Как улучшить общение в команде: 6 стратегий и советов

Ваш стиль общения многое говорит о вас как о руководителе. Вы поддерживаете и расслабляетесь, когда руководите своей командой в творческих проектах? Или вы более требовательны и мотивируете команду работать эффективно и создавать успешные результаты? Существуют различные стили общения, и неспособность эффективно общаться может привести к снижению производительности и морального духа.

Общение в команде имеет решающее значение, но, к счастью, выработать хорошие практики общения в команде несложно. Как менеджер проекта вы можете задать тон общению между участниками команды. Если в настоящее время у вас проблемы с общением, не волнуйтесь. Стили общения не высечены на камне, и в этой статье мы расскажем, как ваша команда может внедрить передовые методы общения. Вот как это сделать.

Почему общение в команде так важно?

Эффективное общение — это движущая сила всего, что вы делаете на работе. Качество проекта, отношения с заинтересованными сторонами и удовлетворённость клиентов напрямую зависят от того, насколько хорошо команда общается друг с другом. 

Хорошее общение приводит к эффективному принятию решений, вовлечённости участников команды и успешным проектам. С другой стороны, плохое общение внутри команды может привести к следующим последствиям:

• Несбалансированная или дублирующаяся работа 

• Размывание границ проекта

• Неудовлетворительные результаты проекта

• Недовольные клиенты

• Плохие отзывы клиентов

• Высокая текучесть команды

• Высокий уровень стресса

• Низкая вовлеченность команды

Чтобы улучшить общение в команде, вы должны подавать пример. Практикуйте осознанность и принимайте меры, чтобы быть открытыми с участниками команды. Заблаговременно отвечайте на их вопросы и объясняйте, почему вы принимаете те или иные решения. Эффективное общение — непростая задача, но, создав культуру открытого диалога, вы сможете сформировать здоровую рабочую среду. 

Каковы 5 типов общения в команде?

Существует несколько способов общения в команде. Если вы хотите создать высокоэффективную команду, вам нужно знать все пять форм общения. Используйте эту таблицу, чтобы определить области общения, в которых ваша команда может улучшить свои показатели. 

1. Вербальное общение: это наиболее важный способ взаимодействия между участниками команды. Независимо от того, общается ли ваша команда лично, по телефону или посредством видеоконференций, эти обсуждения могут быть решающим фактором в том, как один человек воспринимает другого. Вербальное общение даёт участникам команды наилучшую возможность выразить свои мысли. 

2. Невербальное общение: невербальное общение включает в себя такие вещи, как язык тела, мимика и тон голоса. Многие люди не осознают, как невербальное общение влияет на их отношения. Но на самом деле более половины всего общения происходит невербально, поэтому важно обращать внимание на невербальные сигналы.

3. Письменное общение: вы можете легко контролировать то, как вы общаетесь в письменной форме. Ваша команда должна стремиться к эффективному общению через все каналы письменной коммуникации, включая электронную почту, инструменты для управления проектами, мессенджеры, опросы и отзывы. Умение выражать свои мысли в письменной форме принесёт пользу и команде, и аудитории. 

4. Визуальное общение: визуальное общение важно на совещаниях команды или тренингах, когда вы делитесь информацией с помощью слайдов или видео. Преимущество визуальных средств в том, что у вас есть время подумать, прежде чем представить свою мысль другим. Прежде чем поделиться информацией, подумайте, помогут ли выбранные вами визуальные элементы вашей команде понять, что вы пытаетесь донести. 

5. Слушание: возможно, вы не считаете слушание общением, но эффективное общение невозможно без него. Слушание — это то, как вы получаете информацию, когда другие говорят с вами. В частности, активное слушание создает здоровую рабочую среду, потому что показывает говорящему, что вы вовлечены и обращаете внимание на то, что он говорит.

Шесть стратегий для развития навыков общения в команде

Существуют различные стратегии, которые можно использовать для улучшения общения в команде на рабочем месте. Независимо от того, работает ли ваша команда удаленно или в офисе, эти действия будут способствовать командному взаимодействию и укреплению здоровых отношений, независимо от должности или ранга. 

1. Быстро разрешайте конфликты

Конфликты на работе могут начинаться с малого и казаться несущественными. Например, один из участников команды может перенести дедлайн, а это значит, что у другого участника команды будет меньше времени на свою часть проекта. Первый участник команды извиняется перед другим, и все кажется в порядке. Но если первый участник команды продолжает переносить сроки, а второй участник команды не сообщил, как это влияет на его работу, второй участник команды может обидеться и разочароваться. Когда команда не решает конфликты быстро, напряжение нарастает, а производительность труда снижается.

Совет: обучите команду стратегиям разрешения конфликтов, чтобы они могли решать проблемы быстро, прямо и уважительно. Так небольшие проблемы не перерастут в большие. 

2. Поощряйте вовлеченность

Никто не любит, когда за ним следят на каждом шагу, но без некоторого руководства или командной работы участники команды могут испытывать недостаток вовлеченности. Руководителю важно поощрять участников команды, предоставляя им свободу творчества. 

Попробуйте обмениваться информацией и идеями с командой на сессиях мозгового штурма и еженедельных семинарах. Не забывайте не только спрашивать у команды, что они думают, но и показывать, что вы цените каждую идею. Так команда будет знать, что вы её поддерживаете. 

Совет: планируйте еженедельные встречи, чтобы каждый мог поделиться тем, над чем работает, и при необходимости задать вопросы. Встречи — это отличный способ вовлечь команду, не отвлекая её от важных задач.

3. Поощряйте общение снизу вверх

Участники команды, находящиеся в нижней части структуры, могут чувствовать себя некомфортно, высказывая своё мнение и делясь идеями. Поощряя общение снизу вверх, вы стимулируете участников команды на всех уровнях к коллективному обсуждению и высказыванию своего мнения. Для этого необходимо укреплять доверие и моральный дух в команде, а также давать сотрудникам почувствовать ответственность за проекты.

Совет. Чтобы участники команды чувствовали себя комфортно, им может понадобиться поддержка. Спрашивайте их мнение, идеи и обратную связь, чтобы они привыкли делиться ими. Поощряйте участников команды в различных форматах, таких как собрания, опросы, личные беседы и ящик для предложений.

4. Стремитесь к прозрачности

Коммуникативное рабочее место — это место, где участники команды ставят во главу угла прозрачность. Если вы и участники команды будете честны друг с другом, то вероятность недопонимания и связанных с ним рисков снизится. 

Один из способов быть прозрачным в качестве лидера — быть чес��но говорить о результатах деятельности и раскрывать информацию по мере её появления. Вы также должны предоставлять конструктивную критику, когда сочтете это необходимым, чтобы участники вашей команды могли улучшить свои навыки. Самое главное — связать их повседневную работу с глобальными целями. Предоставление сотрудникам контекста и демонстрация важности их работы повышает мотивацию и позволяет им чувствовать себя ценными членами команды.

Совет: есть разница между прозрачностью и чрезмерным обменом информацией. Например, команде полезно знать, достигла ли компания годовых целей по выручке, но вам не нужно делиться с генеральным директором своими личными проблемами на этой неделе. Шаблон устава команды поможет вам задокументировать эти цели, распределить обязанности и облегчить согласование действий по мере развития проектов.

5. Планируйте встречи один на один

Общение в команде происходит как в группе, так и в формате один на один. Когда участники команды взаимодействуют, они приносят энергию от каждого опыта обратно в команду. 

Регулярные встречи один на один — это ваш шанс решить проблемы и проверить благополучие участников команды. Ваша команда будет чувствовать себя увереннее, если вы предоставите ей пространство для свободного общения. Вы также можете предложить участникам команды планировать встречи друг с другом, чтобы они могли познакомиться и наладить сотрудничество.

Совет: вам не нужно брать на себя роль терапевта в качестве руководителя, но вы должны заботиться о том, как поживают члены вашей команды. Если у участника команды эмоциональные проблемы, подумайте, можно ли дать ему отгул, чтобы он вернулся к работе в более здоровом состоянии. 

6. Регулярно предоставляйте обратную связь

Важная часть общения в команде — обратная связь по результатам работы. Чтобы оставаться мотивированными и вовлеченными, участники команды нуждаются в обратной связи о своей работе. Во время встреч один на один давайте обратную связь участникам команды и обсуждайте возможности для роста. Вы также можете спросить у команды, есть ли у них обратная связь для вас.

Совет. Участникам команды не всегда комфортно высказывать своё мнение напрямую. Подумайте о проведении анонимного опроса, чтобы получить честное мнение команды о вашей работе в качестве лидера.

Четыре стиля общения в команде

Знание того, как общаются участники вашей команды, может помочь вам управлять командой в целом. Профиль DiSC — это оценка личности и поведения, которая классифицирует основной стиль общения человека как доминирующий, влиятельный, добросовестный или устойчивый.

Стили общения — сложная тема, и участники вашей команды могут обладать характеристиками нескольких из этих четырёх стилей. Но понимание основного стиля каждого человека и адаптация к нему вашего общения может иметь большое значение для создания сильной команды. 

Доминирующий

Участники команды с доминирующим стилем общения энергичны, эффективны и ориентированы на результат. Обычно таких людей легко заметить, потому что они конкурентоспособны и стремятся к успеху. Хотя эти люди являются естественными лидерами команды, их слабостью может быть нетерпение и чрезмерная уверенность.

Совет: ставьте перед доминирующими участниками команды сложные задачи, чтобы они чувствовали себя мотивированными, но напоминайте им о необходимости всегда держать в центре внимания команду и миссию компании. 

Влиятельный

Участники команды с влиятельным стилем общения являются социальными координаторами вашей команды. Эти люди знают, как очаровывать других и создавать энергичную и привлекательную среду. Они преуспеют в отношениях с клиентами, потому что им нравится общаться с людьми. 

Совет: чтобы влиятельные участники команды не теряли концентрацию, давайте им задачи, соответствующие их навыкам. Позвольте им проявить себя в своей роли, но следите за тем, чтобы они не отвлекали других. 

Добросовестный

Участники команды с добросовестным стилем общения — ваши лучшие сотрудники. Они усердно работают, чтобы не допускать ошибок, и делают все возможное, чтобы расширять свои знания. Добросовестный участник команды может предпочитать работать самостоятельно, чтобы контролировать свою производительность.

Совет: такие участники команды предпочитают объективное руководство, чтобы не было места для недопонимания. Позвольте добросовестным участникам команды работать над проектами, в которых они преуспевают. Дайте им чёткие указания и измеримую обратную связь. 

Стабильный

Участники команды с устойчивым стилем общения ценят последовательность и стабильность в своей рабочей среде. В отличие от доминирующих участников команды, которые любят сложные задачи, стабильный сотрудник может предпочесть более предсказуемую роль в обслуживании клиентов или ИТ. Спокойная рабочая среда позволяет участникам команды с устойчивым стилем общения чувствовать себя комфортно и спокойно.

Совет: обеспечьте стабильную рабочую среду для участников команды с устойчивым стилем общения. Если происходят изменения, по возможности внедряйте их постепенно. Активно слушайте таких участников команды, чтобы они чувствовали себя услышанными, и давайте им чёткие указания по любым сложным задачам, чтобы ни один вопрос не оставался без ответа.

Инструменты для общения, которые способствуют командной работе

Удалённая работа становится всё более распространённой во всём мире, а это означает, что общение в команде часто происходит онлайн. Но даже если вы работаете в офисе, вы, скорее всего, используете инструменты для общения в команде, чтобы делиться информацией и оптимизировать рабочие процессы.

Существуют инструменты для общения в команде, которые можно использовать для любых целей, в том числе: 

• Обмен сообщениями и чат: используйте приложения для обмена мгновенными сообщениями и чата, чтобы обсуждать проекты и задавать вопросы в реальном времени.

• Обмен файлами: приложения для обмена файлами позволяют делиться документами без необходимости передавать их между участниками команды.

• Видеоконференции: видеоконференции — это отличный способ увидеть участников команды лицом к лицу, если вы работаете из разных мест или часовых поясов. 

• Редактирование документов: онлайн-редактирование документов позволяет автоматически делиться ими и сохранять их. Ваша команда может совместно работать над документами, потому что они будут доступны для просмотра и редактирования другим участникам команды.

• Управление проектами: вы не сможете поддерживать эффективное общение с командой без инструмента для управления проектами. Инструменты для управления проектами, такие как Asana, позволяют управлять задачами, ставить цели, обмениваться обратной связью, делиться файлами и многое другое.

Когда вы можете хранить, делиться и ссылаться на свою работу, у вашей команды будет больше ясности на рабочем месте, и общение станет проще. 

Повышение вовлеченности работников с помощью общения в команде

Чтобы улучшить общение между участниками команды, вы должны подавать им пример. Участники команды будут высказывать своё мнение и проявлять большую вовлечённость, если вы будете поощрять их к этому. Инструменты для общения в команде, такие как Asana, предназначены для совместной работы и помогают формировать здоровые привычки, ведущие к успеху.