Ежедневный список дел

Вы начинаете свой день с лучшими намерениями, но к обеду ваш ежедневный список задач оказывается погребён под уведомлениями Slack, срочными встречами и меняющимися приоритетами. В конце дня вы не можете вспомнить, что именно сделали, и это снижает продуктивность и моральный дух. Как же быть? Шаблон ежедневного списка дел, который фиксирует ваши задачи, обеспечивает ответственность и даёт чёткое представление о прогрессе.

Этот шаблон упорядочивает ваши ежедневные задачи в повторяющемся формате, который можно настроить для любого рабочего процесса, проекта или команды. Независимо от того, нужен ли вам шаблон списка дел для личного планирования или список повторяющихся задач для команды, этот гибкий и доступный для совместного использования шаблон Asana поможет вам упорядочить свой день. Вы можете отслеживать выполненные задачи, устанавливать даты сдачи и использовать нестандартные поля или флажки для визуализации хода работ в реальном времени.

Кому пригодятся шаблоны ежедневного списка дел?

Одна из наших ведущих дизайнеров раньше использовала шаблон списка задач, но задачи постоянно упускались из виду, а творческая работа откладывалась. После перехода на шаблон ежедневного списка дел в Asana проверки стали проводиться вовремя, и у команды наконец-то появилось время для выполнения основной работы по дизайну.

Шаблон ежедневного списка дел помогает отдельным сотрудникам и командам сосредоточиться на самом важном, упорядочивая быстро меняющуюся работу. Он позволяет уточнять приоритеты, назначать задачи и заменяет устаревшие стикеры, электронные таблицы и PDF-файлы. Этот кастомизируемый шаблон подходит для любого рабочего процесса, включая списки дел по адаптации новых сотрудников, уборке помещений или личной гигиене.

Простые в использовании шаблоны, подобные этому, полезны для людей, управляющих общими рабочими процессами, таких как офис-менеджеры, планировщики контента, ИТ-команды или любые другие лица, которые выполняют ежедневные задачи для нескольких заинтересованных сторон. Благодаря своей гибкости и кастомизируемости он адаптируется к рутинным процессам в любой сфере, включая здравоохранение, образование, розничную торговлю и удалённую работу.

Зачем использовать шаблон ежедневного списка дел от Asana?

Один из наших операционных менеджеров сказал, что это первый список дел, который не затерялся в электронной таблице и не затерялся в чьей-то почте. «Теперь, — сказала она, — я просто открываю представление проекта и знаю, что сделано, а что осталось».

Этот бесплатный шаблон ежедневного списка дел — это не просто список дел, а наглядный, действенный рабочий процесс, который можно масштабировать. Вы можете назначать ответственных, прикреплять файлы, устанавливать напоминания и автоматизировать повторяющиеся задачи, сохраняя всё в одном месте. Независимо от того, управляете ли вы своим ежедневным списком задач или создаёте распорядок дня для всей команды, Asana превращает списки дел в рабочие потоки.

Основные преимущества:

• Создайте последовательность с помощью повторяющегося шаблона списка дел на каждый день.

• Назначайте задачи с указанием сроков их выполнения и исполнителей, чтобы повысить ответственность.

• Настраивайте поля, флажки и теги в соответствии с потребностями вашего списка дел.

• Привязывайте подзадачи к более крупным целям, проектам или еженедельным спискам дел.

• Избавьтесь от рутинной работы с помощью автоматизации, которая сбрасывается ежедневно или еженедельно.

Как использовать этот шаблон ежедневного списка дел

Мы разработали этот шаблон так, чтобы его было легко использовать и делиться им. Вы можете скопировать его в любой проект, адаптировать для личного или командного использования и изменить такие поля, как даты сдачи или приоритеты.

Этот список дел состоит из ключевых разделов: «Список задач», «Приоритетные задачи», «Распределение времени», «Инструменты и ресурсы» и «Анализ и корректировки». Каждый раздел уже представлен в виде «Списка» в Asana для удобства использования. Вы также можете переключаться между видами, такими как Календарь, доска или хронология, в соответствии с предпочитаемым стилем работы.

Шаг 1. Создайте список ежедневных задач

Начните с записи всего, что обычно происходит в течение дня, от командных совещаний до встреч с клиентами. Подумайте о повторяющихся задачах, ежедневных отчётах, проверке почты или административных обязанностях. Сбор всех этих элементов в одном месте закладывает основу для надёжного ежедневного рабочего процесса.

Затем перенесите эти элементы в шаблон Asana, используя отдельные задачи или подзадачи. Так у вас будет отдельное место для отслеживания хода выполнения, установки дедлайнов и добавления заметок по каждому заданию. Например, менеджер по маркетингу может добавить такие задачи, как «проверить панель задач с аналитикой» или «проверить материалы кампании».

В шаблоне это соответствует разделу «Список задач». Это ваша общая зона хранения для всей потенциальной повседневной работы. По мере накопления задач вы будете перемещать самые срочные из них в следующий раздел.

Шаг 2. Организуйте задачи по категориям или времени

Вы можете сортировать задачи по времени суток (утро, полдень, вечер) или по функциям (работа с клиентами, администрирование, общение с командой). Организация по категориям помогает мысленно подготовиться к различным типам заданий и снижает необходимость переключения между контекстами. Кроме того, так проще просматривать список дел.

В Asana используйте раздел «Приоритетные задачи», чтобы вывести из бэклога срочную или важную работу. Этот раздел помогает сосредоточиться на самом важном в данный момент. Особенно хорошо это работает в сочетании с датами сдачи и полями приоритета.

Шаг 3. Назначьте задачи и даты сдачи

В совместных списках дел назначение задач отдельным участникам команды обеспечивает прозрачность и ответственность. Используйте даты и время сдачи, если конкретные задачи должны быть завершены в установленные сроки. Это особенно полезно для повторяющихся задач, таких как отправка отчётов или подготовка к совещаниям.

Для улучшения отслеживания также можно использовать нестандартные поля, такие как уровень приоритета, тип задания или оценка времени. Эти метки помогают участникам команды сортировать работу и эффективно управлять своим днём. Например, руководитель продукта может назначить поле «Высокий приоритет» для «устранения открытых ошибок».

Этот процесс можно дополнить разделом «Распределение времени». Используйте его, чтобы визуализировать, сколько времени могут занять задачи, или группировать элементы по рабочим блокам. Например, можно запланировать 90 минут на глубокую работу до обеда и оставить административные задачи на вторую половину дня.

Шаг 4. Отслеживайте ход выполнения и завершенные задачи

По мере выполнения списка дел отмечайте каждое задание как завершённое с помощью флажка или поля статуса. Это позволит упорядочить рабочий процесс и даст ощущение прогресса. Кроме того, к каждой задаче можно добавлять комментарии или прикреплять соответствующие файлы.

Просмотрите, что вы сделали, а что нет. Используйте фильтры, чтобы просматривать только незавершённые задачи, а затем переносите их или переназначайте по мере необходимости. Используйте раздел «Анализ и корректировки» в нижней части шаблона, чтобы отслеживать незавершённые задачи, планировать следующий день или отмечать препятствия. Это также отличное место для добавления ретроспективных комментариев или наблюдений за производительностью.

Шаг 5. Настройка и автоматизация

Настройте макет списка дел, поля и уведомления в соответствии с вашим рабочим процессом. Для лучшей организации можно добавить зависимости между задачами, повторяющиеся настройки или цветовые метки. Эти простые корректировки сделают ваш список дел целенаправленным, а не шаблонным.

Затем используйте функции автоматизации Asana, чтобы сократить ручное обслуживание. Например, можно создать правило, которое будет автоматически удалять завершённые задачи в конце каждого дня или дублировать список дел на следующий рабочий день. Это гарантирует, что ваш список дел будет обновляться без дополнительной работы с вашей стороны.

Вы также можете добавить раздел «Инструменты и ресурсы» для быстрого доступа к ссылкам, СОПам или другой документации. Таким образом, вы централизуете всё, что нужно для завершенного списка дел. Больше не нужно переключаться между вкладками или искать потерянные PDF-файлы. Попробуйте закрепить ключевые файлы или встроить соответствующие панели задач с помощью вкладок «Файлы» или «Обзор».

Функции списка дел в Asana

Функции — это встроенные инструменты, которые адаптируют этот шаблон ежедневного списка дел к вашему рабочему процессу. Мы выбрали несколько наших любимых, но вы можете просмотреть полный список функций здесь.

Повторяющиеся задачи

Настройте повторение задач ежедневно, еженедельно или по собственному расписанию. Они идеально подходят для проверок, обслуживания или напоминаний о заботе о себе. Asana автоматически создаст новую задачу после того, как предыдущая будет отмечена как завершённая.

Нестандартные поля

Добавляйте контекст к каждой задаче с помощью выпадающих списков, тегов или флажков. Отслеживайте такие параметры, как срочность, статус или местоположение, с помощью визуальных подсказок, которые помогут вам действовать быстро.

Зависимости между задачами

Используйте зависимости, чтобы указать, какие задачи зависят от других. Это полезно, если ваш ежедневный список дел включает действия, которые должны быть завершены в определённом порядке, например сбор данных перед составлением отчёта.

Представления проектов

Переключайтесь между видами «Список», «Доска» и «Календарь» в соответствии с тем, как работает ваш мозг. Используйте Календарь для визуального планирования или доску для управления категориями задач, например, шаблоном списка дел для печати, но в динамичном и цифровом формате.

Правила и автоматизация

Автоматизируйте рутинные действия, такие как назначение задач, установка дат сдачи или перемещение элементов, отмеченных как завершённые. Эти автоматизации помогают сократить объём ручной работы и сосредоточиться на списке.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции — это приложения, которые подключаются к Asana для упрощения работы. Они помогают синхронизировать инструменты, сократить переключение между вкладками и собирать обновления в одном месте. Полный список можно найти в галерее приложений.

Календарь Google

Синхронизируйте свой ежедневный список задач с Календарём. Вы можете видеть, что нужно сделать, наряду с вашими встречами, или блокировать время для выполнения важных задач.

Slack

Превращайте сообщения в задачи и информируйте участников команды, не выходя из Slack. Удобно для общих повседневных рабочих процессов или быстрого назначения задач.

Zapier

Создавайте zap-ы, которые автоматически добавляют элементы в список дел на основе триггеров, таких как отправка форм или электронных писем. Отлично подходит для автоматизации списков покупок, планирования событий или списков дел для поездок.

Google Таблицы

Экспортируйте свой список дел для резервного копирования, отчетности или печати. Идеально подходит для команд, которым нужен шаблон списка дел на день в формате Excel или Google Документов.

Clockify

Используйте ИИ, чтобы выделить время на выполнение задач из списка. Эта интеграция полезна для команд, которые используют таймбоксинг или которым нужно выделить время для концентрации на работе.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах ежедневного списка дел