иерархическая структура работ

У вас десятки дел: согласование сроков, управление командами и результаты проектов, которых становится всё больше. Возможно, вы пытались управлять всем с помощью электронной таблицы или доски, но обнаружили, что этого недостаточно.

Крупные проекты могут быстро превратиться в хаос из-за нескольких команд, меняющихся сроков и разрозненных результатов. Шаблон иерархической структуры работ от Asana помогает разбивать сложные проекты на более мелкие и простые в управлении задачи, которые можно отслеживать от начала до конца.

Кому пригодится этот шаблон иерархической структуры работ?

Принимая на себя большой проект, вы часто оказываетесь в хаосе, где повсюду стикеры, разбросанные документы и команда, не знающая, кто чем занимается. Это знакомая картина, и мы разработали простой шаблон иерархической структуры работ, чтобы решить эту проблему.

Мы видим, как менеджеры проектов, операционные команды и специалисты по планированию строительства в самых разных отраслях используют шаблоны СРР для поддержания порядка. Такие шаблоны экономят время, обеспечивая преимущество и согласованность сложных процессов планирования. Если вы хотите узнать больше о том, как создать иерархическую структуру работ, или вам нужны советы экспертов, ознакомьтесь с нашим полным руководством по иерархической структуре работ.

Используйте этот шаблон иерархической структуры работ, чтобы:

• Помогать менеджерам по продуктам, координаторам проектов и руководителям межфункциональных команд определять полный объём работ и основные результаты.

• Помогать Agile-командам, консультантам и руководителям инженерных отделов разбивать работу на более мелкие задачи и рабочие пакеты.

• Помогать операционным командам, ИТ-руководителям и менеджерам программ уточнять зависимости между задачами и критические пути в рамках рабочих процессов.

• Предоставить креативным агентствам, корпоративным офисам управления проектами и удалённым командам возможность согласовывать действия участников команды и заинтересованных сторон на каждом этапе проекта.

Независимо от того, управляете ли вы запуском продукта, спринтом по системе Agile или строительным проектом, этот шаблон структуры декомпозиции работ обеспечивает чёткую иерархическую структуру для планирования и отслеживания каждого аспекта области проекта.

Зачем использовать шаблон иерархической структуры работ Asana?

Один из наших клиентов использовал этот шаблон СРР для координации запуска нового продукта, который включал в себя дизайн, разработку и маркетинг. Он быстро сопоставил все результаты на хронологии проекта, чётко определил ответственность и уложился в дедлайны без обычного хаоса.

Возможности, которые даёт этот шаблон диаграммы СРР:

• Визуально организовывать работу с помощью иерархической древовидной диаграммы, блок-схемы или диаграммы Ганта.

• Отслеживать ход выполнения важных этапов и подзадач в реальном времени.

• Оптимизировать работу над проектом, предварительно структурировав рабочие процессы и зависимости.

• Заблаговременно уточнять область проекта, чтобы избежать разрастания объёма и срыва дедлайнов.

• Направлять действия команды проекта на достижение чётких целей, соблюдение реалистичных сроков и выполнение задач с определённой ответственностью.

• Улучшать оценку затрат, трудозатрат и продолжительности, определяя пакеты работ.

• Улучшить общение в команде за счёт чёткого определения ролей и обязанностей.

• Выявлять риски, разбивая работу на отдельные задачи и выявляя проблемы на раннем этапе.

Как использовать этот шаблон иерархической структуры работ

1. Дублируйте шаблон проекта. Сначала создайте копию шаблона СРР и переименуйте его в соответствии с вашим конкретным проектом. Рекомендуем использовать названия, отражающие код проекта, отдел или сроки, например «СДР по запуску сайта в 4-м квартале» или «Маркетинговая дорожная карта на 2026 год».

2. Определите ожидаемые результаты верхнего уровня. Добавьте основные этапы или результаты проекта в виде разделов. Например: планирование, проектирование, внедрение, тестирование и запуск. Они должны отражать важные этапы или точки передачи, которые структурируют общий план проекта.

3. Разбейте каждый результат на рабочие пакеты. В каждом разделе добавьте задачи, представляющие ключевые компоненты или более мелкие необходимые задания. Рассматривайте каждый пакет работ как автономную единицу проектной работы, которую можно назначать, отслеживать и финансировать независимо от других.

4. Добавьте подзадачи и зависимости. Создавайте подзадачи для отдельных элементов, которые входят в состав рабочих пакетов. Используйте зависимости, чтобы показать, какие задачи зависят от других. Это поможет вашей команде понять, что нужно сделать в первую очередь, и избежать узких мест в жизненном цикле проекта.

5. Назначьте исполнителей и даты сдачи. Чётко распределяйте обязанности, назначая каждую задачу одному из участников команды. Используйте даты начала и сроки выполнения, чтобы точно отразить фактическую продолжительность и последовательность работы, особенно когда задачи пересекаются или требуют координации между несколькими командами. Это также помогает прояснить ответственность на этапе инициации проекта.

6. Отслеживайте ход работ по проекту. Используйте вид «Хронология» для визуального обзора в стиле диаграммы Ганта или переключитесь на вид «Список», чтобы получить простой список задач. Отслеживайте прогресс по важным этапам, корректируйте сроки проекта при возникновении препятствий и обновляйте поля статуса, чтобы все были согласованы с целями проекта.

Функции Asana для организации управления проектами

Правильные функции могут сделать ваш шаблон иерархической структуры работ более мощным и намного проще управляемым. В Asana есть множество других функций, но это наши основные инструменты для оптимизации работы и уточнения обязанностей.

• Представления проекта. Выберите лучшее представление для своей команды: список, календарь, диаграмма Ганта (хронология) или канбан-доска. Каждое представление помогает визуализировать и организовать график проекта по-своему.

• Задачи, подзадачи и зависимости: разбивайте работу по проекту на выполнимые части. Используйте задачи и подзадачи, чтобы определить каждый шаг, и зависимости, чтобы отобразить порядок выполнения работ. Это поможет вашей команде видеть весь поток выполнения и придерживаться графика.

• Вехи и цели: определите важные этапы выполнения и цели проекта, чтобы направлять свою команду в процессе работы. Отмечайте достижения и сосредоточьтесь на самом важном.

• Настраиваемые поля: помечайте конкретные задачи по этапу, приоритету или статусу, чтобы фильтровать и систематизировать свою работу. Настраивайте поля в соответствии с вашим рабочим процессом.

• Панели задач с отчётностью: отслеживайте ключевые показатели, визуализируйте производительность и делитесь обновлениями в реальном времени с заинтересованными лицами. Используйте ди��граммы и графики, чтобы согласовывать действия команды проекта и руководства.

• Загрузка: визуально отслеживайте, кто из команды занят, а у кого есть свободное время. Распределяйте задачи, чтобы предотвратить выгорание.

Рекомендуемые интеграции

Интеграции связывают Asana с вашими любимыми инструментами, позволяя избежать переключения между платформами, автоматизировать процессы и выполнять всю работу в одном месте. Хотите ещё больше? Ознакомьтесь с нашей полной библиотекой из более чем 300 приложений.

• Float: управляйте планированием ресурсов и доступностью в реальном времени. Float помогает командам координировать рабочие нагрузки и сроки вместе с вашей структурой декомпозиции работ.

• Agile Effect: внедрите методологии Agile в свою СРР. Используйте Agile Effect для создания спринтов, отслеживания скорости и интеграции баллов за истории в Asana.

• Kissflow: автоматизируйте подтверждения рабочих процессов и передачу задач с помощью Kissflow. Упростите процессы, связанные с СРР, и сократите количество ручных действий.

• Everhour: отслеживайте время непосредственно в задачах Asana. Everhour упрощает составление бюджета, выставление счетов и измерение времени, затрачиваемого на выполнение работ по СРР.

• Microsoft Office: прикрепляйте документы Word и таблицы Excel и делитесь ими прямо в Asana. Храните все вспомогательные файлы, связанные с шаблоном иерархической структуры работ, в одном месте.

• Google Таблицы. Синхронизируйте задачи Asana с Google Таблицами, чтобы создавать подробные отчёты и визуализировать ход выполнения работ по всем результатам.

• Gmail: превращайте электронные письма в задачи одним щелчком мыши, чтобы фиксировать работу по мере её поступления. Поддерживайте ясность проекта, не переключаясь между инструментами.

• Slack: создавайте задачи Asana прямо из обсуждений в Slack. Организуйте общение и превращайте его в действия.

• Zoom: планируйте совещания по проектам и отслеживайте их выполнение с помощью Zoom. Синхронизируйте записи и задачи с Asana.

• Dropbox: прикрепляйте файлы проекта из Dropbox непосредственно к задачам Asana. Сохраняйте всю документацию, связанную с соответствующей работой.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах иерархической структуры работ