Бесплатный шаблон формы заявки на изменение: упростите процесс внесения изменений в проект

Боб Дилан сказал: «Времена меняются», и это правда. Но большинство руководителей знают, что проекты тоже меняются. Редко бывает, что план проекта остаётся неизменным от начала до конца. Самый простой способ управлять изменениями — использовать шаблоны заказов на изменение.

Формы поручений на изменение обеспечивают структурированный способ сообщения об изменениях в проекте, чтобы проект оставался на правильном пути, а команда понимала, как двигаться дальше. В этой статье мы расскажем, как создавать шаблоны запросов на изменение, чтобы вы были готовы к любым препятствиям.

Что такое форма заказа на изменение?

Заказ на изменение, также известный как запрос на изменение в управлении проектами, — это любое официальное и задокументированное изменение плана проекта. Хотя термин «поручение на внесение изменений» обычно используется в строительной отрасли, его можно применять в любой сфере, чтобы объяснить, как проект будет отклоняться от первоначальной области проекта. 

В заказах на изменения указывается тип изменения, которое вы или другие лица хотите внести, и то, как это изменение повлияет на результаты, цену и сроки проекта. Вот основные причины, по которым в управлении проектами создаются поручения на изменение:

• Новые запросы заинтересованных сторон

• Ошибки или упущения при планировании

• Неточные оценки

• Изменения в объёме работ

• Затраты на ресурсы

• Незапланированные события

Запросы на изменение проекта — обычное явление, потому что даже при тщательном планировании цели проекта могут меняться по неожиданным причинам во время работы над ним. Если вы будете готовы к изменениям, процесс контроля изменений не будет обременительным.

Печатные и цифровые формы заказов на изменение

Возможно, раньше вы использовали только печатные формы для контроля изменений, но цифровые формы позволяют регистрировать изменения вместе с остальной информацией о проекте. 

Согласовывая изменения с остальными материалами проекта, вы поддерживаете единый источник достоверной информации для всего проекта. Другие преимущества отслеживания поручений на изменение через цифровую платформу:

• Простой просмотр первоначального плана в реальном времени

• Возможность делиться поручениями о внесении изменений со многими людьми одновременно

• интеграция поручений на изменение в автоматизированный процесс менеджмента изменений;

• Возможность корректировать бюджет, сроки и работу команды после внесения изменений

Если вы хотите интегрировать шаблоны поручений на внесение изменений в более крупный процесс, цифровые формы помогут сэкономить время и обеспечить ясность.

Как создавать формы для запросов на изменения

Прежде чем научиться расставлять приоритеты и сортировать запросы на изменение заказов, важно ознакомиться с компонентами шаблона заказа на изменение. Эти компоненты позволяют легко просмотреть запрос на изменение и быстро понять, что именно нужно изменить, почему и какое влияние это окажет.

1. Описание изменения. Первый раздел шаблона должен содержать краткое описание первоначального результата проекта и предлагаемых изменений.

2. Детализированные затраты на изменение. В этом разделе перечисляются все затраты, связанные с предлагаемым изменением. Эти затраты могут быть косвенными или прямыми, например, время, затраченное командой на работу над проектом, необходимое программное обеспечение или командировочные расходы. 

3. Общие затраты на изменение. Укажите общую сумму, которую потребует изменение, чтобы другие участники, просматривающие запрос, могли быстро оценить его влияние на затраты. Если вы не можете указать некоторые из своих расходов в качестве итоговых, вы можете оставить этот раздел пустым. 

4. Влияние на сроки: в этом разделе опишите, как изменение повлияет на первоначальные сроки проекта. Приведет ли изменение к тому, что проект займет больше времени, чем планировалось изначально? Объясните, как вы планируете согласовывать изменения с другими, если сроки придётся изменить.

5. Подписи: добавьте раздел для подписей рецензентов вашего запроса на изменение. Не забудьте поставить свою подпись.

Как управлять запросами на изменение

Отправка и управление поручениями о внесении изменений тесно связаны. Предоставление заинтересованным лицам шаблона запроса на изменение позволяет им понять, что внесение изменений не гарантировано и что оно должно пройти процесс подтверждения.

Как менеджер проекта вы, скорее всего, будете управлять запросами на внесение изменений по мере их поступления и искать информацию, необходимую для определения их приоритетности. Чтобы определить порядок сортировки и приоритетность поступающих поручений на изменение, выполните описанные ниже действия. 

1. Проверьте отправку формы запроса на изменение

Когда кто-то озвучит запрос на изменение, выразите признательность за идею и предложите заполнить форму, чтобы задание было задокументировано. Запрос на изменение может поступать от разных людей, участвующих в проекте, в том числе:

• Внешние заинтересованные стороны

• руководители отделов;

• вы, как менеджер проекта;

• Подрядчики в строительных проектах

Если ваши заинтересованные стороны никогда раньше не использовали форму заказа на изменение, может быть полезно объяснить, почему эта форма важна. Сообщите им, что их изменение потенциально повлияет на другие области проекта, а форма заказа на изменение позволяет вам и лицам, утверждающим проект, проверить, насколько запрошенное изменение соответствует общим целям проекта.

Получив форму заказа на изменение, просмотрите её и обсудите с тем, кто её отправил. Открытое общение — это самое важное, о чём нужно помнить, когда кто-то делает запрос на изменение.

Совет. Храните все запросы на внесение изменений и изменения в проекте в централизованном программном обеспечении для управления проектами. Так у вашей команды будет центральный источник достоверной информации по всему проекту. Затем, когда заинтересованные стороны отправляют новые поручения на изменение, вы можете убедиться, что все участники команды проекта видят новый запрос.

2. Заполните недостающую информацию

Разобравшись в запросе на изменение, поданном заинтересованной стороной, вы сможете заполнить недостающую информацию в форме заказа на изменение. Заинтересованные стороны должны описать свои изменения в форме запроса, но им, скорее всего, понадобится ваша помощь в оценке стоимости изменений и их влияния на сроки проекта.

Вам могут потребоваться следующие разделы:

• Затраты на изменения. Заинтересованные лица могут финансировать ваш проект, но вы знаете, куда вы направляете деньги и другие ресурсы. Обсудите изменение с инициатором запроса и составьте подробный список возможных затрат.

• Влияние на сроки. Заинтересованные стороны редко знают, как запрошенное ими изменение повлияет на сроки проекта. Если они хотят, чтобы проект был завершён к определённой дате, вам нужно будет проанализировать графики и объяснить, как изменятся дедлайны.

Заполнять формы заявок на изменения проще, когда вы и инициатор запроса работаете вместе. Если вам повезёт, вы также сможете дать заинт��ресованному лицу некоторое представление о том, как работают проекты изнутри.

3. Решите, нужно ли вносить изменение

Теперь вы можете рассмотреть запрос на изменение целиком и определить, следует ли вносить изменения. При рассмотрении запроса на изменение выполните анализ воздействия на основе семи элементов плана проекта.

Цели: 

• Как это изменение согласуется с целями нашего проекта? 

• Помешает ли это изменение достижению целей проекта? 

Показатели успеха:

• Как мы будем измерять успех? 

• Существуют ли риски, связанные с внесением этого изменения?

• Стоят ли риски, связанные с этим изменением, ожидаемого результата?

Заинтересованные лица: 

• Кто должен участвовать в утверждении этого запроса на изменения? 

• Кого нужно привлечь, если мы приступим к выполнению этого заказа на изменение?

Объём работ:

• Выходит ли это изменение за рамки первоначальной области проекта?

• Сколько будет стоить внесение изменений?

• Если это потребует дополнительных денег или ресурсов, где их взять?

• Потребуется ли нам больше людей для внесения этого изменения?

Конечный продукт:

• Как это изменение улучшит конечный продукт?

• Стоит ли польза от этого изменения каких-либо изменений в стоимости, ресурсах или сроках?

Сроки:

• Повлияет ли это изменение на наш дедлайн?

• Можем ли мы изменить сроки?

План коммуникаций: 

• Если изменение будет одобрено, как мы сообщим об этом команде проекта? 

Совет. Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы визуализировать влияние запроса на изменение на ваш проект. Проанализируйте такие показатели, как коэффициент использования команды, чтобы определить влияние изменений на сроки и объём проекта.

4. Запросите ресурсы для внесения изменений

Если вы решите внедрить изменение, следующим шагом будет получение необходимых для этого ресурсов. Помните: 

• Для внесения изменений вам могут потребоваться дополнительные участники команды.

• Если вам нужно больше времени для работы над этими результатами, это может задержать другие проекты.

• Деньги могут поступать от инициатора запроса, но для обеспечения физических ресурсов необходимо участие поставщиков и производителей.

• Вам нужно будет убедиться, что вы можете получить дополнительные ресурсы в установленные сроки.

На этом этапе процесса контроля изменений все участники вашей команды должны быть в курсе изменений. Чтобы упростить этот процесс, обратитесь за помощью к другим.

5. Включите изменения в план проекта

Как только все будут согласны с изменениями и у вас появятся ресурсы, необходимые для их реализации, вы будете готовы включить изменения в план проекта. Дальнейшие действия могут включать:

• корректировка ролей и обязанностей команды;

• добавление задач и важных этапов проекта;

• Изменение хронологии проекта

• Корректировка целей проекта и ключевых показателей эффективности

Не забудьте подписать нижнюю часть формы заказа на изменение и сохранить её вместе с остальными документами проекта для справки. Этот цифровой файл может быть полезен при работе над будущими проектами или при обновлении процесса контроля изменений. 

Совет. Все участники процесса контроля изменений должны подписать форму заказа на изменение. Используйте цифровую форму заказа на изменение, чтобы отправлять его людям, где бы они ни находились, и давать им возможность отправлять его обратно в удобное для них время.

Шаблон запроса на изменение

Ниже приведён пример шаблона заказа на изменение. Маркетинговый отдел этой компании планирует запустить новый продукт и объявить о его запуске в рамках кампании в социальных сетях. Первоначальный план предусматривал платную рекламу в Instagram и Facebook, но Салли Браун захотела внести некоторые изменения.

В приведенной выше форме заказа на изменение указаны следующие ключевые моменты:

• Желание расширить кампанию в социальных сетях на LinkedIn 

• Желание добавить в проект органические публикации в социальных сетях

• Изменение потребует создания календаря публикаций в соцсетях и написания органических постов в соцсетях

• Бюджет проекта должен быть увеличен, чтобы включить платную рекламу в LinkedIn и возможную подписку на программное обеспечение для планирования публикаций в социальных сетях

• Хронология проекта останется (и должна остаться) прежней

• Чтобы соблюсти сроки проекта, команда должна получить дополнительную поддержку

Скачайте бесплатный шаблон запроса на изменение, чтобы использовать его в работе своей команды.

Типы форм запросов на изменение

Случалось ли вам когда-нибудь сталкиваться с ситуацией, когда неожиданные изменения в проекте нарушали ваши планы? Формы запросов на изменение — это ваше решение этой распространенной проблемы управления проектами, поскольку они обеспечивают плавное внесение изменений в первоначальное соглашение, не вызывая путаницы или споров. 

Выбор правильного типа шаблона зависит от характера изменений, первоначального объёма работ по проекту и конкретных отраслевых стандартов.

Форма запроса на изменение для строительства

Эта форма используется для документирования изменений в строительных проектах, таких как изменения в материалах, объеме или сроках. Используйте эту форму, когда требуется внести изменения в первоначальный план строительства из-за непредвиденных обстоятельств или запросов клиентов.

Пример: во время строительного проекта субподрядчики могут использовать шаблон заказа на изменение строительства, чтобы запросить изменения у владельца или генерального подрядчика. Изменения могут включать дополнительные сантехнические работы, не указанные в первоначальном договоре. В этой форме подробно описываются дополнительные работы, затраты и влияние на сроки реализации проекта.

Стандартные документы AIA для запросов на изменение

Эти документы, разработанные Американским институтом архитекторов, обеспечивают стандартизированный формат для запросов на изменения в строительных проектах. Их следует использовать, когда важно соблюдение правовых норм и отраслевых стандартов, особенно в крупномасштабных или сложных строительных проектах.

Пример: в сложном строительном проекте можно использовать документ AIA для официального добавления нового элемента дизайна, согласованного клиентом и подрядчиком. В этом документе будут изложены конкретные изменения, которые необходимо внести, и связанные с этим расходы.

Заказ на изменение инжиниринга (ECO)

ECO — это подробные формы, используемые для регистрации изменений в технических спецификациях или проектах. Они необходимы, когда требуются технические изменения, например улучшения в дизайне или исправления в инженерном процессе.

Пример: если в инженерном проекте моста обнаружен дефект, в ECO будут указаны необходимые изменения в конструкции, требуемые материалы и любые финансовые последствия.

Форма заказа на изменение проекта

Эта общая форма, применимая к нескольким типам проектов, используется для документирования любых изменений в области проекта, его стоимости или графике. Она хорошо подходит для проектов, которые включают модификации многочисленных компонентов.

Пример: в проекте по разработке программного обеспечения эта форма может использоваться для документирования добавления новой функции, которая продлевает дату завершения проекта и увеличивает его бюджет.

Форма запроса на изменение договора

Эта форма предназначена для изменений, которые влияют на условия первоначального договора, включая объём, цены и результаты. Этот тип формы запроса на изменение лучше всего использовать, когда условия договора необходимо пересмотреть в связи с изменениями в проекте.

Пример: если клиент запрашивает дополнительные уровни безопасности в ИТ-проекте, в этой форме будут описаны изменения, стоимость и новые условия контракта.

Форма запроса на изменение без затрат

Предназначена для изменений, которые не влияют на стоимость проекта, но могут повлиять на другие аспекты, такие как объём или сроки. Она подходит для документирования изменений, которые не влияют на бюджет, но всё же требуют официального подтверждения и согласования всеми сторонами.

Пример: клиент может запросить изменение цветовой схемы дизайнерского проекта, которое не увеличивает стоимость, но требует документального оформления для ясности. В этом случае необходимо обновить хронологию, чтобы отразить изменение.

Пример заказа на изменение

Запросы на изменения являются распространенной и необходимой частью управления проектами в различных отраслях. Они гарантируют, что любые изменения в первоначальном объёме работ, сроках или стоимости проекта будут официально признаны и согласованы всеми сторонами. 

Чтобы дать вам более четкое представление о том, как формы заказов на изменение работают в реальных сценариях, вот пример.

Заказ на изменение в жилищном строительстве

В рамках проекта жилищного строительства домовладелец решает заменить кухонные столешницы из ламината на гранитные после подписания договора. Руководитель строительства выдает заказ на изменение, в котором подробно описаны изменения в материалах, дополнительные расходы и влияние на сроки проекта. 

Этот шаблон формы заказа на изменения гарантирует, что и подрядчик, и домовладелец одинаково понимают новые ожидания и обязательства.

Шаблон заказа на изменение в строительстве

Название проекта: [Вставить название проекта]

Номер заказа на изменение: [Уникальный идентификатор]

Номер договора на строительство: [Идентификатор первоначального договора]

Сведения о проекте:

• Первоначальная область проекта: [бриф первоначальной области проекта]

• Подробное описание изменения: [Подробное описание предлагаемого изменения]

Сумма договора:

• Первоначальная сумма договора: [Сумма] $

• Новая сумма после внесения изменений: [Новая сумма] $

Сведения о выставлении счёта:

• Номер счёта: [Идентификатор счёта, связанного с этим изменением]

• Дата сдачи: [Revised due date for payment]

Сроки:

• Исходная дата завершения: [Дата]

• Новая дата завершения (в срок): [New Date]

Заказ на покупку:

• Исходный номер заказа на закупку: [Номер заказа на закупку]

• Номер нового заказа на закупку (если применимо): [Новый номер заказа на закупку]

Подписи уполномоченных лиц:

Подрядчик: _____________________

Клиент: ________________________

Дата: __________________________

Оптимизируйте процесс запросов на изменения с помощью форм Asana

Наличие чёткого процесса контроля изменений может упростить рабочую нагрузку вашего проекта, независимо от того, какие препятствия будут возникать на вашем пути. Когда вы используете цифровые формы в Asana для управления запросами на изменения, эти изменения могут поступать непосредственно в вашу систему управления проектами. Это позволяет тратить меньше времени на координацию работы и больше времени на её выполнение.