Как использовать GAP-анализ для достижения целей компании

Представьте себе следующую ситуацию: ваша команда собирается приступить к стратегическому планированию на следующий год, но не знает, с чего начать. Что вы будете делать?

Анализ пробелов (также известный как анализ потребностей) — это процесс сравнения нынешней эффективности Business с желаемой. Он помогает определить «разрыв» между текущим состоянием Business и желаемым. Короче говоря, вы ищете то, чего не хватает.

Что такое GAP-анализ?

Анализ недочётов (также известный как анализ потребностей) — это процесс сравнения нынешней эффективности вашего бизнеса с желаемой. «Пробел» в GAP-анализе — это то, где находится ваш Business в настоящее время по сравнению с тем, где вы хотите, чтобы он находился. 

Создание GAP-анализа может помочь вашему Business несколькими способами. Вот как это сделать:

• Мозговой штурм стратегий. Создание GAP-анализа поможет стратегическим командам определить потенциальные планы действий, которые они могут использовать для достижения своих целей. 

• Выявление слабых мест. Если ваш бизнес не работает так, как ожидалось, анализ недочётов поможет вашей команде выяснить основную причину некоторых пробелов в производительности. 

• Измерение фактических ресурсов. Если в конце года у вашей команды остался избыток ресурсов, анализ недочётов поможет определить, как именно всё работало и как были распределены ресурсы, чтобы их можно было использовать более эффективно в будущем.

Преимущества использования анализа пробелов

Создание GAP-анализа — это способ пересмотреть свои нынешние стратегии, чтобы увидеть, что работает, а что ещё нужно. Выполнение одного из них может помочь вашему Business несколькими способами, включая:

• Выявление слабых мест. Если ваш бизнес не работает так, как ожидалось, вы можете использовать анализ недочётов, чтобы помочь своей команде выяснить основную причину отставания от ожидаемой производительности. 

• Измерение нынешних ресурсов. Если в конце года у вашей команды остаётся избыток ресурсов, анализ недочётов поможет определить, как именно они были распределены, чтобы их можно было более эффективно использовать в будущем.

Когда следует проводить анализ недочётов

Анализ недочётов — это полезный инструмент для управления проектами, который поможет вам определить, как добраться из точки А в точку Б. Хотя анализ недочётов можно использовать в любое время, вы можете получить максимальную отдачу от своего анализа, если примените его стратегически к конкретному проекту или инициативе. Ниже приведены несколько сценариев, в которых использование GAP-анализа поможет вам собрать контекстные данные, необходимые для улучшения вашего Business.

Во время стратегического планирования

Если ваша команда хочет создать стратегический план роста, использование GAP-анализа на раннем этапе процесса стратегического планирования может стать хорошей отправной точкой. Анализ недочётов даёт основанные на данных рекомендации о том, как ваша команда переходит от нынешнего состояния к конкретной конечной цели. Например, если вы планируете стратегию на следующий квартал, то с помощью GAP-анализа можно проанализировать, чего вы достигли в нынешнем квартале. Сравните это с целями, которые вы изначально поставили, и вы сможете определить возможности для улучшения в ближайшие месяцы.

При обнаружении проблем с производительностью

Если ваша команда неожиданно начала работать неэффективно, GAP-анализ может стать полезным инструментом для выявления любых недостатков. Как только вы определите основную причину отставания в нынешней ситуации, ваша команда сможет улучшить процессы, чтобы исправить проблему без прерывания производства. Например, менеджер проекта на сборочной линии может заметить, что производство не соответствует ожиданиям. После завершенного GAP-анализа он обнаруживает, что первопричиной является проблема с некоторыми механизмами. Теперь он точно знает, что нужно исправить, чтобы улучшить производство.

Когда заинтересованным лицам нужен дополнительный контекст

Если ваша команда собирает информацию для инвесторов или для других бизнес-требований, анализ недочётов может быть чрезвычайно полезным инструментом. В таких ситуациях он полезен, потому что предоставляет больше контекстной информации, чем просто цифры. Если руководство обеспокоено тем, что ваша команда по какой-либо причине работает неэффективно, GAP-анализ поможет развеять любые опасения с помощью подробного плана того, как ваша команда собирается устранить пробелы. 

Примеры gap-анализа

Лучшее время для использования GAP-анализа — когда вы ищете способы улучшить ситуацию или понимаете, что что-то работает не так, как ожидалось. Вот как это может выглядеть на практике:

• Разработка программного обеспечения: GAP-анализ может выявить недостающие элементы в вашем программном обеспечении, помогая вам потенциально обнаруживать ошибки до выхода на рынок.

• Управление проектами: используйте анализ недочётов на этапах планирования или анализа проекта, чтобы выявить области, которые не соответствуют остальной части проекта. Затем можно будет запросить и выделить ресурсы для этой работы по мере необходимости.

• Кадровые ресурсы: если вы работаете в отделе кадров, то можете использовать анализ недочётов в процессе найма, чтобы понять, чего не хватает команде, и, соответственно, искать эти качества в новом кандидате. 

• Руководство командой: руководители часто рассматривают проблемы в общем плане. Поэтому иногда вы можете упустить детали, которые могут привести к задержкам или проблемам в будущем. Анализ недочётов поможет вам определить, когда вы могли что-то упустить из виду, и выявить это, прежде чем это создаст более серьёзную проблему.

• Исследование конкурентов: анализ конкурентов — важный инструмент для повышения удовлетворённости клиентов. Одним из способов проведения необходимых конкурентных исследований является анализ недочётов, в рамках которого вы изучаете пробелы на рынке в своей отрасли и разрабатываете стратегии, с помощью которых ваш Business может их восполнить.

Четыре этапа GAP-анализа

Хотя это может показаться сложным, процесс gap-анализа не так сложен, как кажется. Попробуйте этот четырехэтапный процесс, чтобы создать GAP-анализ для своей команды.

​1. Определите цели бизнеса

Чтобы сравнить нынешний уровень производительности с желаемым, сначала нужно определить, как выглядит идеальное будущее состояние, или, другими словами, поставить цели. Подойдёт любая методика постановки целей. Если вы ещё не используете её, попробуйте цели и ключевые результаты (OKR) или ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы создать целевые, конкретные показатели и бизнес-цели. Независимо от того, какой тип цели вы используете, убедитесь, что ваши цели соответствуют принципу SMART: они конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Цели, которые вы здесь ставите, определяют, как вы будете измерять производительность, и представляют желаемое состояние вашего бизнеса.

2. Оценка нынешней эффективности бизнеса

Используйте цели, исторические данные и предыдущие GAP-анализы для оценки текущей эффективности, процессов или рабочих процессов и определения стандарта своей работы. 

В то же время оцените свои нынешние процессы с помощью анализа бизнес-процессов (BPA). Если вы стремитесь улучшить процессы в рамках своей стратегии, важно взглянуть на нынешнее состояние бизнес-процессов. Это поможет определить, какую методологию улучшения процессов должна использовать ваша команда для достижения желаемого целевого состояния.

3. Проанализируйте данные о недочётах

Помните, что «пробел» в GAP-анализе — это разница между тем, где находится ваш Business в настоящее время, и тем, где вы хотите, чтобы он находился. Теперь, когда вы понимаете разницу, пришло время выдвинуть гипотезы о различных стратегиях и тактиках, которые понадобятся вашей команде, чтобы закрыть этот разрыв. 

Следующий шаг в этом процессе — убедиться, что ваши цели действительно достижимы и не слишком далеки от возможностей вашей команды. Не стоит ставить перед собой цель, которая кажется недостижимой. В то же время важно убедиться, что ваша команда сможет достичь цели в установленный срок. Если вы внесёте изменения в нынешнюю стратегию, сможет ли ваша команда достичь поставленных целей в желаемые сроки?

Именно на этом этапе вы встречаетесь с заинтересованными сторонами, чтобы провести мозговой штурм инициатив по стратегическому планированию для достижения ваших целей. 

4. Составьте подробный отчёт

После того как вы закрепите все свои цифры и бизнес-цели, создайте план действий, который четко определяет, как ваша команда планирует устранить пробел. Важно использовать как количественные данные, например результаты оценки, собранные на втором этапе, так и качественные данные, такие как нынешние процессы и прошлые стратегии их улучшения. 

В чём разница между анализом недочётов и ССВУ-анализом?

ССВУ-анализ — это тип анализа пробелов, который обычно используется в управлении проектами для выявления сильных и слабых сторон, возможностей и угроз для Business. Обычно ССВУ-анализ завершенный с помощью матрицы 2x2.

Заполнив эту матрицу, используйте её для выявления пробелов, которые выявляются по мере того, как ваша команда проводит мозговой штурм по каждому квадранту матрицы. 

Другие распространенные инструменты для анализа пробелов

Модель McKinsey 7S

Разработанный Робертом Уотерманом и Томом Питерсом фреймворк McKinsey 7S представляет собой модель управления, которая часто используется для анализа организации. Идея заключается в том, что организации необходимы семь элементов, которые согласованы и усиливают друг друга. Если один из семи элементов выходит из строя, это может повлиять на весь бизнес. 

Семь S в этой модели означают:

• Structure (структура): как организован ваш Business. Это может означать, как разделены действия и как команды общаются друг с другом. 

• Стратегия (Strategy): чёткий набор планов, которые команда использует для продвижения Business. 

• Системы (Systems): как измеряется производительность, а также процедуры, которые команда использует для ведения бизнеса.

• Skills (навыки): компетенции, которые участники команды предоставляют вашему бизнесу. 

• Стиль: модели поведения определенных групп в вашем Business.

• Персонал: люди, которые работают на вас. Это также относится к их характеристикам и способам, которыми компания воспитывает и развивает свою команду.

• Общие ценности: ценности — это основные принципы, определяющие подходы вашей компании к работе. 

Вы можете использовать эту модель, проверяя взаимосвязь между каждым из семи элементов. Как изменение стратегии влияет на системы? Проведение анализа пробелов может дать вам конкретные ответы на вопрос о том, как каждый из этих аспектов вашей организации связан друг с другом. 

Модель конгруэнтности Надлера-Ташмана

Модель конгруэнтности Надлера-Ташмана — это инструмент управления бизнесом, который определяет основную причину проблем с производительностью. Она была разработана организационными теоретиками Дэвидом А. Надлером и Майклом Л. Тушманом в начале 1980-х годов. 

Идея модели Надлера-Ташмана заключается в том, что существует четыре основных элемента Business, и каждый из них имеет уникальные отношения друг с другом. 

Эти четыре основных элемента:

• Работа: все отдельные задачи, из которых состоит эффективность вашего бизнеса. Существует два разных взгляда на работу: что делается и как эта работа обрабатывается. 

• Люди: взаимодействие людей во время работы. В качестве примера можно привести руководителя и его непосредственного подчинённого или руководителя команды и подрядчика.  

• Организационная структура: как организован ваш Business, например, как делегируется работа, какие команды над чем работают и как выстраиваются процессы. 

• Культура: то, как команда внедряет групповые нормы, лучшие практики, идеалы и общие ценности в компании.

Затем модель Надлера-Ташмана объе��иняет каждый из этих элементов в шесть различных комбинаций, чтобы команды могли анализировать эффективность своего Business. Эти шесть пар выглядят следующим образом:

• Работа и люди: здесь рассматривается, какие работники выполняют какую работу. Выполняют ли нужные люди нужные задачи?

• Работа и структура: как ваша команда разрабатывает процессы для завершения работы. Достаточно ли структуры и организации, чтобы четко определять, какая работа должна быть завершенной?

• Работа и культура: это фокус на созданной среде. Способствует ли культура вашей компании привычкам, полезным для производительности?

• Люди и структура: это определяет организационную структуру вашей команды. Организована ли ваша команда так, чтобы каждый мог выполнять свою работу наилучшим образом?

• Люди и культура: этот аспект связан с отношением работников к работе. Работают ли ваши работники в культуре, которая для них продуктивна? Могут ли они определить ресурсы, которые помогут им добиться успеха в работе? 

• Культура и структура: эта пара связана с тем, как культура и организация компании могут влиять друг на друга. Конкурирует ли организация вашего Business с культурой компании или помогает ей? 

Как и в случае с моделью McKinsey 7s, при сопоставлении каждого из элементов модели Надлера-Ташмана можно увидеть, как они связаны друг с другом и как изменение одного аспекта может повлиять на другой.

Создайте GAP-анализ с помощью инструмента для управления работой

Анализ пробелов работает лучше всего, когда его результаты удобно и организованно доводятся до сведения заинтересованных сторон. Такой инструмент для управления работой, как Asana, поможет вашей команде организовать информацию и упростить общение с заинтересованными сторонами, чтобы все были в курсе происходящего. Узнайте, как использовать Asana для управления работой.