Как составить ежедневное расписание: шаблон и примеры

Иногда кажется, что в сутках не хватает часов. В таких случаях полезно представить день не как единое целое, а как 24-часовые блоки времени. Разделив каждый блок, можно выделить конкретное время для работы, общения, еды и творчества.

Когда вы будете чётко понимать, как вы используете своё время, вы не будете чувствовать, что его не хватает. Сегодня вы узнаете, насколько важен ежедневный график для управления временем. Ежедневное планирование поможет настроиться на успех даже в те дни, когда вы не чувствуете себя продуктивным.

Что такое шаблон распорядка дня?

Каждый день вы выполняете ряд рутинных заданий как на работе, так и в личной жизни. Жонглирование этим мысленным списком «Нужно сделать» утомительно и чаще всего не помогает вам выполнить работу. Именно здесь на помощь приходит ежедневный график. Вы можете зарезервировать время в своём Календаре для всего, что вам нужно выполнить в течение следующих 24 часов. Можно использовать один и тот же шаблон для ежедневного планирования. Затем вы можете просто скопировать шаблон, обновить его с учетом сегодняшних заданий и приступить к работе.

Если вы предпочитаете более простой вариант, который акцентирует внимание на выполнении заданий, попробуйте использовать шаблон ежедневного списка дел, чтобы упростить управление делами.

Как создать ежедневное расписание за 6 действий

Независимо от выбранного инструмента онлайн-планирования, выполните следующие шесть действий, чтобы создать организованный и красивый шаблон расписания на день.

1. Составьте список дел

Прежде чем организовывать дела, необходимо составить список всех задач, которые нужно выполнить в течение дня. Вы можете добавлять эти элементы по одному в свое приложение для планирования, чтобы знать, что вы их записали, или использовать такой метод, как метод доведения дел до результата (GTD), чтобы систематически фиксировать все, что вам нужно сделать. 

Включите в список повторяющиеся задания, такие как встречи, упражнения и встречи. Не забудьте и о разовых заданиях, таких как дедлайны или телефонные звонки. Вы сами решаете, насколько подробным должен быть ваш список заданий. Например, если вы хотите добавить «пойти на обед» в качестве повторяющегося задания, чтобы добавить ежедневную структуру, сделайте это.

Совет: не страшно, если вы не знаете все задания, которые появятся в предстоящей неделе. Вы всегда можете добавить в него новые задачи по мере их появления. 

2. Расставьте приоритеты

Не переживайте, если после создания списка «Нужно сделать» вы почувствуете себя подавленным. Ваш список станет более организованным, как только вы расставите приоритеты. Когда вы расставляете приоритеты, вы получаете более чёткое представление о том, что и когда нужно сделать. Таким образом, если кажется, что вы не сможете выполнить все свои задания в определенный день, вы можете сосредоточиться на тех, которые имеют наивысший приоритет, другими словами, на тех, которые будут иметь наибольшее влияние. 

Чтобы расставить приоритеты, начните с обозначения каждого задания как высокого, среднего или низкого приоритета. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе при сортировке заданий:

• Какие задания имеют строгие дедлайны?

• Какие задания нужно выполнить в определённые дни?

• Какие задания будут вызывать у меня стресс, если я не выполню их в ближайшее время?

• Какие задания я хочу выполнить в первую очередь?

• Какие задания могут подождать?

Совет: если у вас есть задания, которые конфликтуют друг с другом, подумайте, какое из них является наиболее срочным. Например, если один проект предназначен для клиента, а другой — для вашего руководителя, то проект клиента, скорее всего, будет на первом месте. Если дедлайны конфликтуют, обратитесь за помощью к коллегам и руководителю. Посмотрите, есть ли работа, которую вы можете делегировать или отложить.

3. Отметьте дедлайны

Если вы ещё этого не сделали, просмотрите свой онлайн-список «Нужно сделать» и убедитесь, что у каждого задания есть дедлайн. Если вы не уверены, какой дедлайн установить, выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим. В конце концов, вы всегда можете изменить его позже. 

Как и приоритеты, дедлайны указывают, какие задания наиболее важны и когда вам нужно выполнить работу. Без чётких дедлайнов вы можете случайно пропустить срок сдачи, даже если у вас было достаточно времени на работу. На самом деле, нечёткие процессы являются вторым по значимости фактором, способствующим срыву дедлайнов.

Совет: дедлайны применяются не только к рабочим проектам. Вы можете создавать дедлайны для личных задач, чтобы контролировать их выполнение. Например, если вы планируете пробежать полумарафон, установите дедлайны для тренировок, чтобы знать, сколько километров нужно пробегать каждую неделю. Создав эти дедлайны, вы сможете быть уверены, что к моменту начала гонки будете в форме.

4. Определите повторяющиеся события

После того как вы отметили дедлайны в онлайн-списке «Нужно сделать», выделите все события, которые происходят на регулярной основе. Это могут быть еженедельные собрания команды, ежемесячный книжный клуб или телефонные звонки клиентам.

Затем используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы запланировать повторяющиеся события в своем ежедневном расписании. Так вам не придётся отслеживать перенос мероприятий каждую неделю или месяц. Шаблон расписания может сделать это еще проще, предоставив вам структурированный и повторяемый фреймворк для повторяющихся заданий, смен или рабочей нагрузки.

Совет: сейчас самое время провести быстрый аудит повторяющихся мероприятий. Может быть, есть что-то, что вы делаете регулярно, но что можно прекратить делать или поручить кому-то другому? 

5. Упорядочите элементы по времени, приоритету или дедлайну

Настал момент, когда нужно взять задачи из списка «Нужно сделать» и упорядочить их по дням и времени. Вы также можете упорядочить свои ежедневные задания по другим параметрам, например по приоритету или дедлайну.

Добавляя задачи в шаблон расписания на день, учитывайте действия, описанные выше. Ваши высокоприоритетные задачи должны выполняться в первую очередь, а низкоприоритетные — позже в течение дня или недели. Соответствующим образом распределите повторяющиеся события по шаблону календаря. По мере того как список «Нужно сделать» будет сокращаться, ваша ежедневная повестка будет заполняться. 

Совет. Чтобы увидеть, насколько заполнен ваш календарь, можно переключить список «Нужно сделать» в вид «Календарь». Если ваш график кажется слишком загруженным, можно добавить дополнительный шаг в процесс планирования. Удалите все задания, которые не кажутся необходимыми, чтобы у вас было время для отдыха или внесения изменений.

6. Будьте гибкими

Теперь, когда у вас есть чёткое представление о том, как будет выглядеть ваш ежедневный график, можно приступать к работе. Важно сохранять гибкость в течение дня и недели, потому что события, скорее всего, будут развиваться не по первоначальному плану.

Самое лучшее в цифровом планировщике — это то, что планирование заданий становится проще, а будущие изме��ения — менее обременительными. Жизнь непредсказуема и трудно поддаётся контролю. Клиенты могут переносить дедлайны, а ваши еженедельные встречи в понедельник могут быть перенесены на среду. Эти изменения будут менее стрессовыми, если вы сможете настроить свой ежедневный Календарь одним нажатием кнопки.

Совет. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами в качестве отдельного инструмента планирования. Большинство программ для управления проектами ориентированы на организацию, настройку и визуализацию. Воспользовавшись этими функциями, вы сможете создать функциональный и гибкий ежедневный график.

Бесплатный шаблон ежедневного расписания

Вы можете использовать приведенный ниже шаблон распорядка дня при организации своего списка «Нужно сделать». Если вы создаёте шаблон расписания на неделю, скопируйте его для каждого дня недели.

Хотя в этом шаблоне используются общие временные блоки, при желании вы можете сделать его более подробным. Например, можно назначить задание 1 между 7:00 и 7:30, чтобы практиковать утреннюю медитацию. Почасовой шаблон поможет вам сформировать полезные привычки и не забывать о своих целях.

Как использовать шаблон распорядка дня

Составление распорядка дня может изменить то, как вы управляете своим временем, повысить продуктивность и снизить уровень стресса. Шаблон ежедневного расписания служит структурированным руководством, которое позволяет систематически планировать свои задания и встречи. 

В этом руководстве вы узнаете, как эффективно использовать шаблон распорядка дня, чтобы максимально продуктивно провести день.

Выберите подходящий шаблон

Выбор правильного шаблона — это первый шаг на пути к созданию расписания, соответствующего вашему образу жизни и целям. Подумайте, какой формат вам подходит лучше всего: простой шаблон списка «Нужно сделать», мобильное приложение для планирования недели или шаблон ежедневного планировщика, который можно распечатать.

Пример

Если вы студент, вам может подойти шаблон распорядка дня, включающий разделы для расписания занятий, учебных сессий и перерывов. Специалисту же может подойти шаблон ежедневного рабочего графика с разбивкой по часам, чтобы эффективно управлять встречами, графиками проектов, списками ежедневных заданий и электронной почтой.

Настройка в соответствии с потребностями

Выбрав шаблон, настройте его в соответствии со своим распорядком дня. Это означает добавление или удаление разделов в соответствии с вашими конкретными потребностями, чтобы убедиться, что это функциональный инструмент, на который вы можете положиться каждый день.

Возможно, вам подойдёт шаблон распорядка дня с минималистичным дизайном и возможностью ведения заметок по пунктам. Или, возможно, облачный ежедневник с интеграциями для Slack, Google Документов и Google Таблиц, кастомизируемыми шрифтами для различных повседневных дел, местами для размещения логотипа вашей компании и уведомлениями или стикерами с напоминаниями о днях рождения и праздниках.

Пример

Представьте, что вы фрилансер с гибким графиком работы. Вы можете настроить шаблон ежедневного расписания, чтобы в нём можно было выделять временные интервалы для работы с клиентами, личных проектов, важных заданий и административных обязанностей. Такая настройка превратит ваш график в мощный инструмент для балансировки различных повседневных дел и рабочей нагрузки.

Приоритизируйте важные задания

Решите, какие задания наиболее важны, и выделите для них соответствующие временные интервалы. Это позволит вам сосредоточиться на приоритетных задачах, которые в значительной степени способствуют достижению ваших целей.

Пример

Например, если составление отчета по проекту является вашим главным приоритетом на день, запланируйте его на наиболее продуктивные часы. Таким образом, вы сможете направить все свои силы и внимание на это важное задание. Это может повысить качество и эффективность вашей работы.

Включите перерывы

Включение перерывов в шаблон ежедневного графика помогает поддерживать продуктивность и хорошее самочувствие. Перерывы предотвращают выгорание, освежают ум и повышают креативность. Они являются жизненно важным компонентом вашей повседневной работы.

Пример

Рассмотрим сценарий, когда вы работаете с главной страницы. Можно запланировать короткие перерывы каждый час, чтобы потянуться, выпить чашку чая, проверить социальные сети или выйти на свежий воздух. Эти перерывы помогают очистить разум и облегчить выполнение каждого пункта вашей ежедневной повестки с новой энергией и сосредоточенностью.

Регулярно пересматривайте и корректируйте расписание

Ежедневный график не должен быть неизменным. Важно регулярно пересматривать и корректировать его с учетом меняющихся приоритетов, дедлайнов и личных обязательств. Такая гибкость позволит вам не сбиваться с пути, даже если произойдут неожиданные события.

Пример

Просмотрите свои ежедневные задания за всю неделю, чтобы увидеть, что сработало хорошо, а что нет. Возможно, вы обнаружили, что более продуктивны по утрам, чем во второй половине дня. Используйте эту аналитику, чтобы скорректировать свой почасовой график на следующую неделю, отдавая приоритет важным заданиям в первой половине дня.

Анализ своего дня

Рефлексия — мощный инструмент для непрерывного совершенствования. В конце дня найдите несколько минут, чтобы подумать о своей повседневной деятельности, о том, чего вы достигли, и о проблемах, с которыми вы столкнулись. Это поможет вам внести коррективы в шаблон распорядка дня для использования в будущем.

Пример

Если вы заметили, что конкретное задание заняло больше времени, чем ожидалось, подумайте о том, чтобы в будущем выделять больше времени на аналогичные задачи. И наоборот, если вы выполнили больше, чем планировали, подумайте, как можно использовать эту эффективность в предстоящих графиках проекта.

Эффективное использование шаблона распорядка дня требует некоторого метода проб и ошибок, но с помощью этих шагов вы можете создать распорядок дня, который повысит вашу продуктивность и поможет лучше управлять временем. Помните, что цель состоит в том, чтобы ваша ежедневная повестка дня работала на вас, а не наоборот.

Три способа организации шаблона распорядка дня

Существуют различные способы организации шаблона распорядка дня. Вы можете сосредоточиться на временных рамках, когда работаете, или же быть более ориентированными на задачи. Ниже приведены варианты форматирования распорядка дня:

Почасовой

Почасовой планировщик — это традиционный способ организации распорядка дня. Чтобы создать почасовой график, выполните описанные выше действия и назначьте время для выполнения важных заданий. Такой график обеспечивает чёткую структуру для каждой части вашего дня. Кроме того, вы также можете планировать обязательства вне работы, например, запись на прием к врачу после рабочего дня. 

По приоритету

Если вы предпочитаете не привязывать задачи к конкретному времени, можно распределить их по приоритету и работать с этим списком в течение дня. Это может показаться простым списком «Нужно сделать», но вам всё равно придётся корректировать свои приоритеты в течение дня. Например, ваши приоритеты будут меняться в зависимости от встреч, поручений, мероприятий и встреч, которые происходят в этот день.

Ниже представлен ежедневный график, отсортированный по приоритету с помощью программного обеспечения для управления работой Asana:

По дедлайну

Сортировка ежедневной повестки по дедлайнам может придать вашему дню ощущение срочности. Увидев, какие проекты подлежат выполнению, вы поймете, что должно быть на первом месте в вашем ежедневном планировании. Как и список приоритетов, список дедлайнов будет меняться каждый день. Каждое утро вам нужно будет оценивать свой список «Нужно сделать» и добавлять в него повторяющиеся события или разовые обязательства.

Выбор лучшего шаблона ежедневного расписания

Вы не знаете, какой из множества доступных шаблонов ежедневного расписания лучше всего подходит для вашего образа жизни и целей? Идеальный шаблон может упростить ваш день, повысить продуктивность и сделать управление временем проще простого.

Давайте рассмотрим, как сделать этот выбор, учитывая ваши повседневные привычки, предпочтения и сложность рабочего графика. Понимание собственной рабочей нагрузки — ключ к выбору шаблона распорядка дня, который повысит вашу продуктивность и органично впишется в вашу жизнь.

Бумажные и цифровые шаблоны ежедневника

Выбор между бумажным и цифровым шаблоном ежедневника — это не просто вопрос предпочтений. Он отражает вашу личную рабочую нагрузку и то, как вы взаимодействуете со своими заданиями и встречами в течение дня.

Бумажные шаблоны ежедневника

Печатные шаблоны ежедневника дают ощутимый результат, который многие находят удовлетворительным. Записывая задания, вы лучше запоминаете информацию и можете делать заметки, выделять важные моменты и физически отмечать выполненные задачи, что может быть невероятно приятно.

Бумажные планировщики идеально подходят тем, кто ценит отдых от экранов и любит писать, чтобы упорядочить свои мысли и обязательства.

Цифровые шаблоны ежедневника

С другой стороны, цифровые шаблоны ежедневника подойдут тем, кто ценит удобство и эффективность. С помощью цифровых шаблонов можно синхронизировать расписание между устройствами, чтобы всегда иметь доступ к своим планам, где бы вы ни находились.

Цифровые планировщики можно легко редактировать, они предлагают напоминания и интегрируются с другими приложениями и инструментами, которые вы используете. Это делает их мощным инструментом для тех, кто занимается несколькими проектами или ведёт насыщенный образ жизни.

Приложения и инструменты

Определившись с форматом планировщика, выберите приложения и инструменты, которые будут вам полезны. Мир цифрового планирования огромен: от простых приложений для составления списка «Нужно сделать» до комплексных систем планирования, которые интегрируются с вашей электронной почтой, календарем и инструментами для управления проектами.

Для тех, кто склоняется к цифровым решениям, такие приложения, как Asana, предлагают мощные возможности настройки, от простых записей даты и времени до сложных функций планирования проектов. Эти инструменты помогут вам управлять не только ежедневным расписанием, но и общей рабочей нагрузкой по проекту и жизненными целями.

По сравнению с ежедневным расписанием на бумаге, приложение для планирования имеет следующие преимущества:

• Приоритизация заданий и событий

• Предоставляет пространство для контекста

• Возможность делиться с участниками команды

• Всегда доступно онлайн

• Позволяет создавать несколько календарей в одном месте

Чтобы выбрать лучший шаблон ежедневного расписания, нужно понять свой личный поток продуктивности и подобрать для него правильные инструменты.

Если вы ищете инструмент для онлайн-планирования, попробуйте Asana. Asana — это платформа для управления работой, которая помогает вам организовать свою деятельность так, чтобы вы знали, что и когда нужно сделать.

Почему ежедневное планирование так важно?

Составляя распорядок дня, вы не просто намечаете свои задания на день. Шаблон распорядка дня может улучшить ваше мышление, помочь подготовиться к предстоящим событиям и задать тон на всю оставшуюся неделю.

Вот некоторые преимущества составления распорядка дня:

• формирует хорошие привычки;

• Создаёт структуру

• Предотвращает прокрастинацию

• Повышение продуктивности

• Снижение стресса

• Экономит время

• Повышение концентрации

Исследования показывают, что рутина способствует нашему благополучию. «Выполнение рутинных действий снижает стресс, делая ситуацию более контролируемой и предсказуемой», — говорит Индумати Бенди, доктор медицины, врач первичной медицинской помощи в Пьемонте. «Готовность — это ключевой способ предотвратить стресс».

Освойте управление временем с помощью шаблона распорядка дня

Составление расписания на день — отличный способ научиться управлять временем и лучше контролировать свою жизнь. С правильным планировщиком ежедневного расписания вы получите структуру в течение дня, сохраняя при этом гибкость для внесения изменений по мере их возникновения. 

При использовании программного обеспечения для управления проектами вам не нужно выбирать, как организовать свой ежедневный график. Если вы хотите отсортировать расписание по дедлайну или приоритету, переключите соответствующие опции в верхней части страницы. Вы также можете просматривать свой график в виде ежемесячного календаря и сотрудничать с коллегами в их календарях.