5 способов перестать терять время на работе

Перед выходом из дома вы проверяете, есть ли в карманах всё необходимое: телефон, кошелёк, ключи. Если вы не можете найти один из этих элементов, вы возвращаетесь, пока не найдёте его. 

Теряете счёт времени? Это совсем другая проблема. Попытаться понять, почему вы теряете счёт времени, гораздо сложнее, чем найти ключи или кошелёк. В этой статье мы расскажем, как понять, на что вы тратите время, и что можно сделать, чтобы вернуть контроль над своим днём. 

Почему мы теряем счёт времени?

Потеря чувства времени — обычное дело. Есть несколько причин, по которым это может произойти, как хороших, так и плохих. 

Хорошие причины потерять счёт времени

Случалось ли вам когда-нибудь настолько погрузиться в работу, что внешний мир исчезал, и единственное, о чём вы могли думать, это о проекте, над которым работали? Это часто называют состоянием потока, и это очень хороший способ выполнить сложные проекты в течение заданного периода времени.

Но состояние потока может стать проблемой, если вы начинаете пропускать дедлайны других проектов и постоянно опаздывать на встречи (или даже пропускать их). Чтобы избежать этого, попробуйте создать хорошую среду, которая способствует состоянию потока. Заблокируйте Календарь и переведите уведомления в режим «Не беспокоить». Так вы ничего не пропустите и сможете полностью сосредоточиться на текущей задаче. 

Плохие причины потерять счёт времени

Если ваши дни заполнены встречами и перепиской, вы можете тратить больше времени на переключение между задачами и общение с коллегами, чем на выполнение работы. Иногда, когда вы работаете в напряженный день, вы можете пропустить обед и понять, что вы были на встречах Zoom в течение трех часов подряд. Так не может продолжаться вечно. Важно установить границы, чтобы делать перерывы и планировать время для сосредоточенной работы в Календарь. 

Вот ещё несколько причин, по которым можно потерять счёт времени на работе:

• Постоянные уведомления: уведомления предназначены для того, чтобы отвлекать вас от задачи, над которой вы работаете. Если вы постоянно проверяете уведомления, отключите их в таких приложениях, как Slack или социальные сети, или полностью закройте их. Это поможет вам не переключаться между задачами слишком часто. 

• Непродуманный график совещаний: если между совещаниями у вас всего 30 минут, этого недостаточно, чтобы погрузиться в задачу или войти в рабочий поток. Это может привести к потере времени. Хороший способ борьбы с этим — объединить встречи, чтобы выделить себе больше времени для концентрации. 

• Нечёткие определения проекта: когда вы не знаете, что вам нужно сделать для проекта или задачи, вы можете потратить много времени на то, чтобы догнать заинтересованные стороны и выяснить, что вам нужно сделать, прежде чем вы сможете сесть и работать. Такая работа по организации работы может отнимать много времени и вызывать ненужный стресс. 

Клиентский кейс: пандемия COVID-19

В первые дни пандемии коронавируса ваши дни, возможно, начали сливаться в одно целое, пока вы полностью не забыли, какой сегодня день недели. Такая потеря времени часто происходит, когда нарушается чей-то распорядок дня.

Людям свойственно создавать привычки и придерживаться их. Когда началась пандемия COVID-19, все наши привычные процессы были нарушены. Офисные работники были отправлены в принудительный локдаун, что нарушило их рабочий график. Люди привыкли каждый день добираться до работы и обратно, проводить определенные встречи в определенные дни недели и так далее. Эти события служили ориентирами, которые сигнализировали вашему мозгу, какой сегодня день недели.

Выходные — хороший пример опорной точки, поскольку они означают, что в эти дни не нужно работать. Однако когда отпала необходимость добираться до работы, выходные стали больше похожи на обычные дни. Наше восприятие времени исказилось, потому что исчезла точка привязки выходных. 

5 советов по управлению временем

Если вам трудно управлять временем, вы не одиноки. Это распространённая проблема, с которой время от времени сталкиваются все. Мы собрали несколько советов, которые помогут вам вернуть контроль над своим расписанием. 

1. Создайте распорядок дня и придерживайтесь его

Независимо от того, ездите ли вы на работу или продолжаете работать из дома, создайте распорядок дня и придерживайтесь его. Создайте ритуалы для определённых дней недели, чтобы выработать конкретное чувство времени. Например, читайте одну книгу в будние дни, а на выходные оставьте более весёлый роман. Это поможет вашему мозгу отделить рабочую неделю от выходных, даже если вы работаете из дома. 

Вот несколько привычек, которые помогут вам лучше ориентироваться во времени:

• Просыпайтесь и ложитесь спать в одно и то же время.

• Ездите в офис в одни и те же дни недели.

• Планируйте обеденный перерыв на одно и то же время каждый день.

• Физически откладывайте работу в конце дня, когда работаете из дома.

• Установите утренний распорядок (приготовление завтрака, прогулка, медитация и т. д.), прежде чем погрузиться в работу.

2. Используйте стратегии управления временем в течение рабочего дня

В мире нет недостатка в советах по повышению продуктивности — всё дело в поиске стратегий, которые лучше всего подходят лично вам. Если вы постоянно чувствуете, что теряете счёт времени, вот несколько стратегий, которые помогут вам взять ситуацию под контроль:

• Таймблокинг: выделение определённого количества времени на выполнение одной задачи. Это поможет избежать переключения между задачами. 

• Тайм-боксинг: когда вы пытаетесь завершить конкретное задание в установленные сроки. Как и блокирование времени, этот метод помогает добавить ощущение срочности в выполнение задачи. 

• Метод помидора: популярная техника, согласно которой необходимо разбивать работу на 25-минутные интервалы с короткими перерывами между ними. Эта техника предусматривает перерывы, которые помогают мозгу отдохнуть между рабочими спринтами. 

• Съешьте лягушку: стратегия повышения продуктивности, при которой вы работаете над самой сложной задачей с самого утра. Если вы сначала выполните самое сложное задание, остальная часть дня станет легче.

• Матрица Эйзенхауэра: метод расстановки приоритетов, который помогает определить, какими задачами из списка заняться в первую очередь. Если вам трудно решить, над чем работать в первую очередь, этот метод поможет избежать паралича принятия решений.

3. Установите границы между работой и личной жизнью

Если вы склонны терять счёт времени во время работы, она может перетекать в ваше личное время и влиять на ваше психическое здоровье. Если не быть осторожным, это может увеличить вероятность выгорания. Человеческий мозг — это мышца, и ему нужно давать отдых, как и любой другой мышце в вашем теле. 

Создайте пространство между работой и отдыхом, установив границы. Например, убирайте ноутбук в шкаф или ящик, когда заканчиваете работу, и отключайте уведомления на телефоне. Если вы не ездите в офис, это даст вашему мозгу понять, когда вы работаете, а когда отдыхаете.

Установите аналогичные границы во время работы, выделив время для концентрации без отвлекающих факторов. Это поможет вам сосредоточиться и войти в состояние потока, что позволит выполнять работу более качественно, без перерывов и отвлекающих факторов. 

4. Проводите немного времени на свежем воздухе каждый день

До того, как у нас появились часы, единственным ориентиром для определения времени было солнце. Солнце — отличный регулятор наших внутренних часов, а также источник витамина D, который снижает стресс. Проведение времени на свежем воздухе вдали от экранов помогает регулировать циркадные ритмы, что в конечном итоге облегчает засыпание, поддерживает регулярный режим сна и предотвращает психические заболевания. Самый простой способ добиться этого — добавить в свой распорядок дня время на свежем воздухе. Прогулка с собакой утром перед работой или вечером после её окончания — это два в одном: вы проводите время на свежем воздухе и устанавливаете границы рабочего времени.

5. Используйте преимущества своего хронотипа

У каждого человека есть время суток, когда его мозг работает на пике производительности. Во многом это зависит от повседневной деятельности, возраста и привычек, связанных со сном. Это называется «хронотипом» человека.

Существует три основных хронотипа:

• Утренний хронотип: человек просыпается рано утром и наиболее продуктивен в начале дня. 

• Бифазный: эти люди лучше всего концентрируются между 10:00 и 14:00 и могут немного снижать активность в середине дня. У таких людей обычно наблюдается «второй подъём» энергии вечером. 

• Вечерний хронотип: такой человек предпочитает просыпаться позже и выполнять более интенсивную работу во второй половине дня и вечером. Лучше всего начинать работу с простых задач и оставлять более интенсивную работу на поздний вечер.

Когда вы поймете свой хронотип, вы сможете планировать рабочий день в соответствии со своими пиковыми часами. Организуйте свои задачи и встречи в соответствии с тем, когда вы работаете лучше всего. Это поможет сохранить умственную энергию для важных задач, которые в ней нуждаются больше всего. 

Никогда не теряйте работу из виду с Asana

Ваше время слишком ценно, чтобы тратить его на ненужные задачи и работу по организации работы. Вместо этого используйте инструмент для управления работой, такой как Asana, чтобы экономить время, отслеживать свои задачи и упрощать поиск информации для вас и вашей команды.