Как использовать шаблоны плана повышения эффективности (ППЭ)

Всегда непросто сказать человеку из вашей команды, что ему нужно улучшить свою работу. Но иногда это неизбежно. Когда кто-то работает плохо, вы должны провести эту беседу. Но если вы сделаете эту беседу конструктивной и дадите человеку чёткий план действий, то дадите ему шанс начать (или возобновить) успешную работу в команде.

План повышения эффективности (ППЭ) — это инструмент, который можно использовать, чтобы помочь неуравновешенным участникам команды найти свой центр. Читайте дальше, чтобы узнать, что должно быть в шаблоне плана повышения эффективности и как этот инструмент может укрепить вашу команду. 

Что такое план повышения эффективности?

План повышения эффективности (ППЭ) — это мотивационный инструмент, предлагающий индивидуальные и действенные шаги для достижения целей команды. Если у вас есть сотрудник, который не достигает целей, вы можете использовать PIP как возможность улучшить ситуацию с помощью индивидуальных действий. 

Как правило, вы будете встречаться с участниками команды индивидуально, чтобы обсудить проблемы с производительностью и вместе создать план PIP. План должен включать структурированный план на будущее и достижимые цели.

Возможно, вы задаётесь вопросом, когда следует использовать план повышения эффективности, а когда — менее формальный или более серьёзный подход. План повышения эффективности может быть полезен в следующих ситуациях:

• Когда у участника команды постоянно возникают проблемы с производительностью.

• Когда вы считаете, что можете исправить проблемы с производительностью участника команды с помощью плана действий

• После того, как вы предоставили сотруднику все необходимые условия.

• После того, как вы предоставили всё необходимое обучение для должности

Некоторые участники команды работают недостаточно эффективно из-за отсутствия структуры, но могут добиться успеха при наличии правильных механизмов. Именно это и является целью плана повышения эффективности.

Что нужно учесть перед внедрением плана повышения эффективности

Прежде чем приступить к беседе, важно помнить, что план повышения эффективности призван помочь участнику команды стать лучше. Это своего рода беседа, в которой вы предлагаете конструктивную обратную связь и намечаете конкретные шаги по улучшению. Советы ниже помогут вам подойти к беседе непредвзято и помочь участникам команды эффективно усвоить информацию.

• Подготовьте участников команды. Если вы впервые проводите беседу о ППЭ, можно не предупреждать сотрудника о ней. Но если вы его подготовите, то сможете сосредоточиться на конструктивных улучшениях. Независимо от того, как вы подойдёте к теме, позаботьтесь о том, чтобы на рабочем месте поддерживалась открытая коммуникация и чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно.

• Активно слушайте: когда вы окажетесь лицом к лицу, ваша цель должна состоять в том, чтобы слушать и пытаться понять. Вместо того чтобы обвинять, попросите сотрудника объяснить ситуацию и всё, что могло повлиять на его результативность. Индивидуальный разговор может выявить проблемы, о которых вы раньше не знали, что может повлиять на план повышения эффективности, который вы создадите вместе.

• Сохраняйте позитивный настрой: когда вы даете конструктивную обратную связь участникам команды, сохраняйте позитивный настрой. ПИП — это страшно, но по сути это также возможность для улучшения. 

• Найдите первопричину проблемы. Понимание первопричины проблем с производительностью имеет решающее значение, и личная встреча может стать отличным местом для более глубокого анализа. Возможно, вы наблюдаете поведение или действия, которые вытекают из ситуационной или личной первопричины. Понимание основной причины поможет вам разработать более подходящий план действий.

• Определите чёткий путь к успеху. Просто сказать сотруднику, что он делает неправильно, бесполезно, если вы не предложите ему способы исправиться. В этом и заключается польза плана действий ППЭ.

• Объясните, что вы будете следить за прогрессом: пока сотрудник работает над этапами своего плана, дайте ему понять, что вы будете рядом, чтобы оценивать его прогресс и мотивировать. Так он поймёт, что вы на его стороне. Это также поможет ему нести ответственность и идти к цели. 

Что входит в план повышения эффективности?

Прежде чем приступить к составлению плана повышения эффективности, важно понять, что в него обычно входит. При составлении шаблона учитывайте этот список дел.

• Заявление о требованиях компании: это может быть стандартное заявление о требованиях вашей компании к производительности команды.

• Обзор результатов: в этом разделе следует осветить результаты работы участника команды в сравнении с ожиданиями от его должности.

• План действий: предоставьте члену команды список дел с измеримыми шагами. По возможности сформулируйте эти цели в соответствии с методологией SMART.

• График последующих действий: буква «T» в SMART означает ограниченность по времени. Каждый шаблон ПИП должен включать хронологию с важными этапами.

• Последствия: в этом разделе плана рассказывается, что может произойти, если он окажется неэффективным. Это может включать дальнейшую эскалацию или возможное увольнение.

Как составить план повышения эффективности

Составление плана повышения эффективности требует тщательно продуманной встречи с сотрудником. Перед встречей подготовьте доказательства, подтверждающие проблемы с производительностью участника команды. Затем во время встречи вы и сотрудник можете по очереди обсудить перечисленные выше компоненты. Чтобы составить план во время встречи, выполните следующие действия.

1. Обсудите роли и ожидания компании

Первым шагом в составлении ППЭ является определение ожиданий. Хотя у участников команды могут быть разные роли и обязанности, у вас должен быть общий способ определения того, что вы ожидаете и что считается неэффективным.  

Это заявление послужит для сравнения и поможет вам объяснить любые уникальные проблемы, с которыми сталкиваются участники вашей команды. План не должен быть первым документом, в котором команда видит эти ожидания. Если вы хотите, чтобы команда соответствовала ожиданиям, вам нужно будет четко и часто их формулировать. 

Совет: в компании должна быть официальная документация о том, чего она ожидает от команды. Убедитесь, что у вашей команды всегда есть доступ к этим ожиданиям, даже если у них нет проблем с производительностью. Так все будут знать, что от них требуется.

2. Распознавайте возможности для улучшения

После того как вы рассмотрели ожидания компании, определите конкретные области, требующие улучшения. Это означает, что нужно перечислить конкретные способы, которыми этот участник команды не оправдывает ожиданий, и привести примеры его работы.

В плане улучшения эффективности необходимо указать на проблемы, чтобы помочь испытывающему трудности сотруднику, но этот раздел также можно сделать полезным и действенным. Советы по составлению конструктивного раздела:

• Выразите уверенность в том, что участник команды сможет добиться большего

• Указывайте только объективные проблемы.

• Всегда приводите детали и факты, подтверждающие проблемы, на которые вы ссылаетесь 

• Сосредоточьтесь на проблемах, которые имеют чёткие решения. 

• Не указывайте на проблемы, возникающие из-за разногласий во мнениях или недостатков, которые участник команды не может контролировать.

• Ищите основную причину каждой проблемы, чтобы найти долгосрочное решение.

Совет: ПИП должен быть объективным и опираться на факты, а не на субъективные мнения, основанные на вашем собственном представлении об успехе. Вы можете избежать этого неосознанного искажения, известного как эффект оценщика, установив конкретные и четкие критерии оценки и проводя оценку с участием нескольких экспертов.

3. Создайте план действий

Каждый ПИП должен включать подробный план действий по улучшению работы участника команды. Этот план действий может включать цели, важные этапы и дополнительное обучение. 

В частности, убедитесь, что поставленные цели соответствуют принципу SMART. SMART-цели являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени. Структура SMART-целей идеальна при создании плана действий, поскольку она обеспечивает измеримые цели для проверки. Это делает процесс контроля более структурированным и ощутимым.

Совет: отслеживайте свой план действий в центральном источнике достоверной информации, например в инструменте управления проектами. Убедитесь, что и вы, и участник команды имеете доступ к инструменту, чтобы видеть обновления и вносить изменения в режиме реального времени. Затем используйте диаграммы Ганта, чтобы визуализировать важные этапы и отслеживать прогресс по ходу выполнения.

4. Составьте график последующих действий

Каждый ППЭ должен иметь график последующих действий, соответствующийся с вашим планом действий. В нём должны быть предусмотрены регулярные проверки и наставничество на протяжении всего плана повышения эффективности.

График будет обязывать участников команды нести ответственность за достижение своих целей и устанавливать сроки, к которым вы ожидаете увидеть улучшения. Он также обеспечит ясность и структуру для проверок и поддержки в процессе улучшения.

Совет: создайте расписание и задание с напоминаниями о следующей проверке. Так у участников команды будет мотивация повышать свою продуктивность и эффективность.

5. Определите дальнейшие действия

В этом разделе вы объясните, что может произойти, если ППЭ окажется неэффективным. Если участник команды не способен добиться значимых и измеримых улучшений, возможно, эта должность ему не подходит. Проконсультируйтесь с отделом кадров или руководителем отдела о дальнейших действиях.

Пример и бесплатный шаблон ПСЭ

Ниже приводится пример плана повышения эффективности. 

Пример сценария: Салли в настоящее время не соответствует ожиданиям компании, поскольку часто не соблюдает дедлайны, пропускает встречи команды и не участвует в командных проектах. Её результативность должна улучшиться, если она хочет остаться на этой должности, но её руководитель Кэт считает, что улучшение возможно. Основные причины плохой работы Салли кажутся легко устранимыми. Благодаря лучшему управлению заданиями, командной работе и руководству Кэт, Салли со временем должна преуспеть. 

Пример плана действий/целей SMART: в течение следующих 3 месяцев Светлана будет соблюдать все дедлайны, посещать все запланированные встречи и участвовать хотя бы в одном командном проекте.

Попробуйте наш бесплатный шаблон ППЭ, чтобы оптимизировать план действий и помочь своей команде улучшить работу.

Как отслеживать цели ПИП

Одной из самых важных частей процесса PIP является отслеживание прогресса членов вашей команды с течением времени. Без этого вы не узнаете, работает ли ППЭ. 

Для этого убедитесь, что ваши цели и план действий находятся в одном месте. Слишком часто цели ставятся в электронных таблицах или презентациях, которые никак не связаны с реальной работой. Без связи между целями и задачами участники команды не смогут четко видеть, как они продвигаются и, что самое главное, совершенствуются. 

Именно поэтому мы в Asana встроили цели в наш продукт. Визуализируя цели и задачи рядом друг с другом, команда может: 

• Следить за соблюдением дедлайнов участниками команды

• Отслеживать прогресс команды в реальном времени

• Отслеживать цели по улучшению по сравнению с прошлыми оценками работы

• Планировать последующие встречи 

• Вовлекать участников команды в эти процессы для полной прозрачности

Отслеживайте ход выполнения ППЭ с помощью программного обеспечения для управления работой

План улучшения эффективности может вызвать чувство безотлагательности и мотивации у испытывающих трудности членов команды, побуждая их проявить себя с лучшей стороны. Помогая таким людям ставить цели, используйте инструмент вроде Asana, чтобы наблюдать за их успехами в реальном времени и мотивировать их двигаться дальше.