Анализ бизнес-процессов: 5 шагов, инструменты и советы

Большинство из нас придерживаются определённого порядка действий на работе, например, выполняют шаги, предусмотренные для заявок на новые проекты, или используют определённые способы делегирования задач. Эти процедуры — это наши процессы, то есть наборы задач, выполняемых в определённом порядке и образующих регулярные рабочие процессы. При правильной организации бизнес-процессы побуждают работников выполнять свою деятельность таким образом, чтобы это было выгодно как компании, так и им самим.

Однако процессы — это не то, что можно настроить один раз и больше не обращать на них внимания. Со временем они могут становиться менее эффективными или устаревать. Важно регулярно их пересматривать и анализировать, чтобы убедиться, что они по-прежнему работают хорошо.

Если ваши процессы больше не эффективны, ищите способы их улучшить. Анализ бизнес-процессов может помочь вашему бизнесу расти, увеличивать доходы и работать более слаженно.

Что такое анализ бизнес-процессов (BPA)?

Анализ бизнес-процессов (АБП) — это анализ, картирование и оценка ваших рабочих процессов с целью выявления неэффективных аспектов, поиска возможностей для улучшения и повышения производительности. В рамках этого анализа рассматривается, как работа продвигается в вашей организации, чтобы понять, по-прежнему ли ваши процессы эффективны или нуждаются в изменениях.

Процессы — это повторяющиеся группы задач в рабочем процессе, которые приводят к определённому результату. Вот несколько примеров:

• Процессы адаптации новых сотрудников

• Процессы ежеквартального обзора целей

• Процессы принятия решений, используемые в ходе планирования

Анализ бизнес-процессов (BPA) относится к сфере управления бизнес-процессами (BPM), которая включает в себя анализ ваших бизнес-процессов, их поддержание и совершенствование. В рамках анализа бизнес-процессов бизнес-аналитик изучает существующие процессы и определяет, сохраняют ли они свою эффективность или, возможно, настало время их обновить.

Анализ бизнес-процессов и бизнес-анализ

Главное отличие между BPA и бизнес-анализом заключается в том, что BPA фокусируется только на процессах, а бизнес-анализ рассматривает бизнес в целом.

• Аспект: фокус

• Анализ бизнес-процессов (АБП): конкретные рабочие процессы и процессы

• Бизнес-анализ (BA): все бизнес-операции

• Аспект: объем

• Анализ бизнес-процессов (BPA): узкий и тактический

• Бизнес-анализ (BA): широкий и стратегический

• Аспект: пример варианта применения

• Анализ бизнес-процессов (BPA): оптимизация процесса контроля финансов

• Бизнес-анализ (BA): определение общей прибыльности бизнеса

Например, если вы хотите улучшить процесс отслеживания финансов, вам следует применить АБП. Если вы хотите узнать, насколько прибылен ваш бизнес в целом, вам следует прибегнуть к бизнес-анализу.

Зачем проводить анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов может существенно повлиять на вашу компанию. Тщательный анализ выходит за рамки простых входных и выходных данных, помогая вам определить реальную ценность ваших процессов и выявить области, требующие улучшения.

Среди многих преимуществ анализ бизнес-процессов может помочь вам:

• Выявить пробелы: BPA показывают вам недостающие звенья в самых важных операциях. Зачастую они напрямую влияют на ваши итоговые показатели, особенно если речь идёт о процессах найма, выставления счетов или заключения сделок.

• Определить все доступные ресурсы: если вы не уверены, когда следует отказаться от нового проекта, анализ бизнес-процессов может помочь. Он позволяет определить все доступные ресурсы для каждого необходимого вам процесса, как при планировании производительности. Таким образом, вы будете знать свою способность и готовность к дополнительной работе.

• Создание новых процессов, соответствующих нынешней культуре и обстановке: иногда изменения в культуре или обстановке существенно влияют на ваши бизнес-процессы. Например, когда команды переходят на удалённый или гибридный формат работы, им приходится переосмысливать способы совместной работы и обмена информацией. Анализ бизнес-процессов помогает создать совершенно новый процесс, когда нынешняя обстановка требует реинжиниринга бизнес-процессов.

• Сокращение избыточных действий, неэффективности и узких мест: согласно нашему исследованию, работники умственного труда тратят значительную часть своего времени на дублирующуюся работу. Анализ бизнес-процессов помогает улучшить процесс, чтобы сократить или полностью устранить дублирование работы. Демонстрируя возможности добавления шаблонов многократного использования или применения автоматизации, вы можете сократить объём рутинной работы и высвободить время для более важных задач.

• Повышение уровня внедрения среди работников: чем лучше ваши процессы, тем больше людей будут ими пользоваться. Регулярно анализируя свои процессы, вы делаете две вещи: показываете сотрудникам, что вам небезразлично, как они работают, и повышаете эффективность рабочих процессов.

• Создание более эффективного потока процессов: в конечном счёте ваш процесс должен постоянно меняться вместе с вашей работой. АБП позволяют создать более эффективную модель ваших процессов, облегчая внедрение рутинных изменений и обновлений в режиме реального времени.

Пять этапов анализа бизнес-процессов

Чтобы начать цикл анализа бизнес-процессов со своей командой, может потребоваться некоторое время на адаптацию. В большинстве случаев вы не будете самостоятельно заниматься АБП, если только вы не бизнес-аналитик. Обычно для этого нанимают специалиста или назначают ответственного сотрудника в компании.

Независимо от того, как вы начинаете проводить АБП в своей компании, выполнение этих пяти шагов поможет вам создать прочный фундамент.

1. Проанализируйте, как ваши процессы вписываются в общую картину

Все ваши процессы должны быть связаны с более масштабными инициативами и целями бизнеса. Процессы — это «как» вашего бизнеса, но они должны быть связаны с вашими стратегическими целями и задачами.

Например, если заявление о видении вашей компании заключается в том, чтобы предоставить всем людям в мире более лёгкий доступ к медицинскому обслуживанию, каждый создаваемый вами процесс должен способствовать достижению этой цели. Первым шагом в вашем BPA будет проверка существующих процессов и анализ того, как они вписываются в рабочие процессы, отделы и, в конечном счёте, в те долгосрочные цели, которые поддерживают миссию вашей компании.

2. Соберите информацию о том, что происходит сейчас

На этом этапе выполняется сбор информации. Прежде чем приступать к анализу процессов, необходимо понять, как они работают на самом деле. Лучший способ — поговорить с людьми, которые используют их каждый день.

К числу распространённых методов сбора данных относятся:

• Опрос ключевых заинтересованных лиц

• Создание опросов для конечных пользователей

• Анализ связанных КПЭ и показателей

Этот этап может занять больше времени, чем другие, но стоит приложить усилия, чтобы полностью разобраться в своих процессах, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Например, если вы анализируете, как ваша команда по разработке продукта уточняет и расставляет приоритеты в своих бэклогах, вам следует опросить разработчиков, ответственных за эти процессы. Также стоит ознакомиться с ключевыми показателями эффективности нынешних процессов, например с тем, сколько элементов остаётся в бэклоге после завершения спринта Agile.

3. Проанализируйте и сопоставьте данные

Теперь настало время для анализа. На этом этапе вам нужно собрать все данные, в том числе:

• Все этапы процесса

• Соответствующие схемы процессов

• Связанные участники команды

• Нынешние показатели успешности и КПЭ

С помощью картирования бизнес-процессов можно создать визуальный макет своих процессов и рабочих процессов, что облегчит их проверку. Составление карт процессов помогает создать блок-схему или другую визуальную карту нынешней последовательности и этапов для более наглядного представления процессов. На таком макете проще выявить закономерности и пробелы в рабочем процессе.

4. Распознавайте возможности для улучшения

На этапе анализа вы обнаружите области, в которых работа повторяется или отсутствует. Это лучшие места, на которых следует сосредоточиться при совершенствовании ваших процессов.

Например, допустим, ваш анализ показывает, что разработчики тратят 3 дня на планирование бэклога спринта. На основании опросов и расписаний совещаний вы понимаете, что задержка вызвана разными часовыми поясами. Новая технология, способствующая асинхронному общению, позволила бы существенно сократить это время.

5. Внесение изменений

Совершенствование бизнес-процессов (BPI) — это принятие мер на основе всего, что вы узнали. После проведения BPA вы будете использовать BPI для адаптации и улучшения своих процессов с акцентом на повышение рентабельности. Последний шаг — использовать всю эту информацию для внедрения изменений, которые улучшат эти процессы или помогут вам создать новые.

Когда следует использовать анализ бизнес-процессов?

Большинство бизнес-процессов выигрывают от постоянного улучшения, но бывают ситуации, когда АБП оказывается полезнее, чем в других случаях.

Анализ бизнес-процессов лучше всего подходит:

• Для старых, потенциально устаревших процессов

• Когда вы замечаете снижение продуктивности или высокую текучесть кадров в определённых областях

• При запуске нового продукта или создании новой структуры команды, чтобы определить, будут ли они жизнеспособны в долгосрочной перспективе

• После серьёзных организационных изменений, таких как слияние, реструктуризация или переход на удалённый режим работы

• Когда жалобы клиентов или проблемы с качеством указывают на скрытые проблемы в процессах

Главное — регулярно планировать проведение BPA, а не ждать, пока проблемы станут критическими. Регулярные проверки процессов помогают выявлять неэффективность на ранней стадии и постепенно вносить улучшения с течением времени.

Руководство по отчётности для руководителей: универсальная отчётность для современных лидеров

Узнайте о стратегиях мониторинга эффективности бизнеса в режиме реального времени, чтобы принимать более качественные и обоснованные решения для своей команды.

Получайте аналитическую информацию

Как проводить анализ бизнес-процессов?

У бизнес-аналитика, которого вы нанимаете для проведения BPA, скорее всего, будут свои методы и предпочтительные инструменты анализа бизнес-процессов, но вот некоторые из наиболее распространённых:

• Анализ первопричин: используйте его, чтобы определить основу ваших процессов и убедиться, что они связаны с более масштабными целями вашей компании.

• ССВУ-анализ: аббревиатура, расшифровывающаяся как «сильные и слабые стороны, возможности и угрозы». Этот анализ может быть полезен, поскольку он даёт вам представление о том, как работают ваши процессы и где их можно улучшить.

• Анализ пробелов: анализ пробелов показывает, чего не хватает в ваших процессах по сравнению с более масштабными целями вашей компании.

Какие инструменты следует использовать для анализа бизнес-процессов?

Для проведения АБП вам необходим эффективный инструмент анализа бизнес-процессов, который может хранить все ваши данные в одном центральном источнике достоверной информации. Лучше всего для этого подходит инструмент для управления проектами, в котором можно автоматизировать задачи, формировать отчёты и мгновенно отправлять обновления статуса. Это гарантирует, что все заинтересованные лица смогут видеть результаты АБП в реальном времени и что они будут соответствовать всем вашим автоматизированным бизнес-процессам.

Кто должен курировать анализ бизнес-процессов?

АБП обычно поручается бизнес-аналитику или архитектору процессов. Эти специалисты обладают опытом, необходимым для интерпретации данных, выявления закономерностей и предоставления рекомендаций по улучшению. Однако для успешного проведения АБП требуется участие не только аналитика. Вам следует привлечь следующих участников:

• Владельцев процессов: менеджеров или руководителей команд, ответственных за анализируемый процесс

• Конечных пользователей: работников, которые ежедневно используют процесс и могут предоставить аналитику с низового уровня.

• Заинтересованные лица: все, кто зависит от результатов процесса или на кого влияет его эффективность

• ИТ-команды: особенно если процесс связан с программным обеспечением, интеграциями или потенциальной автоматизацией

Такой межфункциональный подход позволяет учесть различные точки зрения и заручиться поддержкой любых изменений, вытекающих из анализа.

Методики анализа бизнес-процессов

Помимо базовых методов, таких как анализ корневых причин и SWOT-анализ, существует ещё несколько методик, которые могут повысить эффективность вашего анализа бизнес-процессов. Ниже приводятся некоторые из самых эффективных подходов:

• Картирование потока создания ценности: этот метод помогает наглядно представить поток материалов и информации в рамках ваших процессов. Составляя карту каждого этапа от начала до конца, вы можете выявить потери и найти возможности для оптимизации операций.

• Составление блок-схем: создание подробных диаграмм, иллюстрирующих точки принятия решений, передачу задач и последовательность процессов. Блок-схемы облегчают выявление узких мест и понимание того, как работа перемещается между командами.

• Анализ наблюдений: иногда лучший способ понять процесс — это понаблюдать за ним в действии. Наблюдение за тем, как работники выполняют задачи, может выявить неэффективность, которая не отражается в документации.

• Матрицы RACI: используйте матрицу RACI (ответственные, подотчётные, эксперты и информируемые лица), чтобы прояснить роли и обязанности в рамках процесса. Это помогает устранить путаницу в том, кто что делает, и сократить дублирование усилий.

• Сравнительная оценка: сравнивайте свои процессы с отраслевыми стандартами или показателями конкурентов, чтобы определить, в чём вы отстаёте, а в чём преуспеваете.

Выбор метода зависит от сложности процесса и от того, чего вы хотите достичь. Зачастую сочетание нескольких методов позволяет получить наиболее полное представление об эффективности ваших процессов.

Как BPA поддерживает автоматизацию и ИИ

Одним из наиболее ценных результатов анализа бизнес-процессов является выявление возможностей для автоматизации. Когда вы составляете карту своих процессов и понимаете каждый этап, вы можете выявить повторяющиеся задачи, которые являются основными кандидатами на автоматизацию. АБП создаёт конвейер возможностей для автоматизации, выявляя следующее:

• Ручные, повторяющиеся задачи: ввод данных, обновления статуса и рутинные подтверждения часто можно автоматизировать, если понять правила, которые ими управляют.

• Точки передачи: процессы, которые переходят от одной команды или системы к другой, часто сопровождаются задержками. Автоматизация может ускорить эти переходы.

• Точки принятия решений с чёткими критериями: если решение принимается в соответствии с определёнными правилами, ИИ может помочь принимать такие решения быстрее и более последовательно.

Поскольку инструменты на базе ИИ становятся всё более доступными, аналитика, полученная в результате АБП, поможет вам расставить приоритеты в отношении того, какие процессы автоматизировать в первую очередь. Сосредоточьтесь на процессах, которые:

• Большой объём: задачи, которые часто выполняются в разных командах

• Основанные на правилах: решения, принимаемые на основе последовательных, предсказуемых критериев

• Занимают много времени: ручная работа, которая задерживает более стратегические задачи

Затем используйте время, сэкономленное вашей командой, чтобы сосредоточиться на работе, требующей человеческого суждения и творчества.

Совершенствуйте бизнес-процессы с помощью BPA

Анализ бизнес-процессов позволяет заглянуть за кулисы вашей операционной деятельности. Они показывают, как работаете вы, ваша команда и ваш бизнес. Эта информация — кладезь возможностей. Используйте результаты АБП, чтобы повысить продуктивность и улучшить рабочие процессы.

Готовы взять под контроль свои процессы и добиться лучших результатов для своей команды? Начните использовать Asana, чтобы хранить всю документацию по процессам, их анализ и улучшения в одном месте. Автоматизация процессов позволяет делать больше, затрачивая меньше усилий. Создавайте шаблоны в Asana для повторяющихся процессов и легко обновляйте их при каждом анализе бизнес-процессов.

Как создать интеллектуальные рабочие процессы для повышения гибкости бизнеса

Получите советы экспертов о том, как создать гибкие процессы приёма заявок, которые можно адаптировать по мере развития вашего бизнеса. Кроме того, используйте ИИ, чтобы быстро переключаться и принимать более продуманные решения в отношении приоритетов.

Смотреть вебинар

Часто задаваемые вопросы об анализе бизнес-процессов