Как продуктивно работать из дома: 11 советов по повышению эффективности

У удалённой работы есть множество преимуществ — гибкий график и возможность проводить больше времени с близкими. Но удалённым сотрудникам иногда бывает сложно сохранять продуктивность. 

Когда домашние животные требуют внимания или нужно сложить бельё, как сохранить эффективность, не отказывая себе в домашнем уюте?

Чтобы помочь вам выполнять задачи, работая из дома, мы собрали 11 лучших советов по повышению продуктивности и эффективности. Следуя этим лучшим практикам, вы сможете работать максимально эффективно, наслаждаясь всеми преимуществами работы в пижаме. 

1. Утренний ритуал заботы о себе

Продуктивность не появляется сама по себе в середине дня. Ваш рабочий день начинается, когда вы садитесь за работу, но вы можете настроиться на него уже с момента пробуждения. Будь то чашка ароматного кофе или быстрая тренировка, создание здоровой рутины имеет важное значение для вашего самочувствия и работы.

Эффективная утренняя рутина должна заряжать вас энергией на весь день и вдохновлять на максимальную отдачу в виртуальном офисе. У каждого свой утренний ритуал, но попробуйте следующее:

• Займитесь йогой, покатайтесь на велосипеде или сделайте упражнения на полу, например выпады.

• Приготовить полезный завтрак, например яйца или овощи.

• Вести дневник для снижения стресса или практиковать аффирмации. 

Вы также можете назначить ответственного партнера, например соседа по комнате или члена семьи, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь своего распорядка дня. Если утром вы чувствуете себя хорошо, то сможете встретить остаток дня с позитивом и мотивацией. 

2. Заранее подготовьте домашние задания

Когда речь идёт о поддержании продуктивности в течение дня, ежедневные задачи, такие как приготовление пищи и уборка, могут отвлечь вас от работы. Чтобы этого не произошло, попробуйте подготовить эти задачи до начала рабочего дня. 

Например, готовьте еду накануне вечером или даже в воскресенье перед рутинной рабочей неделей, если это возможно. Так приготовление завтрака или обеда не будет отвлекать вас от работы. 

То же самое касается уборки. Если вы не можете сосредоточиться на работе, пока не закончите домашние дела и не вымоете посуду, сделайте это накануне вечером или рано утром. Как только вы привыкнете к ежедневной рутине подготовки, небольшие домашние дела не будут поглощать ваш рабочий день, что сделает вас более продуктивным.

3. Организуйте задачи и привяжите их к целям

У всех нас есть личные списки задач, которые мы любим вычёркивать. Но списки задач на рабочем месте — это также отличный способ организовать и расставить приоритеты в работе, не говоря уже о выбросе серотонина, который вы получаете, отмечая задачу как «выполненную».

Когда речь идёт о поддержании продуктивности, запись целей на день помогает расставить приоритеты для наиболее важных задач. Это гарантирует, что вы сначала завершите наиболее важную работу. 

Если вы ещё не используете список задач на рабочем месте, попробуйте выполнить следующие действия:

1. Соберите свои задачи на неделю. Перечислите все свои дела в одном месте, например в инструменте для управления проектами, чтобы у вас был единый центральный источник достоверной информации.  

2. Определите, какие задачи нужно завершить в первую очередь. Это ваши самые важные задания на неделю. Они могут быть важны, потому что от них зависят другие задачи, или потому что они напрямую связаны со стратегическими целями вашей команды. Когда вы понимаете свои рабочие приоритеты, вы можете более эффективно организовать свой список задач, чтобы максимизировать свою работу с высокой отдачей. 

3. Расставляйте приоритеты в верхней части списка. Независимо от того, выполняете ли вы их с утра или оставляете на вечер, убедитесь, что у вас есть чёткое представление о задачах, которые необходимо выполнить в течение дня, чтобы ничего не упустить. 

4. Отмечайте каждое завершенное дело. Вычёркивать выполненные дела приятно и просто. Кроме того, отмечая выполненные задачи, вы получаете чёткое представление о том, что уже сделано за день, а что ещё предстоит сделать.

Хотя записывать задачи на бумаге тоже полезно, инструмент для составления списков задач позволяет легко корректировать дедлайны, привязывать задачи к целям и общаться с участниками команды — и всё это в одном месте. 

4. Сведите к минимуму шум, чтобы не отвлекаться

Одна из главных задач при обучении работе из дома — научиться преодолевать новые трудности. Самые распространенные проблемы, с которыми мы сталкиваемся дома, — это отвлекающие факторы домашней жизни. 

Отвлекающие факторы бывают разных форм. От бегающих детей до телевизора на заднем плане — повседневная суета вокруг вас может повлиять на вашу продуктивность.

К счастью, есть несколько стратегий, которые помогут вам восстановить контроль. Попробуйте выполнять следующие три действия в течение рабочего дня:

1. Выберите комнату (если есть), где можно закрыть дверь во время работы. 

2. Используйте наушники с шумоподавлением, чтобы минимизировать внешние звуки. 

3. Сообщите близким, что вам нужно тихое время в рабочие часы. 

Все три способа помогут ограничить ежедневные отвлекающие факторы и обеспечить своевременное выполнение работы.

5. Выделите отдельное рабочее пространство

Важно выделить рабочее пространство, которое соответствует вашим потребностям. Один из самых важных аспектов рабочего пространства — найти место, где вас будут меньше всего отвлекать. Помимо расположения рабочего пространства, важно создать место, в котором вам будет комфортно проводить время каждый день. 

Рекомендуется окружить себя ресурсами, необходимыми для работы. Это могут быть обычные вещи, такие как наушники, блокноты и ручки, а также:

• Эргономичный стул, который не повредит вашей спине. 

• Декор, который помогает снизить стресс.

• Стол для работы стоя, чтобы поддерживать подвижность тела. 

У нас не всегда есть лучшее рабочее пространство на главной странице, и это нормально. Независимо от того, работаете ли вы в отдельной комнате или за кухонным столом, есть способы выделить своё рабочее пространство. Это облегчит переход от личной жизни к профессиональной.

Например, можно попробовать следующее:

• Свеча, которая будет сигнализировать о начале рабочего дня.

• Скатерть, которая будет ассоциироваться у вас с рабочим пространством (и которую вы будете убирать по окончании рабочего дня).

Независимо от того, где вы разместите свой стол и как оформите пространство, убедитесь, что это место заряжает вас энергией на весь день и способствует эффективности.

6. Отключите уведомления приложений с 9:00 до 17:00

Один из самых простых способов отвлечься — чрезмерная проверка личных и профессиональных приложений. От Slack до социальных сетей: пять минут могут превратиться в 50 в мгновение ока, поэтому важно отключить уведомления, чтобы не отвлекаться.

Хотя оставить телефон в покое на весь день может быть непросто, есть несколько способов, которые помогут вам не брать его в руки. Например, можно включить режим отвлечения внимания, который отключит уведомления приложения. Другой вариант — использовать физический блоки��атор телефона. В таком случае можно установить таймер на время, в течение которого вы не хотите отвлекаться. Это особенно полезно, если вы откладываете выполнение задачи и не можете её завершить, потому что телефон легко отвлекает вас. 

Некоторые команды даже блокируют доступ к определённым каналам социальных сетей на компьютере. Какой бы способ вы ни выбрали, обязательно избегайте всех социальных сетей в рабочее время. 

С теми же проблемами можно столкнуться и с рабочими приложениями. Уведомления могут вывести вас из состояния потока и помешать уложиться в сроки. Отключите уведомления приложений на время сфокусированной работы, чтобы оставаться продуктивным. 

7. Планируйте время для общения с командой

В те дни, когда вы чувствуете себя оторванным от участников команды, мотивировать удалённую команду может быть намного сложнее. Вот почему так важно как можно чаще общаться и сотрудничать с участниками команды.

Чтобы бороться с разобщённостью, поддерживайте открытый диалог с командой, общаясь виртуально и поощряя сотрудничество. Хороший способ начать — провести виртуальные встречи за чашкой кофе, где участники команды знакомятся друг с другом и открыто говорят о работе или личной жизни. Другой способ — проводить рабочие часы и открытые сессии мозгового штурма, чтобы поощрять индивидуальные встречи между членами команды. Это улучшает динамику группы и способствует здоровой организационной культуре.  

8. Баланс между работой и личной жизнью

Удаленным работникам приходится заново учиться разграничивать работу и личную жизнь. Без четкого разделителя между офисом и главной страницей бывает сложно понять, когда оставить работу на столе и сосредоточиться на личной жизни. 

Игнорирование этих границ может привести к выгоранию. По данным исследования в 2020 году 71% сотрудников испытывали выгорание. Важно уметь распознавать признаки переутомления и уделять приоритетное внимание балансу между работой и личной жизнью. Поощряйте участников команды оставлять работу в конце дня и наслаждаться тем, что делает их счастливыми в личной жизни. Это может быть время с семьёй, прогулки или чтение хорошей книги. 

Вы можете пойти ещё дальше, предоставив участникам команды возможность воспользоваться гибким графиком и уходить с работы пораньше. И не забывайте использовать свой отпуск, чтобы уделять приоритетное внимание личной повестке.

9. Эффективно управляйте своим временем

Работа с главной страницы имеет свои ограничения — от размытых рабочих часов до виртуальных встреч в течение дня. Эффективное управление временем может предотвратить прокрастинацию и обеспечить своевременное завершение наиболее важной работы.  

Существует несколько советов, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем. 

• Попробуйте метод «съесть лягушку», чтобы определить сложные задачи с самого утра.

• Используйте технику блокирования времени, чтобы разбить рабочую неделю на удобные временные промежутки для проверки электронной почты или работы над проектами. 

• Метод помидора поможет вам не прокрастинировать и повысить концентрацию.

Особенно важно бороться с Законом Паркинсона, согласно которому работа заполняет собой всё время, отпущенное на её завершение. Чтобы избежать этой проблемы, планируйте временные блоки для ежедневных задач, чтобы гарантированно выполнять важную работу. 

10. Не забывайте гулять, растягиваться и двигаться

Сидеть в помещении бывает утомительно, особенно когда нет рядом коллег, с которыми можно было бы поговорить. Независимо от того, находитесь ли вы в одиночестве в своем главном офисе или нет, полезно совершать короткие прогулки в течение дня.

Быстрая прогулка поможет очистить разум и вернуть вдохновение. Даже просто посидеть на улице с любимым напитком в руке может быть весьма освежающим. 

Какой бы способ вы ни выбрали, пребывание на свежем воздухе приведет к лучшим рабочим решениям, улучшит баланс между работой и личной жизнью и поможет вам сосредоточиться на важной работе, когда вы вернетесь к своему рабочему столу.

11. Меньше переключайтесь между приложениями

От жонглирования видеозвонками до управления рабочей средой — в течение дня приходится решать множество задач. Избыток приложений приводит к многозадачности и снижению продуктивности. Фактически, работники переключаются между 10 приложениями 25 раз в день, а каждый четвёртый полагается на устаревшие инструменты, такие как электронные таблицы.

Такие задачи, как поиск информации и ответов, приводят к увеличению объёма работы по организации работы. Эти задачи снижают продуктивность и мешают командам в целом.  Чтобы лучше управлять несколькими проектами и вывести свои навыки управления временем на новый уровень, используйте инструменты для организации работы. 

Собрав все планы и проекты в одном месте, вы сможете сохранять спокойствие, балансируя между напряженным графиком и всеми отвлекающими факторами, связанными с удаленной работой. Инструменты организации помогают отслеживать приоритеты, оптимизировать рабочие процессы и создавать чёткие планы для участников команды. 

Повышение продуктивности с помощью инструментов для удалённой работы

Когда дело доходит до продуктивного дня на главной странице, члены семьи, неадекватное офисное пространство и напряженный график могут затруднить выполнение вашей работы. Кроме того, не стоит забывать о психическом здоровье и уделять время любимым занятиям. 

Всё дело в идеальном балансе, но его не так уж и сложно достичь. Использование приведенных выше 11 советов по повышению продуктивности поможет вам со временем сформировать новые привычки, которые улучшат не только вашу продуктивность, но и общее счастье. 

Если вы ищете помощь в объединении удалённой команды и повышении эффективности, попробуйте программное обеспечение для удалённой работы. Планируйте проекты, координируйте работу и достигайте целей с помощью Asana.