Анализ бизнес-процессов (АБП)

Многие из нас выполняют в течение рабочего дня повторяющиеся действия. В управлении проектами мы можем выполнять ряд действий для каждого нового запроса на проект. Или последовательность делегирования и назначения задач. Это и есть наши процессы — группы задач в определённых последовательностях, которые составляют повторяющуюся рабочую нагрузку. Хорошо продуманный бизнес-процесс должен служить руководством, показывающим работникам, как работать и создавать продукты так, чтобы это приносило пользу и компании, и им самим.

Но это не инструмент, который можно настроить и забыть. Со временем процессы могут выходить из строя или устаревать. Их необходимо регулярно пересматривать и анализировать, чтобы определить, насколько они эффективны. Если нет, то нужно искать возможности для их улучшения. Эти проверки, или анализы бизнес-процессов, очень полезны для вашей компании. Успешный анализ бизнес-процессов может принести больше дохода, стимулировать рост и оптимизировать бизнес-операции. 

Что такое анализ бизнес-процессов (BPA)?

Анализ бизнес-процессов (BPA) — это метод, помогающий вам анализировать свои процессы. Процессы — это повторяющиеся группы задач или этапов в рабочей нагрузке, которые приводят к определённому результату. Например, у вас может быть процесс адаптации новых сотрудников или процесс пересмотра квартальных целей. Существуют и более широкие бизнес-процессы, например процессы принятия решений, используемые в сессиях планирования. 

Анализ бизнес-процессов (BPA) является частью управления бизнес-процессами (BPM), которое включает в себя анализ, сопровождение и улучшение бизнес-процессов. В рамках анализа бизнес-процессов бизнес-аналитик рассматривает существующие процессы и определяет, являются ли они по-прежнему эффективными или пришло время их обновить.

Анализ бизнес-процессов и бизнес-анализ

Ключевое отличие АБП от бизнес-анализа заключается в том, что АБП ориентирован исключительно на процессы, тогда как полный бизнес-анализ рассматривает ваш бизнес в целом. 

Например, если вы хотите обновить процесс отслеживания финансов, вам понадобится АБП. Ваш бизнес-аналитик рассмотрит шаги и действия, которые ваша команда предпринимает для отслеживания бюджетов, закупок и доходов. Если же вас больше интересует определение рентабельности бизнеса, то для анализа финансов следует использовать полный бизнес-анализ.

Зачем нужен анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов может оказать огромное влияние на ваш бизнес. Надёжный анализ выходит за рамки входящих и исходящих данных, чтобы определить основные ценности ваших процессов и показать, где есть возможности для улучшения. 

Среди многих преимуществ, анализ бизнес-процессов может помочь вам:

• Выявить пробелы: анализ бизнес-процессов показывает недостающие звенья в самых важных операциях. Часто они напрямую влияют на вашу прибыль, особенно когда вы рассматриваете процессы найма, выставления счетов или закрытия сделок.

• Определить все доступные ресурсы: если вы не знаете, когда отказаться от нового проекта, вам поможет анализ бизнес-процессов. Он описывает все доступные ресурсы для каждого необходимого процесса, аналогично планированию ёмкости. Таким образом, вы будете знать свою емкость и доступность для дополнительной работы.

• Создание новых процессов, соответствующих текущей культуре и климату: иногда культурные или экологические изменения существенно влияют на ваши Business-процессы. Возьмём, например, пандемию COVID-19. Сначала командам пришлось определиться, как управлять удалённой командой, а затем — как безопасно вернуться в офис, с большим количеством изменений между этими двумя этапами. План действий помогает создать совершенно новый процесс, когда этого требует текущая ситуация.

• Сокращение избыточных процессов, неэффективности и узких мест: согласно нашему исследованию, в 2021 году среднестатистический работник умственного труда потратил 129 часов на дублирующуюся работу. Это же пустая трата времени! Анализ бизнес-процессов помогает улучшить процессы, сократив или устранив дублирование работы. Показывая вам возможности добавления повторно используемых шаблонов или использования автоматизации, вы можете сократить работу по организации работы.

• Улучшение адаптации работников: чем лучше ваши процессы, тем больше людей будет их использовать. Регулярно анализируя процессы, вы делаете две вещи: показываете работникам, что вам небезразлично, как они работают, и повышаете эффективность рабочей нагрузки.

• Создание более эффективного процесса: в конечном счёте, ваш процесс должен меняться вместе с вашей работой. Анализ бизнес-процессов создаёт более совершенную модель процессов, что упрощает внесение рутинных изменений и обновлений в режиме реального времени.

Пять этапов Business Process Analysis

Внедрение цикла анализа бизнес-процессов в вашей команде потребует некоторой корректировки. Помните, что вы не будете управлять большинством BPA напрямую, если только не являетесь бизнес-аналитиком. Скорее всего, вам придётся нанять специалиста или, в зависимости от потребностей, создать отдельную должность для контроля этого процесса. Независимо от того, как вы внедряете анализ бизнес-процессов в своей компании, следуя этим пяти шагам, вы можете создать прочную основу для их закрепления и роста.

1. Посмотрите, как ваши процессы вписываются в общую картину

Все процессы должны быть связаны с более крупными инициативами и бизнес-целями. Процессы — это то, как работает ваша компания, то, как мы достигаем своих целей. Но они должны быть связаны с вашим «почему». Например, если концепция вашей компании заключается в том, чтобы предоставить каждому человеку в мире более лёгкий доступ к медицинскому обслуживанию, каждый создаваемый вами процесс должен поддерживать это. 

Первым шагом в АПБ будет анализ существующих процессов и их соответствия рабочей нагрузке, отделам и, в конечном счёте, тем долгосрочным целям, которые поддерживают миссию вашей компании.

2. Соберите информацию о текущей ситуации

Это этап сбора данных. Прежде чем анализировать процессы, необходимо точно знать, как они работают. Лучший способ сделать это — поговорить с людьми, которые используют их чаще всего. Опросите ключевых заинтересованных лиц, создайте анкеты и проанализируйте связанные с ними KPI и показатели. Этот этап займёт больше времени, чем остальные, но он необходим для полного понимания процесса перед внесением изменений. 

Например, если вы анализируете, как ваша команда продукта оценивает и сортирует бэклоги, вам следует опросить ответственных за них разработчиков. Также полезно изучить ключевые показатели эффективности текущих процессов, например, сколько элементов остаётся в бэклоге после завершения спринта Agile. 

3. Проанализируйте и сопоставьте данные

Теперь самое время для анализа. Здесь вам нужно собрать все данные, в том числе:

• Все этапы процесса

• Соответствующие диаграммы процессов

• участники команды;

• Текущие показатели успешности и КПЭ

С помощью состав��ения карт бизнес-процессов можно создать визуальный макет процессов и рабочей нагрузки, чтобы их было проще анализировать. Составление карт процессов помогает создать блок-схему или другую визуальную карту текущих последовательностей и этапов, чтобы лучше визуализировать процессы. В таком макете проще выявлять закономерности и пробелы в процессе. 

4. Определите возможности для улучшения

На этапе анализа вы выявите избыточные элементы и пробелы. Это основные области для улучшения. Например, предположим, что ваш анализ показывает, что разработчики тратят 3 дня на планирование бэклога спринта. На основании интервью с заинтересованными сторонами и анализа графиков встреч вы понимаете, что задержка вызвана разными часовыми поясами. В этом случае новые технологии, способствующие асинхронному обмену информацией, облегчат взаимодействие между участниками команды и сократят время, затрачиваемое на общение.  

5. Внесите изменения

Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это применение полученных знаний на практике. После АПБ вы будете использовать УБП для адаптации и внесения изменений в свои процессы с акцентом на повышение прибыльности. BPA — это ваш путеводитель по обнаружению, показывающий вам все входы и выходы ваших бизнес-процессов. Последний шаг — использовать всю эту информацию для внедрения изменений, которые улучшат эти процессы или помогут вам создать новые.  

Как проводится Business Process Analysis?

У бизнес-аналитика, которого вы наймёте для проведения BPA, скорее всего, будут свои методы и предпочтительные инструменты анализа бизнес-процессов, но вот некоторые из наиболее распространённых:

• Анализ первопричин: используйте этот анализ, чтобы определить основу своих процессов и убедиться, что она связана с более крупными целями вашей компании.

• ССВУ-анализ: ССВУ расшифровывается как сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Этот анализ даёт аналитику о том, насколько успешны ваши процессы и что можно улучшить.

• Анализ пробелов: этот анализ показывает, чего не хватает в ваших процессах, если сравнивать их с более крупными целями компании.

Какие инструменты следует использовать для анализа бизнес-процессов?

Для проведения BPA вам понадобится эффективный инструмент анализа бизнес-процессов, который может хранить все ваши данные в одном центральном источнике достоверной информации. Лучше всего это работает в инструменте управления проектами, где можно автоматизировать задания, создавать отчёты и мгновенно отправлять обновления статуса. Это гарантирует, что все заинтересованные стороны смогут видеть, как BPA происходит в режиме реального времени, и что он функционирует в соответствии со всеми вашими автоматизациями бизнес-процессов. 

Когда следует использовать анализ бизнес-процессов?

Непрерывное совершенствование полезно для большинства бизнес-процессов, но бывают ситуации, когда BPA полезнее других. 

Анализ бизнес-процессов лучше всего подходит в следующих случаях:

• Для старых, потенциально устаревших процессов.

• Когда вы замечаете падение производительности или высокую текучесть кадров в определённых областях.

• При запуске нового продукта или структуры команды, чтобы определить, жизнеспособна ли она в долгосрочной перспективе.

Непризнанный герой вашей Business-операции

Анализ бизнес-процессов позволяет заглянуть за кулисы вашей бизнес-операции. Он показывает, как работаете вы, ваша команда и ваша компания. Эта информация — кладезь возможностей. Используйте результаты анализа бизнес-процессов, чтобы повысить продуктивность и улучшить рабочие нагрузки. И кто знает, возможно, ваша следующая стратегия роста уже заложена в текущих процессах.