вы знаете, как ваша работа связана с более крупными инициативами компании, у вас есть контекст, необходимый для корректировки дедлайнов и приоритетов. Таким образом, когда меняется дата сдачи или добавляется новый проект, вы можете оценить, как эта работа соотносится с вашими текущими приоритетами, и внести соответствующие коррективы. 

5. Делегируйте задания

Аутсорсинг или делегирование заданий позволяет сосредоточиться на наиболее важных проектах. Но делегирование может показаться неловким, особенно если вы передаёте работу коллегам или даже — в редких случаях — вышестоящему руководству. Но на самом деле передача заданий нужному человеку — это акт доверия и признания. 

Чтобы делегировать, начните с определения всех заданий в вашей текущей рабочей нагрузке. Затем определите, какие из них являются наиболее приоритетными, используя матрицу Эйзенхауэра, сортируя задания следующим образом:

• Важные и срочные. Это ваша самая важная работа. Назначьте их себе и отдайте им приоритет. 

• Важные, но не срочные. Эти задачи важны, но их можно выполнить не сегодня. Запланируйте их, чтобы не забыть выполнить.

• Не важно, но срочно. Это задачи, которые можно делегировать. Они не важны для вас, но их обязательно нужно выполнить. Назначьте эти проекты другим, которые могут быстро и эффективно управлять ими.

• Неважно и несрочно. Полностью удалите их. Это работа ради работы.

Если в категории «неважно, но срочно» есть задачи, которые кто-то другой мог бы выполнить лучше, делегируйте их.  

6. Наведите порядок в физическом и виртуальном пространстве

Чистое, уютное офисное пространство заряжает энергией и вдохновляет. Наведя порядок на столе, вы избавитесь от отвлекающих факторов, почувствуете себя увереннее, креативнее и даже избавитесь от тревоги. То же самое можно сказать и о цифровом беспорядке. Все эти непрочитанные электронные письма и просроченные задания — виртуальный эквивалент стопок просроченных документов в вашем рабочем пространстве. 

Вместо того чтобы позволять вещам накапливаться до тех пор, пока они не станут стрессовыми или неуправляемыми, выделяйте время каждую неделю, квартал или месяц — в зависимости от того, что вам подходит — для регулярной уборки. Чтобы попрактиковаться в виртуальной уборке, попробуйте следующее: 

• Переназначить просроченные задания с новыми, актуальными датами сдачи.

• Прочитайте и удалите уведомления.

• Практикуйте нулевой уровень входящих.

• Блокируйте время в календаре, чтобы освободить место для большего потока.

В процессе избавления от беспорядка напоминайте себе, что вы защищаете себя от ненужного стресса в будущем. 

6 советов по организации работы над проектами

Организация дел — это первый шаг к организации. После этого нужно будет организовать работу над проектами. Если вы никогда не задумывались об организации работы над проектами, эти шесть советов помогут вам начать.

1. Создайте место для всего

Помимо того, что это сделает ваше рабочее место более функциональным, наличие каждого элемента — как цифрового, так и физического — на своем месте экономит время и может повысить производительность. 

Для этого можно организовать файлы и задания в соответствующих проектах. Это работает двояко: вашей команде не придется бесконечно искать файлы, и вы можете сократить количество совещаний по подведению итогов, указав коллегам на конкретный процесс или Рабочая нагрузка, который им нужен. 

Для начала создайте пространство проекта со всеми необходимыми файлами, заданиями, целями и документами вашей команды. Вы можете использовать платформу для управления работой, такую как Asana, чтобы разместить всю эту информацию в одном месте, включая справочные документы и шаблоны.

2. Разбейте ожидаемые результаты проекта на составные части

По своей сути проект — это способ разместить все задания и результаты, связанные с конкретной инициативой. Это может быть инициатива с чёткими сроками, например мероприятие или запуск продукта, или непрерывный процесс, например Календарь публикаций. 

Независимо от того, над чем работает ваша команда, разбейте проектные задания на компоненты, которые можно назначить одному человеку.

Вот почему это важно: представьте, что у вас есть сложный результат, для достижения которого требуется несколько человек. Например, блог. У вас есть автор, редактор и дизайнер. Но если эта одна обязанность поровну разделена между тремя людьми, кто будет продвигать работу? Кто будет отслеживать работу? Кто отвечает за изменение дедлайна или информирование заинтересованных сторон? 

Вместо этого разбейте результаты проекта на более мелкие части. Дайте каждому участнику команды свою задачу — в данном случае одну для дизайна блога, одну для черновика блога и одну для обзора блога — чтобы все знали, кто что и когда делает. Это также известно как график разбивки работ. 

Самый простой способ сделать это — использовать программное обеспечение для отслеживания проектов. Создайте чётко определенный проект и назначьте задания, чтобы все могли видеть, кто за что отвечает. Таким образом, участники команды, у которых есть вопросы, могут обращаться непосредственно к ответственному лицу, не тратя время на выяснение, кто, что, почему и когда делает по каждому заданию и вопросу.

3. Создавайте резервные копии файлов

Мы все переживали тот ужасный момент, когда сбой компьютера или программного обеспечения приводит к потере всей вашей работы. Но облачные хранилища всё чаще делают это проблемой прошлого. Многие компании предлагают сотрудникам решения для хранения данных, поэтому, если можете, воспользуйтесь ими.

Начните с создания системы для всех своих файлов. Предварительно организуйте пространство так, чтобы оно было удобным для вас, добавляя папки и подразделы по мере необходимости. Если вы начнёте массово загружать файлы в облако без какой-либо организации, то в будущем вам будет очень сложно найти что-то конкретное. 

Убедитесь, что в вашей системе есть функция автосохранения, или регулярно сохраняйте свою работу. Затем настройте автоматическое резервное копирование, если это возможно. Если нет, установите напоминания о резервном копировании после выполнения каждого задания и в конце дня. 

4. Централизуйте отчёты о статусе

Отчётность может быть одной из самых трудоёмких и ручных частей вашей работы. Мы все бывали на совещаниях по статусу, которые можно было бы заменить электронным письмом. Кроме того, сбор данных из нескольких источников и их ручное объединение в одном месте занимает много времени. 

Вместо этого попробуйте найти способ сообщать о работе прямо там, где она выполняется. Подумайте об использовании инструмента управления проектами с универсальной отчётностью, который позволяет создавать панели задач для отчётности в том же пространстве, где вы отслеживаете работу. Используйте эти панели задач для создания отчётов о статусе проекта, которые сводят к минимуму количество совещаний, информируя заинтересованные стороны или позволяя команде просматривать данные в удобное для них время. 

5. Автоматизируйте повторяющиеся задания и процессы

Знаете ли вы, что среднестатистический работник тратит 13% своего времени на работу, которая уже выполнена? В результате работники теряют целых 236 часов в год на дублирование.

Организация поможет вам сократить количество ручных, дублирующих процессов и дать команде больше времени на важную работу. И один из лучших способов повысить организованность — это автоматизация.

Автоматизация заданий помогает выполнять работу в срок, что очень важно, поскольку 26% дедлайнов срываются каждую неделю. Другими словами, это означает, что 1 из 4 заданий не выполняется вовремя. Это огромный бэклог, которого можно было бы легко избежать. 

Если вы новичок в автоматизации, попробуйте начать с основ:

• Используйте автоматизацию для автоматического назначения работы нужным людям.

• Переносите и корректируйте даты сдачи на основе зависимостей. 

• Стандартизируйте ручные процессы с помощью кастомизируемых шаблонов проектов.

6. Отслеживайте работу в едином инструменте

Когда вся работа вашей команды организована в одном центральном инструменте, вы можете точно видеть, кто, что и в какие сроки делает. Это избавляет от неопределённости при планировании, потому что вы знаете, когда задания будут выполнены, когда настанет ваша очередь подключиться и продвинуть проект вперёд, и какие элементы следует расставить по приоритетам в первую очередь.

Для начала убедитесь, что все задачи вашей команды находятся в одном месте. Организуйте их так, чтобы у всех был доступ ко всем заданиям, и попросите каждого сотрудника обновлять информацию о своей работе в режиме реального времени. Так все будут знать точный статус каждого задания.

Вы можете пойти ещё дальше, настроив автоматизированные рабочие нагрузки, которые будут оповещать коллег, когда настанет их очередь подключиться и продвинуть проект вперёд. Рабочие нагрузки могут запускать действия и автоматически назначать сроки, чтобы проекты шли по плану. Настройка рабочих нагрузок требует определённых усилий, но после этого они становятся единым источником достоверной информации для вас, вашей команды и ваших повседневных задач.

Пять шагов по организации работы между командами

Последний и самый сложный шаг — это организация совместной работы разных команд. У каждого отдел�� свой стиль работы, свои инструменты и процессы, которые они внедрили с течением времени. Но большая часть работы выполняется на стыке функций в нескольких отделах. Попробуйте эти пять советов, чтобы упростить совместную работу и настроить свои проекты на успех.

1. Интегрируйте свои любимые инструменты для ведения бизнеса

Переключение контекста — быстрый переход от одного задания или приложения к другому — серьёзный сбой. Каждый раз, когда вы переключаетесь, вашему мозгу приходится адаптироваться. Это истощает энергию и концентрацию, мешая сосредоточиться на работе или принимать эффективные решения. 

Переключение контекста — проблема для многих из нас. Среднестатистический работник переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. В результате более четверти (27%) сотрудников говорят, что при переключении между приложениями они теряют задачи и важную информацию, а 26% считают, что перегрузка приложениями снижает их эффективность. 

Вы можете сократить количество используемых приложений и, как следствие, снизить умственную нагрузку, используя интеграции Business. Интеграция ваших любимых бизнес-инструментов позволяет получать доступ к информации из разных источников в одном месте. Это означает, что вы можете централизовать свою информацию на платформе для управления работой, одновременно используя преимущества таких мощных инструментов, как Salesforce или Google Docs. 

2. Разбивайте большие цели на отдельные задания

Большие цели могут казаться непосильными. Если такие большие и амбициозные цели не организованы должным образом, ваша команда может почувствовать, что их невозможно достичь или что их работа не имеет значения. Но мотивация сотрудников имеет решающее значение для успешной команды: 39% работников хотят знать, что их работа повышает ценность компании. 

Связав эти более крупные цели с индивидуальными обязанностями, вы покажете своей команде, что их работа имеет значение. Допустим, ваша долгосрочная цель — увеличить клиентскую базу на 300% в течение следующих 5 лет. На таком высоком уровне трудно понять, как это сделать или что это значит для компании, пока вы не разобьёте её на краткосрочные цели, год за годом, задание за заданием. В нашем случае это может выглядеть примерно так:

Цель: увеличить клиентскую базу на 300% за 5 лет

Годовая цель: рост на 30% к концу первого года

Подцели: 

Увеличить команду продаж на 25%

• Запустить программу рекомендаций работников и увеличить количество рекомендаций на 5%

Запускать по одной функции продукта ежеквартально

• Нанять менеджера по сопровождению клиентов для общения с продуктом

Увеличить охват маркетингом на 10%

• Нанять 3 новых руководителей команды

• Запланировать 300 публикаций в социальных сетях

Разбивая цели на практические шаги, вы не только обеспечиваете соблюдение дедлайнов, но и показываете работникам, как именно их повседневные задачи способствуют достижению крупномасштабных целей. 

3. Отслеживайте зависимости проекта

В команде мы зависим друг от друга в выполнении своей работы. Но что происходит, когда задерживается то, на что вы полагаетесь? Без простого способа визуализировать зависимости вы не будете знать, когда работа задерживается и вам нужно внести коррективы, а участники вашей команды не будут знать, что их задержка влияет на кого-то другого. 

Четкое отслеживание зависимостей в проекте помогает сократить количество неизвестных для всей команды. Зависимости в проекте помогают понять, когда ваша работа зависит от чужого задания, то есть вам нужно дождаться его завершения, прежде чем вы сможете начать. Отслеживая зависимости с помощью программного обеспечения для управления проектами, вы можете быть уверены, что участники команды получат уведомление, когда их работа будет разблокирована. А если что-то задерживается, исполнители заданий точно знают, к кому обратиться, чтобы получить обновлённую дату сдачи или дедлайн.

4. Создавайте шаблоны и справочные руководства

Даже если вы делаете это регулярно, запуск нового проекта может сопровождаться стрессом. Необходимо учитывать множество деталей, например, запомнить всех заинтересованных лиц и все задания, поэтому легко упустить из виду важный элемент. В то же время не стоит тратить часы на то, чтобы заново изобретать велосипед для каждого нового плана проекта. Решением является кастомизируемый шаблон проекта, который можно использовать и адаптировать к конкретным потребностям. 

Шаблоны и справочные руководства структурируют повторяющиеся задания, позволяя отслеживать их и предотвращать дублирование. Это адаптируемый инструмент, который поможет вам работать лучше и быстрее.

Зачем использовать шаблоны?

• Вы с меньшей вероятностью упустите из виду небольшие задания, поскольку все они отслеживаются в одном месте.

• Шаблоны легко изменять и адаптировать к извлечён��ым урокам.

• Шаблоны демократизируют знания менеджера проекта, делая их доступными для всех.

• Они помогают новым командам развивать существующие инициативы.

5. Создайте централизованный информационный узел

Организация работы команды часто сводится к созданию единого централизованного источника информации. Когда вы работаете с одним пулом информации, это уменьшает путаницу для всей команды, потому что каждый человек знает, над чем он должен работать, когда это делать и где взять инструменты для выполнения. Это также позволяет заинтересованным сторонам получать аналитику с первого взгляда, а также упрощает предоставление обновлений статуса и сокращает количество ненужных совещаний по статусу. 

Управление портфелями проектов позволяет оптимизировать работу в централизованных портфелях, чтобы получить общее представление о программах и проектах. Это цифровая версия доски в общем пространстве. Здесь работа каждого сотрудника перечислена и назначена соответствующим участникам команды, что создает активное пространство проекта, которое можно корректировать и отслеживать в режиме реального времени.

Организованность помогает работать эффективнее

Чтобы упростить себе жизнь, нужно потратить немного времени и усилий на организацию рабочего пространства. Но предварительная работа по организации процесса поможет вам в будущем. Со временем вы сможете выделять больше времени в течение рабочего дня на те задания, которые у вас получаются лучше всего или приносят вам наибольшее удовольствие, что поможет вам работать эффективнее и с большим удовольствием.