Реестр рисков

Иногда что-то идёт не так. Вот почему успешные менеджеры проектов не только делают ставку на лучший сценарий, но и планируют худший. Потому что, когда у вас есть план на случай каждой потенциальной неудачи, вы можете действовать быстро и решать проблемы до того, как они сорвут ваш проект. 

Шаблон реестра рисков поможет вам подготовиться к каждой новой инициативе. Узнайте, как настроить шаблон для выявления потенциальных рисков, а затем спланируйте их устранение. 

Что такое шаблон реестра рисков? 

Шаблон реестра рисков — это руководство для многократного использования, которое помогает отслеживать и устранять потенциальные риски в рамках проекта. В нём приводится ключевая информация, которую необходимо документировать для отслеживания каждого риска, например его приоритет и вероятность возникновения. Кроме того, в шаблоне описываются действия, которые следует предпринять для устранения потенциальных проблем, прежде чем они станут более серьезными. 

Благодаря шаблону можно быстро создать реестр рисков для каждого проекта. Вместо того чтобы каждый раз создавать журнал рисков с нуля, можно просто скопировать шаблон, заполнить необходимую информацию и приступить к работе.  

Каковы преимущества цифрового шаблона реестра рисков?

Недостаточно просто задокументировать потенциальные риски и забыть о них. Вместо этого вам необходимо постоянно отслеживать и устранять риски на протяжении всего жизненного цикла проекта. И хотя шаблоны управления проектами в Excel и статические трекеры быстро устаревают по мере изменения обстоятельств, цифровой шаблон реестра рисков обновляется в реальном времени по мере выполнения задач, корректировки приоритетов и изменения дедлайнов. 

Кроме того, создание шаблона реестра рисков с помощью программного обеспечения для управления проектами означает, что он находится в том же месте, где выполняется работа. Поэтому вместо того, чтобы переключаться между различными инструментами, вы и заинтересованные стороны можете отслеживать всю информацию о проекте в одном месте. 

Возможности, которые даёт цифровой шаблон реестра рисков: 

• Документировать и устранять риски проекта до того, как они станут препятствиями.

• Отслеживать риски проекта по мере их прохождения этапов плана управления рисками — от анализа выявленных рисков до завершенного плана по их снижению. 

• Легко делиться информацией о рисках проекта с заинтересованными сторонами. 

• Добавлять новые риски в шаблон, когда участники команды проекта выявляют потенциальные проблемы.

• Прикреплять соответствующие документы, снимки экрана и видео, чтобы предоставить контекстную информацию о каждом риске. 

• Назначить ответственных и даты сдачи по каждому риску, чтобы обеспечить его устранение в установленные сроки.

• Получать общее представление обо всех рисках проекта, включая информацию в реальном времени о том, как команда анализирует и устраняет каждый из них. 

Что следует включить в шаблон реестра рисков?

В самом простом виде шаблон реестра рисков проекта должен включать список рисков, а также столбцы для выявления и отслеживания каждой потенциальной проблемы. Вот ключевая информация, которую необходимо включить: 

• Описание риска: бриф риска, например «непредвиденные производственные затраты» или «проблемы с качеством». 

• Дата выявления риска: дата, когда ваша команда обнаружила риск. 

• Ответственный за риск: человек, ответственный за разработку и выполнение плана реагирования на риск. 

• Дата сдачи: срок, к которому команда должна завершить каждый план по снижению рисков. 

• Категория риска: область проекта, на которую риск влияет в наибольшей степени, например «бюджет», «график» или «качество». 

• Вероятность риска: вероятность того, что риск действительно произойдёт. Вероятность риска можно оценить по простой шкале: «маловероятно», «вероятно» и «очень вероятно». 

• Потенциальное воздействие: также называется оценкой или анализом рисков. Оно отражает степень, в которой риск может нарушить работу проекта. Большинство команд выбирают пятибалльную шкалу для документирования воздействия риска, от одного (очень низкий) до пяти (очень высокий). 

• Приоритет риска: относительная важность каждого риска. Это объясняет вероятность возникновения проблемы и её потенциальное влияние.

Наряду с документированием вышеуказанной информации по каждому риску также полезно отслеживать прогресс, достигнутый вашей командой в решении каждой потенциальной проблемы. Для этого можно создать в шаблоне реестра рисков разделы для различных этапов плана управления рисками, например «не начато», «анализ», «планирование» и «план завершен». По мере выполнения работы команда может просто перетаскивать риски в соответствующие разделы. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкое взаимодействие, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Автоматизация. Автоматизируйте ручную работу, чтобы ваша команда тратила меньше времени на рутинную работу и больше времени на задачи, для которых вы их наняли. Правила в Asana работают на основе триггеров и действий — по сути, «когда происходит X, делайте Y». Используйте правила, чтобы автоматически назначать работу, корректировать даты сдачи, устанавливать нестандартные поля, уведомлять заинтересованные стороны и многое другое. От автоматизации отдельных задач до целых рабочих процессов — правила дают вашей команде время на квалифицированную и стратегическую работу.

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Microsoft Teams. С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

• Salesforce. Устраните узкие места, предоставив командам по продажам, сопровождению клиентов и обслуживанию возможность напрямую общаться со своими группами поддержки в Asana. Прикрепляйте вложения и создавайте конкретные, отслеживаемые задания для подготовки продаж. Используйте Service Cloud, чтобы команды внедрения и обслуживания получали помощь от поддерживающих команд прямо в Asana для достижения высокого уровня удовлетворённости клиентов.

• Jira. Создавайте интерактивные, взаимосвязанные рабочие процессы, в которые вовлечены специалисты технических и коммерческих направлений, чтобы повышать прозрачность процесса разработки продуктов в реальном времени, не покидая Asana. Упростите совместную работу по проектам. Быстро создавайте задачи Jira в Asana, обеспечивая своевременность и согласованность действий Business и технических команд.

Вопросы и ответы