Что такое анализ результатов выполненной работы (AAR)?

Когда у вас много дел, вы можете переключаться с одного проекта на другой, не тратя времени на переход. Другие зависят от вас, чтобы уложиться в дедлайн, а это означает, что нужно действовать быстро, чтобы не выбиваться из графика. Но есть кое-что важнее соблюдения сроков — это эффективность проекта. 

Чтобы работать максимально эффективно, нужно время на размышления. Так вы сможете использовать опыт прошлых проектов для улучшения будущих. Анализ результатов выполненной работы (AAR) обеспечивает переход между проектами и даёт возможность оценить, что прошло успешно, а что нет.

Что такое анализ результатов?

Анализ выполненной работы (AAR) — это инструмент, который используется для подведения итогов проекта или события, чтобы понять, что произошло, почему это произошло именно так и как это можно улучшить. При правильном использовании он помогает выявить сильные и слабые стороны проекта и команды. 

AAR предоставляет аналитику по таким вопросам, как:

• Коммуникация в команде: позволяет ли обмен информацией между сотрудниками эффективно выполнять работу?

• Коэффициент использования: достаточно ли у вас участников команды для выполнения заданий к дедлайну?

• Ресурсы проекта: достаточно ли ресурсов и правильно ли они распределены для получения ожидаемых результатов проекта?

• Роли и обязанности: правильно ли участники команды выполняют свои роли и обязанности и сотрудничают ли они для достижения результатов?

AAR проводится в конце проекта, и его цель — улучшить будущие проекты с аналогичной рабочей нагрузкой или функциями. Например, если AAR показывает, что ваша команда испытывала трудности с распределением ресурсов из-за плохой стратегии, то вы можете разработать новую стратегию распределения для будущих проектов.

Из каких 4 частей состоит AAR?

Анализ результатов — это фреймворк из четырёх частей, который можно рассматривать как рабочую нагрузку проекта. Каждая фаза фреймворка состоит из отдельных шагов, которые способствуют осмыслению и улучшению. 

Четыре этапа AAR:

1. Проектирование: определение ключевых деталей анализа.

2. Подготовка: соберите данные по проекту и спланируйте действия в рамках анализа.

3. Реализация: погрузитесь в размышления и анализ вашего AAR.

4. Распространение: сортировка результатов, составление отчёта и создание плана действий.

Выполните описанные ниже действия, чтобы глубже погрузиться в каждый этап AAR и получить аналитику об общей эффективности вашего проекта. 

1. Разработка

Этап разработки даёт возможность придать структуру вашему AAR. Проекты состоят из множества частей, поэтому важно определить, какой подход вы будете использовать при поиске способов улучшения. 

Определите объём и цели:

В рамках AAR не нужно анализировать каждого участника команды, заинтересованное лицо, статью бюджета и важный этап. Чтобы получить максимальную аналитику, определите объём работ и поставьте ключевые цели. Скорее всего, вы начнёте процесс анализа с базового представления о том, что вы ищете или какие уроки надеетесь извлечь. Используйте эти идеи в качестве целей. 

Определите заинтересованные стороны:

Заинтересованные стороны — это все лица, вовлечённые в процесс анализа результатов, а также все, на кого влияет полученная вами аналитика. Это могут быть участники вашей команды, клиенты, заинтересованные стороны и руководители проекта. Помните об этих людях при проведении AAR, чтобы получить разнообразные точки зрения. 

2. Подготовка

На этапе подготовки вы собираете информацию и материалы для выполнения основной части процесса AAR. На этом этапе также следует обсудить с командой, какие действия и вопросы вы хотите задать при анализе частей проекта, которые вы определили на этапе планирования.

Проведите исследование:

Исследовательская часть подготовки включает сбор материалов проекта, которые помогут вашей команде ответить на вопросы на следующем этапе AAR. Если вы сосредоточитесь на том, как ваша команда управляла бюджетом и ресурсами проекта, вам понадобится бюджетное предложение, информация об используемых поставщиках, квитанции о покупках и журналы обсуждения бюджета.

Соберите материалы для семинара:

Ваша команда может провести мозговой штурм, чтобы определить, какие мероприятия лучше всего подходят для проекта и темы AAR. Если вы ищете болевые точки в более крупном проекте, то вам может быть полезен штурм событий или составление карты болевых точек. Для этих занятий вам понадобится доска и стикеры. Вы также можете попробовать сыграть в игру «Что, и что, и что теперь?» Для неё не потребуется много материалов. Эта модель помогает команде пройти несколько этапов рефлексии и найти решения.

3. Реализация

На этапе реализации вы начнёте обсуждение и анализ AAR. На этом этапе вы должны знать, что именно хотите обсудить, как собираетесь анализировать тему и кто ещё будет участвовать в обсуждении.

Проведите семинары и анализ:

• Используя материалы, собранные на втором этапе, начните работу над своим проектом. Если вы используете метод мозгового штурма, разместите ключевые события и действия на воображаемой временной шкале с помощью стикеров. Обсудите порядок событий и определите потенциальные болевые точки на временной шкале. Если вы составляете карту болевых точек, отметьте их на графике с осями X и Y, где Y — это боль, а X — усилие. 

Задайте четыре ключевых вопроса:

В ходе каждого AAR необходимо ответить на четыре ключевых вопроса: 

1. Что мы ожидали?

2. Что произошло на самом деле?

3. Что получилось и почему?

4. Что мы можем улучшить и как?

Ответив на эти вопросы, вы сможете полностью проанализировать тему проекта и понять, как её улучшить.

4. Распространение

После обсуждения темы проекта и ответа на четыре ключевых вопроса пришло время поделиться своими выводами. Последний этап — составление отчёта по итогам работы, в котором обобщается информация и предлагаются действенные рекомендации на будущее. 

Сделайте выводы:

Создав отчёт о результатах, вы можете ссылаться на него в будущих проектах. С помощью этого отчёта можно сделать выводы о том, что прошло хорошо, что не удалось и какие корректирующие действия следует предпринять. Например, можно сделать вывод, что бюджет был превышен из-за недостаточного предварительного анализа при составлении бюджетного предложения.

Создайте план действий:

В заключительной части отчёта приведите решения, которые помогут вам добиться лучших результатов в будущем. Хотя ваши решения могут не подходить для каждого будущего проекта, приятно начинать новые проекты с более высоким уровнем готовности. Например, план действий может включать подробный процесс планирования бюджета или стратегию распределения ресурсов.

Многие команды сочетают анализ результатов с шаблоном для анализа полученного опыта или шаблоном для подведения итогов проекта, чтобы аналитику было легко отслеживать и использовать в будущих прое��тах.

Пример анализа результатов выполненной работы

Ниже приводится пример анализа результатов проекта кампании в социальных сетях. В этом отчёте рассматривается, как команда распорядилась бюджетом и ресурсами проекта. 

В этом шаблоне есть разделы, которые помогут команде проработать структуру анализа, подготовиться к семинару и ответить на четыре ключевых вопроса. 

Шаблон анализа результатов выполненной работы

Используйте приведённый ниже шаблон анализа результатов в качестве руководства для своего следующего проекта.

Этот документ должен служить руководством для вас и вашей команды. Проводя AAR, будь то лично или виртуально, активно обсуждайте рассматриваемую тему, чтобы ответить на вопросы и найти решения.

Преимущества анализа результатов

Показывать участникам команды, как совершенствоваться на примерах из прошлых проектов, эффективнее, чем рассказывать им об этом. Показывая, вы подаёте пример и укрепляете доверие в команде. 

Когда вы возьмёте аналитику из своего AAR и примените её на практике, вы увидите улучшения в своей работе и динамике команды. 

Преимущества AAR:

• Стимулирование инноваций: когда команда понимает, где произошли предыдущие ошибки, она может придумать творческие решения для улучшения.

• Помогает принимать более взвешенные решения: анализ помогает руководителям и команде принимать более взвешенные решения в будущем.

• Выявление прошлых ошибок: АРР дают возможность проанализировать прошлые проекты и выявить любые ошибки или некорректно обработанные болевые точки.

• Создают командную синергию: семинарский характер AAR даёт группам возможность работать вместе и составлять ценный план действий — это позитивная синергия в действии.

• Улучшение будущих проектов: конечная цель AAR — сделать будущие проекты лучше.

Главное преимущество AAR — это обучение. Когда вы учитесь на прошлом, вы становитесь более квалифицированными для будущего. Как одна из форм непрерывного совершенствования, AAR помогает вносить небольшие изменения, устраняя неэффективность прошлого, что в конечном итоге приводит к большим долгосрочным улучшениям.

Упростите проведение AAR с помощью программного обеспечения для управления работой

Совместная работа имеет решающее значение для AAR, и ваша команда многому научится друг у друга, работая вместе над улучшением. Чтобы упростить процесс подведения итогов, разместите шаблон анализа и план действий в инструменте для управления работой. Это позволит вам легко делиться своими материалами и вводить информацию о проекте. Создайте рабочую нагрузку для AAR в Asana и наблюдайте за тем, как улучшаются ваши проекты.