Шаблон штатного расписания

Когда команда быстро растёт, управление ресурсами может превратиться в жонглирование. Без надлежащего планирования предстоящие проекты могут застопориться из-за неопределённых потребностей в персонале или неравномерной загрузки. Шаблон плана распределения персонала помогает централизованно визуализировать роли, обязанности и способность сотрудников. С помощью этого шаблона вы создадите план, который позволит вам своевременно находить нужных людей для нужной работы.

Шаблон планирования персонала от Asana упрощает организацию рабочей силы по набору навыков, хронологии или отделу. Независимо от того, управляете ли вы сезонным наймом, запуском крупного проекта или ежедневным планированием команды, этот простой шаблон плана укомплектования штата поможет вам стратегически распределять ресурсы и адаптироваться по мере изменения приоритетов.

Кому нужны шаблоны планов распределения персонала?

В Asana мы видим, что команды всех типов используют шаблоны кадрового обеспечения для координации приоритетов. Подробный план распределения персонала предотвращает выгорание участников команды, помогает принимать решения о найме и гарантирует, что каждая роль напрямую способствует достижению бизнес-целей.

Отдел кадров и команды по работе с персоналом

Специалисты по кадрам используют планы укомплектования штата для прогнозирования потребностей в найме, составления бюджета на заработную плату и поддержания сбалансированной структуры команды. Шаблон обеспечивает прозрачный обзор нынешних и будущих потребностей в персонале.

Менеджеры проектов

Руководители проектов используют шаблон матрицы укомплектования штата, чтобы выявлять пробелы в навыках и эффективно распределять ресурсы. Это важный инструмент для координации людей с хронологиями проектов, особенно в межфункциональных средах.

Руководители отделов

Руководители команд используют шаблон для координации рабочей нагрузки, оценки производительности и принятия обоснованных решений о перераспределении персонала или утверждении новых сотрудников.

Финансовые и операционные команды

Специалисты по операционной деятельности и финансовые менеджеры используют промежуточные шаблоны, чтобы понять, как распределяются ресурсы и связанные с этим затраты.

Зачем использовать шаблон плана распределения персонала от Asana

Когда вы можете видеть весь персонал вместе с хронологиями проектов, вам будет проще выявлять узкие места, решать проблемы со способностью и заранее планировать стратегию кадрового обеспечения.

Преимущества использования шаблона плана распределения персонала:

• Согласование людей, навыков и приоритетов в едином рабочем пространстве

• Прогнозирование потребностей в персонале и сроков найма

• Балансировка загрузки для предотвращения выгорания и срыва дедлайнов

• Повышение прозрачности распределения ресурсов между командами и проектами

• Экономия времени благодаря адаптируемому и простому шаблону плана распределения персонала, который можно масштабировать в соответствии с потребностями организации

Как использовать этот шаблон плана распределения персонала

Этот шаблон плана укомплектования персоналом помогает командам по управлению персоналом, руководителям и владельцам бизнеса согласовывать работу людей с целями организации. Он позволяет организовать все элементы планирования рабочей силы, чтобы вы могли создать план персонала, который поддерживает как краткосрочные, так и долгосрочные приоритеты.

Разделы и столбцы шаблона представляют собой дорожную карту для оценки нынешней ситуации с кадрами, устранения пробелов и подготовки к будущим потребностям в персонале. Выполните следующие действия, чтобы получит�� максимальную отдачу от бесплатной версии шаблона Asana.

Шаг 1. Согласование кадрового плана с бизнес-стратегией

Начните с раздела «Стратегическое согласование». Опишите, как ваши кадровые цели связаны с целями компании и предстоящими инициативами. Добавьте бизнес-цели к каждой задаче, чтобы кадровые решения напрямую поддерживали вашу общую бизнес-стратегию.

Укажите все запланированные конкретные проекты или области роста, которые повлияют на процесс найма. Это раннее согласование помогает гарантировать, что каждый сотрудник будет назначен на правильную роль для достижения приоритетов организации.

Шаг 2. Проанализируйте свою рабочую силу и спрогнозируйте потребности

Перейдите в раздел «Анализ и прогнозирование персонала», чтобы оценить нынешний штат и спрогнозировать будущие потребности. Используйте столбцы «Ключевые навыки», «Производительность» и «Стаж», чтобы собрать ценную аналитику о существующей команде.

Этот раздел поможет вам определить количество штатных работников, количество, необходимое для роста, и способы оптимизации штатного расписания в разных отделах. Сопоставив данные о специалистах, вы сможете предвидеть нехватку кадров и подготовиться к будущему расширению.

Шаг 3. Проведите анализ пробелов

В разделе «Анализ пробелов» сравните нынешний штат с прогнозируемыми потребностями. Используйте столбцы «Требуемые навыки» и «Показатели успешности», чтобы выделить области, где необходимо дополнительное обучение или найм.

Анализ пробелов помогает заранее спланировать замещение кадров, выявляя области, в которых не хватает конкретных навыков или глубины. Это также полезный инструмент для владельцев бизнеса и HR-команд, позволяющий планировать целевое развитие или усилия по подбору персонала.

Шаг 4. Создайте стратегии кадрового обеспечения

В разделе «Стратегии кадрового обеспечения» определите, как вы будете устранять выявленные пробелы. Создайте задачи для новых сотрудников, внутренних переводов или подрядчиков, чтобы сбалансировать загрузку и способности. Также можно добавить детали плана обучения и инициативы, повышающие вовлеченность и удержание работников. 

Шаг 5. Планирование бюджета и ресурсов

В разделе «Бюджет и ресурсы» оцените заработную плату, льготы и общие затраты на оплату труда. Добавьте задачи для проверки подтверждений финансирования и отслеживания прогресса в достижении целей по распределению ресурсов. Этот раздел бюджетирования обеспечивает соответствие вашей кадровой модели финансовым ограничениям и прогнозам роста. 

Шаг 6. Внедрение, контроль и анализ

Используйте разделы «Внедрение» и «Анализ», чтобы завершить работу над планом, распределить обязанности и отслеживать результаты. Включите повторяющиеся задачи для оценки успешности кадрового обеспечения в соответствии с планом проекта и важными этапами рабочего процесса.

Добавьте контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс в удержании и производительности с течением времени. Это гарантирует, что ваш план останется гибким и эффективным даже при изменении приоритетов, процесса увольнения или реструктуризации.

Функции планирования и постановки целей в Asana

Функции Asana превращают шаблон плана укомплектования персоналом в полностью интерактивный инструмент для управления персоналом. Мы включили в этот шаблон несколько функций для постановки целей и планирования, но вы можете настроить его с помощью любой функции из нашей библиотеки.

Настраиваемые поля

Используйте настраиваемые поля для отслеживания отдела, должности, способности или назначения проекта. С помощью нестандартных полей можно легко сортировать и фильтровать данные о персонале в зависимости от роли или загрузки.

Хронология

Визуализируйте план укомплектования персоналом с помощью представления в стиле диаграммы Ганта. Узнайте, кто доступен, кто перегружен и где могут возникнуть пробелы в найме в будущем.

Загрузка

Контролируйте способность команды выполнять работу в реальном времени. Функция «Загрузка» позволяет выявлять дисбаланс и перераспределять работу до того, как произойдёт выгорание.

Автоматизация

Используйте правила Asana для автоматизации обновления штатного расписания. Автоматически назначайте задачи при изменении ролей или отправляйте уведомления при добавлении новых сотрудников в ваш план.

Панели задач

Получайте аналитику по данным о персонале с помощью кастомизируемых панелей задач. Отслеживайте прогресс в найме и показатели выполнения ролей для принятия стратегических решений.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов кадрового планирования

Интеграции делают шаблон плана укомплектования персоналом в Asana ещё более мощным, объединяя его с инструментами, которые уже используются в вашей команде. Посетите наш центр приложений для интеграции, чтобы найти платформы, которые вы регулярно используете.

Slack

Отправляйте обновления по кадровому обеспечению и напоминания о найме непосредственно в каналы Slack. Обеспечьте быстрое и прозрачное общение между отделом кадров и руководителями отделов.

Google Таблицы

Синхронизируйте данные о персонале с Google Таблицами для проведения углублённого анализа или создания отчётов о численности персонала. Идеально подходит для создания ежеквартальных сводок или визуальных отчётов.

Workato

Подключите Asana к Workday, чтобы автоматически обновлять данные о работниках, новых сотрудниках и изменениях ролей в рамках вашего плана укомплектования персоналом.

Календарь Outlook

Синхронизируйте графики работников и отпуска непосредственно с планом укомплектования персоналом. 

Tableau

Создавайте продвинутые отчёты и визуализации по загруженности команды, тенденциям рабочей нагрузки и прогнозам кадрового обеспечения для обзоров со стороны руководства.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах планов укомплектования персоналом