Коэффициент использования: как отслеживать, рассчитывать и повышать производительность

Вы, вероятно, отслеживаете различные показатели успешности, чтобы гарантировать, что проекты остаются в рамках объёма работ, а удовлетворённость клиентов остаётся высокой. Если вы работаете с клиентами, одним из таких показателей, вероятно, является количество оплачиваемых часов. Выставление счетов клиентам — это способ получения прибыли для компаний. Отслеживая коэффициент полезного действия участников команды, вы можете видеть, как соотносятся оплачиваемые часы и время компании. 

Участники команды не могут выставлять счета за каждую задачу, потому что некоторые из них связаны с внутренними операциями. Коэффициент использования помогает определить, сколько времени сотрудник может уделить прибыльной работе. В этой статье мы объясним, как рассчитывать коэффициент использования, и обсудим способы сокращения работы по организации работы, чтобы повысить этот показатель для участников вашей команды. 

Что такое коэффициент полезного действия?

Коэффициент полезного действия — это процентное соотношение времени, затраченного на оплачиваемую работу, к общему количеству доступного времени. Чтобы определить коэффициент использования, разделите общее количество оплачиваемых часов участника команды на общее количество доступных ему часов. Например: 

• Если участник команды выставил клиентам счёт за 34 часа в неделю, а его рабочее время в течение недели составляло 40 часов, то его коэффициент полезного действия равен 0,85, или 85%.

Важность отслеживания коэффициента полезного действия

Имейте в виду, что коэффициент использования участника команды никогда не достигнет 100%, потому что он должен посвятить часть своего времени внутренней работе. В рабочей неделе сотрудника должен быть здоровый баланс между совещаниями команды, телефонными звонками, обучением и оплачиваемой работой. 

Таким образом, цель расчёта и отслеживания коэффициента использования не в том, чтобы достичь 100%, а в том, чтобы сократить ненужную ручную и дублирующую работу, которая занимает так много времени в течение рабочего дня. Согласно каталогу «Anatomy of Work», средний работник умственного труда тратит 60% своего времени на работу по организации работы — поиск информации, подтверждения и переключение между приложениями. Сократив объём этой ненужной работы по организации работы, вы сможете повысить коэффициент использования времени в своей команде и высвободить сотрудникам больше времени на выполнение важных задач.

Как рассчитать коэффициент полезного действия

Отслеживание коэффициента полезного действия команды позволяет оценить общую прибыльность вашей компании. Формула для расчёта коэффициента использования одного участника команды достаточно проста, но для расчёта идеальных показателей вашей компании вам понадобится несколько формул.​​

1. Формула коэффициента полезного действия

Чтобы рассчитать коэффициент полезного действия участника команды, используйте следующую базовую формулу: 

• Формула коэффициента использования: (общее количество оплачиваемых часов / общее количество доступных часов)

Например, если участник команды выставил счёт за 32 часа из 40-часовой недели, его коэффициент полезного действия составит 0,80, или 80%.

Показатели использования участников команды различаются в зависимости от должности и продуктивности, поэтому недостаточно рассчитать коэффициент использования для отдельного участника команды. Чтобы получить более точное представление о производительности компании, необходимо отслеживать коэффициенты использования всех участников команды. 

Как сокращение работы по организации работы повышает коэффициент полезного действия команды

Если коэффициент использования низкий во всех командах и отделах, взгляните на инструменты, процессы и ожидания, которые есть в вашей компании. Низкий коэффициент полезного действия означает, что участники команды тратят большую часть времени на неоплачиваемую работу. На что они тратят время? Многие задачи по организации работы, такие как переключение между приложениями или ручной труд, можно сократить с помощью правильных инструментов и процессов. 

Например, мы знаем, что среднестатистический работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Если участники вашей команды сообщают, что переключение между приложениями снижает их продуктивность и способствует низкой загрузке, ищите инструменты Business, которые интегрируются друг с другом. Таким образом, вместо того чтобы переключаться между инструментами и терять драгоценное время, у команды будет вся информация, необходимая для завершения работы. 

Совет. Программное обеспечение для отслеживания времени помогает упорядочить показатели участников команды и упростить выполнение расчётов. Оно также обеспечивает точность расчётов и упрощает выявление и исправление ошибок.   

2. Коэффициент использования способности

Коэффициент использования способностей — это средний коэффициент полезного действия для каждого участника команды. Эта формула покажет, сможете ли вы покрыть затраты на ресурсы и получить прибыль.

• Коэффициент использования производственных мощностей = Общий коэффициент использования участников команды / Общее количество участников команды

Чтобы рассчитать коэффициент использования производственных способностей компании, сложите коэффициенты использования каждого участника команды и разделите это число на общее количество участников команды. 

3. Оптимальная ставка выставления счетов

Рассчитав коэффициент использования производственных способностей команды, используйте это число, чтобы определить, сколько вы должны взимать с клиентов, чтобы получать прибыль. Это и есть оптимальная ставка выставления счетов. 

Суммируйте затраты на ресурсы, накладные расходы и маржу прибыли. Затраты на ресурсы — это сумма, которую вы тратите на оплату труда, материалы или производство. Накладные расходы следует указывать в расчёте на каждого участника команды. Маржа прибыли — это процент прибыли, превышающий затраты на ведение бизнеса. Укажите здесь ту маржу прибыли, которую вы надеетесь достичь. 

Хотя норма прибыли обычно выражается в процентах, для этой формулы вам нужно будет использовать свои ресурсы и накладные расходы, чтобы превратить норму прибыли в сумму в долларах. 

• Маржа прибыли в денежном выражении = (Затраты на ресурсы + накладные расходы) x Маржа прибыли в процентах

• Оптимальная ставка выставления счетов = (Затраты на ресурсы + накладные расходы + маржа прибыли) / Общее среднее количество рабочих часов / Коэффициент использования производственной способности

Например, если ваши затраты на оплату труда составляют 50 000 $, вы тратите 10 000 $ на накладные расходы на одного работника, ваша оптимальная маржа прибыли составляет 25 % ((50 000 $ + 10 000 $) x 0,25 = 15 000 $), а общее среднее количество рабочих часов составляет 1000, то верхнее число в этой формуле будет 75. Если коэффициент использования производственных мощностей составляет 0,80, то оптимальная ставка выставления счетов составит 94 доллара в час. 

• Оптимальная ставка выставления счетов = [(50 000 $ + 10 000 $ + 15 000 $) / (1000)]  / 0,80

4. Идеальный коэффициент использования

Коэффициент использования способностей покажет вам среднее количество часов, которые члены вашей команды выставляют в счет, по отношению к общему количеству отработанных часов, но этот показатель не скажет вам, является ли этот коэффициент идеальным по сравнению с затратами компании. Лучший способ понять идеальный коэффициент использования для рентабельности — использовать следующую формулу:

• Идеальный коэффициент использования = (Затраты на ресурсы + накладные расходы + маржа прибыли) / (Общее количество доступных часов x оптимальная ставка выставления счетов)

Чтобы рассчитать идеальный коэффициент полезного действия, найдите сумму затрат на ресурсы, накладных расходов и маржи прибыли и разделите итог на произведение общего количества доступных часов и оптимальной ставки выставления счетов.

Используя числа из приведенного выше примера, верхнее число в этой формуле составит 75 000 долларов. Затем вычислим 1000 x 94, получив 94 000 в нижней части формулы, а затем разделим 75 000 $ на 94 000, получив идеальный коэффициент использования примерно 0,80, или 80%. Это показывает, что ваша способность к использованию ресурсов и идеальный коэффициент использования на самом деле совпадают!

• Идеальный коэффициент использования = [(50 000 $ + 10 000 $ + 15 000 $)] / (1000 x 94)

Как отслеживать коэффициент использования

Отслеживание коэффициента использования имеет важное значение для поддержания здорового баланса между оплачиваемой и неоплачиваемой работой, обеспечения прибыльности и предотвращения выгорания работников. Чтобы эффективно отслеживать и контролировать эти показатели, рекомендуем использовать программное обеспечение для управления загрузкой.

Один из самых эффективных способов отслеживать коэффициент использования — это использовать программное обеспечение для управления загрузкой. Программное обеспечение для управления загрузкой, такое как Asana, позволяет легко увидеть, кто, что и когда делает, чтобы вы могли поддерживать баланс и предотвращать выгорание. Упрощая отслеживание того, что именно делает каждый участник команды, вы можете эффективно управлять загрузкой команды, чтобы участники команды не превышали максимально отведенное рабочее время.

Ключевые функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления загрузкой:

1. Учёт времени: позволяет работникам легко регистрировать оплачиваемые и неоплачиваемые часы.

2. Видимость в реальном времени: аналитика по текущим задачам, дедлайнам и распределённым часам каждого участника команды.

3. Кастомизируемые отчёты: отчёты и панели задач для просмотра коэффициентов использования по человеку, команде, проекту или периоду времени.

4. Планирование способности: позволяет прогнозировать будущие рабочие нагрузки и соответствующим образом корректировать распределение ресурсов.

5. Интеграция: интеграция с существующими инструментами управления проектами и выставления счетов для оптимизации рабочих процессов.

Помимо использования программного обеспечения, регулярно проводите встречи с членами команды, чтобы обсудить их рабочую нагрузку и внести необходимые коррективы. Такой проактивный подход помогает поддерживать оптимальные показатели использования ресурсов, обеспечивая при этом удовлетворённость работников.

Сочетая программное обеспечение для управления загрузкой с регулярным общением и принятием решений на основе данных, вы можете эффективно отслеживать и оптимизировать коэффициент использования, повышая прибыльность и успех вашей организации.

Как повысить коэффициент использования

Низкий коэффициент использования ресурсов команды может разочаровывать. Но зачастую низкая загрузка возникает из-за плохих процессов, непоследовательного общения и громоздких инструментов. В конечном счете, низкие показатели использования возникают из-за дисбаланса между внутренней и внешней рабочей нагрузкой. Ниже описаны четыре способа улучшить ситуацию.

Чтобы повысить коэффициент использования, попробуйте внедрить следующие процессы управления проектами.

• Установите контрольные показатели загрузки. Если вы не установите контрольные показатели, участники команды не будут знать, какой уровень загрузки им нужно достичь. Вы также можете устанавливать уникальные оценки для участников команды в зависимости от их роли. Например, у дизайнера может быть более высокая оценка коэффициента использования, чем у менеджера по персоналу, потому что дизайнеры часто работают напрямую с клиентами и выставляют счета за большее количество часов. Оценки следует устанавливать с учётом оптимальной ставки выставления счетов.

• Отслеживайте показатели по всей компании. Отслеживание коэффициентов использования по всей компании поможет вам определить коэффициент использования своей способности, чтобы вы могли определить доступность или недоступность участников команды. Универсальное отслеживание поможет вам увидеть, когда у других команд есть время, чтобы выставлять счета за большее количество часов, чтобы ваша компания могла выполнять оплачиваемую работу без найма фрилансеров. 

• Сокращение работы по организации работы: сокращение работы по организации работы имеет решающее значение для повышения коэффициента полезного действия. Хотя на внутренние операции всегда буде�� отводиться определённое количество часов, вы можете использовать лучшие практики управления проектами и предлагать советы по управлению временем, чтобы сократить время, затрачиваемое на незначимую работу. К работе по организации работы относятся такие вещи, как общение о работе, поиск информации, переключение между приложениями и управление меняющимися приоритетами.

• Используйте программное обеспечение для учёта времени. Такое ПО имеет решающее значение для повышения коэффициента использования, поскольку позволяет сотрудникам выставлять счета за выполнение задач конкретным клиентам или относить их на счёт компании. Отслеживание времени также может побудить участников команды более осознанно относиться к тому, как они используют своё время, и помочь им достичь своих оценок. После того как они введут данные о времени, вы сможете проанализировать их как единый большой набор данных.

Примеры коэффициента использования

Коэффициент полезного действия — важнейший показатель для сервисных компаний, поскольку он напрямую влияет на прибыльность и управление ресурсами. Давайте рассмотрим два гипотетических примера, которые демонстрируют, как компании могут повысить коэффициент использования работников и, следовательно, их общую производительность.

Пример 1. Юридическая фирма ABC

Юридическая фирма ABC, средняя по размеру юридическая практика с 75 адвокатами, испытывала стагнацию, несмотря на постоянный приток клиентов. Проанализировав оплачиваемую загрузку, они обнаружили, что их средний показатель составляет всего 55%. Фирма признала, что этот низкий показатель был обусловлен неэффективными процессами и отсутствием прозрачности в использовании ресурсов.

Для решения этих проблем юридическая фирма ABC внедрила следующие изменения:

• Инвестиции в комплексное программное обеспечение для учёта времени и управления проектами, чтобы точно отслеживать оплачиваемые часы и выявлять области для улучшения.

• Установила четкие целевые показатели использования для каждого юриста на основе его опыта и области практики для оптимизации эффективности выставления счетов.

• Регулярно проводились проверки неоплачиваемого времени, чтобы минимизировать ненужные задачи и оптимизировать процессы.

Сосредоточившись на этих инициативах, юридическая фирма ABC увеличила средний коэффициент использования до 75% в течение одного года. Это улучшение привело к увеличению выручки на 25% и позволило фирме нанять дополнительный вспомогательный персонал для дальнейшего улучшения своих профессиональных услуг.

Пример 2. Маркетинговое агентство XYZ

Маркетинговое агентство XYZ, растущее бутик-агентство с умеренным количеством работников, изо всех сил пыталось уложиться в дедлайны клиентов и поддерживать прибыльность. Руководство агентства подозревало, что показатели использования рабочего времени слишком высоки, что приводит к перегруженности работников и снижению качества работы.

Отслеживание показателей использования показало, что их средний показатель составляет 95%, что подтвердило их подозрения. Чтобы исправить ситуацию, маркетинговое агентство XYZ предприняло следующие шаги:

• Скорректировала модель ценообразования, чтобы она лучше соответствовала количеству времени и ресурсов, необходимых для каждого проекта.

• Наняла дополнительных штатных работников и фрилансеров, чтобы более равномерно распределить рабочую нагрузку и снизить коэффициент использования.

• Внедрила более строгий процесс определения объёма работ по проекту, чтобы ожидания клиентов были реалистичными и достижимыми.

Снизив средний коэффициент использования до 80%, маркетинговое агентство XYZ добилось значительного улучшения морального духа работников и качества работы. Удовлетворённость клиентов выросла на 20%, и агентство смогло взять на себя больше проектов без ущерба для качества своих профессиональных услуг.

Эти примеры коэффициента использования иллюстрируют, как компании могут выявлять и устранять операционные недостатки, что в конечном итоге приводит к улучшению финансовых показателей и возможностей для роста. Отслеживая общее количество доступных часов, количество оплачиваемых часов и стремясь к оптимальному коэффициенту использования, предприятия могут улучшить свои возможности управления ресурсами и прогнозирования.

Сократите объём работы по организации работы, чтобы повысить коэффициент использования

Коэффициент использования — это ключевой показатель, который следует отслеживать для оценки эффективности участников команды и компании. Высокий коэффициент использования позволяет легче покрывать операционные расходы и постоянно увеличивать прибыль, в то время как низкий коэффициент использования может указывать на проблемы в ваших процессах, которые необходимо исправить. 

Лучший способ отслеживать общую загрузку — это заставить команду сообщать о задачах и поддерживать структурированные процессы. Когда команда сообщает о неоплачиваемых и оплачиваемых задачах в режиме реального времени, вы получаете больше контроля над своими ресурсами и более чёткое представление об управлении временем.

Часто задаваемые вопросы о коэффициенте полезного действия

Что считается хорошим коэффициентом полезного действия? Хороший коэффициент полезного действия обычно составляет от 70% до 80%. Этот диапазон обеспечивает баланс между оплачиваемой работой и важными неоплачиваемыми видами деятельности, такими как обучение, административные задачи и встречи команды.

Как часто следует отслеживать коэффициент использования? Показатели использования следует отслеживать еженедельно или ежемесячно. Регулярный мониторинг позволяет выявлять тенденции, своевременно корректировать рабочую нагрузку, ценообразование или распределение ресурсов, а также активно решать проблемы, которые могут повлиять на прибыльность и благополучие работников.

Может ли коэффициент использования превышать 100%? Да, коэффициент использования может превышать 100%, если работник работает сверхурочно или выставляет счета за большее количество часов, чем предусмотрено его обычным графиком. Однако постоянный коэффициент использования выше 100% не является устойчивым и может указывать на плохое планирование ресурсов, нехватку персонала или нереалистичные ожидания клиентов.

Как коэффициент использования влияет на рентабельность проекта? Коэффициенты использования напрямую влияют на рентабельность проекта, влияя на баланс между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами. Оптимизация коэффициентов использования помогает обеспечить прибыльность проектов, сохраняя при этом удовлетворённость работников и качество работы.