Устали от срыва дедлайнов? Мы можем помочь.

Никто не хочет срывать дедлайн. Но задержки случаются, несмотря на все наши усилия. Сотрудники срывают 15% дедлайнов из-за таких факторов, как большое количество совещаний, неопределённые приоритеты и нечёткие процессы. И хотя переносить даты сдачи не очень приятно, иногда это неизбежно. 

Пропущенные дедлайны — это стресс, но решение не в том, чтобы полностью избавиться от них. Как руководитель, вы можете помочь своей команде установить даты сдачи, которые они могут реально выполнить, не выгорая. Если же объём работы окажется непосильным и срыв дедлайнов неизбежен, вы можете помочь команде расставить приоритеты, разделить задачи и справиться с самыми важными из них.

Почему важно соблюдать дедлайны?

Дедлайны существуют не просто так. Они помогают поддерживать бесперебойный рабочий процесс, устанавливая ожидания в отношении того, когда задачи должны быть завершены, чтобы ваша команда могла точно планировать и организовывать работу. Они также мотивируют заинтересованные стороны выполнять задачи, чтобы ваш проект мог двигаться вперед, не застревая на определённом задании. 

Пропуск слишком большого количества дедлайнов является основной причиной срыва проекта. Это может: 

• Привести к задержкам и поставить проекты под угрозу.

• Нарушить командные и межфункциональные рабочие процессы. 

• Создавать узкие места и мешать другим командам завершить свою работу. 

• Со временем подрывать доверие, особенно если заинтересованные стороны чувствуют, что не могут полагаться на вашу команду в выполнении задач. 

• Снижать моральный дух команды. 

Когда дедлайны становятся токсичными

Дедлайны должны помогать команде контролировать свою работу. Они не должны создавать ощущение, что работа непосильна или выходит из-под контроля, что может произойти, когда заинтересованные стороны устанавливают даты сдачи без участия вашей команды. В конечном счёте, дедлайны наиболее эффективны, когда вы устанавливаете их совместно, особенно когда межфункциональные заинтересованные стороны назначают задачи вашей команде. Согласование дедлайнов помогает устанавливать реалистичные даты сдачи, которые ваша команда действительно может выполнить, чтобы вам не приходилось постоянно реагировать и изо всех сил стараться завершить запросы.

Если это невозможно или ваша команда укомплектована для поддержки конкретной бизнес-функции, полезно, чтобы все были согласованы с целями вашей команды и компании. Таким образом, заинтересованные лица могут отдавать приоритет действительно важной работе, которая поддерживает общие цели бизнеса (вместо того, чтобы заваливать ваш почтовый ящик бесконечными «высокоприоритетными» задачами). 

Слишком много нереалистичных дедлайнов лишают команду возможности контролировать свою рабочую нагрузку, что приводит к перегрузке и выгоранию. Сотрудники, которые не укладываются в дедлайны, часто чувствуют, что постоянно терпят неудачу и разочаровывают других, даже если они выполняют разумный объём работы. В долгосрочной перспективе это может снизить моральный дух команды. 

Почему вы не укладываетесь в дедлайны? 

Вопреки распространенному мнению, несоблюдение дедлайнов не всегда вызвано плохими рабочими привычками или проблемами с продуктивностью. Существует множество факторов, которые могут привести к тому, что вы и ваша команда не уложитесь в дедлайн, в том числе:

• Нечёткие приоритеты: непонимание того, что является наиболее важным и над чем следует работать в первую очередь. 

• Изменения в области проекта: добавление дополнительных результатов в проект или изменение требований в ходе выполнения задания. 

• Отсутствие планирования: неспособность отталкиваться от дедлайна и планировать, что и когда нужно выполнить. 

• Неправильная оценка: непонимание того, сколько времени займёт выполнение определённых задач. 

• Конкурирующие приоритеты: слишком много высокоприоритетных задач в команде одновременно.

• Нереалистичные дедлайны: запросы в последнюю минуту, сжатые сроки и аналогичные ситуации, в которых команда не может реально завершить работу вовремя. 

• Непредвиденные препятствия: инциденты, которые заставляют вас приостанавливать работу, например ошибки в программном обеспечении, уход участников команды или другие неожиданные заминки. 

• Незаинтересованные заинтересованные стороны: проблемы с тем, чтобы заставить других выполнять задачи вовремя, особенно если вы не можете начать работу, пока они не будут завершены.

• Недостаток времени на работу: слишком много совещаний и недостаточно времени на выполнение задач. 

Как избежать срыва дедлайнов

Чтобы не пропускать дедлайны, недостаточно просто работать продуктивнее. Вместо того чтобы просто пытаться работать быстрее и делать больше, лучше рассмотреть основные причины, способствующие возникновению проблемы. Это позволит вам выполнять работу вовремя, не перегружая и не выматывая свою команду. 

Вот что нужно сделать: 

1. Проясните приоритеты

Четкие приоритеты помогают команде понять, какая работа важнее всего, чтобы она могла сначала выполнить критически важные задачи, а затем перейти к другим. Это особенно полезно, когда у вашей команды много дел и вы не можете выполнить всё сразу. Вместо того чтобы пытаться успеть всё, попробуйте перенести даты сдачи задач с низким приоритетом или передать их другой команде. 

Не знаете, с чего начать? Ниже описано, как уточнить приоритеты. 

• Свяжите повседневную работу с целями: когда вы понимаете, как повседневные задачи переходят в цели команды и компании, легче понять, что важно, а что нет. Например, имеет смысл отдать приоритет проекту по оптимизации изображений, если он способствует достижению цели компании по повышению скорости загрузки сайта. Чтобы высвободить рабочее время, можно снизить приоритет менее важной задачи по организации внутренней документации команды. Это не значит, что вы не будете работать над задачами с низким приоритетом. Просто перенесите сроки их выполнения, чтобы дать команде больше времени. 

• Расставляйте приоритеты в списке задач: приоритизация работает лучше всего, когда вы делаете это каждый день. Попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра, чтобы упорядочить задачи по срочности и важности. Этот метод приоритизации помогает разделить задачи на четыре категории: выполнить, делегировать, запланировать и удалить. 

2. Создайте систему для отслеживания проектов и дедлайнов

Чтобы постоянно соблюдать дедлайны, требуется планирование, а планировать трудно, если вы не знаете, какая работа предстоит и сколько времени она займёт. Чтобы получить необходимую ясность, организуйте все свои проекты и дедлайны в одном центральном месте, чтобы вы могли сразу увидеть, над чем вы работаете, что предстоит и сколько времени у вашей команды есть на выполнение каждого задания. 

3. Убедитесь, что дедлайны имеют значение

Дедлайны не должны быть произвольными. Члены команды должны понимать, почему вы выбрали конкретные даты сдачи, чтобы у них было достаточно контекста (и мотивации) для выполнения работы вовремя. Если команда знает, что дедлайны нереальн��, она будет меньше стараться их соблюдать, а со временем может начать полностью игнорировать даты сдачи. 

Даты сдачи всегда имеют цель, даже если нет реального дедлайна, который нужно соблюдать. Они также помогают команде достигать целей и важных этапов, например, писать определённое количество статей в месяц. Даже если нет внешнего давления, связанного с необходимостью опубликовать каждую статью вовремя, создание дедлайнов помогает команде планировать свои собственные графики и последовательно продвигать работу. 

4. Устанавливайте реалистичные даты сдачи

Если вы хотите постоянно соблюдать дедлайны, вам нужно убедиться, что вы выделяете достаточно времени для выполнения работы. При установке дат сдачи легко стать жертвой «ошибки планирования» — психологического феномена, при котором люди недооценивают время, необходимое для выполнения задачи, даже если знают, что аналогичные задачи в прошлом занимали больше времени. Вместо того чтобы выбрать реалистичный дедлайн, основанный на нашем опыте, мы думаем, что «в этот раз» всё будет по-другому и мы сможем работать быстрее. 

Первый шаг к тому, чтобы избежать ошибки планирования, — осознание. Если вы знаете о её существовании, вы сможете лучше распознать её, когда она произойдёт. Кроме того, всегда лучше выделить немного больше времени, чем вам кажется необходимым. 

5. Понимание зависимости

Зависимости в проекте — это задачи, которые зависят от завершения других задач. Например, разработчикам приложений необходимо провести пользовательское тестирование, прежде чем завершить продуктовый дизайн. Одно задание должно быть выполнено до начала другого, поэтому, если первое задание задерживается, второе также должно быть отложено. 

При планировании хронологии проекта важно понимать зависимости, чтобы задачи выполнялись в правильном порядке. Это позволит избежать узких мест и обеспечить непрерывное движение работы. 

6. Устраните отвлекающие факторы, чтобы повысить концентрацию

В современной быстро меняющейся рабочей среде отвлекающие факторы являются скорее нормой, чем исключением. Уведомления из разных приложений, таких как электронная почта и Slack, управляют нашим днём. Более половины работников считают, что должны немедленно реагировать на уведомления, а более трети чувствуют себя подавленными постоянными оповещениями. 

Каждый раз, когда вы проверяете уведомления, вы платите за это умственную цену, и на восстановление после перерыва может уйти до 20 минут. Это означает, что если вы проверяете Slack три раза в течение часа, вы не сможете выполнить никакой значимой работы. 

Попробуйте эти методы, чтобы помочь своей команде ограничить отвлекающие факторы и повысить концентрацию: 

• Предложите своей команде использовать режим «Не беспокоить» в приложениях для общения, таких как Slack и электронная почта.

• Положите телефон в ящик или в другое место вне поля зрения, чтобы не поддаться соблазну проверить сообщения или социальные сети. Исследования показывают, что даже простое нахождение телефона рядом может отвлекать внимание. 

• Разбейте календарь на блоки, чтобы войти в состояние потока и сосредоточиться на работе. Так люди будут знать, что вы можете отвечать не сразу. 

• Объедините приложения и инструменты в платформу для управления работой, чтобы сократить переключение между ними. 

• Проведите аудит совещаний, чтобы убрать ненужные и освободить место в Календаре для концентрации. 

7. Попробуйте стратегию управления временем

Чтобы укладываться в дедлайны, нужно уметь управлять своим временем. Если вы или кто-то из вашей команды боретесь с прокрастинацией, попробуйте одну из следующих стратегий управления временем, чтобы оставаться в курсе задач: 

• Метод помидора: планируйте 25-минутные рабочие сессии и 5-минутные перерывы.

• Блокирование времени: планируйте буквально каждую часть своего дня. 

• Таймбоксинг: создайте «таймбокс», в течение которого вы стремитесь выполнить конкретное задание в течение определённого времени. 

• Метод поедания лягушки: сначала выполните самую сложную задачу, а затем переходите к остальным. 

• Принцип Парето: сосредоточьтесь на задачах с наибольшим влиянием, чтобы максимизировать отдачу от своего времени. 

• Метод доведения дел до результата (GTD): запишите всё, что вам нужно сделать, в одном месте, чтобы освободить умственную энергию и расставить приоритеты в работе. 

Что делать, если вы пропустили дедлайн

Срывы дедлайнов случаются со всеми время от времени. Вместо того чтобы ругать себя или обвинять других, посоветуйте участникам команды выполнить следующие действия. Это поможет вам двигаться вперёд, активно справляться с ситуацией и минимизировать последствия для заинтересованных сторон. 

1. Сообщите о проблеме, как только поймете, что не успеваете к дедлайну. Чем раньше вы сообщите об этом, тем лучше. Это даст заинтересованным сторонам время скорректировать свой график с учетом задержки. 

2. Объясните, что произошло. Можно объяснить, почему вы не уложились в дедлайн, но постарайтесь сделать это в брифе, чтобы сосредоточиться на решениях, а не на обвинениях. 

3. Предложите решения. Подумайте, что вы можете предложить, чтобы компенсировать неудобства, связанные с пропуском дедлайна. Например, можно сдать черновой вариант того, что уже завершено, или продлить дедлайн для более качественного результата. 

4. Оцените свои приоритеты и предложите новый (реалистичный) дедлайн. Проанализируйте все свои дела. Когда вы реально можете ожидать завершенный результат, учитывая все остальное, над чем вы работаете? Установив новый дедлайн, вы (и заинтересованные стороны) сможете спланировать дальнейшие действия, а не постоянно беспокоиться о просроченной задаче или просто спешить с её выполнением. 

5. Обновите хронологию проекта и все зависимости. Если вы не уложились в дедлайн, являющийся частью более крупного проекта, скорректируйте другие задачи, чтобы у вас осталось достаточно времени для завершения всего. Например, если кто-то ждёт, когда вы начнёте выполнять задание, ему может понадобиться дополнительное время, если вы не уложитесь в дедлайн. 

6. Не вините себя. Все время от времени пропускают дедлайны. Важно извлечь урок из своего опыта и изменить свой подход в следующий раз. 

Используйте дедлайны как инструмент 

Дедлайны — это не враг, а инструмент организации. Установив чёткие и реалистичные дедлайны, вы сможете контролировать работу своей команды и обеспечивать бесперебойное выполнение проектов. Это означает, что вместо того, чтобы добавлять стресс в вашу жизнь, даты сдачи могут помочь структурировать и держать всех в курсе.