Как (и когда) говорить «нет» на работе

Соглашаться на новые впечатления — это здорово. Когда вы путешествуете, находите идеальную работу или вам предлагают интересную задачу на работе, «да» открывает для вас мир совершенно новым и вдохновляющим образом. Но в повседневной жизни, когда вы говорите «да» всему, вы рискуете срывать дедлайны или не успевать с задачами. 

Это может показаться неловким, но на работе нормально говорить как «да», так и «нет». И есть навыки, которые помогут вам чувствовать себя более комфортно. Узнайте, как научиться уверенно говорить «нет» на работе.

Зачем нужно уметь говорить «нет» на работе?

Возможно, вы сейчас задаётесь вопросом, почему это важно. Почему бы просто не сказать «да» и не сделать всех счастливыми? В какой-то степени это вполне логично — желание угодить людям на работе вполне естественно. И тем более, если просит начальник, особенно потому, что наши обязанности часто заключаются в поддержке работы нашей команды и начальника. 

Но суть в следующем: говорить «нет» — это способ установить границы. Согласие может принести кратковременное удовлетворение, но установление границ способствует созданию более счастливой и продуктивной рабочей среды для всех участников, а не только для вас. Но есть ряд причин, по которым стоит сказать «нет», помимо ваших личных интересов, в том числе:

• Если что-то не нужно. Вы знаете свою работу лучше, чем большинство других. Бывают случаи, когда менеджеры или руководители команд просят вас сделать что-то, что, по вашему мнению, либо не нужно, либо может даже навредить работе вашей команды. В таких ситуациях лучше сказать «нет» ради своей работы и команды. Это также показывает, что вы полностью понимаете свою работу.

• Чтобы предотвратить разрастание объёма. Когда вы определяете область проекта, вы и другие заинтересованные лица решаете, какие результаты вам нужно создать и к какому сроку. Если вы начнёте расширять обязанности и соглашаться на новые результаты, в какой-то момент вы выйдете за рамки дедлайна, что приведёт к разрастанию объёма.

• Чтобы продемонстрировать свои навыки руководства . Умение точно доносить информацию — желаемый навык для руководства. Умение говорить «нет» позволяет вам как более открыто сообщать о своей способности, так и структурировать свою рабочую нагрузку, чтобы оказывать наибольшее влияние. В свою очередь, это может открыть вам возможности для руководства.

• Показать, что на вас можно положиться. Это может показаться странным, но умение говорить «нет» укрепляет доверие. Например, отказываясь от задач, на которые у вас нет времени, вы показываете начальству и коллегам, что достаточно организованы, чтобы понимать свою загруженность. И когда вы берётесь за работу, они могут быть уверены, что вы её выполните. 

• Чтобы предотвратить выгорание. Выгорание и перегруженность набирают обороты. Исследования показывают, что почти каждый четвертый работник испытывает выгорание четыре или более раз в год, а 40% считают, что это неизбежная часть успеха. Соглашаясь на то, что вам не нравится, вы перегружаете себя работой, что приводит к недовольству и, если ничего не предпринимать, к выгоранию.

Соглашаясь на всё, вы снижаете свою продуктивность

Это может показаться странным, но говоря «да», вы на самом деле снижаете свою продуктивность. Это связано с тем, что чем больше у вас дел, тем сложнее сосредоточиться и расставить приоритеты в работе, которая имеет значение. Вот несколько примеров того, как склонность говорить «да» может навредить команде (а не помочь):

• Вы становитесь менее продуктивными и более перегруженными, потому что у вас слишком много дел.

• Вы можете начать обижаться или злиться, если постоянно говорите «да», когда знаете, что нужно сказать «нет».

• Соглашаясь на «одну вещь», вы фактически отказываетесь от всего остального, что могли бы сделать в это время, даже если эти задачи важнее.

• Вы работаете над чужой задачей, которая, хотя и важна, но не обязательно должна быть выполнена в первую очередь.

Когда говорить «нет»

Соглашаясь, вы чувствуете себя полезным членом команды. Но бывают случаи, когда следует сказать «нет», например:

• Когда вы заняты. Это должно быть интуитивно понятно, но когда работы становится слишком много, иногда вы слишком заняты, чтобы понять, насколько вы заняты. Постарайтесь говорить «нет» до того, как это произойдёт, чтобы не перегружать себя.

• Когда есть лучшее решение. Делегирование задач другим участникам команды — отличный способ сказать «нет», не отказываясь от выполнения работы.

• Это не соответствует вашей работе. Вам не всегда нужно оправдывать свой отказ. Иногда проект или задача просто не соответствуют вашим интересам или объёму работы, и вы просто не хотите этим заниматься. Если это не приоритет, этого достаточно, чтобы сказать «нет».

• Это не подходит для проекта. Вы опытный специалист в своей области, а это часто означает, что вы понимаете её лучше, чем ваш руководитель. Если запрос не соответствует вашей работе, смело отказывайтесь.

• Когда вы начинаете чувствовать обиду или гнев. Возможно, вы слишком часто говорите «да», и это знак, чтобы начать говорить «нет».

Семь советов, которые помогут вам вежливо (и профессионально) сказать «нет»

Многие из нас знают, что говорить «нет» полезно. Но это не значит, что это легко. Естественно, что мы стараемся не отказывать людям, особенно если просьбы исходят от руководства. Однако есть способы научиться говорить «нет». Следуя нескольким лучшим практикам, говорить «нет» станет более естественным.  

1. Знайте свою загруженность 

Прежде чем решить, говорить «да» или «нет», необходимо знать свою нынешнюю загрузку. Это поможет вам определить, с чем ещё (если вообще) вы можете справиться прямо сейчас, и напомнит о ваших нынешних приоритетах. Обычно это помогает вам понять, есть ли у вас способность, прежде чем кто-то спросит. 

Если вся информация собрана в одном центральном источнике достоверной информации, вы можете быстро и легко определить свою нынешнюю загруженность и способность выполнять дополнительные проекты. С помощью программного обеспечения для управления проектами можно отслеживать свою работу и делиться ею с другими заинтересованными сторонами, чтобы они могли легко проверить, можете ли вы поддерживать новые проекты. Назначение дедлайнов в зависимости от приоритета покажет вам, что происходит сейчас (по сравнению с тем, что будет дальше), и поможет вам продумать свой ежедневный график, чтобы увидеть, есть ли у вас дополнительное время. 

2. Начните с позитива 

Говоря «нет», прежде всего, начните с позитивного настроя. Фразы вроде «Большое спасибо…» или «Вы всегда замечательно находите такие возможности…» могут стать отличным способом показать, насколько вы цените то, что вас спрашивают, даже если вы не можете сказать «да» прямо сейчас. Будьте искренни. Подумайте, что вы действительно цените в том, что вас просят. Может быть, к вам обратились, потому что вы лучший в своём деле, ��ли это говорит о доверии. Прежде чем ответить, сделайте паузу и подумайте, почему человек обратился именно к вам. Затем используйте это, чтобы дать положительный ответ.

3. Вежливо и чётко отказывайтесь 

Позитивный настрой — это хорошо, но не стоит приукрашивать свой отказ. Чем более двусмысленно вы выразитесь, тем больше вероятность недопонимания. Убедитесь, что ваш отказ был ясным и прямым, чтобы не было места для недоразумений, которые могут непреднамеренно вызвать конфликт в будущем. 

4. Объясните причину

Честность в отказе поможет коллегам или руководителю команды понять, что это не личное. Вы говорите «нет», потому что у вас есть на то веская причина, и это помогает укрепить доверие между вами и другими участниками. Если вы отвечаете руководителю, конкретно укажите, чем вы сейчас заняты. Иногда этого достаточно, чтобы помочь ему понять, почему вы не можете сказать «да» на его просьбу. В противном случае это даст руководителю возможность снизить приоритет других задач в пользу новой. Всё это помогает предотвратить недоразумения в будущем. 

5. Предложите другое решение 

Иногда можно сказать «нет» с оговоркой. Возможно, вы не успеваете уложиться в нынешний дедлайн, но знаете, что сможете завершить проект через месяц. Или вы понимаете, что не лучший исполнитель для этой задачи, поэтому рекомендуете коллегу, который более квалифицирован в этой области. Даже если у вас нет готового решения, вы можете предложить помощь в поиске другого способа выполнения работы. Не так важно, а то, что вы предлагаете.

6. Будьте последовательны 

В некотором смысле, это самая сложная часть отказа. Когда приходится говорить «нет», естественно чувствовать себя плохо, особенно если вы хотели бы сказать «да». Но даже если это может показаться заманчивым, постоянные колебания не помогут никому из участников. Постарайтесь изучить все факторы, прежде чем сказать «нет», чтобы быть уверенным в своем решении. Затем придерживайтесь его как можно дольше.

7. Проявляйте эмпатию 

Может быть неприятно, если, например, коллега постоянно просит вас сделать то, что вы не можете или не хотите делать. Или если начальник постоянно добавляет вам обязанности в последнюю минуту. Обсуждение этих разочарований может быть полезным, но не менее полезно учиться и практиковать эмпатию. Например, возможно, этот коллега перегружен, но не знает, как попросить о помощи. Понимание того, как работа влияет на всех, может помочь всем заинтересованным сторонам понять друг друга, улучшить общение и упростить возможность сказать «нет» (и «да!»), когда это необходимо. 

Как сказать «нет» (с примерами)

Когда вы нервничаете по поводу чего-то, вам может помочь структура. В этом случае вам может понадобиться быстрый и простой способ сказать «нет». Эти примеры помогут вам решить, что именно сказать, когда вам нужно попрактиковаться в искусстве говорить «нет».

Если вы действительно не знаете, что делать, воспользуйтесь простой формулой, чтобы сформулировать вежливый отказ:

Положительный ответ + отказ + альтернативное решение 

Многие из них являются вариацией фраз «Нет, но…» или «Спасибо, что подумали обо мне». Как вы увидите, их можно адаптировать. Вы можете использовать фрагменты этих фраз, чтобы составить идеальный ответ, независимо от того, кто обращается к вам.

Как сказать «нет» начальнику

Часто это самое сложное. Вы можете отлично говорить «нет», но только не начальству. Это совершенно нормально и, честно говоря, ожидаемо. Но вы можете научиться отвечать, когда вам нужно отказать начальнику.

Во-первых, помните, что ваш начальник не обязательно знает обо всех ваших задачах. Поэтому, если он о чём-то просит, это не значит, что это важнее других ваших задач. Допустим, вы работаете над брифом проекта, который нужно сдать на следующей неделе. У вас дедлайн, и в проекте участвуют межфункциональные заинтересованные стороны, которые полагаются на вас. Ваш руководитель не знает, сколько у вас дел, и просит вас отредактировать для него несколько новых шаблонов. В этом случае можно ответить, что на этой неделе у вас нет на это времени, но вы с радостью займётесь этим после дедлайна. 

«Эти шаблоны кажутся отличным проектом! В данный момент я сосредоточен(-а) на завершении этого брифа проекта, но с удовольствием займусь этим позже. Можно я свяжусь с вами после презентации в следующую среду, чтобы назначить новый дедлайн?»

Помните, что вам могут отказать. Если шаблоны нужны ему раньше, то, возможно, он передаст этот проект одному из других участников вашей команды. 

Как говорить «нет» коллегам

Говорить «нет» коллегам тоже непросто. Это ваши участники команды, а иногда и друзья. Но когда вы сталкиваетесь с навязчивым: «Привет, можно тебя на минутку?» в напряженный день, полезно научиться мягко говорить «нет». 

Попробуйте ответить примерно так:

«Привет, (имя)! Я бы с удовольствием поговорил(-а) с вами об этом, но мой список задач сегодня переполнен. Может, поговорим завтра с утра? Или я могу ответить на это коротким письмом по электронной почте?»

Как сказать «нет» клиенту или заказчику

Даже если у вас хорошие отношения с клиентом или заказчиком, трудно честно говорить ему о своих ограничениях. Но это особенно важно в работе с клиентами, когда вы должны быть «включены» всё время. Представьте, что вы пытаетесь найти баланс между работой и личной жизнью. Ваш клиент обращается к вам в нерабочее время с быстрым вопросом, на который, как вы оба знаете, уйдет пять минут. Вот один из способов ответить:

«Спасибо, (имя), я очень ценю, что вы обратились ко мне с этим вопросом. Я займусь этим, как только приду на работу завтра утром».

Это устанавливает границу: вы не можете работать с клиентом в нерабочее время. Но при этом вы показываете, что готовы помочь, как только сможете. Если вы хотите пойти ещё дальше, можно настроить автоматический ответ, чтобы не оставлять человека в ожидании и при этом защитить своё личное время.

Как говорить «нет» в личной жизни

Чтобы научиться устанавливать границы и говорить «нет», важно перенести эту практику и в личную жизнь. Опять же, это может быть очень сложно. Мы хотим, чтобы близкие нам люди были счастливы, поэтому поначалу отказ может показаться уязвимостью и напугать. Допустим, ваш друг приглашает вас в Нью-Йорк на свой день рождения. Вы дорожите этим человеком и хотели бы поехать, но это потребует много денег и времени. Вы можете ответить примерно так:

«Звучит здорово! Но я не думаю, что смогу приехать на вечеринку. Давайте отпразднуем твой день рождения в другой раз. Может, поужинаем в следующие выходные?»

Нет означает «Нет, спасибо»

В конце концов, научившись говорить «нет», вы почувствуете себя увереннее и будете меньше перегружены на работе. Это показывает руководству, что вы честны, и может напомнить вашей команде, почему они вообще сделали запрос. Следуя структуре и используя эти советы, вы научитесь говорить «нет» профессионально.