Что такое анализ последствий для бизнеса (BIA)? 4 шага к готовности ко всему

«Будьте готовы». 

Эта концепция так же актуальна в Business, как и в «Короле Льве». Независимо от того, поёте ли вы в африканской саванне или управляете проектом из офиса, важно понимать, как выглядит наихудший сценарий, чтобы при необходимости можно было действовать. 

Именно здесь на помощь приходит анализ последствий для бизнеса (BIA). BIA подскажет, чего ожидать при возникновении непредвиденных препятствий, чтобы вы могли составить план по скорейшему возвращению к нормальному функционированию. 

Что такое анализ последствий для бизнеса (BIA)?

Анализ последствий для бизнеса помогает прогнозировать последствия сбоев в бизнес-процессах, чтобы у вас были данные, необходимые для упреждающего создания стратегий восстановления. Например, производственная компания может создать АВБ, чтобы оценить, как потеря ключевого поставщика повлияет на её деятельность и доход.

Проще говоря, BIA определяет операционные и финансовые последствия сбоев, например, что произойдёт, если ваши серверы выйдут из строя или глобальная пандемия изменит рыночный ландшафт. Данные, собранные в ходе анализа последствий для бизнеса, помогают понять эти потенциальные препятствия и подготовиться к ним, чтобы действовать быстро и решать проблемы по мере их возникновения. Например, можно использовать аналитику из BIA для создания плана обеспечения непрерывности бизнеса, в котором описывается, как ваша команда будет реагировать на неожиданные изменения в бизнесе. 

Вот несколько примеров сбоев в работе и их потенциальных последствий: 

Примеры сбоев в работе Business

• Нарушения безопасности данных или кибератаки

• Отставание от графика работ

• Стихийные бедствия

• Отключение электроэнергии или коммунальных услуг

• Неисправности оборудования

• Уход ключевых работников

• Потеря ключевых поставщиков 

Примеры последствий для бизнеса

• Потеря продаж или выручки из-за простоя производства

• Плохо организованный мерчандайзинг или упущенные возможности для продвижения

• Задержки продаж или поступления выручки (например, задержки платежей)

• Непредвиденные расходы (например, оплата сверхурочной работы или расходы на аутсорсинг)

• Нормативные или договорные штрафы

• Задержки в выполнении бизнес-планов из-за сбоев в работе

• Потеря клиентов 

Анализ последствий для бизнеса и оценка рисков

Оценка рисков анализирует потенциальные угрозы и вероятность их возникновения. Анализ последствий для бизнеса измеряет степень серьёзности этих угроз и то, как они повлияют на бизнес-операции и финансы. Иными словами, анализ последствий для бизнеса — это, по сути, расширение отчёта об оценке рисков: в рамках BIA выявляются потенциальные риски, а затем измеряется их влияние.

Анализ последствий для бизнеса и управление проектными рисками

Управление рисками проекта — это процесс выявления и анализа потенциальных рисков проекта, а также работы по их устранению. В этом случае риском является всё, что может привести к срыву проекта, в том числе к нарушению запланированной хронологии, превышению бюджета или снижению эффективности. 

В то время как управление рисками проекта ориентировано на прогнозирование и реагирование на препятствия в рамках конкретного проекта, анализ последствий для бизнеса имеет более широкий охват. BIA фокусируется не на одном проекте, а на общих функциях и процессах Business. Например, вы можете использовать управление рисками проекта для кросс-функциональной инициативы по редизайну приложения вашей компании, но создать BIA, чтобы исследовать, как сбои в укомплектовании персоналом могут повлиять на производство приложения вашей компании.

Анализ последствий для бизнеса и план аварийного восстановления

Анализ последствий для бизнеса и планирование аварийного восстановления (ПАВ) являются взаимодополняющими, но отдельными компонентами непрерывности бизнеса. В то время как АВБ фокусируется на выявлении критических функций и потенциальных последствий сбоев, ПАВ описывает конкретные шаги по восстановлению ИТ-систем и операций после кризиса. 

BIA определяет приоритеты и стратегии в рамках DRP, обеспечивая целенаправленный и эффективный процесс восстановления, соответствующий наиболее важным потребностям организации.

Почему Business Impact Analysis столь важен? 

Сбои неизбежны, и важно быть готовым к ним, чтобы быстро вернуться к работе и свести к минимуму потери прибыли. Business Impact Analysis помогает собрать данные, необходимые для планирования и устранения препятствий, когда они неизбежно возникают. 

В частности, процесс BIA помогает:  

• Определить основные виды деятельности и ресурсы. BIA помогает понять, какие процессы необходимы для предоставления наиболее важных продуктов и услуг, чтобы вы знали, какие действия необходимо выполнять независимо от обстоятельств. 

• Анализировать финансовые последствия сбоев в работе Business. Понимая, как потенциальные препятствия могут повлиять на финансы компании, вы можете заблаговременно разработать стратегию и выделить средства для устранения неожиданных сбоев, когда они произойдут. С помощью BIA можно понять потребности в ресурсах, обосновать бюджетные запросы и представить руководству план обеспечения непрерывности бизнеса (Business Continuity Plan, BCP). 

Сбор данных, необходимых для создания плана обеспечения непрерывности бизнеса. В плане обеспечения непрерывности бизнеса излагаются стратегии предотвращения сбоев в работе и реагирования на них. Но чтобы спланировать ответные меры, сначала нужно понять, как эти сбои повлияют на ваш Business.

Как провести анализ последствий для бизнеса

Создание Business Impact Analysis может показаться сложной задачей, но мы разбили этот процесс на четыре простых шага. Узнайте, как взяться за дело. 

1. Спланируйте, как вы будете проводить АВБ

Даже если вы используете BIA для анализа более крупных процессов компании, думайте о самом анализе последствий для бизнеса как о проекте, который необходимо спланировать. Как и в случае с обычным проектом, начните с создания плана, в котором будет описан ваш подход к анализу, включая его объём, цели и заинтересованные стороны, с которыми вы будете работать. Хорошо составленный план проекта обеспечивает чёткий путь к выполнению АВБ. Он помогает заинтересованным сторонам понять, за что они отвечают, и гарантирует, что у вас есть все необходимые ресурсы, прежде чем вы начнёте.

Создавая план, подумайте, как вы организуете различные части анализа последствий для бизнеса, чтобы участники команды могли найти и понять необходимую информацию, а затем действовать эффективно. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Asana, поможет вам координировать всю работу в одном центральном инструменте, чтобы у команды был единый источник достоверной информации для каждого компонента проекта. Asana также обновляется в режиме реального времени по мере выполнения работы, поэтому вы всегда будете знать, укладываетесь ли вы в график.

2. Соберите информацию

Прежде чем прогнозировать последствия сбоев в работе, необходимо понять, как работают критически важные бизнес-процессы. Для этого нужно обратиться к экспертам — заинтересованным сторонам, которые управляют исследуемыми бизнес-процессами и выполняют их. Хотя вы, вероятно, имеете общее представление о процессах и понимаете общие потребности, важно поговорить с кем-то, кто непосредственно выполняет работу. Так вы сможете понять реальные последствия сбоев в работе, а также решения, которые вы планируете внедрить. 

Существует два распространённых метода сбора информации: 

• Организуйте собеседования с заинтересованными сторонами.

• Создайте анкету для анализа последствий для бизнеса, которую заинтересованные стороны могут заполнять в асинхронном режиме. 

Вопросы, которые вы задаете во время собеседования и в анкете, похожи. Хотя собеседования часто носят более личный характер, анкета может сэкономить время и помочь вам стандартизировать данные.

Пример анкеты для анализа последствий для бизнеса

Для начала предлагаем вам шаблон анкеты для анализа последствий для бизнеса с примерами ответов: 

Назовите бизнес-процесс, за который вы отвечаете

Процесс оформления заказа онлайн

Опишите, где выполняется процесс

Сервер, который мы используем для обработки платёжной информации клиентов. 

Перечислите все входные и выходные данные процесса

• Входные данные: товары в корзине, платёжная информация клиента, адрес для выставления счетов, адрес доставки

• Результаты: клиент оплачивает товар, информация о доставке отправляется в распределительный центр, и отправляется электронное письмо с подтверждением

Перечислите ресурсы и инструменты, необходимые для процесса

Платформа электронной коммерции (Shopify), программное обеспечение для автоматизации электронной почты и команда обслуживания клиентов

Перечислите пользователей процесса

Клиенты

Опишите сроки процесса

Процесс оформления заказа занимает 3–5 минут. Это происходит после добавления товаров в корзину и до их отправки. 

Перечислите потенциальные сбои в процессе

Сбой сервера, ошибка автоматизации электронной почты, сбой платформы электронной коммерции, нарушение безопасности

Перечислите финансовые, операционные и юридические/нормативные последствия потенциальных сбоев

• Финансовые последствия: сбой сервера приведет к потере дохода в размере 1000 долларов в минуту.

• Операционные последствия: если платформа электронной коммерции не будет работать дольше одного дня, потеря продаж приведёт к избытку ресурсов. 

• Нормативные последствия: нарушение безопасности может привести к штрафам за несоблюдение правил в отношении данных клиентов.

Если применимо, предоставьте исторические данные о прошлых сбоях в работе Business и их последствиях

В прилагаемом отчёте представлена сводная информация о сбое сервера, произошедшем в прошлом году, включая его влияние на процесс оформления заказа, финансовые потери и сроки восстановления. 

3. Проанализируйте данные

Теперь, когда вы собрали информацию о каждом Business-процессе, пришло время начать анализ. Чтобы помочь вам в расследовании, рассмотрите следующие вопросы: 

• Какие процессы наиболее важны для поддержания работы вашего Business? Создайте приоритетный список критически важных функций Business. Так, когда произойдут разрушительные события, вы будете знать, какие процессы нужно запустить в первую очередь, а какие могут подождать. 

• Какие ресурсы необходимы для успешного функционирования каждого процесса? Это могут быть участники команды, технологии и физические ресурсы, такие как сырьё или рабочее пространство. Когда вы знаете, какие ресурсы являются абсолютно необходимыми, вам будет проще расставлять приоритеты при их распределении в случае сбоев в работе Business. 

Сколько времени потребуется, чтобы вернуть каждый процесс в нормальное рабочее состояние при сбое, и сколько это будет стоить? Это поможет вам создать точный график и бюджет для плана аварийного восстановления, чтобы вы могли быть готовы к потенциальным потерям и как можно быстрее вернуться к нормальной работе.

4. Создайте отчёт

После анализа полученных результатов остаётся только создать отчёт об анализе последствий для бизнеса. Отчёт по анализу последствий для бизнеса поможет вам или высшему руководству создать стратегии восстановления на основе данных, полученных от экспертов по процессам. Ваш отчёт является самым важным результатом BIA, поскольку именно так вы будете сообщать о своих выводах руководству компании и помогать ему определять лучшие планы действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы вернуть Business в нужное русло. 

Шаблон отчёта по анализу последствий для бизнеса

Отчёт по анализу последствий для бизнеса должен включать следующие компоненты: 

- Основные факты и выводы 

- Цели и область применения 

- Методология

- Краткое изложение выводов

- Разбивка ваших выводов по каждому процессу, в том числе: 

• Приоритетный список наиболее важных бизнес-процессов.

• Как сбой в этом процессе повлияет на различные области вашего Business.

• Как долго вы могли бы разумно терпеть сбой? Это также известно как целевое время восстановления (RTO).

• Максимальная сумма убытков, которую может выдержать ваш Business. Это также известно как целевая точка восстановления (RPO). 

• Сравнение потенциальных финансовых затрат, связанных с перебоями, и стоимости стратегий восстановления Business. 

- Сопроводительные документы

- Рекомендации по восстановлению

Шаблон анализа последствий для бизнеса

Шаблон анализа последствий для бизнеса — это базовый инструмент для организаций, стремящихся защитить свою деятельность от сбоев. Он помогает определить критические функции, оценить последствия сбоев и сформулировать эффективные стратегии смягчения последствий и восстановления. 

Этот бесплатный шаблон анализа последствий для бизнеса обеспечивает тщательную оценку операционных уязвимостей, предоставляя командам аналитику, необходимую для управления непрерывностью бизнеса.

Введение в АВБ

• Бриф о цели и сфере применения АВБ

• Объяснение целей и ожидаемых результатов

Идентификация функций и процессов Business

• Описание каждой критически важной функции и процесса Business

• Объяснение важности и целей этих функций и процессов

Оценка воздействия

• Объяснение того, как возможные сбои в каждой бизнес-функции могут повлиять на финансы, деятельность, правовое положение и репутацию компании

• Временные рамки воздействия для каждой функции (например, в течение 24 часов, 72 часов, одной недели)

Требования к ресурсам

• Список ключевых ресурсов, необходимых для каждой бизнес-функции (персонал, технологии, информация, помещения, оборудование).

• Внутренние и внешние зависимости от поставщиков услуг

Цели восстановления

• Целевое время восстановления (RTO) для возобновления бизнес-функций после сбоя

• Целевые точки восстановления (RPO) для восстановления данных и системы

• Подробно опишите, как эти цели согласуются с целями непрерывности Business

Стратегии смягчения последствий

• Стратегии снижения рисков и последствий сбоев

• Превентивные меры для обеспечения непрерывности Business

Планы реагирования и восстановления

• Пошаговые действия по реагированию на выявленные риски и сценарии

• Планы восстановления для возобновления бизнес-операций и услуг

Заключение по АВБ

• Краткое изложение основных выводов и рекомендаций

• Следующие шаги по реализации результатов BIA

Примеры Business Impact

Анализ последствий для бизнеса необходим для выявления и понимания потенциального воздействия сбоев на критически важные функции организации. Он служит основой для разработки надежных планов управления непрерывностью бизнеса. 

Ниже приведены примеры конкретных сценариев с акцентом на уязвимости цепочки поставок, кибербезопасность, нормативные зависимости и другие ключевые аспекты.

Воздействие стихийного бедствия на производственное предприятие

В случае стихийного бедствия производственное предприятие может столкнуться с серьезными сбоями, начиная от повреждения инфраструктуры и заканчивая задержками в цепочке поставок. Тщательный АВБ для такого сценария начинается с выявления критических процессов, наиболее уязвимых к стихийным бедствиям. 

Идентификация критических процессов:

• Выделите зависимости в цепочке поставок и определите ключевое оборудование и технологии, уязвимые к стихийным бедствиям.

• Рабочая нагрузка на критически важные производственные процессы, чтобы точно определить, где сбои могут оказать наиболее значительное влияние.

Оценка последствий:

• Оцените потенциальное время простоя и его влияние на производственные графики. 

• Проанализируйте логистику цепочки поставок и уязвимости инфраструктуры, чтобы оценить, когда возобновятся полномасштабные операции.

• Рассчитайте финансовые последствия потерь производства, включая затраты на экстренный поиск поставщиков.

Стратегии смягчения последствий:

• Разработайте планы действий в непредвиденных обстоятельствах для альтернативных методов производства.

• Заключите соглашения с резервными поставщиками и логистическими компаниями.

• Инвестируйте в улучшение инфраструктуры и модификации рабочей нагрузки для защиты от стихийных бедствий (например, защита от наводнений, сейсмостойкие конструкции).

Кибератака на финансовое учреждение

Кибератака может поставить под угрозу конфиденциальные данные и нарушить работу финансовых служб, что приведет к значительному репутационному и финансовому ущербу. В этом контексте АВБ оценивает состояние кибербезопасности учреждения и выявляет критические активы, подверженные риску.

Оценка состояния кибербезопасности:

• Выполните оценку уязвимостей, чтобы выявить слабые места в защите кибербезопасности учреждения.

• Определите и расставьте приоритеты для активов, которые в случае взлома будут иметь наибольшее влияние, такие как данные клиентов и основные банковские системы.

Оценка последствий:

• Подумайте, насколько важны затронутые системы для повседневной деятельности учреждения, и оцените возможные финансовые потери от продолжающихся сбоев в работе.

• Определите сроки восстановления безопасной работы.

• Оцените влияние на доверие клиентов и долгосрочные последствия для удержания клиента.

Планирование восстановления:

• Опишите стратегии снижения рисков кибербезопасности и планы реагирования на инциденты, которые соответствуют стандартам ISO 22301 по управлению непрерывностью Business. 

• Разработайте подробную коммуникационную стратегию для управления ожиданиями заинтересованных сторон и поддержания доверия во время усилий по восстановлению.

Изменение нормативных требований влияет на фармацевтическую компанию

Нормативные изменения могут оказывать глубокое влияние на фармацевтические компании, затрагивая их линейки продуктов, рыночные стратегии и затраты на соблюдение нормативных требований. В этом сценарии АВБ будет сосредоточен на определении того, какие нормативные изменения, вероятно, окажут наиболее значительное влияние.

Анализ нормативно-правовой базы:

• Определите предстоящие нормативные изменения, которые могут повлиять на деятельность, разработку продуктов или доступ к рынку.

• Оцените масштаб и сроки нормативных изменений, чтобы расставить приоритеты в работе по обеспечению соответствия.

Оценка воздействия:

• Определите финансовые последствия соблюдения нормативных требований, включая потенциальные затраты на корректировку производственных процессов или проведение дополнительных клинических испытаний.

• Учитывайте операционные последствия, такие как задержки с запуском продуктов или модификации существующих линеек.

Стратегии адаптации и смягчения последствий:

• Спланируйте перераспределение ресурсов, чтобы обеспечить выполнение приоритетных проектов в срок.

• Взаимодействуйте с регулирующими органами, чтобы получить более чёткое представление о требованиях и сроках.

• Скорректируйте внутренние процессы и программы обучения в соответствии с новыми нормативными стандартами.

Анализ и разработка стратегии

Когда вы создаете углубленный анализ последствий для бизнеса, вы знаете, чего ожидать, когда неизбежно произойдут сбои, а также список лучших вариантов для скорейшего возвращения в нужное русло. Собранные данные помогут вам создать план обеспечения непрерывности Business, подкреплённый доказательствами от экспертов по процессам, чтобы у вас были готовые решения на случай непредвиденных обстоятельств.