Шаблон оценки потребностей

Когда команда или организация начинает работу над проектом, не понимая первопричины проблемы, она рискует неправильно распределить ресурсы или внедрить неработающие решения. Независимо от того, являетесь ли вы некоммерческой организацией, стремящейся служить своему сообществу, или менеджером проекта, планирующим новую инициативу, действия без исходных данных могут привести к дорогостоящим задержкам и упущенным целям.

Шаблон оценки потребностей поможет вам сделать паузу и собрать нужную информацию, прежде чем приступить к проекту. Фиксируя нынешнее состояние, выявляя конкретные потребности и определяя желаемые результаты, этот шаблон поможет вам принимать решения на основе данных. С его помощью ваша команда сможет разработать план действий, основанный на фактах и соответствующий вашим целям.

Кому нужны шаблоны оценки потребностей?

В Asana мы часто видим, как слишком быстрое планирование может привести команду не туда. Простой шаблон оценки потребностей поможет вам и вашей команде организовать работу и держать всех в курсе с самого начала проекта.

Менеджеры проектов

С помощью этого шаблона можно выявлять первопричины и координировать сроки, ресурсы и ключевых заинтересованных лиц в разных отделах или инициативах.

Некоммерческие организации и лидеры сообществ

Собирайте данные от участников сообщества, чтобы лучше понимать пробелы в услугах и расставлять приоритеты в зависимости от реальных потребностей.

Команды по управлению персоналом и обучению 

Используйте этот шаблон для оценки потребностей в обучении, выявления пробелов между нынешними навыками и желаемыми компетенциями и разработки более эффективных программ обучения.

Руководители и лица, принимающие решения

Комплексная оценка потребностей может помочь в стратегическом планировании, принятии бюджетных решений и определении возможностей для партнерства.

Образовательные и государственные учреждения

Участвуйте в планировании на основе фактических данных и определяйте приоритетность программ или политических решений, которые отражают реальные потребности учащихся, сотрудников или групп сообщества.

Зачем использовать шаблон оценки потребностей от Asana

Команды Asana знают, насколько важно координировать работу на основе исходных данных или общей цели, особенно когда сроки сжаты, а ставки высоки. Именно поэтому мы разработали бесплатный шаблон оценки потребностей, который можно настроить под любые нужды или отрасль.

Вы можете настроить этот шаблон для многих типов оценки потребностей, в том числе:

• Шаблон оценки потребностей Business: выявляйте пробелы в операциях, процессах или производительности, которые влияют на успех вашей организации.

• Шаблон оценки потребностей клиентов: выявляйте болевые точки клиентов и адаптируйте свои услуги или продукты для достижения их целей.

• Шаблон оценки потребностей сообщества: сотрудничайте с лидерами и участниками сообщества, чтобы определить программы, финансирование и услуги.

• Шаблон оценки потребностей в социальной работе: оценивайте обстоятельства клиентов и любые программы поддержки для создания более эффективных планов вмешательства.

• Шаблон оценки потребностей в управлении делами: оптимизируйте приём клиентов и отслеживайте потребности, услуги и прогресс с течением времени.

• Шаблон оценки потребностей в обучении: разрабатывайте целевые программы обучения, выявляя пробелы в навыках или несоответствия в вашей организации.

• Шаблон оценки потребностей в обучении: оцените цели учащихся и препятствия на пути к лучшему составлению учебной программы или учебных стратегий.

• Шаблон оценки потребностей в области здравоохранения: оценивайте группы пациентов, чтобы улучшить оказание помощи и распределение ресурсов.

• Шаблон оценки потребностей в области общественного здравоохранения: отслеживайте тенденции в области здравоохранения и пробелы в обслуживании для разработки политики и программ на уровне сообщества.

• Шаблон оценки потребностей в программном обеспечении: определите системные требования и болевые точки пользователей, чтобы выбрать или улучшить программное обеспечение.

• Шаблон оценки технологических потребностей: проверьте нынешние инструменты и инфраструктуру для поддержки цифровой трансформации или модернизации ИТ.

Каждый из этих вариантов использования можно отслеживать в шаблоне оценки потребностей Asana с помощью настраиваемых полей, назначения задач и совместных рабочих процессов.

Как использовать этот шаблон оценки потребностей

Этот шаблон предназначен для прозрачного и простого отслеживания всего процесса оценки потребностей. Каждый раздел представляет собой этап рабочего процесса, а кастомизируемые столбцы помогают систематизировать информацию от заинтересованных сторон, оценивать влияние и принимать более обоснованные решения на основе данных. В библиотеке шаблонов Asana вы найдёте больше инструментов для поддержки рабочих процессов управления проектами.

Шаг 1. Определение цели и объёма

Начните с уточнения цели оценки потребностей. Определите цель, ожидаемые результаты и основную аудиторию (например, внутренняя команда, заинтересованные лица или участники сообщества). Назначьте менеджера проекта и используйте столбцы «Исполнитель», «Дата сдачи» и «Группа заинтересованных лиц» для распределения обязанностей.

Шаг 2. Опишите нынешнее состояние

Задокументируйте нынешнее положение дел в организации с помощью опросов, фокус-групп или интервью. Этот раздел поможет установить базовый уровень для сравнения. Используйте столбец «Метод сбора данных», чтобы задокументировать, как ваша команда пришла к выводу или источникам любой аналитики.

Шаг 3. Определите желаемое состояние

Опишите, как выглядит успех. Возможно, успех включает в себя улучшение услуг, повышение эффективности обучения или конкретное воздействие на сообщество. Этот раздел помогает уточнить желаемые результаты, чтобы вы могли лучше оценивать пробелы.

Шаг 4. Выявите несоответствия

Сравните нынешнее и желаемое состояния, чтобы выявить расхождения. В этом разделе вы выделяете потребности, которые требуют вмешательства. Отметьте выявленные первопричины и используйте столбцы «Уровень воздействия» и «Осуществимость» для оценки каждого элемента.

Шаг 5. Сбор данных

Соберите информацию с помощью соответствующих инструментов: анкет, отчётов или опросов. Организуйте и загрузите данные в поле «Вложения» и продолжайте отмечать метод сбора данных, чтобы ваша команда могла проверить факты на более позднем этапе.

Шаг 6. Анализ и определение приоритетов потребностей

Обобщите и сгруппируйте выявленные потребности по категориям (например, срочность, осуществимость или влияние). Используйте столбец «Приоритет», чтобы ранжировать каждую запись. Этот шаг закладывает основу для вашего плана действий и гарантирует, что ваше планирование соответствует как целям заинтересованных сторон, так и имеющимся у вас ресурсам.

После анализа продолжайте отслеживать прогресс с помощью назначенных задач и хронологий. Регулярно обсуждайте план с командой и обновляйте его на основе новых данных аналитики или потребностей.

Функции планирования и оценки в Asana

Asana включает функции, которые превращают ваш бесплатный шаблон оценки потребностей в инструмент для совместного планирования. Ваш шаблон поставляется со стандартным набором этих элементов, но вы можете просмотреть полный список функций Asana, чтобы получить еще больше вдохновения.

формы

Когда вы собираете информацию от участников сообщества, сотрудников или клиентов с помощью кастомизируемых форм, ответы на опрос поступают непосредственно в проект оценки потребностей.

Настраиваемые поля

Отслеживайте такие показатели, как срочность, влияние или потребности в ресурсах для выявленных потребностей вашего шаблона. Нестандартные поля помогают сравнивать и расставлять приоритеты.

Представления проектов

Используйте различные представления проекта для визуализации задач, важных этапов и хода выполнения, включая виды «Список», «Доска», «Хронология» и «Календарь». Эти типы опций помогут вам координировать зависимости и дедлайны ваших команд.

Вложения

Загружайте результаты сбора данных, отзывы заинтересованных сторон или окончательный шаблон отчёта об оценке потребностей непосредственно в соответствующие задачи.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов оценки потребностей

Вы можете ускорить процесс оценки потребностей, подключив к Asana инструменты, которыми уже пользуется ваша команда. Ниже мы приводим несколько наших любимых вариантов, но вы можете посетить галерею приложений Asana, чтобы найти платформы и программное обеспечение, которые регулярно использует ваша команда.

Google Презентации

Используйте Google Презентации для создания презентаций и сохранения их прямо в проекте Asana для последующего использования.

Google Таблицы

Экспортируйте результаты оценки потребностей или задачи плана действий в Google Таблицы для детального отслеживания, расчётов или презентации.

Slack

Уведомляйте участников команды о новых задачах, ответах на формы или обновлениях, чтобы все были в курсе в режиме реального времени.

Zoom

Добавляйте ссылки Zoom на совещания с заинтересованными сторонами, фокус-группы или сессии планирования прямо в задачи Asana.

Google Диск

Прикрепляйте фоновые исследования, записи вебинаров или отчёты о потребностях сообщества из Диска, чтобы централизовать все свои данные.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах оценки потребностей