Карта процесса

Вспомните, когда вы в последний раз планировали проект или воплощали идею в жизнь. С чего вы начали? Как вы отобразили процесс от начала до конца? 

В планировании и реализации проекта или Business-процесса очень много подвижных элементов. Чтобы добиться успеха, необходимо визуализировать каждый шаг, чтобы точно понимать, что нужно сделать, начиная с первой задачи и заканчивая завершением проекта. 

Может показаться, что это легче сказать, чем сделать, но не волнуйтесь. В этом вам помогут шаблоны карт процессов. 

Что такое составление карты процесса?

Визуальное отображение действий, необходимых для завершения процесса или рабочего процесса. Цель составления карты бизнес-процесса — дать вашей команде лучшее представление о том, как работает отдельный процесс, чтобы они могли успешно его выполнять. 

Карту процесса можно использовать на уровне отдельного сотрудника, команды, отдела или организации для описания любого количества процессов, от организационных, таких как обучение и адаптация, до специфических для команды, таких как мозговой штурм. 

Как правило, процесс отображается на карте процесса — визуальном представлении сложного процесса, созданном с помощью определенных символов. Подробнее о том, как создавать карты процессов, читайте в нашей статье «Руководство по составлению карт процессов».

Хотя чертеж карты процесса — это хороший способ описать и визуализировать ваши бизнес-процессы, эти статические инструменты имеют ограничения. Чтобы по-настоящему оживить процесс, вам понадобится цифровой инструмент. Именно здесь на помощь приходит цифровой шаблон карты процесса. 

Что такое цифровой шаблон карты процесса?

Цифровой шаблон основывается на статическом чертеже, но оживляет его с помощью рабочих процессов— повторяющихся процессов, которые можно использовать снова и снова. Объединив карту процесса с цифровым инструментом для управления работой, вы сможете объединить команды и выполнять задачи там, где они происходят.

Ключ к использованию цифрового шаблона карты процесса — настройка рабочих процессов. Подумайте об этом так: большая часть работы, которую вы выполняете, следует повторяющемуся шаблону. Пишете ли вы статью для блога, адаптируете нового участника команды или запускаете новый процесс продаж, вы, вероятно, каждый раз выполняете одни и те же действия. Эти этапы и есть ваш рабочий процесс. 

Определив начальную и конечную точки рабочего процесса с помощью статической карты, можно построить рабочий процесс, чтобы следовать шагам, которые проведут вас через весь процесс. Затем можно создать дублируемый цифровой шаблон карты процесса, используя этот рабочий процесс в качестве основы, чтобы каждый раз, когда вам нужно написать статью для блога или адаптировать нового участника команды, ваш процесс уже был настроен. Просто создайте копию шаблона и приступайте к работе. 

Как настроить рабочий процесс и создать цифровой шаблон карты процесса

Как только вы поймете все тонкости рабочих процессов, вы сможете легко настроить их и превратить в цифровой шаблон карты процесса. Просто выполните следующие действия:

1. Определите, какой процесс вы будете отображать, например, последующие действия в отношении нового потенциального клиента.  

2. Перечислите действия, необходимые для завершения процесса. В нашем примере с продажами действия могут включать планирование первоначального звонка, последующие действия после звонка, отправку предложения и заключение договора. 

3. Составьте схему процесса. Это включает в себя организацию всех действий в правильной последовательности, необходимой для выполнения процесса. 

4. Создайте шаблон карты процесса, интегрировав статическую схему в цифровой инструмент для управления работой. Теперь возьмите действия, которые вы наметили на карте процесса, и поместите их в цифровой инструмент. Это будет ваш базовый шаблон для этого рабочего процесса. В нашем примере можно создать шаблон «Первоначальное сопровождение продаж» на основе карты процесса, составленной для последующей работы с новым потенциальным клиентом. 

5. Дублируйте и повторно используйте шаблон карты процесса при запуске аналогичных процессов. Создав шаблон, вы можете использовать его в качестве отправной точки для аналогичных процессов и проектов. В заключение нашего примера: каждый раз, когда вам нужно связаться с новым потенциальным клиентом, вы просто дублируете первоначальный шаблон последующих действий по продажам и заполняете его. 

Примеры цифровых рабочих процессов

Вы можете настроить рабочие процессы для практически любого бизнес-процесса, который требует повторяющихся действий для выполнения и завершения. Ниже приведены некоторые распространённые варианты рабочих процессов, которые можно настроить.

Шаблон карты процесса воронки продаж

Шаблон карты процесса обратной связи с клиентами

Шаблон карты процесса передачи на послепродажное обслуживание

Шаблон карты процесса запуска кампании по маркетингу продукта

Шаблон карты процесса для повестки совещания

Шаблон карты процесса для творческих запросов

Шаблон карты процесса для запросов на работу

Интегрированные функции и приложения

Давайте рассмотрим интегрированные функции и приложения, которые помогут вам вывести цифровой шаблон карты процесса на новый уровень. 

Интегрированные функции

• Конструктор рабочих процессов. Визуализируйте рабочий процесс своей команды и упростите взаимодействие между командами с помощью конструктора рабочих процессов. Конструктор рабочих процессов — это инструмент, позволяющий несколькими щелчками мыши визуализировать и создавать действенные автоматизированные рабочие процессы без единой строчки программного кода. Легко создавайте эффективные процессы, объединяющие команды на всех уровнях и в разных подразделениях вашей организации. Кроме того, вы можете оптимизировать задачи и синхронизировать работу своих коллег, добавив повседневные приложения — такие как Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom и многие другие — непосредственно в свои рабочие процессы. 

• Настраиваемые нестандартные поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если ж�� срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи. 

• Вид «Доска». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и нестандартные поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.

Рекомендуемые приложения

• Dropbox. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Google рабочее место. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска нажатием нескольких кнопок.

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

• Zoom. Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.

Вопросы и ответы