Журнал работ

Все мы бывали в ситуации, когда в конце рабочего дня смотрим на часы и недоумеваем, куда ушло время и что мы сделали. Между совещаниями, ситуативными запросами и рутинной работой легко потерять счёт времени. Понимание того, на что вы тратите время, — это первый шаг к созданию продуктивного рабочего процесса.

Представляем шаблоны рабочих журналов.

Что такое журнал учёта рабочего времени?

Потеря контроля над временем — это проблема, которая приводит к срыву дедлайнов и переработке. А если вы не знаете, на что тратите время, найти решение может быть довольно сложно. Именно для этого и нужны рабочие журналы. 

Журнал работ — это список всех ваших завершённых задач с указанием времени, которое вы на них потратили. Рабочие журналы организованы в хронологическом порядке по временным блокам, что позволяет быстро визуализировать количество времени, затраченного на выполнение задач, от совещаний до времени, посвящённого работе. Предоставляя вам информацию о том, на что тратится время, рабочие журналы помогают вам вернуть себе день, позволяя работать более эффективно. 

Что такое шаблон рабочего журнала?

Шаблон рабочего журнала (также известный как шаблон журнала учёта времени) — это шаблонный способ отслеживать, как вы тратите свои рабочие часы. Вы можете предварительно создать шаблоны рабочих журналов с настраиваемыми тегами, которые описывают вашу работу, например, является ли задача оплачиваемой или нет, приоритет задачи, статус задачи и многое другое. 

Самое главное, что шаблоны рабочих журналов можно дублировать, то есть, создав первый шаблон, вы можете использовать его снова и снова. Просто войдите в систему и приступайте к работе. 

Преимущества цифрового рабочего журнала

Конечно, можно отслеживать время с помощью обычного листа бумаги, распечатанного табеля учёта рабочего времени или таблицы Excel. Это старомодно, но неэффективно. Печатные журналы учёта времени ограничены заранее созданным форматом и часто не учитывают то, как вы работаете. Шаблоны Excel немного более функциональны, но им не хватает гибкости и кастомизируемости. Кроме того, разве вам нужна ещё одна таблица Excel? 

Цифровые журналы учёта рабочего времени, напротив, являются кастомизируемыми, динамичными и дублируемыми. Они дают вам возможность быстро понять, как вы тратите время, благодаря таким удобным функциям, как настраиваемые временные блоки и поля статуса приоритета с цветовой кодировкой. Не тратьте время на рабочие журналы, которые работают против вас. Использование цифрового журнала учёта рабочего времени в инструменте для управления проектами позволяет: 

• Отслеживать, на что вы тратите время каждый день 

• Определять области, в которых вы теряете время, и находить способы улучшить ситуацию

• сократить объём работы по организации работы;

• Повысить продуктивность и эффективность

• избавляться от пустой траты времени и малозначимых задач;

• Определить области, на которые вы тратите слишком много времени

• Точно выставлять счета за часы работы 

• Повышение эффективности проекта

• Оптимизируйте свои рабочие процессы 

Как создать шаблон цифрового рабочего журнала

Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон цифрового рабочего журнала и зачем он нужен, давайте разберёмся, как его настроить, чтобы максимально повысить продуктивность. 

1. Для начала добавьте все свои задачи на день в верхнюю часть рабочего журнала. 

Для начала создайте раздел со всеми задачами, которые вы планируете выполнить в этот день, например предстоящими встречами, небольшими задачами и крупными делами. Чтобы лучше расставлять приоритеты, добавьте теги для приоритета, типа выставления счетов, статуса и трудозатрат. 

2. Создайте раздел «завершенные задачи» с временными блоками на день.

В разделе «завершенные задачи» вы будете отслеживать свои дела по мере их выполнения. Он будет пустым в начале дня и будет заполняться по мере выполнения задач. Включите в этот раздел временные блоки, то есть временные интервалы, в течение которых вы выполняете задачи и завершаете работу. Рекомендуем разбивать день на часовые или получасовые блоки и корректировать их по ходу работы.

3. Регистрируйте действия и задачи по мере их завершения.

По мере выполнения задач из раздела «Ежедневные задачи» заносите их в раздел «Завершённые задачи» рабочего журнала, указывая, сколько времени на них ушло. Например, если вы начинаете день с проверки электронной почты с 8:00 до 9:00, запишите «просмотр электронной почты» в разделе завершённых задач во временном блоке с 8:00 до 9:00. Не волнуйтесь, если потраченное время не совпадает с временными блоками, которые вы настроили, просто скорректируйте их в процессе работы.

4. Отслеживайте личное время. 

Не забудьте регистрировать действия, которые не являются частью ваших повседневных рабочих задач, такие как обед, длительные перерывы на кофе или личные встречи. Нет ничего плохого в том, чтобы расслабиться после долгого периода концентрации, и регистрация этих перерывов даст вам более точное представление о том, как вы проводите свой день.

5. Просматривайте завершённые (или незавершённые) задачи. 

Прежде чем закончить работу, посмотрите, что вы завершили и что, если таковое имеется, отстает от графика. Если в разделе ежедневных дел есть незавершённые задачи, запишите, почему вы не успели их выполнить. Возникли ли у вас неожиданные задачи или встречи? Выполнение задания заняло больше времени, чем вы думали (и если да, то что вызвало разницу во времени)? Когда или почему вы почувствовали, что работа застопорилась? Ответы на эти вопросы помогут вам получить более чёткое представление о ситуации, когда придёт время просматривать рабочий журнал.

6. Проанализируйте свою производительность и подумайте, как её повысить.

Наконец, установите периодичность для анализа завершенных журналов работ, например, в конце каждой недели или месяца. Ищите закономерности и причины потерь времени. Например, тратите ли вы время на долгие совещания? Тратите ли вы по несколько часов в день на проверку почты и ответы на письма? Откладываете ли вы выполнение определённых задач? Используйте свои выводы для мозгового штурма, чтобы улучшить ситуацию, например:

• устранить или автоматизировать неважные задачи;

• делегирование задач, отнимающих много времени;

• использовать методы управления временем, чтобы сосредоточиться на самой важной работе и выполнить её. 

Что должно быть в шаблоне цифрового журнала учёта рабочего времени

Регистрация времени — это не просто отслеживание того, сколько времени заняло выполнение задачи. Шаблон журнала учёта рабочего времени поможет вам понять, на что и почему тратится ваше время, и предоставит аналитику о том, как лучше управлять своей работой. Чтобы создать эффективный шаблон рабочего журнала, добавьте нестандартные поля, которые дадут контекст вашей работе и обеспечат быстрый обзор того, как вы тратите время, включая:

• Ваши действия и ежедневные задачи

• Временные блоки 

• Тип выставления счетов за выполнение задачи

• Приоритет задачи

• Время, затраченное на каждое задание 

Интегрированные функции

• Загрузка. Функция «Загрузка» позволяет получить наглядное представление о способности команды, а также лучше видеть, какие работы выполняются в тех или иных проектах, причём всё это — в одном месте. С помощью этой информации можно выявлять конфликты, устранять риски и поддерживать темп работы над проектами, переназначая или перенося задачи. Регулярно проверяйте «Загрузку», чтобы убедиться, что команда не перегружена и не сидит без работы. Если это так, можно с лёгкостью переназначить задачи с низким приоритетом или перенести их на более поздний срок, чтобы высвободить ресурсы для инициатив с высоким приоритетом.

• Панели задач. Панели задач — это вкладки проектов, на которых приведены графики и визуализации, позволяющие получить общее представление о том, как идёт работа. Настраивайте диаграммы на панели задач, чтобы мгновенно определять потенциальные проблемы в работе команды и устранять их до того, как они начнут пагубно влиять на ход реализации проекта. Используйте вкладку «панель задач» в качестве отправной точки для поиска данных, чтобы быстро узнать, как продвигается проект.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования задач, чтобы знать, над чем работать в первую очередь. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все ваши задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

Рекомендуемые приложения 

• Clockwise. С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность задачи, время её выполнения, а также может ли Clockwise переносить её автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Box. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Box, встроенной в панель задач Asana.

Вопросы и ответы