Еженедельный список задач

Бумажный еженедельный планировщик, составленный вручную, может подойти для личного использования, но давайте будем честны: как бы вы ни старались придерживаться своего графика, всё меняется. Возникают проблемы, которые полностью меняют ваш день, и с ними трудно справиться с помощью печатного списка задач. Для управления задачами гораздо лучше использовать настраиваемый цифровой шаблон еженедельного списка задач, который можно редактировать несколькими простыми щелчками мыши. 

Как использовать шаблон еженедельного списка задач

Создать и использовать шаблон еженедельного списка задач просто, особенно если он оцифрован. Чтобы создать свой собственный шаблон, выполните следующие действия:

1. Создайте новый проект (если вы используете программное обеспечение для управления проектами, настройте его как канбан-доску для удобства просмотра).

2. Создайте разделы для каждого дня недели. 

3. Добавьте список задач в каждый раздел.

4. Назначьте исполнителей, даты сдачи и зависимости проекта по мере необходимости.

5. И приступайте к работе!

5 преимуществ использования цифрового шаблона еженедельного списка задач

Хотя печатные шаблоны списков задач и рабочие листы могут быть полезны для отслеживания личных задач, они недостаточно гибкие, чтобы адаптироваться к скорости вашего рабочего процесса. Для этого вам следует обратить внимание на программное обеспечение для управления проектами.

Цифровые шаблоны списков задач на неделю упрощают планирование и помогают вам двигаться вперёд, поскольку в них есть удобный макет, показывающий всё, что нужно завершить за неделю. Обратите внимание, что если у вас много ежедневных задач, шаблон еженедельного планирования может оказаться слишком громоздким. В этом случае вам, вероятно, лучше использовать шаблон списка задач на день.

Независимо от того, используете ли вы шаблон для ежедневного или еженедельного планирования, шаблон списка задач даёт множество преимуществ. Это универсальная система, которую можно настроить и забыть о ней. 

Возможности, которые даёт шаблон списка задач на неделю:

1. Создавать новый список задач на неделю за считанные секунды

Создайте нестандартный шаблон один раз и используйте его постоянно. Создав шаблон еженедельного списка задач на платформе для управления проектами, вы можете автоматически создавать новый список каждую неделю одним нажатием кнопки. 

2. Видеть всю неделю одним взглядом

Организуйте свою неделю за один присест. Затем, когда вам нужно будет оценить свою загруженность, вы сможете просто открыть текущий список задач на неделю, посмотреть, что уже выполнено, и понять, какие важные задачи ещё требуют вашего внимания. Кроме того, цифровая платформа позволяет просматривать предстоящую неделю в нескольких макетах списка задач, которые недоступны в PDF-файлах и печатных шаблонах списков дел.

3. Реорганизуйте и реструктурируйте работу несколькими простыми кликами

Со временем ваша рабочая нагрузка будет меняться. Будь то новая роль или просто изменение приоритетов, вам нужен шаблон еженедельного списка задач, который будет таким же гибким, как и вы. Настроив шаблон на платформе для управления работой, вы сможете адаптировать его к новым потребностям по мере изменения рабочего процесса и обязанностей. 

4. Автоматизируйте еженедельную работу

Автоматизация еженедельной работы с помощью шаблона полезна для повторяющихся задач, к которым можно добавлять зависимости и документы. Вы также можете связать рабочие процессы со списками задач и организовать их так, чтобы все задачи находились именно там, где вам нужно.

5. Свяжите задачи с более крупной целью

В повседневной работе легко упустить из виду общую картину. Связав еженедельные задачи в шаблоне с целями, вы сможете отслеживать ход выполнения работ и отмечать важные этапы проекта в реальном времени.

Интегрированные функции

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий — по сути, «когда происходит X, делайте Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

• Мои задачи. «Мои задачи» — это персонализированный раздел, в котором отображаются все назначенные вам задачи, независимо от того, к какому проекту или группе они относятся. Визуализируя все свои дела в одном месте, вы можете сортировать и расставлять приоритеты, чтобы ничего не упустить. В разделе «Мои задачи» можно переключаться между видами «Список», «Доска» и «Календарь», чтобы работать так, как вам удобно.

Рекомендуемые приложения

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задач, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• OneDrive. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенной в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и других приложений.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google рабочее место, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

Шаблоны списков задач на неделю — это простой способ управлять повседневными задачами. Создайте шаблон еженедельного списка задач и организуйте свою работу за считанные минуты.

Вопросы и ответы