Шаблон подведения итогов проекта

После успешного завершения проекта многие команды сразу переходят к следующему заданию, не задумываясь о том, что сработало, а что нет. Без структурированного процесса подведения итогов дела теряются, показатели не анализируются, а заинтересованные стороны не получают полного отчёта. В результате команда проекта не знает, как подойти к следующему проекту.

Шаблон подведения итогов проекта предоставляет вашей команде пошаговую повестку для анализа результатов проекта. Вы можете регистрировать извлечённые уроки, назначать ответственных за улучшения и делиться шаблоном отчёта по подведению итогов проекта с заинтересованными сторонами в режиме реального времени. Этот шаблон превращает завершённый проект в трамплин для непрерывного совершенствования.

Кому пригодятся шаблоны для подведения итогов проекта?

В Asana одна из проектных команд использовала простой шаблон разбора проекта после запуска маркетинговой кампании. Зафиксировав успехи и проблемы в одном месте, они вдвое сократили количество повторяющихся ошибок и определили три новых рабочих нагрузки, которые можно будет оптимизировать в следующий раз.

Менеджеры проектов

Менеджеры проектов проводят структурированные совещания по подведению итогов с чётко определённой повесткой. Они отслеживают цели, результаты и извлечённые уроки, превращая обратную связь в дела для следующего проекта.

Участники команды

Участники команды оставляют отзывы о совместной работе и балансе загрузки. Их аналитика преобразуется в задания с исполнителями и дедлайнами, что доказывает, что их вклад приводит к реальным улучшениям.

Маркетинговые команды анализируют показатели кампаний, операционные группы оценивают логистику, а некоммерческие организации подводят итоги мероприятий по сбору средств. Бесплатный шаблон Asana для подведения итогов подходит для завершённых проектов любого типа.

Заинтересованные лица

Заинтересованные стороны видят результаты проекта в одном месте. Они анализируют достигнутые цели, зарегистрированные проблемы и области для улучшения, что повышает доверие к процессу подведения итогов проекта.

Зачем использовать шаблон подведения итогов проекта от Asana?

Одна операционная команда внедрила рабочую нагрузку Asana для проведения совещаний по подведению итогов и сократила время подготовки к ретроспективам на 40%. Вместо того чтобы собирать заметки в Google Документах или PowerPoint, они использовали единую систему для создания повестки, назначения дел и обмена обновлениями.

Благодаря Asana шаблон разбора проекта превращает итоговый анализ в живой документ. Вы можете централизовать обратную связь, документировать извлечённые уроки и привязывать улучшения непосредственно к предстоящей рабочей нагрузке.

Преимущества нашего шаблона для подведения итогов:

• Фиксирование извлечённых уроков и назначение дел с датами сдачи участникам команды.

• Оптимизация процесса подведения итогов и превращение его в повторяющуюся Рабочая нагрузка.

• Отслеживание показателей, важных этапов и целей проекта в одном проекте.

• Предоставление простого шаблона подведения итогов проекта заинтересованным сторонам для обновления и мониторинга проекта.

Как использовать этот шаблон разбора проекта

Шаблон подведения итогов проекта организует процесс подведения итогов в структурированные пошаговые разделы с подробными инструкциями. Слева расположены разделы, которые помогут вам составить повестку совещания, зафиксировать извлечённые уроки и назначить дальнейшие действия. В верхней части поля фиксируют координатора, ответственного, дату сдачи и приоритет.

Ниже описано, как использовать этот шаблон для проведения эффективных подведений итогов.

1. Подведите итоги обзора проекта

Начните подведение итогов с краткого обзора проекта. Добавьте бриф проекта, цели и исходные ожидания в раздел «Обзор проекта». Краткое изложение помогает каждому участнику команды, заинтересованному лицу или координатору начать с одной и той же точки.

Используйте поля в верхней части, чтобы назначить ответственного за составление сводки и установить дату сдачи. Здесь можно указать сложность проекта, чтобы дать представление о том, соответствуют ли результаты размеру и масштабу инициативы.

2. Анализ хронологии и планирования

В разделе «Хронология и планирование» укажите, были ли вовремя достигнуты важные этапы проекта. Определите, где план сработал хорошо, а где команде пришлось внести коррективы. Документация помогает команде понять, как планирование повлияло на результаты.

Используйте «Уровень риска», чтобы отметить задержки, которые привели к более серьёзным проблемам. Добавьте комментарии о том, что можно улучшить, чтобы в будущих проектах можно было делать более точные оценки. Рассматривая планирование как измеримый элемент, вы помогаете команде проекта оптимизировать рабочую нагрузку в следующий раз.

3. Анализ эффективности бюджета

Бюджет часто определяет, считается ли проект успешным. Запишите запланированный бюджет в сравнении с фактическими расходами в разделе «Анализ бюджета». Включите задания для непредвиденных расходов или экономии.

Используйте такие поля, как «Удовлетворённость заинтересованных сторон», чтобы оценить, как руководство отреагировало на итоговый бюджет. Выделите факторы успеха, такие как переговоры с поставщиками или распределение ресурсов, которые позволили контролировать затраты. Эта информация напрямую влияет на то, как вы будете определять объём будущих проектов.

4. Оценка эффективности команды

Зафиксируйте, как команда работала вместе в ходе проекта. Добавьте задания, которые подчеркивают эффективное взаимодействие, а также пробелы в коммуникации или балансе ресурсов. Поощряйте участников команды добавлять отзывы о распределении рабочей нагрузки.

Используйте поля «Извлечённые уроки» и «Области для улучшения», чтобы сделать эту обратную связь действенной. Если у команды возникли проблемы с передачей дел, зафиксируйте это здесь и назначьте дело, чтобы в следующем проекте ответственность была распределена более чётко.

5. Оцените маркетинг и логистику

Проекты с публичными компонентами часто в значительной степени зависят от маркетинга и логистики. Используйте этот раздел для оценки выполнения кампании, управления мероприятиями или координации поставщиков. Зафиксируйте как успехи, так и проблемы, чтобы можно было усовершенствовать процесс.

Если логистика создала препятствия, назначьте дела для новых рабочих нагрузок или автоматизации. Добавьте факторы успеха, такие как эффективные каналы или высокоэффективные кампании, которые можно использовать в будущем. Оценка гарантирует, что работа, ориентированная на внешние факторы, будет подвергаться такому же тщательному анализу, как и внутренняя.

6. Запишите ключевые выводы и Дела

В разделе «Ключевые выводы и дела» обсуждение переходит в ответственность. Записывайте извлечённые уроки, добавляйте области для улучшения и назначайте задачи с датами сдачи, чтобы ничего не упустить после совещания.

Координатор должен руководить этим процессом, следя за тем, чтобы у каждого дела был ответственный. Используйте поле «Факторы успеха», чтобы выделить методы, которые стоит повторить, например интенсивные организационные совещания или практические инструменты коммуникации.

7. Зафиксируйте риски, уроки и факторы успеха

Используйте нестандартные поля в верхней части, чтобы превратить субъективную обратную связь в структурированные данные. Запишите «Уровень риска» для элементов, которые создали проблемы, «Извлечённые уроки» для поддержки непрерывного улучшения и выделите «Факторы успеха», которые способствовали успеху проекта.

Оценка рисков превращает подведение итогов в нечто большее, чем просто беседа. Он становится шаблоном отчёта о подведении итогов, которым можно делиться с заинтересованными сторонами и использовать в будущих проектах.

8. Предоставьте отчёт по итогам подведения итогов

По завершении сеанса подведения итогов создайте отчёт на основе шаблона. Отфильтруйте его по таким полям, как «Области для улучшения» или «Удовлетворённость заинтересованных сторон», чтобы чётко представить результаты. Экспортируйте отчёт в Microsoft или Google Docs, чтобы получить отполированный итоговый вариант, или поделитесь текущим проектом, чтобы заинтересованные стороны могли видеть обновления в реальном времени.

Обмен результатами завершает цикл. Заинтересованные стороны видят, как их вклад повлиял на обсуждение, а у проектной команды есть список обязательств, которые будут перенесены в следующий проект.

Функции Asana, которые можно использовать с шаблоном разбора проекта

Подведение итогов проекта полезно только в том случае, если обратная связь фиксируется, назначается и обрабатывается. Функции Asana позволяют превращать беседы в структурированные задания. Вы можете централизовать извлечённые уроки, автоматизировать последующие действия и измерять прогресс в достижении улучшений. Ознакомьтесь с полной библиотекой функций, чтобы получить ещё больше вдохновения.

Умные поля на базе ИИ

ИИ Asana может помочь обобщить обратную связь, полученную в ходе подведения итогов, и превратить её в дела. Например, если участники команды оставляют длинные комментарии о проблемах с коммуникацией, интеллектуальные поля на основе ИИ могут создать краткую заметку, например «Улучшить рабочую нагрузку при передаче», и назначить её соответствующему ответственному. Это гарантирует, что обратная связь не потеряется в длинных текстах.

Формы

Используйте формы для сбора структурированных данных перед совещанием по подведению итогов. Отправьте форму заинтересованным сторонам, чтобы собрать информацию об их бюджете, сроках и факторах успеха. Их ответы поступают непосредственно в проект, поэтому координатор начинает работу с организованными данными, а не с разрозненными заметками.

Вид «Хронология»

Хронология помогает командам связывать обсуждаемые дела с предстоящими проектами. Например, если ваша команда определила, что следующим шагом будет «пересмотр процесса запуска», вы можете отобразить это задание на хронологии, чтобы оно совпадало с датой начала следующего проекта. 

Цели

Свяжите дела, вытекающие из подведения итогов, с целями организации. Если команда определит необходимость в «более быстрых запусках кампаний», вы можете связать это с общекорпоративной целью по срокам выхода на рынок. Это превращает разборы в часть долгосрочного отслеживания результатов, а не в отдельные совещания.

Портфели

Портфели позволяют руководителям просматривать сразу несколько шаблонов подведения итогов. Руководитель может сравнить, как разные команды оценили «Удовлетворённость заинтересованных сторон», и выявить закономерности в разных отделах. Такое представление общей картины способствует непрерывному совершенствованию в больших масштабах.

Интеграции для шаблона совещания по подведению итогов проекта

Интеграции расширяют возможности шаблона, связывая его с инструментами, которые уже используются командой. Вместо того чтобы экспортировать данные в отдельные системы, можно прикреплять доказательства, делиться результатами и визуализировать улучшения прямо в Asana. Полная галерея интеграций доступна по адресу asana.com/apps.

Slack

Отправляйте обновления из шаблона подведения итогов в каналы Slack в режиме реального времени. Когда участник команды регистрирует новую область для улучшения, команда проекта сразу же видит её, и беседа продолжается за пределами совещания.

Dropbox

Прикрепляйте брифы проектов, отчёты или таблицы бюджетов из Dropbox. Если команда просматривает презентацию PowerPoint во время подведения итогов, вы можете привязать её к соответствующему заданию, чтобы все вспомогательные файлы оставались связанными с обсуждением.

Microsoft Teams

Переносите заметки и задания из подведения итогов в Teams, чтобы синхронизировать беседы и действия. Например, руководитель может просмотреть «Ключевые выводы и дела» в Teams, не переключаясь между инструментами, а затем назначить дальнейшие действия в Asana.

Tableau

Визуализируйте данные о результативности проекта с помощью панелей задач Tableau, связанных с вашим шаблоном разбора. Вы можете показать, как менялись оценки «Уровня риска» в нескольких проектах или повысилась ли удовлетворённость заинтересованных сторон после внедрения улучшений. Это позволит обосновать ваш отчёт конкретными показателями.

Google Диск

Привяжите общие файлы, такие как повестки совещаний, опросы заинтересованных сторон или итоговые документы, хранящиеся в Google Документах. Благодаря этому шаблон отчёта о подведении итогов остаётся единым источником достоверной информации о результатах проекта.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах для подведения итогов проекта