What is a needs assessment? 3 types and examples

Когда вы балансируете между несколькими инициативами по развитию и новыми проектами, трудно понять, какие улучшения в команде должны быть приоритетными. С чего же начать?

Если вы сомневаетесь, попробуйте провести оценку потребностей. Оценка потребностей помогает определить наиболее важные пробелы в процессах, чтобы вы могли достичь желаемого результата в кратчайшие сроки. Оценка текущих процессов не только даст вам представление о том, как работает ваша команда, но и поможет определить области потенциального повышения эффективности.

Сокращение объёма работы по организации работы и оптимизация процессов не только повышают продуктивность, но и моральный дух коллектива. Прислушиваясь к мнению участников команды и совершенствуя болезненные процессы, вы можете помочь им быстрее выполнять наиболее важную работу. Мы подготовили практическое руководство по самостоятельной оценке потребностей.

Что такое оценка потребностей?

Оценка потребностей — это процесс определения потребностей или «пробелов» между текущим и желаемым результатом. Это часть стратегического планирования. По сути, оценка потребностей помогает вам определить, как вы будете достигать своих стратегических целей. 

Потребность — это возможность для улучшения в рамках конкретного процесса или системы. Когда вы выявляете потребности и удовлетворяете их, вы можете использовать новые возможности, например, повышать эффективность процессов, оптимизировать распределение ресурсов и выявлять пробелы в ресурсах в текущем рабочем процессе.  

Допустим, ваша команда работает над процессом организации данных о клиентах. Оценка потребностей — это отличный способ понять, где существуют пробелы в процессе сбора данных (например, отсутствующая или неточная информация) и где можно лучше использовать внутренние ресурсы.

В чём заключается цель оценки потребностей?

Оценка потребностей позволяет выявить области в вашей организации, которые нуждаются в улучшении. Используйте оценку потребностей в отношении существующих процессов, чтобы проанализировать данные и внести внутренние изменения.

Примеры процессов, для которых можно использовать оценку потребностей:

• процесс автоматизации дублирующейся ручной работы;

• Процесс взаимодействия с клиентами, который неэффективен

Бывает сложно точно определить, где именно требуются улучшения. Когда вы сталкиваетесь с несколькими областями возможностей, анализ потребностей может помочь вам определить лучшие области для улучшения. 

Пример оценки потребностей

Оценка потребностей — это отличный способ улучшить процессы, но начать не всегда легко. Для начала ознакомьтесь с примерами вопросов, чтобы лучше понимать, какие данные вам нужны.

Вопросы об уровне успеха

• Какие действия необходимо предпринять для достижения наших целей? 

• Какова вероятность того, что наше решение будет успешным? 

• Какие задачи необходимы для успешного удовлетворения наших потребностей?

Вопросы об эффективности

• Какие КПЭ мы используем для измерения эффективности?

• Как выглядит отличная производительность?

• Как выглядит текущая производительность?

Операционные вопросы

• Какие заинтересованные стороны участвуют?

• На каком этапе процесса возникает потребность?

• Как часто мы наблюдаем эту потребность?

Выявление потребностей требует командной коммуникации, навыков решения проблем и нестандартных идей. Используйте эти вопросы в качестве отправной точки. Как только вы поймёте, какие вопросы задавать, можно приступать к сбору данных. 

Как проводить оценку потребностей

Оценка потребностей — это отличный способ проанализировать и интерпретировать соответствующие данные. Для этого необходимо понять базовые потребности вашей команды, а также общий желаемый результат процесса. 

Вопросы об уровне успеха:

• Какие действия необходимо предпринять для достижения наших целей? 

• Какова вероятность того, что наше решение будет успешным? 

• Какие задачи необходимы для успешного удовлетворения наших потребностей?

Вопросы по эффективности:

• Какие КПЭ мы используем для оценки эффективности?

• Как выглядит отличная производительность?

• Как выглядит текущая производительность?

Операционные вопросы:

• Какие заинтересованные стороны участвуют в процессе?

• На каком этапе процесса возникает потребность?

• Как часто мы наблюдаем эту потребность?

Выявление потребностей требует командного взаимодействия, навыков решения проблем и нестандартных идей. Используйте эти вопросы в качестве отправной точки, чтобы начать работу. Как только вы поймёте, какие вопросы задавать, можно приступать к сбору данных.

Шесть шагов по проведению оценки потребностей

Оценка потребностей — это отличный способ проанализировать и интерпретировать соответствующие данные, которые повлияют на ваше решение. Для этого необходимо понять базовые потребности вашей команды, а также общий желаемый результат процесса. 

Заручитесь поддержкой ключевых заинтересованных сторон, спонсоров и лиц, принимающих решения, и собирайте отзывы на совещаниях или сеансах коллективного обсуждения. Какой бы способ вы ни выбрали, при проведении оценки потребностей необходимо выполнить четыре этапа. 

1. Определите потребности своей команды

Чтобы определить пробелы между существующими и идеальными процессами, сначала необходимо понять, как выглядит идеальный процесс. Четкие цели — это лучший способ убедиться, что вы создаете измеримую, действенную и ориентированную на результаты оценку потребностей. 

Прежде чем приступить к сбору и анализу информации для оценки потребностей, подумайте о желаемых результатах. Установите цели и соберите данные о возможностях, чтобы спланировать сроки и понять, какой результат вы хотите получить. 

Участники вашей команды, вероятно, ближе к процессу, чем вы, и у них есть ценная информация о потенциальных улучшениях. Соберите отзывы от участников проекта или проведите общее коллективное обсуждение, чтобы выявить самые большие пробелы в работе команды. 

Вместе с командой ответьте на следующие вопросы: 

• Какие потребности вы пытаетесь удовлетворить? 

• Как этот процесс реализуется в настоящее время? 

• Где самые большие пробелы в возможностях? 

• Каковы желаемые результаты? 

• Вы хотите решить конкретную проблему или оптимизировать процесс в целом? 

• Есть ли у вас чёткие, измеримые источники данных? 

• Как вы будете измерять успех?

2. Измерьте и распределите свои ресурсы

Прежде чем приступить к оценке, определите, каковы возможности вашей команды и сколько вы готовы потратить на проект. Также определите, сколько времени вы уделяете достижению своих целей. Хотите заполнить пробелы за шесть месяцев? За год? Знание того, сколько у вас ресурсов, позволит вам придерживаться системного подхода к составлению отчёта. 

Доступность вашей команды и организационные ресурсы повлияют на полноту оценки потребностей. Если вы уделите времени оценке потребностей, вы сможете больше времени уделить сбору данных. 

3. Соберите внутреннюю информацию

Затем соберите информацию и данные о том, как лучше всего устранить выявленные пробелы. Помните, что цель оценки потребностей — понять, как перейти от текущего процесса к желаемому результату. 

Соберите данные от различных отделов и заинтересованных сторон, которые наиболее тесно связаны с процессом. На этом этапе вы уже провели мозговой штурм с ближайшими участниками команды проекта, но также важно понять, что вашим партнёрам из других отделов нужно от этого улучшения процесса. 

Чтобы создать хорошую оценку потребностей, вам нужна подробная информация, поэтому поощряйте заинтересованные стороны делиться подробными данными о своих конкретных потребностях. Чем больше у вас информации, тем выше вероятность того, что оценка потребностей будет успешной.

Вот некоторые вопросы, которые следует учитывать при сборе информации: 

• Где необходимы улучшения?

• Почему существующие методы неэффективны?

• Достаточно ли у нас ресурсов для более успешного выполнения процесса?

Эти вопросы помогут вам собрать необходимые сведения, чтобы перейти к четвёртому этапу.

4. Соберите внешнюю информацию

После того, как вы собрали информацию от своей проектной команды и заинтересованных сторон из других отделов, всё, что осталось, — это собрать информацию из внешних источников. Получение информации из внешних источников, в дополнение к внутренним участникам проекта, даёт вам общее представление о процессе от начала до конца. 

Существует несколько способов сбора внешней информации о целевой группе, в том числе:

• Анкеты клиентов: используются для быстрого сбора данных о клиентах высокого уровня из нескольких географических местоположений

• Фокус-группы: используются для сбора подробной информации из определённого географического региона.

Также неплохо было бы привлечь свежий взгляд, чтобы следить за процессом от начала до конца, чтобы выявить дополнительные недостатки. Хотя тип используемого метода оценки потребностей зависит от ситуации, следует выбрать тот, который дает наилучшие шансы на устранение недостатков.

5. Получите обратную связь

Оценка потребностей — это оценка потребностей компании и сообщества. Проверьте свои выводы с помощью различных групп людей, которые могут иметь разные взгляды (и предубеждения) на ваши данные. Поделитесь результатами с заинтересованными сторонами и участниками сообщества, чтобы оценить, как ваши руководители и целевая аудитория отреагируют на любые изменения в процессе. 

Вот несколько категорий людей, которые могут захотеть увидеть вашу оценку: 

• Партнёры по проекту

• члены сообщества;

• Инвесторы

• заинтересованные стороны;

• руководство;

• Коллеги

На основе полученной обратной связи можно внести необходимые коррективы в отчёт, прежде чем вносить масштабные изменения в выявленные потребности. 

6. Используйте свои данные

На этом этапе вы собрали всю возможную информацию. Осталось только использовать результаты оценки потребностей и аналитические данные, чтобы составить окончательный отчёт и план действий.

Используйте информацию, собранную на этапах с первого по пятый, чтобы преобразовать данные оценки потребностей в сводный отчёт. В дополнение к заметкам, деталям и наблюдениям, сделанным вами во время мозгового штурма, добавьте краткое изложение следующих шагов, в частности, этапов, технической помощи, программ обучения и других компонентов, которые помогут вам внедрить изменения в процесс. 

Реализация результатов оценки потребностей займёт некоторое время. Убедитесь, что у вашей команды есть эффективный процесс, который поможет вам улучшить ситуацию, например:

• Инструменты управления проектами:помогают организовать информацию и общаться с участниками команды.

• Управление изменениями: помогает документировать изменения в потребностях и пробелах.

• Управление бизнес-процессами (BPA): помогает анализировать и улучшать процессы.

• Планирование реализации процесса: определяет действия, необходимые для достижения общей цели.

Примеры оценки потребностей

Существует множество различных методов сбора данных: от количественных (например, опросы) до качественных (например, фокус-группы). Целевая аудитория может повлиять на методологию, поэтому прежде чем принимать решение, подумайте, чью точку зрения вы хотите узнать. 

Оценка потребностей позволяет получить важные данные о существующих процессах и помогает командам создавать более эффективные системы. 

Ниже приведены три наиболее популярных метода сбора данных для оценки потребностей:

Анкеты

Анкеты и интервью — самые популярные методы сбора данных. Анкета — это форма с общими вопросами, на которые можно ответить «да» или «нет». Это отличный способ быстро получить информацию от респондентов.

Используйте их, например, для оценки эффективности идентичности бренда.

Опросы

Многие команды используют опросы для сбора внешней информации о клиентском опыте. Опросы часто включают вопросы, допускающие разные ответы, поэтому они предоставляют более подробную информацию, чем анкеты. Это отличный способ быстро получить точную информацию.

Примеры использования: Оценка успешности опыта после покупки с точки зрения клиента

Фокус-группы

Фокус-группа — это интервью с участием небольшого числа участников, имеющих общие черты или опыт. Хотя фокус-группы требуют значительно больше времени, чем два других метода, они предоставляют обширную информацию о потребностях и опыте клиентов. Это отличный способ собрать подробную информацию.

Примеры использования: Оценка того, как клиенты воспринимают ваш бренд и что, по их мнению, можно улучшить

Определите потребности своей команды с помощью анализа

Проведение оценки потребностей — это отличный способ понять, как осуществляются текущие процессы и как можно оптимизировать задачи и коммуникацию. Не всегда очевидно, какие потребности являются наиболее важными. С помощью анализа потребностей вы можете собрать данные, необходимые для повышения эффективности работы вашей команды.