Что такое оценка потребностей? 3 типа и примеры

Когда вы балансируете между несколькими инициативами по развитию и новыми проектами, трудно понять, какие улучшения команды следует сделать приоритетными. С чего вообще начать?

Если вы сомневаетесь, попробуйте оценить потребности. Оценка потребностей помогает определить наиболее важные пробелы в процессах, чтобы вы могли достичь желаемого результата в кратчайшие сроки. Аналитика текущих процессов не только даст вам представление о том, как работает ваша команда, но и поможет определить области для повышения эффективности.

Сокращение объема работы по организации работы и оптимизация процессов не только повышает продуктивность, но и моральный дух команды. Прислушиваясь к мнению участников команды и улучшая болезненные процессы, вы поможете им быстрее выполнять наиболее важную работу. Мы подготовили практическое руководство по самостоятельной оценке потребностей.

Что такое оценка потребностей?

Оценка потребностей — это процесс определения потребностей или «пробелов» между текущим и желаемым результатом. Это часть стратегического планирования. По сути, оценка потребностей помогает вам определить, как вы будете достигать своих стратегических целей. 

Потребность — это возможность для улучшения в рамках конкретного процесса или системы. Когда вы определяете и удовлетворяете потребности, вы можете использовать новые возможности, например повышать эффективность процессов, оптимизировать распределение ресурсов и выявлять пробелы в текущей Рабочей нагрузке.  

Допустим, ваша команда работает над процессом организации данных о клиентах. Оценка потребностей — это отличный способ понять, где существуют пробелы в процессе сбора данных, например, где отсутствует или неточна информация, и где можно лучше использовать внутренние ресурсы.

В чём заключается цель оценки потребностей?

Оценка потребностей определяет области в вашей организации, которые нуждаются в улучшении. Используйте оценку потребностей в существующих процессах для анализа данных и информирования о внутренних изменениях.

Вот примеры процессов, для которых можно использовать оценку потребностей:

• Процесс автоматизации дублирующейся ручной работы

• Процесс цикла взаимодействия с клиентом, который работает недостаточно эффективно

Иногда бывает сложно точно определить, что именно нужно улучшить. Когда вы сталкиваетесь с несколькими областями возможностей, анализ потребностей может помочь вам определить лучшие области для улучшения. 

Пример оценки потребностей

Оценка потребностей — отличный способ улучшить процессы, но начать не всегда просто. Для начала ознакомьтесь с примерами вопросов, чтобы лучше понять, какие данные вам нужны.

Вопросы о показателях успешности

• Какие действия необходимо предпринять для достижения наших целей? 

• Какова вероятность того, что наше решение будет успешным? 

• Какие задания необходимы для успешного удовлетворения наших потребностей?

Вопросы об эффективности

• Какие КПЭ мы используем для измерения эффективности?

• Как выглядит отличная производительность?

• Как выглядит текущая производительность?

Операционные вопросы

• Какие заинтересованные стороны участвуют в процессе?

• На каком этапе процесса возникает потребность?

• Как часто мы наблюдаем эту потребность?

Выявление потребностей требует взаимодействия команды, навыков решения проблем и нестандартных идей. Используйте эти вопросы в качестве отправной точки. Как только вы поймёте, какие вопросы задавать, можно будет приступать к сбору данных. 

Как проводить оценку потребностей

Оценка потребностей — это отличный способ анализа и интерпретации соответствующих данных. Для этого вам нужно понять базовые потребности вашей команды, а также общий желаемый результат процесса. 

Вопросы, связанные с вероятностью успеха:

• Какие действия необходимо предпринять для достижения наших целей? 

• Какова вероятность того, что наше решение будет успешным? 

• Какие задания необходимы для успешного удовлетворения наших потребностей?

Вопросы об эффективности:

• Какие КПЭ мы используем для измерения производительности?

• Как выглядит отличная производительность?

• Как выглядит текущая производительность?

Операционные вопросы:

• Какие заинтересованные стороны участвуют в процессе?

• На каком этапе процесса возникает потребность?

• Как часто мы наблюдаем эту потребность?

Для выявления потребностей необходимы командная работа, навыки решения проблем и нестандартное мышление. Используйте эти вопросы в качестве отправной точки. Как только вы поймёте, какие вопросы задавать, можно приступать к сбору данных.

Если вам нужен готовый фреймворк для организации полученных данных, попробуйте использовать шаблон оценки потребностей. Он поможет вам превратить эти вопросы в практический пошаговый план, которому может следовать вся команда.

Шесть шагов по проведению оценки потребностей

Оценка потребностей — это отличный способ проанализировать и интерпретировать данные, которые повлияют на ваше решение. Для этого вам нужно понять базовые потребности вашей команды, а также общий желаемый результат процесса. 

Заручитесь поддержкой ключевых заинтересованных лиц, спонсоров и руководителей и соберите отзывы на совещаниях или сеансах мозгового штурма. Независимо от того, с чего вы решите начать, при оценке потребностей необходимо выполнить четыре шага. 

1. Определите потребности своей команды

Чтобы определить пробелы между существующими и идеальными процессами, сначала нужно понять, как выглядит идеальный процесс. Четкие цели — это лучший способ обеспечить измеримую, действенную и ориентированную на результат оценку потребностей. 

Прежде чем приступить к сбору и анализу информации для оценки потребностей, подумайте о желаемых результатах. Установите цели и соберите данные о возможностях, чтобы спланировать дедлайны и понять ожидаемый результат. 

Участники вашей команды, вероятно, ближе к процессу, чем вы, и у них есть ценная аналитика о потенциальных улучшениях процесса. Соберите отзывы от своей команды проекта или проведите общий мозговой штурм, чтобы выявить самые большие пробелы в вашей команде. 

Вместе с командой ответьте на следующие вопросы: 

• Какие потребности вы пытаетесь удовлетворить? 

• Как этот процесс реализуется в настоящее время? 

• Где самые большие пробелы в возможностях? 

• Каковы желаемые результаты? 

• Вы хотите решить конкретную проблему или улучшить процесс в целом? 

• Есть ли у вас чёткие, измеримые источники данных? 

• Как вы будете измерять успех?

2. Измерьте и распределите ресурсы

Прежде чем приступить к оценке, определите, сколько времени у вашей команды и сколько вы готовы потратить на проект. Кроме того, определите, сколько времени вы отводите себе на достижение своих целей. Хотите устранить пробелы за полгода? За год? Точное знание имеющихся ресурсов позволит вам подойти к составлению отчёта системно. 

Доступность вашей команды и организационные ресурсы повлияют на полноту оценки потребностей. Если вы уделите больше времени оценке потребностей, то сможете потратить больше времени на сбор данных. 

3. Соберите внутреннюю информацию

Затем соберите информацию и данные о том, как лучше всего устранить выявленные пробелы. Помните, что цель оценки потребностей — понять, как перейти от текущего процесса к желаемому результату. 

Соберите данные от различных отделов и заинтересованных сторон, которые наиболее близки к процессу. К этому моменту вы уже провели мозговой штурм с ближайшими участниками команды проекта, но также важно понять, что нужно вашим партнёрам из других отделов в рамках этого улучшения процесса. 

Чтобы создать хорошую оценку потребностей, вам нужна подробная информация, поэтому поощряйте заинтересованные стороны делиться подробными данными о своих конкретных потребностях. Чем больше у вас информации, тем выше вероятность того, что оценка потребностей будет успешной.

Вот некоторые вопросы, которые следует учитывать при сборе информации: 

• Где нужны улучшения?

• Почему нынешние методы неэффективны?

• Достаточно ли у нас ресурсов для выполнения более успешного процесса?

Эти вопросы помогут вам собрать необходимые сведения для перехода к четвёртому шагу.

4. Соберите внешнюю информацию

После того как вы собрали информацию от своей команды проекта и от заинтересованных сторон из других отделов, осталось только собрать информацию из внешних источников. Получение информации из внешних источников, в дополнение к данным от ваших внутренних сотрудников, даёт вам общее представление о процессе от начала до конца. 

Существует несколько способов сбора внешней информации о вашей целевой группе, в том числе:

• Анкеты клиентов: используются для быстрого сбора данных о клиентах из нескольких географических регионов

• Фокус-группы: используются для сбора подробной информации из определённого географического местоположения

Также неплохо было бы привлечь свежий взгляд, чтобы проследить за процессом от начала до конца и выявить дополнительные недостатки. Хотя тип используемого метода оценки потребностей зависит от ситуации, следует выбрать тот, который дает наилучшие шансы на устранение неэффективности.

5. Получите обратную связь

Оценка потребностей — это прежде всего потребности компании и сообщества. Проверьте свои выводы на различных группах людей, которые могут иметь разные точки зрения (и предубеждения) в отношении ваших данных. Поделитесь результатами с заинтересованными сторонами и участниками сообщества, чтобы оценить, как ваше начальство и целевая аудитория отреагируют на любые изменения в процессах. 

Вот несколько людей, которые могут захотеть увидеть вашу оценку: 

• Партнёры по проекту

• Члены сообщества

• Инвесторы

• Заинтересованные лица

• Руководство

• Коллеги

Полученная обратная связь позволит вам внести необходимые коррективы в отчёт, прежде чем вы начнёте вносить масштабные изменения в выявленные потребности. 

6. Используйте свои данные

На этом этапе вы собрали всю возможную информацию. Осталось только использовать результаты оценки потребностей и аналитика для составления окончательного отчёта и плана действий.

Используйте информацию, собранную на этапах с первого по пятый, чтобы преобразовать данные оценки потребностей в сводный отчёт. В дополнение к заметкам, деталям и наблюдениям, сделанным во время коллективного обсуждения, добавьте краткое изложение следующих шагов, в частности этапов, технической помощи, программ обучения и других компонентов, которые помогут вам внедрить изменения в процесс. 

Реализация результатов оценки потребностей потребует времени. Убедитесь, что у вашей команды есть эффективный процесс, который поможет в улучшении, например:

• Инструменты управления проектами:помогают организовывать информацию и общаться с участниками команды.

• Менеджмент изменений: помогает документировать изменения в потребностях и пробелах

• Управление бизнес-процессами (BPA): помогает анализировать и улучшать процессы

• Планирование реализации процесса: определение шагов, необходимых для достижения общей цели

Примеры оценки потребностей

Существует множество различных методов сбора данных — от количественных методов, таких как опросы, до качественных методов, таких как фокус-группы. Целевая демографическая группа может повлиять на вашу методологию, поэтому, прежде чем принимать решение, подумайте, чью точку зрения вы ищете. 

Оценка потребностей позволяет получить важные данные о существующих процессах и помогает командам создавать более эффективные системы. 

Ниже приведены три наиболее популярных метода сбора данных для оценки потребностей:

Анкеты

Анкеты и интервью являются наиболее популярными методами сбора данных. Анкета — это форма поверхностного уровня с общими вопросами, на которые можно ответить «да» или «нет». Это отличный способ быстро получить информацию от респондентов.

Используйте их, например, для оценки эффективности фирменного стиля.

Опросы

Многие команды используют опросы для сбора внешней информации о клиентском опыте. Опросы часто включают открытые вопросы, поэтому они предоставляют более подробную информацию, чем анкеты. Это отличный способ быстро получить точную информацию.

Используйте для таких целей, как: оценка успешности вашего опыта после покупки с точки зрения клиента

Фокус-группы

Фокус-группа — это интервью с участием небольшого числа людей, имеющих общие черты или опыт. Хотя они требуют значительно больше времени, чем два других метода, фокус-группы предоставляют обширную информацию о потребностях и опыте клиентов. Это отличный способ собрать углубленную информацию.

Примеры использования: оценка впечатлений клиентов о вашем бренде и их мнения о том, что можно улучшить

Определение потребностей команды с помощью анализа

Оценка потребностей — это отличный способ понять, как выполняются текущие процессы и как можно оптимизировать задания и коммуникации. Не всегда очевидно, какие потребности наиболее важны. Анализ потребностей позволяет собрать данные, необходимые для повышения эффективности работы команды.