Закон Паркинсона: как преодолеть его, чтобы повысить продуктивность

Вы когда-нибудь откладывали проект до последней минуты, хотя знали, что на его завершение уйдёт всего несколько часов? Это яркий пример прокрастинации, но также и закон Паркинсона в действии. Когда у вас есть время, вы его используете. Вы либо тратите время на выполнение задачи медленнее, либо откладываете её и выполняете непосредственно перед датой сдачи. 

К сожалению, дедлайны не всегда повышают нашу продуктивность, но понимание закона Паркинсона и поиск способов его преодоления могут в этом помочь. В этом руководстве мы объясним, как работает закон Паркинсона, и дадим советы, как выполнять работу быстрее.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это идея о том, что работа заполняет собой всё время, отпущенное на её завершение. Этот закон может вступить в силу при жонглировании дедлайнами или управлении проектами. 

Представьте, что вам дали две недели на подготовку предложения по проекту. Возможно, вы почувствуете облегчение, зная, что у вас достаточно времени. Однако из-за отдалённого дедлайна вы тратите на выполнение задачи больше времени, чем необходимо, или же откладываете её и завершаете незадолго до даты сдачи. Другими словами, задача расширяется, чтобы заполнить отведенное вам время.

История закона Паркинсона

Сирил Норткот Паркинсон был британским военно-морским историком, который впервые представил Закон Паркинсона в сатирическом эссе, написанном для журнала The Economist в 1955 году. Затем он написал книгу под названием «Закон Паркинсона: в погоне за прогрессом». В эссе он рассказал о женщине, у которой на весь день было лишь одно задание — отправить открытку. 

Поскольку у неё есть целый день на выполнение этой задачи, она тратит час на поиск открытки, полчаса на поиск очков, 90 минут на написание открытки и так далее, пока не заполнит весь день. Этот пример призван объяснить, как работа заполняет собой всё время, отпущенное на неё. Хотя пример Паркинсона может показаться экстремальным, мы все испытали это в меньшем масштабе.

Заполняет ли работа всё доступное время?

Исследования показывают, что, получая задание, мы думаем о том, сколько времени доступно для его выполнения, а не о том, сколько времени нам действительно нужно. Такой образ мышления приводит к потере времени и неэффективным рабочим процессам. Именно поэтому мы, люди, часто чувствуем необходимость потратить на выполнение задачи всё отведенное нам время, даже если на самом деле она не требует столько усилий. 

Примеры Закона Паркинсона

Закон Паркинсона применим практически ко всему. Никто не застрахован от действия закона Паркинсона, пока не осознает его и не найдёт способ справиться с ним. Примеры действия закона Паркинсона можно увидеть в работе маркетинговых или дизайнерских команд, а в более крупных масштабах — в корпоративных организациях. 

Хотя есть способы преодолеть Закон Паркинсона, конкретная работа, которую вы выполняете, будет определять, как вы будете бороться с Законом Паркинсона. Рассмотрим три примера и способы их решения.

Маркетинговая презентация

Представьте, что вы менеджер по маркетингу и работаете над презентацией для нового клиента. У вас есть месяц, чтобы собрать все материалы, необходимые для презентации. Этот дедлайн даёт вам достаточно времени для подготовки, но, поскольку у вас есть несколько других срочных задач, вы откладываете презентацию. Затем дедлайн подбирается всё ближе, и вы в последнюю минуту пытаетесь завершить презентацию. 

В другом сценарии у вас нет других задач, поэтому вы тратите целый месяц на работу над презентацией. Хотя презентация кажется завершенной уже после первых двух недель, у вас есть дополнительное время, поэтому вы продолжаете добавлять детали до тех пор, пока не приблизится дедлайн. В итоге работа заполнила собой всё отведенное время. 

Возможное решение: члены маркетинговой команды могут вместе определить, сколько времени займёт проект, вместо того чтобы устанавливать произвольный дедлайн. Сосредоточение внимания на количестве времени, необходимого для проекта, а не на дате сдачи, может повысить производительность и предотвратить неэффективность. 

Создание каталога

Если вы дизайнер, этот пример для вас. Представьте, что вам нужно создать завершенный лукбук за две недели. Как творческий человек, вы гордитесь своей работой, и ваша цель — сделать каждый проект идеальным. Возможно, вы никогда не будете чувствовать, что ваши проекты полностью завершены, потому что всегда можно найти что-то, что можно исправить или улучшить.

Дедлайны помогают вам оставаться на верном пути, но вы всегда позволяете работе растягиваться до последней минуты, потому что увлечены каждым проектом. 

Возможное решение: если вы вовлечёте клиента в процесс разработки на ранней стадии, вы сможете избежать ненужных затрат времени на дизайн. Добавление этапов для оценки клиентом или руководителем поможет вам понять, насколько вы продвинулись и когда пора остановиться. 

40-часовая рабочая неделя

Большинство компаний работают по модели 40 часов в неделю. Эта модель предполагает, что для выполнения большинства задач требуется одинаковое количество времени каждую неделю. 

Реалистично ли думать, что работа в области маркетинга и в области медицины требует по восемь часов в день? Одинаково ли сложны эти работы? Короткий ответ — нет. Закон Паркинсона действует повсюду. Некоторые люди заняты 40 часов в неделю, в то время как другие используют управление временем в своих интересах, чтобы выполнять задачи за меньшее время.  

Возможное решение:  попробуйте использовать закон Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Сосредоточение внимания на результативной работе, а не на времени, затрачиваемом на работу, может привести к повышению производительности.

Как преодолеть закон Паркинсона

Существуют конкретные стратегии, которые помогут преодолеть закон Паркинсона и лучше использовать своё время. Когда вы перестаете позволять работе заполнять всё ваше время, вы можете быстрее выполнять задачи и использовать оставшееся время, чтобы расслабиться или перейти к другим заданиям. 

1. Планируйте свою работу стратегически

Когда вы стратегически планируете свою работу заранее, вы с меньшей вероятностью будете откладывать её и с большей вероятностью будете работать эффективно. Составление плана поможет вам управлять своим временем, оценивать, сколько времени займут задачи, и планировать их соответствующим образом. 

В плане необходимо указать следующее:

• Ваши SMART-цели

• Список задач и действий 

• Сроки завершения

• Необходимые ресурсы 

• Конкретные даты, в которые вы будете проверять ход выполнения

Вы также можете создать более широкий стратегический план для своих краткосрочных и долгосрочных целей в компании. Это может мотивировать вас работать продуктивнее.

2. Устанавливайте дедлайны самостоятельно

Первым шагом в преодолении закона Паркинсона является установление дедлайнов. Вместо того чтобы думать о том, сколько у вас есть времени, подумайте, сколько времени вам реально нужно на выполнение каждой задачи, и установите соответствующие дедлайны. 

Чтобы определить, сколько времени вам действительно нужно на выполнение задачи, сначала: 

• Поймите требования проекта: вам нужно будет иметь общее представление о том, что от вас требуется, чтобы определить, сколько времени вам понадобится для проекта. Этот шаг включает в себя создание списка всех подзадач и действий в рамках более крупного проекта. 

• Расставьте приоритеты для действий и задач: получив список требований к проекту, вы можете расставить приоритеты в списке задач и определить, какие из них наиболее важны и/или сложны. В верхней части списка следует разместить задачи, которые занимают больше всего времени.

• Решите, кого вам нужно привлечь: если части вашего проекта требуют помощи коллег, вам нужно будет оценить, кого привлечь. Обращение к команде в начале проекта может сэкономить вам время в дальнейшем.

• Составьте оценку времени: теперь у вас должно быть чёткое представление о том, кто, что и как будет задействовано в вашем предстоящем проекте. Теперь можно выполнить реалистичную оценку времени, необходимого для завершения проекта, исходя из вашей загрузки и личного уровня продуктивности. 

Думайте о своих задачах как о краткосрочных целях: чем быстрее вы их выполните, тем больше времени у вас будет на другие дела.

3. Попробуйте таймбоксинг

Таймбоксинг — это стратегия продуктивной работы, которая помогает бороться с прокрастинацией, вернуть потерянную продуктивность и сосредоточиться на работе, которая имеет значение. 

Таймбоксинг — это постановка цели выполнить задачу в течение определённого времени. Планируя, сколько времени должно занять выполнение задачи, вы более осознанно подходите к своей работе. С помощью таймбоксинга можно планировать время выполнения задач, поддерживать высокий уровень организации в команде или эффективнее проводить совещания.

4. Попробуйте метод помидора

Как и таймбоксинг, метод помидора заключается в том, чтобы сосредоточенно работать в течение определённого времени и часто делать короткие перерывы. Цель такого подхода — повышение продуктивности и снижение умственной утомляемости. Этот метод использует 25-минутные рабочие сессии и пятиминутные перерывы для максимальной концентрации внимания. 

Пятиэтапный подход к управлению временем с помощью техники помидора включает в себя:

1. Создайте список задач в порядке важности

2. Установите таймер на 25 минут

3. Работайте над задачей до сигнала таймера

4. Сделайте перерыв на 5 минут

5. После четырёх «помидоров» сделайте перерыв на 15–30 минут.

5. Используйте инструменты для управления задачами

Инструмент управления задачами — это отличный способ организовать рабочий день, установить личные дедлайны и убедиться, что у вас достаточно времени для управления приоритетами. Вы также можете составлять списки задач и отслеживать проекты, будь то в рамках командной работы или личных проектов. 

Преодоление закона Паркинсона имеет важное значение, если вы хотите контролировать свое время и увеличить объем работы, который вы можете завершить. Если вы выполните задачи раньше дедлайна, то сможете использовать дополнительное время, чтобы продвинуться в работе или сделать перерыв. Цель — быть более эффективным, а не перегружать себя. 

Закон Паркинсона: делайте больше за меньшее время

Поняв, что такое закон Паркинсона и как он работает, вы сможете использовать его в своих интересах. Применяя правильные стратегии, такие как упреждающее планирование, личные дедлайны и приоритизация задач, вы сможете выполнять больше работы за меньшее время и добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Использование программного обеспечения для управления задачами может дополнить ваши стратегии и помочь достичь поставленных целей.