Что такое сравнительная оценка? Как задавать контрольные показатели

Успех — это расплывчатый термин. Что он означает? И как понять, что вы, ваши проекты и ваш Business успешны? Правда в том, что каждый измеряет свой успех по-своему. Это затрудняет определение успеха, особенно когда вы управляете командой или развиваете бизнес.

Вот почему так важно установить собственные стандарты успеха, что можно сделать с помощью подхода, основанного на данных, известного как бенчмаркинг. С помощью бенчмаркинга вы используете конкурентов и внутренние сравнения для создания надежных ориентиров для своего успеха.

Что такое бенчмаркинг?

Оценка — это заранее определённый стандарт, а бенчмаркинг — процесс установления таких стандартов. Чтобы определить контрольные показатели, необходимо сравнить свою работу с чем-то другим. Существует множество вещей, которые можно использовать для оценки, в том числе:

• Конкуренты. Сравнение вашей работы или желаемых результатов с конкурентами показывает, что является нормальным в отрасли и чего ожидают клиенты. Зная это, можно скорректировать свой бизнес, продукт или коммуникации, чтобы оставаться конкурентоспособным.

• Предыдущие результаты. Использование предыдущих результатов в качестве оценки показывает, улучшаетесь ли вы внутренне, и помогает выявить пробелы в ваших процессах и рабочих процессах. Если вы улучшаетесь, то можете удвоить свои усилия (потому что это работает). Если нет, это отличная возможность внести изменения.

• Цели. Использование целей в качестве оценки показывает, соответствуют ли ваши результаты тому, что вы ожидали или хотели получить в самом начале. Если вы не справляетесь, возможно, вам придется скорректировать свои цели, чтобы убедиться, что они достижимы.

Руководство по отчётности для руководителей: универсальные отчёты для современных лидеров

Изучите стратегии мониторинга эффективности Business в режиме реального времени, чтобы принимать более обоснованные решения для своей команды.

Получайте аналитическую информацию

Преимущества бенчмаркинга

Сравнительный анализ помогает установить стандарты для вашей работы. Но вместо того, чтобы выбирать стандарты, основанные на мнениях или идеях, бенчмаркинг основан на данных. Это гарантирует, что ваши рабочие стандарты будут ориентированы на то, что имеет наибольшее влияние.

Бенчмаркинг также показывает работникам обоснование ожиданий и целей на рабочем месте. Он даёт вам данные, чтобы продемонстрировать, почему ежедневные задачи вашей команды важны, чтобы все знали, над чем они работают и почему.

У бенчмаркинга есть множество преимуществ, в том числе:

• Определение успеха. С помощью бенчмаркинга вы можете решить, что для вашей компании означает успех. Например, если ваша оценка успеха — это стабильное увеличение лидогенерации на 10% в годовом исчислении, а вы находитесь на пути к достижению 11%, вы будете знать, что превзошли ожидания.

• Выявление пробелов. Сравнительная оценка помогает выявить пробелы по сравнению с конкурентами. Например, трудно оставаться конкурентоспособным, если вы производите три новые функции продукта в тот же период, когда ваши конкуренты производят восемь.

• Установить более высокие стандарты качества продукции. Результатом бенчмаркинга являются более качественные продукты или услуги, которые повышают удовлетворенность клиентов. Например, если ваша оценка заключается в проведении четырех общественных мероприятий каждый год, вы устанавливаете стандарт для более регулярного взаимодействия с клиентами.

Почему так важно проводить оценку?

Установка оценок — это простой, но важный процесс. Прежде чем начать, соберите соответствующие данные для сравнения. Это могут быть данные о конкурентах, предыдущей работе или ваших целях. Показатели из этого набора данных станут базой для вашей оценки.

Допустим, вы отслеживаете запуски продуктов. Вы обнаруживаете, что от идеи до запуска проходит три месяца. В зависимости от вашего восприятия, этот срок может показаться вам долгим или коротким, но восприятие не является точным способом отслеживания того, является ли это лучшим временем для вашего запуска. Вместо этого можно использовать оценки, чтобы определить, сколько времени должен занимать запуск каждого продукта. Например, можно изучить следующее:

• Сколько времени уходит у вашего конкурента на запуск аналогичного продукта? 

• Сколько времени занял последний запуск продукта?

• Улучшили ли мы наши процессы, чтобы сэкономить время во время этого запуска?

Обратите внимание, что здесь также будут учитываться и другие детали. Ваш конкурент может запустить продукт быстрее, чем вы, но это не имеет значения, если его команда и бюджет вдвое больше ваших. Сравните свою оценку с нынешней ситуацией и выберите ту, которая подходит.

Типы бенчмаркинга

Существует три типа бенчмаркинга: внутренний, конкурентный и стратегический. Тип определяется тем, что вы измеряете и чего хотите достичь.

Внутренний бенчмаркинг

Если вы новичок в бенчмаркинге, внутренняя оценка — самый простой способ начать. Как и другие элементы управления проектами, внутренний бенчмаркинг использует организационные знания для ответа на вопросы. Кроме того, поскольку вы анализируете внутреннюю информацию, сбор данных полностью находится под вашим контролем. Для внутреннего бенчмаркинга изучите показатели эффективности других отделов, команд или даже предыдущих проектов. Ищите лучшие практики или эффективные процессы, которые можно применить к вашей нынешней работе.

Собрать внутреннюю информацию можно следующими способами:

• Используйте анкеты и спрашивайте коллег или непосредственных подчинённых, чего они достигли и как.

• Анализируйте прошлые проекты и ищите бизнес-процессы, которые дали вашей компании конкурентное преимущество.

• Изучение высокоэффективных инициатив: что привело к их успеху? Если вы можете повторно использовать и стандартизировать процессы или лучшие практики, которые сделали эти проекты успешными, то они являются подходящими кандидатами для сравнительного анализа эффективности.

• Просмотрите предыдущие цели, чтобы понять, соответствует ли ваша работа ожиданиям.

Собирая эту информацию, обратите внимание на желаемые результаты (т.е. процессы, которые вы хотели бы воспроизвести и которые могут стать стандартом). Кроме того, обратите внимание на разницу между фактической и ожидаемой производительностью. Этот процесс похож на анализ пробелов, в котором сравнивается ваша нынешняя производительность с желаемой. За исключением внутреннего бенчмаркинга, вы сравниваете свою нынешнюю производительность с прошлыми показателями или показателями другой команды. 

Определив, что сработало, а что нет, можно завершить внутренний анализ, оценив процессы и рабочие процессы, которые вы хотели бы стандартизировать.

Руководство по отчётности для руководителей: универсальные отчёты для современных лидеров

Изучите стратегии мониторинга эффективности Business в режиме реального времени, чтобы принимать более обоснованные решения для своей команды.

Получайте аналитическую информацию

Конкурентный бенчмаркинг

Это обратная сторона внутреннего анализа, когда вы смотрите на результаты других компаний в своей отрасли. Конкурентный бенчмаркинг сложнее, потому что труднее найти достоверные данные. Вам нужно полагаться на то, что конкуренты поделятся информацией, или получать данные от третьей стороны, которые вы, возможно, не сможете проверить.

Но это стоит того, чтобы разобраться. После преодоления трудностей, связанных со сбором данных, конкурентные исследования становятся одним из лучших способов п��лучить конкурентное преимущество. Оно помогает выявлять закономерности или темы, общие для вашей отрасли, которые можно использовать для сравнительного анализа и общего улучшения процесса.

Допустим, вы обнаружили, что прямой конкурент получает больше вовлеченности в социальных сетях, чем ваши учетные записи. Используя эту информацию, можно оценить вовлеченность своей компании в социальных сетях. Одним словом, вы решаете, какие показатели эффективности в социальных сетях должна достичь ваша компания, чтобы оставаться конкурентоспособной в вашей отрасли.

Стратегический бенчмаркинг

Иногда вы знаете, что что-то не работает, но не можете понять, почему. Возможно, вы просто зашли в тупик при решении проблем, или, может быть, вы выходите на новые рынки и разрабатываете совершенно новый способ работы. Стратегический бенчмаркинг — это творческий способ выйти за рамки отраслевых знаний. Для стратегического бенчмаркинга вы ищете лучшую в своем классе производительность. Часто это означает, что нужно обратиться к другим компаниям, отраслям или даже культурам, чтобы понять, можно ли создать новую стратегическую оценку для своей работы.

Стратегический бенчмаркинг использовался на протяжении всей истории для стимулирования инноваций. Например, когда компания-производитель эскалаторов начала осваивать рынок торговых центров, ей пришлось решать задачу быстрого подъёма людей по крутой поверхности против силы тяжести. Это было беспрецедентно в их отрасли, поэтому они обратились за решением вовне. В конце концов, они использовали методы горнодобывающей промышленности для проектирования эскалаторов в торговых центрах. При таком успешном подходе стратегический бенчмаркинг может вывести вас далеко за пределы конкуренции. 

Технический бенчмаркинг

Технический бенчмаркинг предполагает сравнение технических аспектов продуктов, услуг или процессов с аналогичными показателями лидеров отрасли или конкурентов. Этот тип оценки фокусируется на конкретных технологиях, инструментах или методах, которые использует компания, позволяя ей оценить, насколько эффективны её инновации. 

Изучая такие вещи, как инженерные методы, технологии производства или программные инструменты, Business могут определять области, в которых их технологии могут отставать, и внедрять улучшения, чтобы оставаться конкурентоспособными и эффективными.

Оценка производительности

Сравнительный анализ производительности — это процесс оценки общей эффективности компании путём сопоставления конкретных показателей с показателями конкурентов или отраслевыми стандартами. Этот подход рассматривает такие важные показатели, как производительность, эффективность и прибыльность, предлагая аналитику того, насколько хорошо компания работает в ключевых областях. 

Цель состоит в том, чтобы выявить пробелы в производительности и разработать стратегии для повышения результатов, чтобы компания оставалась конкурентоспособной и постоянно совершенствовалась с течением времени.

Как проводить оценку

Бенчмаркинг — это систематический подход к повышению эффективности вашей организации. Выполнив эти восемь простых шагов, вы сможете использовать оценку для непрерывного улучшения своих рабочих процессов и процессов.

Шаг 1. Решите, что вы будете оценивать

Определите, что вы хотите оценить. Если вы новичок в оценке, начните с создания контрольных показателей для проектов, процессов или желаемых результатов, которые оказывают наибольшее влияние на вашу работу.

Пример: команда разработчиков программного обеспечения решает провести оценку времени устранения ошибок, чтобы повысить удовлетворённость клиентов и качество продукта.

Шаг 2. Определите тип бенчмаркинга

Другими словами, определите, будут ли ваши данные получены в результате конкурентного, внутреннего или стратегического бенчмаркинга.

Пример: команда выбирает конкурентный бенчмаркинг, планируя сравнить время устранения ошибок с показателями лидеров отрасли в разработке программного обеспечения.

Шаг 3. Проверка и запись

Подумайте, для чего вы проводите оценку. Запишите все связанные процессы и документы, чтобы иметь представление о том, где вы находитесь сейчас, прежде чем начать.

Пример: команда документирует свой нынешний процесс отслеживания ошибок, отмечая, что среднее время их устранения составляет 72 часа.

Шаг 4. Сбор данных

В зависимости от типа бенчмаркинга данные могут быть получены из исследований конкурентов или внутренних данных. При использовании конкурентных исследований будьте осторожны с вторичной информацией о конкурентах (например, с веб-сайтов или из новостных статей), которую трудно проверить.

Пример: команда изучает отраслевые отчёты, посещает технические конференции и просматривает общедоступные данные о времени устранения ошибок в ведущих компаниях-разработчиках программного обеспечения.

Шаг 5. Анализ данных

Сопоставьте данные с показателями своей работы, чтобы выявить пробелы, закономерности и возможности для улучшения.

Пример: команда обнаруживает, что лидеры отрасли устраняют ошибки в среднем за 24 часа, что свидетельствует о значительном отставании от них.

Шаг 6. Составьте план

Сами по себе данные мало что дадут. После полного анализа используйте планирование проекта, чтобы решить, как вы будете устанавливать и использовать эти оценки.

Пример: команда создаёт план по сокращению времени устранения ошибок до 36 часов в течение шести месяцев путём внедрения новых процессов сортировки и инструментов автоматизированного тестирования.

Шаг 7. Внедрение изменений

Теперь можно перейти к этапу управления проектом, чтобы полностью внедрить оценки и создать новый стандарт для своей работы, команды и компании.

Пример: команда начинает проводить ежедневные совещания по сортировке ошибок, внедряет системы приоритизации и конвейеры непрерывной интеграции, чтобы оптимизировать процесс устранения ошибок.

Шаг 8. Повторение

Бенчмаркинг — это непрерывный процесс, но он специфичен для каждой новой идеи или рабочего процесса. Для каждого нового проекта процесс нужно начинать заново.

Пример: через три месяца команда переоценивает время устранения ошибок и обнаруживает, что сократила его до 48 часов. Затем они перезапускают процесс бенчмаркинга, сосредотачиваясь на дальнейшей оптимизации для достижения своей 36-часовой цели.

Примеры бенчмаркинга

Бенчмаркинг может принимать разные формы в зависимости от того, что именно хочет оценить Business. Ниже приведены несколько примеров того, как проводится оценка и как различные методологии применяются в разных областях Business.

Время ответа службы поддержки клиентов

Компания может использовать внешний бенчмаркинг, чтобы сравнить время ответа службы поддержки с отраслевыми стандартами. Анализируя конкретные ключевые показатели эффективности (КПЭ), такие как время первого ответа и время решения проблемы, Business может разработать план действий по улучшению, что приведет к повышению эффективности и удовлетворенности клиентов.

Сравнение качества продукции

Когда речь идёт о качестве продукции, производитель может сравнивать свои предложения с предложениями ведущего конкурента. Сосредоточив внимание на таких областях, как долговечность и частота дефектов, эта оценка помогает определить области для непрерывного улучшения процесса. Цель состоит в том, чтобы компания поддерживала высокие стандарты, оставаясь конкурентоспособной.

Показатели вовлеченности в социальных сетях

Business может оценить свою эффективность в социальных сетях, сравнив показатели вовлеченности с отраслевыми оценками. Отслеживая такие показатели, как количество репостов и комментариев, компания может скорректировать свою стратегию для улучшения взаимодействия. Такой подход к бенчмаркингу помогает компании сохранять гибкость в условиях меняющегося цифрового ландшафта.

Сравнительная оценка устанавливает золотой стандарт

Оценка процессов, рабочих процессов и результатов дает вам основу для измерения вашего успеха. Оценка проясняет ожидания и даёт команде понять, как добиться наилучших результатов.  

Бенчмаркинг помогает вам найти стандарты работы, которые продвигают ваш Business, но он не поможет вам выполнить эту работу. С помощью Asana можно отслеживать, автоматизировать и создавать рабочие процессы, которые позволят вам работать лучше и быстрее.

Руководство по отчётности для руководителей: универсальные отчёты для современных лидеров

Изучите стратегии мониторинга эффективности Business в режиме реального времени, чтобы принимать более обоснованные решения для своей команды.

Получайте аналитическую информацию

Часто задаваемые вопросы о бенчмаркинге

Что такое оценка?

Оценка — это стандарт или ориентир, который организации используют для измерения своей эффективности или процессов по сравнению с другими в той же отрасли или по отраслевым стандартам. Оценка даёт базовый уровень для оценки нынешней эффективности, выявления областей для постоянного улучшения и измерения прогресса с течением времени. Используя данные сравнительной оценки, компании могут сравнивать себя с конкурентами, что помогает им добиваться превосходных результатов и сохранять конкурентное преимущество.

Что такое оценка?

Например, компания оценивает эффективность обслуживания клиентов, сравнивая время ответа с показателями ведущего конкурента или отраслевыми стандартами. Это позволяет компаниям увидеть, как они соотносятся с конкурентами и где можно внести улучшения для повышения эффективности и удовлетворённости клиентов.

Какова основная цель бенчмаркинга?

Основная цель бенчмаркинга — помочь организациям оценить свою эффективность, сравнив её с другими компаниями в той же отрасли или с признанными стандартами. Процесс сопоставительного анализа помогает выявлять области для улучшения, устранять пробелы в производительности и развивать культуру непрерывного развития и инноваций.

В чём разница между бенчмаркингом и постановкой целей?

Для анализа результатов проекта можно использовать как цели, так и оценки, но на практике они немного отличаются. Принципиальное отличие заключается в цели. Цели — это то, чего вы хотите достичь, и они, как правило, ориентированы на рост, в то время как оценка сравнивает ваши фактические результаты с эталоном. Другими словами, цели — это то, чего вы хотите достичь, а оценка — это сравнение вашей эффективности с другим ориентиром. 

Например, представьте, что вы поставили перед собой цель достичь в этом году регулярного дохода в размере 500 тысяч долларов. Эта цель показывает, чего вы хотите достичь, чтобы увеличить и расширить свой денежный поток. С другой стороны, контрольные показатели доходов сравнивают ваши доходы с конкурентами или прошлым годом. Обычно оценки можно использовать для определения целей. Если вы знаете, что в прошлом году выручка составила 200 тысяч долларов, а рост идёт в геометрической прогрессии, то 500 тысяч долларов — вполне реалистичная цель.

В чём разница между оценкой и анализом конкурентов?

И бенчмаркинг, и анализ конкурентов используют исследования конкурентов, чтобы определить, как работают другие компании. Разница между ними заключается в масштабе: бенчмаркинг более узкий и фокусируется на отдельных бизнес-процессах, в то время как конкурентный анализ более широкий и ориентирован на общие стратегии и цели. 

При бенчмаркинге вы используете данные исследований конкурентов для анализа собственных процессов и лучшей практики. Вы записываете и сохраняете эти оценки, чтобы установить свой рабочий стандарт. В этом состоит некоторое отличие от конкурентного анализа, где данные используются для пересмотра общей бизнес-стратегии. Выбор между бенчмаркингом и конкурентным анализом зависит от объёма проекта. Если вы рассматриваете только процессы, то оценка подходит лучше. Если же вам нужны данные о более крупных стратегиях и целях, лучше использовать анализ конкурентов.