Чувствуете себя перегруженным на работе? Вот что нужно сделать.

Все мы иногда чувствуем себя перегруженными. Работа сегодня может быть напряженной и интенсивной, со сжатыми дедлайнами, встречами и уведомлениями, поступающими со всех сторон. При таком количестве информации трудно сосредоточиться и выполнить работу, особенно когда вы также испытываете стресс из-за своей рабочей нагрузки. 

Но работа не должна выходить из-под контроля. Если вам трудно справляться с задачами, есть конкретные шаги, которые помогут вам почувствовать себя лучше и улучшить баланс между работой и личной жизнью. 

Что означает чувствовать себя перегруженным на работе?

Чувство подавленности на работе — это чувство тревоги из-за объема или сложности порученной вам работы. Когда вы перегружены, вам часто кажется, что вы не справляетесь с рабочей нагрузкой или что у вас нет навыков или поддержки, необходимых для хорошей работы. 

Если вы чувствуете себя перегруженным на работе, вы не одиноки. Как показывает исследование, 80% работников умственного труда во всём мире жалуются на переработку и профессиональное выгорание, а 62% испытывают синдром самозванца — чувство неуверенности в себе, связанное с рабочими достижениями. Это означает, что большинство работников чувствуют, что у них слишком много дел и что они не справляются с ними достаточно хорошо. Иными словами, они чувствуют себя перегруженными. 

Специальный отчёт «Анатомия работы»: неизученная связь между синдромом самозванца и выгоранием

Исторически выгорание и синдром самозванца изучались как два отдельных явления. В этом отчете мы объединяем их, чтобы помочь руководителям замедлить выгорание и повысить удержание работников.

Получайте аналитическую информацию

Распространённые причины перегруженности на работе

Если вы чувствуете себя перегруженным на работе, на то есть причина. Ниже приведены некоторые распространенные причины такого стресса на работе: 

• Слишком много дел и недостаточно времени.

• Слишком много дедлайнов одновременно.

• Согласие на слишком большое количество запросов. 

• Вы чувствуете, что обязаны выполнять задачи, не входящие в ваше должностное описание. 

• Отсутствие навыков или инструментов, необходимых для хорошего выполнения работы. 

• Отсутствие поддержки со стороны руководителя или коллег. 

• Непонимание того, какие задачи наиболее важны.

• Множество «срочных» задач, которые нужно выполнить в последнюю минуту.

• Непонятные процессы и роли, из-за чего вы постоянно не знаете, что делать и к кому обращаться. 

Как понять, что вы чувствуете себя перегруженным на работе

Иногда вы ясно понимаете, что чувствуете себя перегруженным, но в других случаях бывает трудно определить, почему вы испытываете трудности. Если вам трудно, обратите внимание на следующие распространённые признаки:   

• Постоянное беспокойство по поводу задач, встреч и дедлайнов. 

• Постоянные мысли о работе, даже по вечерам и выходным. 

• Чувство, что нужно работать сверхурочно, чтобы наверстать упущенное. 

• Страх перед выходом на работу. 

• Пессимистичный настрой в отношении будущего и своей способности выполнять задачи. 

• Откладывание выполнения задач. 

• Чувство физического, умственного или эмоционального истощения.

• Проблемы с выполнением рабочих задач. 

• Ощущение одиночества и отсутствия помощи.

Чувство подавленности может повлиять на все сферы вашей жизни. Если вы испытываете какие-либо из перечисленных выше чувств, важно признать и устранить свои эмоции, а не пытаться их подавить. Хотя соблазн игнорировать негативные эмоции и сразу же переходить к следующей задаче велик, это может привести к выгоранию и негативно сказаться на вашей работе в долгосрочной перспективе. Вместо этого сделайте шаг назад и признайте свои чувства, чтобы вы могли принять меры для устранения основных причин, которые вызывают у вас чувство подавленности. 

Что делать, если вы чувствуете себя подавленным на работе

Когда вы чувствуете себя перегруженным, трудно ясно мыслить или выполнять работу наилучшим образом — и это совершенно нормально. Мы не можем просто щелкнуть выключателем и избавиться от плохих чувств, но мы можем сделать шаг назад, посмотреть на картину целиком и предпринять конкретные шаги для улучшения нашей рабочей жизни. Вот как это сделать. 

1. Определите основную мысль, которая у вас возникает

Когда вы испытываете стресс или тревогу из-за работы, за этим обычно скрывается основная мысль — то, во что вы верите, или история, которую вы рассказываете себе, которая усиливает ваши чувства. Это не значит, что у вас нет веских причин чувствовать себя подавленным, например, слишком много дел или недостаточно поддержки. Но для того, чтобы двигаться к решению, нужно определить основную мысль, которая усиливает стресс. 

Например, в ответ на рабочую ситуацию у вас могут возникать следующие мысли: 

• «Я отстаю от работы и никогда не смогу наверстать упущенное».

• «Мне нужно соглашаться на всё, иначе я неудачник».

• «Если я не уложусь в дедлайн, это будет провал».

• «Если я не справлюсь с работой, меня уволят».

• «Если я попрошу о помощи, меня сочтут некомпетентным».

2. Смотрите на картину целиком 

Иногда нормально иметь негативные мысли. Но когда это происходит, помните, что эти мысли не всегда правдивы, и, вероятно, есть другие части истории, которые вы не учитываете. Чтобы полностью понять, что происходит, и принять меры, нужно отступить и рассмотреть полную картину. 

Для начала запишите ответы на следующие вопросы. Их цель — расширить вашу точку зрения и рассмотреть как положительные, так и отрицательные стороны ситуации. Речь не о том, чтобы придать позитивный оттенок плохим эмоциям, а о том, чтобы получить объективную информацию, необходимую для выбора эффективного курса действий. 

• Каковы доказательства того, что моя основная мысль верна? А какие — нет? 

• Есть ли альтернативное объяснение? 

• Что самое худшее, что может случиться? Как я с этим справлюсь? Что самое лучшее, что может произойти? Какой результат наиболее вероятен? 

• Что мне с этим делать? 

• Если бы мой лучший друг оказался в такой же ситуации, что бы я ему сказал? 

Пример 

Ниже приведен реальный пример того, как можно ответить на каждый из этих вопросов. 

Основная мысль: Я отстаю от работы и никогда не смогу наверстать упущенное.

Каковы доказательства того, что автоматическая мысль верна? Не соответствует? 

Доказательства в пользу:

• Сегодня я не уложился в дедлайн.

• У меня есть два предложения по проекту, которые нужно сдать в пятницу.

• Я никогда раньше не писал проектные предложения и не знаю, как это делать.

• У меня нет времени на работу из-за всех этих совещаний. 

Доказательства против: 

• Последний дедлайн, который я пропустил(-а), был более двух месяцев назад. 

• Мои коллеги раньше тоже пропускали дедлайны, и ничего не происходило. 

• Раньше я успешно справлялся(-ась) с работой, даже если иногда чувствовал(-а) себя перегруженным(-ой).

• Раньше я мог(-ла) осваивать новые навыки на работе. 

• Я могу обратиться за помощью по своим проектным предложениям.  

• Я могу попросить своего руководителя помочь мне делегировать задачи и расставить приоритеты. 

• На этой неделе я могу перенести или отменить некоторые из своих второстепенных встреч. 

• Я не получал(-а) никаких негативных отзывов о своей работе. 

Есть ли альтернативное объяснение? 

Может быть, я давил на себя больше, чем следовало. Я хочу сделать все идеально, и это может мешать мне увидеть, что я действительно хорошо справляюсь со своей работой. 

Что самое худшее, что может случиться? Как я с этим справлюсь? Что самое лучшее, что может случиться? Какой наиболее реалистичный результат? 

В худшем случае: я буду отставать от графика и в конце концов меня уволят. 

Как вы справитесь: я уже находил(-а) новую работу в прошлом и могу сделать это снова. 

Лучший вариант: после этой недели моя рабочая нагрузка станет легче, и я легко смогу наверстать упущенное. 

Наиболее реалистичный результат: мне потребуется некоторое время, чтобы освоиться в новой должности, потому что мне нужно освоить новые навыки и обратиться за помощью. Но в конце концов я почувствую себя увереннее в своих силах.

Что мне делать? 

• Сообщить руководителю, что я чувствую себя перегруженным. Спросить, могу ли я перенести пару дедлайнов, чтобы наверстать упущенное и освоить необходимые навыки. 

• Обратиться за помощью с моими проектными предложениями. 

• Расставлю приоритеты и сначала выполню самые важные задачи. 

• Делегировать все задачи, которые могу. 

• Перенести или отменить некоторые из моих несущественных встреч на этой неделе. 

Если бы мой лучший друг оказался в такой же ситуации, что бы я ему сказал? 

Это может занять много времени, и вам придется обращаться за помощью, но вы способны наверстать упущенное и освоить навыки, необходимые для уверенной работы.  

Специальный отчёт «Анатомия работы»: неизученная связь между синдромом самозванца и выгоранием

Исторически выгорание и синдром самозванца изучались как два отдельных явления. В этом отчете мы объединяем их, чтобы помочь руководителям замедлить выгорание и повысить удержание работников.

Получайте аналитическую информацию

3. Действуйте 

Теперь, когда вы проанализировали свои чувства и рассмотрели общую картину, пришло время действовать. Вы уже перечислили следующие шаги в разделе «Что с этим делать?» — на этом этапе вам просто нужно выполнить эти шаги. 

Действия, которые вы предпримете, будут зависеть от вашей конкретной рабочей ситуации. Но если вы не знаете, что делать дальше, вот несколько общих решений, которые помогут справиться с перегрузкой на работе: 

• Поговорите со своим руководителем: когда вы чувствуете себя перегруженным, общение является ключевым. Честно обсудите с руководителем свою загрузку. Сообщите ему, если вы отстаёте и нуждаетесь в помощи в определении приоритетов и корректировке дедлайнов. Менеджеры должны помогать, и, скорее всего, они уже сталкивались с подобными ситуациями. 

• Обратитесь за помощью или делегируйте задачи: стремление помогать другим заложено в нашем геноме, а это значит, что люди охотнее помогают, чем вы думаете. Обращение за помощью — это отличный способ наладить контакт с коллегами. При делегировании просто предоставьте достаточно контекста, уточните приоритет задачи и отдайте должное участнику команды. 

• Расставляйте приоритеты: это лучший способ убедиться, что вы сначала выполняете самые важные задачи. Попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить задачи на четыре группы: высокоприоритетные задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы будете планировать на более поздний срок, задачи, которые вы будете делегировать, и задачи, которые вы можете удалить.

• Разбивайте большие задачи на более мелкие: если вас пугает большой проект, попробуйте разбить его на более мелкие задания. Так вам будет проще понять, как завершить свою инициативу. Кроме того, создание более доступных краткосрочных целей поможет вам начать работу, побороть перфекционизм и сразу же добиться быстрых результатов.

• Начните говорить «нет»: если вы соглашаетесь на слишком много запросов и чувствуете себя перегруженным, пора начать говорить «нет». Отказывать заинтересованным сторонам бывает непросто, но зачастую это необходимо для поддержания разумной рабочей нагрузки. Будьте честны с заинтересованными сторонами в отношении своей загруженности и попросите руководителя вмешаться и поддержать вас, если это необходимо. 

• Корректируйте дедлайны: все иногда не укладываются в сроки. Если вы не уложились в срок, самое главное — перенести его на дату, когда вы реально сможете завершить задачу. Так у вас будет конкретный план, которым можно поделиться с заинтересованными сторонами, а не просроченное задание, которое будет вас напрягать. 

• Установите границы: когда вы чувствуете себя подавленным, возникает соблазн удвоить усилия и работать дольше, чтобы наверстать упущенное. Однако это может быстро привести к выгоранию и в конечном итоге обернется потерей времени. Вместо этого установите границы, чтобы работа не вторгалась в вашу личную жизнь, и помните, что баланс между работой и личной жизнью и отдых необходимы для восстановления сил. 

• Сосредоточьтесь на одной задаче: не менее заманчиво выполнять несколько задач одновременно в надежде сделать больше за меньшее время. Но многозадачность на самом деле тратит больше времени, чем экономит, поскольку для переключения между задачами требуются значительные усилия. Вместо этого выделите временные блоки, чтобы сосредоточиться на одной задаче. Не забывайте делать короткие перерывы, чтобы восстановить силы. 

4. Не будьте к себе слишком строги

Когда вы чувствуете себя подавленным, это часто признак того, что вам нужно сделать паузу и сосредоточиться на себе. Ваше физическое и психическое здоровье всегда должно быть на первом месте, поэтому уделите время, необходимое для перезагрузки и восстановления. Сделайте перерыв, подышите глубоко, выйдите на улицу или поговорите с другом. И помните, что даже если после этого вы всё равно будете чувствовать себя подавленным или встревоженным, это не значит, что вы плохо справляетесь с ситуацией. Вы делаете всё, что нужно, чтобы признать и справиться со своей рабочей ситуацией, и вы не всегда будете чувствовать себя так же подавленно, как сейчас. 

Советы для руководителей: что делать, если ваш подчинённый чувствует себя подавленным

Руководителю может быть неприятно узнать, что его подчинённый чувствует себя подавленным. Возможно, вы задаетесь вопросом, можете ли вы что-то с этим сделать. Но именно вы, как руководитель, можете помочь. 

Вот что вы можете сделать: 

Слушайте

Признаться в том, что вы перегружены, бывает трудно, поэтому активно прислушивайтесь к проблемам вашего работника. Это значит, что вы должны избегать перебивания, слушать без осуждения и демонстрировать позитивное невербальное поведение, например поддерживать зрительный контакт и кивать головой. Когда работник закончит говорить, перефразируйте услышанное своими словами, чтобы убедиться, что вы всё правильно поняли. 

Проявите сострадание

Когда вы перегружены, вы часто чувствуете себя одиноким, особенно если работаете из дома. По данным исследований, 41% сотрудников чувствуют себя более изолированными при удаленной работе. 

Чтобы ваш работник чувствовал себя менее одиноким, подтвердите его точку зрения. Если вам комфортно, вы также можете поделиться тем, что раньше тоже испытывали трудности. Подчеркните, что вы безоговорочно на его стороне. Ваша цель — не в том, чтобы сотрудник был сверхпродуктивным и эффективным в ущерб своему благополучию. Напротив, вы хотите, чтобы его благополучие было приоритетом, чтобы он чувствовал себя вовлечённым и уверенным в себе.

Помните, что у каждого работника своя производительность. Если сотрудник говорит, что перегружен, это не лень, а серьезная проблема, которую нужно решить. Не сравнивайте его с собой или другими работниками. Вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы дать ему инструменты, необходимые для успеха. 

Предложите помощь

Как руководитель, вы можете помочь своему работнику справиться с рабочей нагрузкой. Например, можно расставить приоритеты, скорректировать рабочую нагрузку, чтобы у работника было меньше задач, и отказать межфункциональным партнёрам от его имени. 

Тем не менее, иногда вы не можете полностью освободить работника от задач, потому что у вас есть важный проект, который нужно завершить. В такой ситуации посмотрите, что ещё можно сделать. Можно ли снизить приоритет менее важных задач или привлечь других сотрудников, чтобы облегчить нагрузку? Вы также можете помочь работнику пересмотреть график встреч и определить, можно ли заменить какие-либо личные встречи на асинхронные обновления. Если вашему работнику нужно освоить новые навыки, предложите обучить его самостоятельно или свяжите его с людьми или ресурсами, которые ему нужны для обучения. 

Чётко распределяйте обязанности

Четкое распределение обязанностей гарантирует, что вашему работнику не придется тратить время на выяснение того, кто что должен делать. Это поможет ему оставаться в рамках своей роли и не брать на себя лишнюю работу, что защитит его от перегрузки и выгорания. Например, в Asana мы используем зоны ответственности (ЗО). В каждой AoR конкретно указано, за что отвечает тот или иной человек. Кроме того, она задоку��ентирована и доступна для всех сотрудников компании. 

Оставляйте отзывы

Когда работники перегружены, им часто кажется, что они терпят неудачу или плохо справляются со своей работой. Чтобы бороться с этим, обратите внимание на их сильные стороны, предлагая положительные отзывы. Расскажите, как их уникальный вклад приносит пользу команде, и выразите благодарность за всю проделанную работу. Перечислите конкретные достижения, чтобы предоставить доказательства того, что ваш работник хорошо справляется со своей ролью. 

Иногда перегруженные работники действительно могут плохо выполнять свою работу. Это может быть вызвано множеством причин, в том числе: 

1. Сотр��дник переживает из-за плохой работы, что приводит к ещё худшим результатам.

2. У них нет необходимых инструментов и навыков для хорошей работы или поддержки, необходимой для улучшения.

3. Всё остальное — проблемы в личной жизни, здоровье и т. д. 

При необходимости вместе с работником составьте план повышения эффективности (ППЭ), чтобы определить конкретные действия, цели и показатели поддержки, которые помогут ему вернуться в нужное русло. 

Регулярно проверяйте, как у него дела

Когда работники чувствуют себя подавленными, им может потребоваться время, чтобы восстановиться и вернуться в нужное русло, поэтому выделите время на еженедельной или двухнедельной индивидуальной встрече, чтобы проверить, как у них дела. Спросите, как работник справляется с рабочей нагрузкой, как продвигаются его проекты и что вы можете сделать, чтобы помочь. Если сотрудник всё ещё испытывает трудности, продолжайте работать с ним, чтобы скорректировать его рабочую нагрузку, расставить приоритеты в задачах и улучшить управление временем. 

Упростите список задач с помощью программного обеспечения для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами, такое как Asana, может помочь вашей команде упростить совместную работу, организовать работу и чувствовать себя менее перегруженной. Вместо того чтобы переключаться между несколькими приложениями в течение рабочего дня, вы можете хранить всё и общаться со своей командой в одном центральном месте. Это означает меньше путаницы, меньше потраченного впустую времени и больше ясности для вашей команды. 

Специальный отчёт «Анатомия работы»: неизученная связь между синдромом самозванца и выгоранием

Исторически выгорание и синдром самозванца изучались как два отдельных явления. В этом отчете мы объединяем их, чтобы помочь руководителям замедлить выгорание и повысить удержание работников.

Получайте аналитическую информацию