Шаблон устава команды

Начинать новый проект без предварительного согласования целей, процессов и результатов с командой — это залог провала. Без поддержки ключевых заинтересованных сторон участники команды могут не соглашаться с обязанностями, полномочиями по принятию решений или даже миссией команды. Шаблон устава команды решает эту проблему, создавая единый источник достоверной информации. В нём излагаются цели команды, определяется роль каждого участника и устанавливаются основные правила совместной работы. Независимо от того, формируете ли вы новую команду или реорганизуете существующую, эта простая форма поможет вам определить успех и работать над его достижением вместе.

Кому нужны шаблоны уставов команды?

Создание шаблона устава помогает определить структуру команды, результаты проекта и основные ценности до начала работы. Заранее задокументировав ожидания и Рабочая нагрузка, вы сможете сосредоточиться на реализации планов и поддержании проекта в актуальном состоянии.

Руководители команды

Руководители используют уставы команды, чтобы объединить людей вокруг общей миссии, обязанностей и ценностей. Эти шаблоны упрощают адаптацию новых сотрудников, выделяют общие цели и позволяют устранять конфликты до того, как они разрастутся. 

Кросс-функциональные команды

Когда сотрудники разных отделов работают вместе, шаблон устава команды служит руководством по организации работы. Он определяет ответственность, описывает стратегии коммуникации и устанавливает правила принятия решений, которые способствуют лучшему сотрудничеству между отделами.

Новые участники

Устав команды показывает новым сотрудникам, как работает группа. Вместо того чтобы учиться методом проб и ошибок, они могут обратиться к руководству, в котором объясняются ожидания и Рабочая нагрузка. 

Заинтересованные стороны и спонсоры

Устав команды также позволяет спонсорам и заинтересованным сторонам понять цели, важные этапы и обязанности группы. В уставе в одном доступном месте собраны приоритеты, лица, принимающие решения, и ход выполнения проекта. 

Зачем использовать шаблон устава команды в Asana

Шаблон устава команды в Asana — это не просто документ, а рабочее пространство для совместной работы, которое можно обновлять в реальном времени. Используйте его, чтобы сократить количество недопониманий, укрепить доверие и координировать каждого участника команды.

Используйте шаблон устава команды от Asana, чтобы:

• Координировать цели, ценности и миссию команды

• определять роли участников команды, наборы навыков и процессы принятия решений;

• определять нормы, рабочую нагрузку и правила коммуникации для команды;

• Документировать способы разрешения конфликтов и непрерывного совершенствования

Как использовать этот шаблон устава команды

Этот шаблон устава команды в Asana состоит из предопределённых разделов и кастомизируемых строк задач. Каждый раздел представляет собой основной организационный компонент, а каждое задание позволяет назначать ответственность, устанавливать дедлайны и хранить информацию о конкретном проекте. 

Шаг 1. Заполните информацию о команде

Начните с перечисления основных участников команды проекта. Создайте для каждого участника отдельное задание, указав его имя и роль (например, «Джордан — руководитель команды») в столбце «Исполнитель». Используйте поле «Дата сдачи» для указания дедлайнов, сроков или ожидаемых дат начала. Если вы планируете регулярно пересматривать обязанности, укажите это в столбце «Частота пересмотра». 

Шаг 2. Определите миссию и цель

Используйте этот раздел, чтобы определить цель своей команды. Создайте вдохновляющую формулировку миссии, которая послужит руководством и сплотит команду вокруг общей цели.

Разбейте раздел на такие задания, как «Цель команды», «Путеводная звезда» и «Заинтересованные стороны», чтобы распределить ответственность. Назначьте авторов или рецензентов, а затем расставьте приоритеты с помощью поля «Приоритет».

Шаг 3. Определите цели и показатели успешности

Перечислите измеримые цели команды в виде заданий, например «Запустить версию 1 к 10 декабря» или «Увеличить удержание на 5%». Определите KPI или OKR в описании задания или в качестве нестандартных полей, чтобы стандартизировать способ измерения успеха.

Используйте столбец «Приоритет», чтобы отметить цели с высокими ставками, и «Уровень риска», чтобы выделить потенциальные препятствия. Также можно использовать вехи в Asana в качестве видимых маркеров для отметки прогресса.

Шаг 4. Распределите роли и обязанности

Создайте по одному заданию для каждого участника команды, чтобы описать его обязанности. В описании задания кратко опишите каждую роль. Отметьте Исполнителя, чтобы все знали, кто за что отвечает. Для ролей, чувствительных к бюджету, заполните столбец «Распределение бюджета», чтобы зафиксировать финансовую ответственность.

Если ваша команда использует модели RACI или DACI, добавьте теги ролей или нестандартные поля, чтобы указать, кто является ответственным, подотчётным, консультирующим или информируемым лицом. 

Шаг 5. Определение принципов работы

Перечислите нормы команды, правила принятия решений и предпочтительные способы обмена информацией. Например, можно указать «Ежедневные планёрки в 9 утра» или «Подтверждения от двух человек для принятия решений». Каждый принцип может быть заданием с назначенным исполнителем. Используйте столбец «Статус», чтобы указать, над какими заданиями работает ваша команда или какие из них ещё обсуждаются.

Шаг 6. Определите ресурсы и ограничения

В этом разделе можно указать всё, что может повлиять на способность команды выполнять работу. Добавьте такие ограничения, как «Ограниченная ИТ-поддержка» или «Требуется подтверждение для инструментов поставщика», в качестве отдельных заданий.

Вы также можете перечислить доступные ресурсы, например «Доступ к Salesforce» или «Специализированная поддержка дизайна». Используйте столбец «Уровень риска», чтобы выделить препятствия, и укажите «Распределение бюджета», где это применимо.

Функции Asana для сплочения команды

Функции Asana делают устав команды живым, совместным документом. Используйте их, чтобы распределять ответственность, отслеживать ход работ и пересматривать цели по мере развития проекта. Ниже мы приводим несколько наших любимых функций, но вы можете просмотреть список всех функций для большего вдохновения.

Нестандартные поля 

Добавляйте настраиваемые поля для указания ролей, ценностей команды, инструментов коммуникации или процессов подтверждения. Они помогают сортировать и фильтровать задания по мере роста рабочей нагрузки.

Представления проектов

Выбирайте между видами «Список», «Доска», «Хронология» и «Календарь», чтобы планировать важные этапы и контрольные пункты проекта. Все будут видеть, когда работа должна быть выполнена и как связаны между собой задания.

Исполнители заданий 

Назначьте участников команды для каждого раздела устава, например для написания заявления о миссии или опреде��ения рабочей нагрузки.

Зависимости 

Используйте зависимости, чтобы показать, какие задания зависят от других, помогая команде планировать работу с учётом узких мест.

Подтверждения 

Нужно ли вам согласование с заинтересованными сторонами окончательного устава команды? Добавьте поля подтверждения, чтобы упростить обратную связь и подтверждение.

Рекомендуемые интеграции для шаблонов уставов команд

Интеграции связывают шаблон устава команды с инструментами, которые ваша группа уже использует каждый день. Они помогают делиться обновлениями, управлять файлами и поддерживать беседы, связанные с действиями, без переключения между приложениями. Полный список можно найти в центре приложений Asana.

Slack

Превращайте сообщения и идеи в выполнимые задания, не выходя из Slack. 

Google Диск

Прикрепляйте документы, уставы и справочные материалы, чтобы у всех была последняя версия в одном месте.

Jira Cloud

Подключите Asana к Jira, чтобы связать задачи планирования и разработки проекта.

Zoom

Планируйте звонки, интервью и стендапы в Zoom прямо из Asana.

Календарь Google 

Синхронизируйте встречи, проверки и циклы анализа, чтобы все видели дедлайны и обсуждения.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах устава команды