Бизнес-процессы, такие как адаптация новых сотрудников или запуск продуктов, включают множество этапов, передач задач и решений. Без наглядного представления того, как эти этапы связаны между собой, команды могут легко потерять из виду, что делать дальше или где работа задерживается.

Шаблон карты процесса — это простой способ визуализировать любой рабочий процесс от начала до конца. Вместо того чтобы начинать с нуля, вы можете составить карту этапов, выявить неэффективные моменты и создать стандартный способ работы для своей команды. В этом руководстве вы ознакомитесь с самыми распространёнными типами карт процессов и узнаете, как превратить базовую схему в многократно используемый цифровой рабочий процесс с помощью Asana.

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это визуальный метод документирования каждого этапа, решения и передачи в рамках рабочего процесса от начала до конца. Она даёт вашей команде чёткое представление о том, как работает процесс, чтобы сотрудники могли последовательно его выполнять и находить возможности для улучшения.

Карту процесса можно использовать на уровне отдельного сотрудника, команды, отдела или организации для описания любого количества процессов — от организационных, таких как обучение и адаптация, до специфических для команды, например мозгового штурма.

Обычно процесс отображается с помощью схемы рабочего процесса — наглядного представления сложного процесса, созданного с использованием определённых условных обозначений. Подробная информация о том, как создать схему карты процесса, приведена в нашей статье «Руководство по составлению карт процессов».

Схема карты процесса полезна для описания и визуализации ваших бизнес-процессов, но у статических инструментов есть свои ограничения. Чтобы сделать процесс по-настоящему эффективным, вам нужен цифровой инструмент. Именно здесь вам поможет цифровой шаблон карты процессов.

Типы карт процессов

Оптимальный тип карты процессов зависит от того, насколько подробной она должна быть и кто будет её использовать. Ниже описаны шесть распространённых типов и случаи, когда лучше использовать каждый из них:

• Базовая блок-схема: показывает этапы процесса в последовательном порядке с использованием стандартных символов. Идеально подходит для быстрого, общего представления о том, как работает процесс.

• Общая карта процесса: показывает только основные этапы без подэтапов или точек принятия решений. Используйте его, чтобы предоставить заинтересованным сторонам общий обзор.

• Детальная карта процесса: включает каждый шаг, точку принятия решения и входные/выходные данные. Лучше всего подходит для сложных процессов, где важна точность, например для рабочих процессов, связанных с комплаенсом или производством.

• Схема с дорожками: упорядочивает этапы по дорожкам в зависимости от человека, команды или отдела. Полезно для межфункциональных процессов, в которых требуется чётко обозначить ответственность и этапы передачи работы.

• Карта потока создания ценности: фокусируется на потоке материалов и информации, необходимых для поставки продукта или услуги. Помогает командам выявлять потери и повышать эффективность.

• Диаграмма SIPOC: расшифровывается как «поставщики, исходные ресурсы, процесс, результаты и клиенты». Часто используется в начале проекта по оптимизации процесса для определения его объёма.

Большинство бизнес-команд считают, что лучше всего начинать с обычной блок-схемы или схемы с дорожками.

Что такое цифровой шаблон карты процессов?

Цифровой шаблон карты процессов берёт процесс, который вы описали в статическом чертеже, и воплощает его в жизнь с помощью рабочих процессов и повторяющихся процессов, которые вы можете использовать снова и снова. Объединив карту процесса с цифровым инструментом для управления работой, вы сможете объединить свои команды и выполнять задачи там, где идёт работа.

Основная идея заключается в настройке рабочих процессов. Большая часть вашей работы выполняется по повторяющейся схеме, например написание статьи для блога, адаптация нового сотрудника или работа с потенциальным клиентом. Эти повторяющиеся этапы и составляют ваш рабочий процесс.

Определив начальную и конечную точки, вы сможете построить весь рабочий процесс и сохранить его в виде шаблона. Всякий раз, когда вам нужно будет снова запустить этот процесс, просто скопируйте шаблон и приступайте.

Вот несколько причин, по которым цифровой шаблон работает лучше, чем статическая схема:

• Автоматизация: автоматический запуск таких действий, как назначение задач и обновление статуса.

• Совместная работа: ваша команда может обновлять информацию и отслеживать ход работ в режиме реального времени.

• Возможность повторного использования: дублируйте шаблон для каждого нового проекта, вместо того чтобы начинать с нуля.

• Прозрачность: с одного взгляда можно понять, кто отвечает за каждый этап и на какой стадии находится работа.

Как создать цифровой шаблон карты процесса

Настроить рабочий процесс и превратить его в многоразовый шаблон цифровой карты процесса очень просто. Просто выполните следующие пять шагов:

1. Определите, какой процесс вы будете отображать, например, работу с новым потенциальным клиентом.

2. Составьте список работ, необходимых для выполнения процесса. Продолжая наш пример с продажами, можно сказать, что действия могут включать в себя назначение первоначального звонка по продажам, последующее общение после звонка, отправку предложения и оформление договора.

3. Составьте карту процесса с помощью шаблона карты процесса. Это включает в себя упорядочивание всех работ в правильной последовательности, необходимой для выполнения процесса.

4. Создайте шаблон карты процесса, интегрировав свой статический чертёж карты процесса в цифровой инструмент для управления работой. Теперь возьмите действия, которые вы обозначили на схеме процесса, и перенесите их в цифровой инструмент. Это будет служить вашим базовым шаблоном для этого рабочего процесса. Продолжая наш первоначальный пример, вы можете создать «Шаблон первоначальной работы с потенциальным клиентом» на основе карты процесса, которую вы нарисовали для работы с новым потенциальным клиентом.

5. Дублируйте и повторно используйте шаблон карты процесса при запуске аналогичных процессов. Создав шаблон, вы можете использовать его в качестве отправной точки для аналогичных процессов и проектов. Вернёмся к нашему примеру. Каждый раз, когда вам нужно будет связаться с новым потенциальным клиентом, вы просто дублируете шаблон первоначального сопровождения продаж и заполняете его.

Шаблоны цифровых рабочих процессов

Вы можете настроить цифровой рабочий процесс для любого бизнес-процесса, который состоит из повторяющихся этапов. Вот некоторые распространённые типы:

• Шаблон карты процесса воронки продаж

• Шаблон карты процесса обратной связи с клиентами

• Шаблон карты процесса передачи на послепродажное обслуживание

• Шаблон карты процесса составления повестки совещания

• Шаблон карты процесса обработки творческих запросов

• Шаблон карты процесса обработки запросов на работу

Передовые методы составления карт процессов

Хорошо составленная карта процесса может избавить вашу команду от путаницы и необходимости переделывать работу, но плохо составленная карта может создать больше проблем, чем решить. Пользуйтесь следующими лучшими практиками:

• Прежде чем начать, определите чёткую цель. Точно определите, карту какого процесса вы составляете и что хотите улучшить. Карта без чёткой цели может быстро стать перегруженной или утратить актуальность.

• Обеспечьте простоту. Постарайтесь ограничить карту процесса примерно 15–20 этапами. Если он становится длиннее, разбейте процесс на более мелкие части и составьте карты для них отдельно.

• Используйте стандартные символы на всей карте. Придерживайтесь общепринятых символов карт процессов, таких как овалы для начальной и конечной точек, прямоугольники для задач и ромбы для решений. Благодаря единообразию ваша карта будет понятна всем.

• Привлекайте к работе людей, которые её выполняют. Участники команды, которые ежедневно работают с процессом, лучше всех знают, как он функционирует на самом деле. Начните работать с ними на раннем этапе, чтобы ваша карта соответствовала реальности, а не только предположениям.

• Регулярно проверяйте и обновляйте карты процессов. Процессы со временем меняются, поэтому установите напоминание о необходимости проверять карты и следить за тем, чтобы они по-прежнему соответствовали тому, как работает ваша команда.

• Остерегайтесь распространённых ошибок. Не пытайтесь включить все детали в одну схему и не пропускайте точки принятия решений. И то, и другое может затруднить понимание и использование ваших карт.

Интегрированные функции и приложения

Теперь давайте рассмотрим некоторые интегрированные функции и приложения, которые помогут вам улучшить шаблон цифровой карты процессов.

Интегрированные функции

• Конструктор рабочих процессов. Инструмент, позволяющий несколькими щелчками мыши создавать автоматизированные рабочие процессы и объединять команды в рамках всей организации без написания кода. Добавляйте свои любимые приложения, такие как Slack, Salesforce и Zoom, прямо в рабочие процессы.

• Нестандартные поля. Добавляйте теги, сортируйте и фильтруйте работу по любой информации, которую нужно отслеживать, от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте одни и те же настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие во всей организации.

• Зависимости. Отмечайте, что одна задача ожидает выполнения другой, чтобы ваша команда знала, что мешает ей работать, и могла соответствующим образом расставлять приоритеты. Когда предшествующая задача завершена или перенесена, Asana автоматически уведомляет следующего исполнителя.

• Вид «Доска». Представление в стиле канбан, в котором задачи отображаются в виде карточек в столбцах, упорядоченных по статусу, например «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено». Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте наглядную аналитику о статусе проекта.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задачи Asana.

• Google Workspace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workspace, встроенной в панель задачи Asana. Прикрепляйте любой файл с Google Диска всего несколькими щелчками мыши.

• Gmail. Создавайте задачи Asana прямо из почтового ящика Gmail с автоматическим включением полного контекста электронного письма. Кроме того, вы можете искать существующие задачи Asana, не выходя из Gmail.

• Zoom. Готовьтесь к совещаниям с помощью общих повесток в Asana и создавайте задачи прямо в Zoom, чтобы не упустить поручения. По завершении конференции её протокол и записи автоматически переносятся в Asana.

Начните оптимизировать процессы с помощью Asana

Шаблон карты процесса помогает превратить разрозненные этапы в чёткий, повторяемый рабочий процесс, которому может следовать вся ваша команда. Используя его вместе с цифровым инструментом для управления работой, вы можете автоматизировать задачи, взаимодействовать в режиме реального времени и повторно использовать шаблон по мере необходимости.

С помощью Asana вы можете превратить любую карту процесса в динамичный рабочий процесс, который помогает вашей команде оставаться на одной волне, а проектам — идти по плану. Начните работу и создайте свой первый шаблон карты процесса уже сегодня.

Часто задаваемые вопросы о шаблонах карт процессов