Ежедневный список дел

Вы начинаете свой день с лучшими намерениями, но к обеду ваш ежедневный список «Нужно сделать» оказывается погребён под уведомлениями Slack, срочными встречами и меняющимися приоритетами. В конце дня вы не можете вспомнить, что именно сделали, и это снижает продуктивность и моральный дух. Как же быть? Шаблон ежедневного списка дел, который фиксирует ваши задачи, обеспечивает ответственность и дает упорядоченное представление о вашем прогрессе.

Этот шаблон упорядочивает ваши ежедневные задачи в повторяющийся формат, который можно настроить для любой рутины, проекта или рабочей нагрузки команды. Независимо от того, нужен ли вам шаблон списка дел для личного планирования или список повторяющихся задач для команды, этот гибкий и доступный для совместного использования шаблон Asana поможет вам упорядочить свой день. Вы можете отслеживать выполненные задания, устанавливать даты сдачи и использовать нестандартные поля или флажки для визуализации прогресса в реальном времени.

Кому пригодятся шаблоны ежедневного списка дел?

Одна из наших ведущих дизайнеров раньше использовала шаблон списка «Нужно сделать», но задачи постоянно ускользали от внимания, а творческая работа отодвигалась на второй план. После перехода на шаблон ежедневного списка дел в Asana проверки стали проводиться вовремя, и у команды наконец-то появилось время для выполнения основной работы по дизайну.

Шаблон ежедневного списка дел помогает отдельным сотрудникам и командам сосредоточиться на самом важном, упорядочивая быстро меняющуюся работу. Он уточняет приоритеты, назначает дела и заменяет устаревшие стикеры, электронные таблицы и бесплатные печатные PDF-форматы. Этот кастомизируемый шаблон подходит для любой рабочей нагрузки, включая списки дел для адаптации новых сотрудников, уборки помещений или личной гигиены.

Простые в использовании шаблоны, подобные этому, полезны для людей, управляющих общими рабочими нагрузками, таких как офис-менеджеры, планировщики контента, ИТ-команды или любые другие лица, которые выполняют ежедневные задания для нескольких заинтересованных сторон. Благодаря своей гибкости и кастомизируемости он адаптируется к рутинным процессам в любой сфере, включая здравоохранение, образование, розничную торговлю и удалённую работу.

Зачем использовать шаблон ежедневного списка дел от Asana?

Один из наших операционных менеджеров сказал, что это первый список дел, который не затерялся в электронной таблице и не затерялся в чьей-то почте. «Теперь, — сказала она, — я просто открываю представление проекта и знаю, что сделано, а что осталось».

Этот бесплатный шаблон ежедневного списка дел — это не просто список дел, а визуальная, действенная рабочая нагрузка, которая масштабируется. Вы можете назначать ответственных, прикреплять файлы, устанавливать напоминания и автоматизировать повторяющиеся задания, сохраняя всё в одном месте. Независимо от того, управляете ли вы своим ежедневным списком «Нужно сделать» или создаёте распорядок дня для всей команды, Asana превращает списки дел в рабочие процессы.

Основные преимущества:

• Создайте последовательность с помощью повторяющегося шаблона списка дел на каждый день.

• Назначайте задания с указанием сроков их выполнения и исполнителей, чтобы повысить ответственность.

• Настраивайте поля, флажки и теги в соответствии с потребностями вашего списка дел.

• Привязывайте подзадания к более крупным целям, проектам или еженедельным спискам дел.

• Избавьтесь от рутинной работы с помощью автоматизации, которая сбрасывается ежедневно или еженедельно.

Как использовать этот шаблон ежедневного списка дел

Мы разработали этот шаблон так, чтобы его было легко использовать и делиться им. Вы можете скопировать его в любой проект, адаптировать для личного или командного использования и изменить такие поля, как даты сдачи или приоритеты.

Этот список дел состоит из ключевых разделов: «Список задач», «Приоритетные задачи», «Распределение времени», «Инструменты и ресурсы» и «Анализ и корректировки». Каждый раздел уже представлен в виде «Списка» в Asana для удобства использования. Вы также можете переключаться между видами, такими как Календарь, Доска или Хронология, в соответствии с предпочитаемым стилем работы.

Шаг 1. Создайте список ежедневных заданий

Начните с записи всего, что обычно происходит в течение дня, от командных совещаний до встреч с клиентами. Подумайте о повторяющихся задачах, ежедневных отчётах, проверке почты или административных обязанностях. Сбор всех этих элементов в одном месте закладывает основу для надежной ежедневной рабочей нагрузки.

Затем перенесите эти элементы в шаблон Asana, используя отдельные задания или подзадания. Так у вас будет отдельное место для отслеживания прогресса, установки дедлайнов и добавления заметок по каждому заданию. Например, менеджер по маркетингу может добавить такие задания, как «проверить панель задач по аналитике» или «проверить материалы кампании».

В шаблоне это соответствует разделу «Список заданий». Это ваша общая зона хранения для всей потенциальной повседневной работы. По мере накопления здесь заданий вы будете перемещать самые срочные из них в следующий раздел.

Шаг 2. Организуйте задания по категориям или времени

Вы можете сортировать задания по времени суток (утро, полдень, вечер) или по функциям (работа с клиентами, администрирование, общение с командой). Организация по категориям помогает мысленно подготовиться к различным типам заданий и снижает необходимость переключения между контекстами. Кроме того, так проще просматривать список дел.

В Asana используйте раздел «Приоритетные задания», чтобы переносить из бэклога срочную или важную работу. Этот раздел помогает сосредоточиться на самом важном в данный момент. Особенно хорошо это работает в сочетании с датами сдачи и полями приоритета.

Шаг 3. Назначьте задания и даты сдачи

В совместных списках дел назначение заданий отдельным коллегам по команде обеспечивает прозрачность и ответственность. Используйте даты и время сдачи, если конкретные задания должны быть выполнены в установленные сроки. Это особенно полезно для повторяющихся заданий, таких как отправка отчётов или подготовка к совещаниям.

Для улучшения отслеживания также можно использовать нестандартные поля, такие как уровень приоритета, тип задания или оценка времени. Эти метки помогают участникам команды сортировать работу и эффективно управлять своим днём. Например, руководитель продукта может назначить поле «Высокий приоритет» для «устранения открытых ошибок».

Этот процесс можно дополнить разделом «Распределение времени». Используйте его, чтобы визуализировать, сколько времени могут занять задания, или сгруппировать элементы по рабочим блокам. Например, можно запланировать 90 минут на глубокую работу до обеда и оставить административные задания на вторую половину дня.

Шаг 4. Отслеживайте ход выполнения и завершённые задания

По мере выполнения списка дел отмечайте каждое задание как выполненное с помощью флажка или поля статуса. Это позволит вам поддерживать порядок в рабочей нагрузке и даст ощущение прогресса. К каждому заданию также можно добавлять комментарии или прикреплять соответствующие файлы.

Просмотрите, что вы сделали, а что нет. Используйте фильтры, чтобы просматривать только незавершённые задания, а затем переносите их или переназначайте по мере необходимости. Используйте раздел «Анализ и корректировки» в нижней части шаблона, чтобы отслеживать незавершённые задачи, планировать следующий день или отмечать препятствия. Это также отличное место для добавления ретроспективных комментариев или наблюдений за производительностью.

Шаг 5. Настройка и автоматизация

Измените макет списка дел, поля и уведомления в соответствии с вашей рабочей нагрузкой. Чтобы улучшить организацию, можно добавить зависимости между заданиями, повторяющиеся настройки или цветовые метки. Эти простые корректировки сделают ваш список дел целенаправленным, а не шаблонным.

Затем используйте функции автоматизации Asana, чтобы сократить ручное обслуживание. Например, можно создать правило, которое будет автоматически удалять выполненные задания в конце каждого дня или дублировать список дел на следующий рабочий день. Это гарантирует, что ваш список дел будет обновляться без дополнительной работы с вашей стороны.

Вы также можете добавить раздел «Инструменты и ресурсы» для быстрого доступа к ссылкам, СОПам или другой документации. Таким образом, вы централизуете всё, что нужно для выполнения списка дел. Больше не нужно переключаться между вкладками или искать потерянные PDF-файлы. Попробуйте закрепить ключевые файлы или встроить соответствующие панели задач с помощью вкладок «Файлы» или «Обзор».

Функции списка дел в Asana

Функции — это встроенные инструменты, которые позволяют адаптировать этот шаблон ежедневного списка дел к вашей рабочей нагрузке. Мы выбрали несколько наших любимых, но вы можете просмотреть полный список функций здесь.

Повторяющиеся задания

Настройте повторение заданий ежедневно, еженедельно или по собственному расписанию. Они идеально подходят для напоминаний о проверках, обслуживании или уходе за собой. Asana автоматически создаст новое задание после того, как текущее будет отмечено как выполненное.

Нестандартные поля

Добавляйте контекст к каждому заданию с помощью выпадающих списков, тегов или флажков. Отслеживайте такие параметры, как срочность, статус или местоположение, с помощью визуальных подсказок, которые помогут вам действовать быстро.

Зависимости между задачами

Используйте зависимости, чтобы указать, какие задания зависят от других. Это полезно, если ваш ежедневный список дел включает действия, которые необходимо выполнить в определённом порядке, например сбор данных перед составлением отчёта.

Представления проектов

Переключайтесь между видами «Список», «Доска» и «Календарь» в соответствии с тем, как работает ваш мозг. Используйте Календарь для визуального планирования или Доску для управления категориями заданий, например, шаблоном списка дел для печати, но в динамичном и цифровом формате.

Правила и автоматизация

Автоматизируйте рутинные действия, такие как назначение заданий, установка дат сдачи или перемещение элементов после их выполнения. Эти автоматизации помогают сократить объём ручной работы и сосредоточиться на списке.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции — это приложения, которые подключаются к Asana для упрощения работы. Они помогают синхронизировать инструменты, сократить переключение между вкладками и собирать обновления в одном месте. Полный список можно найти в галерее приложений.

Календарь Google

Синхронизируйте свой ежедневный список «Нужно сделать» с Календарём. Вы можете видеть, что нужно сделать, наряду с вашими встречами, или блокировать время для выполнения важных заданий.

Slack

Превращайте сообщения в дела и держите коллег по команде в курсе, не выходя из Slack. Удобно для совместной повседневной рабочей нагрузки или быстрого назначения заданий.

Zapier

Создавайте zap-ы, которые автоматически добавляют элементы в список дел на основе триггеров, таких как отправка формы или электронных писем. Отлично подходит для автоматизации списков покупок, планирования событий или списков дел для поездок.

Google Таблицы

Экспортируйте свой список дел для резервного копирования, отчетности или печати. Идеально подходит для команд, которым нужен шаблон списка дел на день в формате Excel или Google Документов.

Clockify

Используйте ИИ, чтобы выделить время на выполнение заданий из списка. Эта интеграция полезна для команд, которые используют таймбоксинг или которым нужно выделить время для концентрации.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах ежедневного списка дел