Команда проекта: роли, структуры и управление

В управлении проектами формирование правильной команды требует планирования и внимания к деталям. Если всё сделать правильно, это может существенно повлиять на успех проекта.

Прежде чем формировать проектную команду, важно знать, что это такое и какие роли необходимо заполнить. В этой статье мы расскажем об основах типичной проектной команды и покажем, как правильно подобранный коллектив может помочь вашим работникам выполнять свою работу максимально эффективно.

Что такое проектная команда?

Команда проекта — это группа людей, которые работают вместе над выполнением конкретного проекта. Эти команды, как правило, являются межфункциональными, объединяя людей из разных отделов для достижения общей цели в рамках определённого графика и набора задач.

Как правило, проектная команда состоит из менеджера проекта, который осуществляет надзор и управление командой, и отдельных участников команды, которые выполняют конкретные задачи проекта. Участники команды проекта могут быть внутренними (например, штатными работниками) или внешними (например, фрилансерами). В проектную команду также могут входить другие заинтересованные стороны, которые не управляют проектом на ежедневной основе и не выполняют проектную работу, но всё же заинтересованы в успехе проекта.

Какие функции обычно выполняют участники проектной команды?

Все проектные команды разные. В вашей организации каждая команда проекта может выглядеть по-разному в зависимости от масштаба и целей проекта. Независимо от цели, наличие правильного сочетания навыков — это ключ к успеху.

Вот самые распространённые роли, которые входят в состав команды проекта:

1. Менеджер проекта

Менеджер проекта, также известный как руководитель проекта, обычно отвечает за координацию, контроль и управление проектом и участниками команды проекта. Менеджеры проектов отвечают за обеспечение бесперебойной реализации проекта — от стартового совещания до подведения итогов.

Менеджеры проектов контролируют проекты и направляют команды, устанавливая ожидания, назначая задачи и координируя работу. Они выступают в роли наставников, направляя отдельных исполнителей и способствуя совместной работе и общению между участниками команды проекта.

Основные обязанности менеджера проекта включают:

• Взаимодействие с высшим руководством для разработки плана проекта и определения его целей.

• Распределение ресурсов проекта и разработка плана управления ресурсами.

• Определение области проекта и обеспечение его реализации в пределах, установленных в плане управления областью проекта.

• Общение с участниками команды проекта и управление ими.

• Назначение задач по проекту и делегирование работы по проекту отдельным участникам команды.

• Обеспечение выполнения проекта в срок и разработка решений при изменении приоритетов или возникновении препятствий.

• Отслеживание ключевых показателей эффективности (КПЭ) проекта и внесение корректировок, если проект не идёт по графику к достижению целей.

• Координация общения между участниками команды и урегулирование любых конфликтов внутри команды.

• Формирование ожиданий и информирование заинтересованных лиц о новостях в рамках управления взаимодействием с ними.

Допустим, ваше маркетинговое агентство занимается разработкой нового дизайна веб-сайта. В этом проекте менеджер проекта будет отвечать за определение времени и ресурсов, необходимых для его выполнения. Он также будет контролировать повседневную деятельность, предоставлять обратную связь, обеспечивать планомерный ход проекта и управлять участниками команды.

2. Участники проектной команды

Участник проектной команды — это человек, которому поручено выполнять работу, способствующую успешному завершению проекта. Как правило, участники проектной команды — это отдельные сотрудники со специализированными навыками, которые они привносят в команду и проект. Это могут быть работники, занятые полный или неполный рабочий день, работающие в компании или в качестве внешних подрядчиков.

Можно представить себе менеджеров проектов в качестве кураторов проекта, а участников проектной группы — в качестве исполнителей проекта. Участники команды проекта часто представляют разные отделы организации. Таким изолированным командам нужны эффективные технологии для кросс-функциональной работы, например платформа для управления работой с возможностью интеграции инструментов.

Основные обязанности участников проектной команды включают:

• Выполнение ожидаемых результатов и индивидуальной работы, которые вносят вклад в достижение общих целей проекта и его успех.

• Предоставление знаний и обратной связи на основе своих индивидуальных областей компетенции.

• Взаимодействие с другими участниками команды в рамках работы над проектом.

• Выполнение индивидуальной работы в срок и с учётом приоритета.

Продолжим наш пример с разработкой нового дизайна веб-сайта. В состав команды проекта могут входить отдельные специалисты из таких отделов, как дизайн, копирайтинг и разработка. Их результаты могут включать разработку новой цветовой палитры, макетов дизайна главной страницы, вайрфреймов веб-сайта, создание новых текстов и написание кода для окончательной версии сайта.

3. Спонсор проекта

Спонсор проекта, также известный как исполнительный спонсор, — это человек, ответственный за общий успех проекта. Куратором проекта обычно является руководитель компании или представитель высшего руководства. Он выступает в роли чемпиона проекта, помогая распределять ресурсы, продвигая проект и обеспечивая его поддержку.

В иерархии команды проекта спонсор проекта находится выше менеджера проекта, выступая в роли наставника и связующего звена между менеджером проекта и высшим руководством. В то время как менеджер проекта занимается повседневной деятельностью, спонсор проекта может быть вовлечён в проект для предоставления обратной связи или информации о статусе ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.

К основным обязанностям спонсора проекта относятся:

• Продвижение проекта на начальном этапе планирования, чтобы заручиться поддержкой и обеспечить финансирование.

• Согласование проекта со стратегическими целями компании и демонстрация заинтересованным сторонам того, какую пользу принесёт компании успешная реализация проекта.

• Назначение менеджера проекта для руководства проектом и выполнение роли наставника для менеджера проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Предоставление рекомендаций или подтверждений по решениям высшего уровня.

• Выполнение роли посредника между менеджером проекта и членами высшего руководства.

• Информирование руководителей высшего звена о ходе работ по проекту и предоставление необходимых обновлений статуса или ожидаемых результатов.

• Закрытие проекта, включая оценку результатов и обеспечение успешной передачи.

В заключение нашего примера отметим, что спонсором проекта по разработке нового дизайна веб-сайта будет руководитель маркетингового агентства, например старший креативный директор. Возможно, именно он стал чемпионом проекта и возглавил инициативу по переработке дизайна сайта агентства. После запуска проекта его основная роль будет заключаться в том, чтобы курировать менеджера проекта и информировать высшее руководство.

Бонус: дополнительные роли в проекте

В состав большинства команд проекта входят менеджер проекта, участники команды и спонсор проекта. Однако, поскольку проекты могут отличаться по размеру и объёму, менеджерам проектов может потребоваться адаптировать команду к потребностям каждого проекта.

Вот несколько ролей, которые могут или не могут входить в состав команды проекта в зависимости от его масштаба и целей:

• Бизнес-аналитики: следят за эффективностью операционной деятельности компании и выявляют области для улучшения. В команде проекта они помогают определять цели проекта и обеспечивать его ценность для компании.

• Руководители команд проекта: в более масштабных проектах отдельные участники могут быть объединены в мини-команды. Руководители команд работают непосредственно под руководством менеджера проекта и курируют конкретных сотрудников или мини-команды. Они выступают в качестве связующего звена между менеджером проекта и участниками команды.

• Руководящий комитет проекта: руководящий комитет — это группа руководителей высшего звена или топ-менеджеров, которые «руководят» проектом, предоставляя рекомендации и поддержку на протяжении всего его жизненного цикла. Они полезны для проектов, в которых участвует много заинтересованных сторон.

• Профильные эксперты: профильные эксперты (SME) обладают специализированными знаниями в определенной области. Они сотрудничают с менеджерами проектов, участниками команд и заинтересованными лицами, предоставляя экспертные заключения по вопросам, относящимся к их области знаний.

• Дополнительные заинтересованные стороны: заинтересованная сторона проекта — это любой человек, который имеет долю в проекте или на которого может повлиять проект. Это могут быть коллеги, межфункциональные команды, клиенты, заказчики, инвесторы или даже акционеры.

Типы структур проектных команд

В зависимости от размера вашей организации и распределения ресурсов вы можете по-разному структурировать свою проектную команду. Вот три наиболее распространённые структуры:

• Выделенные проектные команды: участники команды работают исключительно над одним проектом от начала до конца. Они подчиняются напрямую менеджеру проекта и направляют все свои усилия на достижение успеха проекта. Эта модель хорошо подходит для высокоприоритетных инициатив, требующих полного внимания.

• Матричные проектные команды: участники команды подчиняются двум руководителям — своему функциональному руководителю и менеджеру проекта. Такая структура часто встречается на крупных предприятиях, поскольку она позволяет эффективно распределять ресурсы между несколькими проектами. Однако она требует четкого общения, чтобы избежать конфликтов из-за приоритетов.

• Виртуальные проектные команды: виртуальные команды объединяют участников из разных мест, часовых поясов или даже организаций. Эти команды в значительной степени полагаются на цифровые инструменты совместной работы и четкие протоколы общения, чтобы оставаться согласованными и продуктивными.

Оптимальная структура команды зависит от сложности проекта, доступности участников команды и принципов работы вашей организации. Многие компании используют комбинацию этих структур в зависимости от проекта.

Три причины, по которым вашей компании нужны команды проектов

Теперь, когда вы знаете, что такое проектная команда, вам может быть интересно, зачем она нужна вашей организации. Проектные команды помогают компаниям любого размера работать вместе и достигать результатов. Они особенно полезны в крупных организациях, где большие команды и отдельные отделы могут замедлять работу.

Проектные команды помогают крупным организациям следующим образом:

1. Содействие межфункциональному взаимодействию

По мере роста организаций в них появляется больше команд и чаще возникают узкие места. Команды, которые работают отдельно, вырабатывают собственные методы работы:

• Уникальные процессы и инструменты. Каждая команда создаёт рабочие процессы, которые подходят именно ей, но могут не подходить для других отделов.

• Специфический для группы язык: терминология и стили общения различаются, что создаёт путаницу при совместной работе групп.

• Раздробленность информации: файлы и рабочие материалы хранятся в разных местах, что затрудняет межфункциональную прозрачность.

Проектные команды устраняют эти барьеры, повышая эффективность межфункционального взаимодействия и согласовывая действия всех участников в отношении общих обязанностей и стратегических целей.

2. Повышение эффективности организации

По мере роста организаций выполнение межфункциональной работы становится всё сложнее. Проектные команды снижают разрозненность и дублирование усилий, экономя время и деньги. Они также предоставляют аналитику, которая позволяет улучшать процессы и повышать долгосрочную эффективность.

3. Стимулирование высокоэффективной работы

Когда участники команды знают свои роли и разделяют одни и те же цели, они могут сосредоточиться на важной работе. Проектные команды устраняют путаницу, возникающую из-за работы отдельных команд, помогая каждому сотруднику работать с максимальной отдачей и делая организацию более сплочённой и конкурентоспособной.

7 способов дать командам проектов возможность выполнять важную работу

Когда речь идёт об успешном управлении проектной командой, понимание функций и обязанностей имеет большое значение, но это ещё не всё. Отличные проектные команды — это сплочённые, творческие и эффективные коммуникаторы.

Ниже приводятся несколько советов, которые помогут вам создать сильную проектную команду, способную добиваться важных результатов для вашего бизнеса.

1. Научитесь выбирать подходящих участников команды

Первым шагом в формировании проектной команды является подбор людей с навыками, соответствующими целям вашего проекта. Нужная вам команда будет зависеть от типа проекта:

• Создание сайта: участники команды, обладающие творческими и техническими навыками, а также работающие с клиентами, например дизайнеры, разработчики и менеджеры по работе с клиентами.

• Модернизация процесса адаптации новых сотрудников: административные и бизнес-ориентированные должности, такие как специалисты по кадрам, бизнес-аналитики и сотрудники отдела работы с персоналом.

Помимо профессиональных навыков, важно, чтобы ваши менеджеры проектов также учитывали коммуникативные навыки, которые они хотели бы привнести в команду, например, способность к адаптации, общение, критическое мышление и умение мотивировать. Поиск участников команды с разными навыками и стилями работы, которые дополняют друг друга, — это ключ к созданию универсальной команды.

2. Помощь в чётком определении плана проекта и согласовании его с участниками

Перед запуском проекта чётко определите его цели и показатели успешности. Такое согласование гарантирует, что каждый участник команды понимает, как выглядит успех и какой вклад в его достижение вносит его работа.

Вот несколько моментов, которые следует уточнить в начале проекта:

• Цели проекта, то есть итог или результат, которого хотят достичь с помощью проекта. Например, основной целью проекта может быть запуск блога компании.

• Задачи проекта — это шаги, которые команда проекта предпримет для достижения общих целей проекта. Задачи проекта могут включать создание контент-плана, выбор системы управления контентом и разработку дизайна блога.

• Хронология проекта, включая общие сроки, в течение которых команда проекта будет работать над проектом и завершит его.

• Объём работ по проекту определяет общий объём работ, необходимых для реализации проекта, и включает в себя ресурсы проекта и ожидаемые результаты.

• Бюджет проекта, то есть обзор того, сколько должна стоить реализация проекта и как распределять расходы.

Сделайте это совместным процессом. Привлекайте свою команду на раннем этапе, чтобы обсудить, какая работа выполнима, какие ресурсы ей нужны и как выглядит успех. Когда все с самого начала настроены на одну волну, команда может приступать к работе с уверенностью.

3. Чётко определите роли и обязанности в команде

После того как вы помогли составить план проекта и определить его цели, настало время чётко обозначить роли и обязанности в команде. Определение обязанностей команды помогает внести ясность в проект, чтобы каждый его участник точно знал, за что отвечает и к какому сроку. Это может снизить вероятность недопонимания и дублирования работы.

Например, допустим, что проект предполагает выполнение дизайнерских работ, и в команду проекта входят два графических дизайнера. Менеджеру проекта нужно будет определить, как разделить задачи по дизайну и назначить ответственных за проверку и согласование результатов. В более крупных проектах, где обязанности кажутся особенно запутанными, может помочь создание матрицы RACI.

4. Помогайте налаживать открытое общение

Сильные проектные команды зависят от открытого и постоянного общения. Ниже приводятся несколько способов сформировать такую культуру:

• Обеспечьте прозрачность общения. Менеджеры проектов задают тон тому, как общается их команда. Они могут способствовать открытому, прозрачному общению, подавая пример. Это означает, что они должны быть честными, если им нужно изменить направление проекта, проявлять эмпатию и доверять своей команде выполнение задач без мелочного контроля.

• Последовательно используйте инструменты для общения. Инструменты для обмена информацией, такие как Slack, Zoom или Gmail, являются основой общения на рабочем месте. Менеджеры проектов могут совместно со своей командой разработать план обмена информацией и определить лучшие практики в начале проекта.

• Поощряйте всех участников команды делиться своими идеями независимо от их роли. Менеджеры проектов должны запрашивать мнение всех участников команды, чтобы создать открытую и инклюзивную среду.

• Эффективно управлять конфликтами в команде. Применяя правильные стратегии разрешения конфликтов, менеджеры проектов могут улаживать разногласия и стимулировать свою команду к обучению и развитию. Они могут начать с проведения индивидуальных встреч с участниками команды и практики активного слушания.

• Приветствуйте обратную связь от своей команды, будь то на встречах один на один, в анонимных опросах или в ходе обсуждений в команде. Это показывает вашей команде, что их мнения ценятся.

5. Обеспечьте признание упорного труда команды

Работники, которые регулярно получают обратную связь, более вовлечены в рабочий процесс и с большей вероятностью добьются успеха. Вот несколько способов, с помощью которых менеджеры проектов могут отметить упорный труд своей команды:

• Отправьте электронное письмо или сообщение, в котором отметьте конкретные способы, которыми они внесли свой вклад в успех проекта.

• Отметить один из результатов их работы или вклад в общем канале команды в Slack.

• Поделитесь положительными отзывами клиента о сотруднике или его работе.

• Пригласите их на обед или отправьте небольшой подарок в знак благодарности, например их любимое мороженое.

• Выделите время на совещаниях по проекту, чтобы рассказать о еженедельных достижениях и отметить работников, которые отличились на этой неделе.

• Отпразднуйте вместе со всей командой, организовав совместное мероприятие или неожиданные угощения.

• Отмечайте завершение важных этапов проекта.

• Предлагайте премии за конкретные проекты или денежные вознаграждения за достижение определённых показателей эффективности.

• Обеспечьте команде узнаваемость, рассказывая о её работе на общекорпоративных совещаниях или аналогичных открытых мероприятиях.

6. Помогайте команде расти с помощью конструктивной обратной связи

Конструктивная критика не менее важна, чем положительное признание. Если положительная обратная связь повышает моральный дух работников, то конструктивная критика помогает им учиться и расти.

Предоставляя конструктивную обратную связь:

• Будьте прямолинейны и конкретны: приводите чёткие примеры того, что и как следует улучшить.

• Превратите это в обсуждение: дайте участникам команды время задать вопросы и прояснить ситуацию.

• Проявляйте эмпатию: расскажите о случае, когда похожая обратная связь помогла вам стать лучше.

7. Поощряйте команду развивать успехи проекта и учиться на неудачах

То, что проект завершен, не означает, что работа выполнена. Порекомендуйте своим подчиненным провести совещание по итогам проекта, чтобы обсудить, что прошло хорошо, и определить, что можно было бы сделать лучше.

Анализ результатов — отличный способ научиться более эффективно управлять проектом, например, лучше снижать риски или заранее планировать действия на случай возникновения препятствий. Они также могут быть инструментом для сбора отзывов команды о том, как прошёл проект с точки зрения сплочения коллектива.

Эффективные команды проектов создают успешные проекты

Проектные команды закладывают основу успеха. Они улучшают общение между отделами, снижают барьеры и помогают всем работать над достижением одних и тех же целей, что приводит к творческим и эффективным результатам.

Готовы настроить свою проектную команду на успех? Начните использовать Asana, чтобы обеспечить ясность и совместную работу в рамках межфункциональной деятельности.

Часто задаваемые вопросы о проектных командах