Что такое команда проекта? И зачем она вашей компании

В управлении проектами сборка правильной команды похожа на сборку сложного предмета мебели — она требует предусмотрительности и тщательного планирования, но при правильном выполнении имеет решающее значение.

Однако, прежде чем собирать команду проекта, вы должны точно понимать, что это такое и какие роли в ней нужно заполнить. В этой статье мы расскажем об основах создания стандартной команды проекта и о том, как хорошо подобранная команда может помочь вашим работникам выполнять свою работу с максимальной отдачей. 

Что такое команда проекта?

Проектная команда — это группа людей, которые работают вместе над завершением проекта. Обычно проектные команды являются межфункциональными, то есть состоят из людей из разных групп или отделов организации, работающих над достижением общей цели. Проектные команды отвечают за успешное завершение проекта в соответствии с графиком и общими целями.

Как правило, проектная команда состоит из менеджера проекта, который контролирует и управляет командой, и отдельных участников команды, которые выполняют конкретные задачи проекта. Участниками команды проекта могут быть как внутренние (например, штатные работники), так и внешние (например, фрилансеры) специалисты. В состав проектной команды также могут входить другие заинтересованные стороны, в том числе люди, которые не управляют проектом на ежедневной основе и не выполняют работу по нему, но тем не менее заинтересованы в его успехе и обладают различной степенью способности принимать решения. 

Какие роли обычно выполняют участники проектной команды?

Не все команды проекта одинаковые. В вашей организации они могут немного отличаться для каждого проекта в зависимости от таких факторов, как его размер и цели. Независимо от конечной цели, наличие команды с правильным сочетанием навыков имеет решающее значение для успеха проекта. 

Ниже перечислены наиболее распространённые роли, из которых состоит команда проекта. 

1. Менеджер проекта 

Менеджер проекта, также известный как руководитель проекта, обычно отвечает за координацию, контроль и управление проектом и участниками команды. Менеджеры проектов отвечают за бесперебойное выполнение проекта от организационной встречи до его завершения.

Менеджеры проектов контролируют проект и руководят командой, устанавливая ожидания, назначая задачи и координируя работу. Они выступают в качестве наставников, направляя отдельных участников и способствуя сотрудничеству и общению между участниками команды проекта. 

Основные обязанности менеджера проекта:

• Работа с высшим руководством над разработкой плана и определением целей проекта.

• Распределение ресурсов проекта и разработка плана управления ресурсами.

• Определение области проекта и поддержание проекта в рамках, определенных в плане управления областью. 

• Общение с участниками команды проекта и управление ими.

• Назначение задач по проекту и делегирование работы отдельным участникам команды. 

• Соблюдение графика проекта и разработка решений при изменении приоритетов или возникновении препятствий.  

• Отслеживание КПЭ проекта и активное изменение направления, если проект не движется к цели.

• Координация общения между участниками команды и разрешение любых конфликтов между командами.

• Управление ожиданиями и информирование заинтересованных лиц о ходе работ.

Допустим, ваше маркетинговое агентство занимается редизайном сайта. В этом случае менеджер проекта будет отвечать за определение времени и ресурсов, необходимых для его завершения; контроль повседневных операций по редизайну, включая предоставление обратной связи и поддержание проекта в нужном русле; а также ��правление отдельными участниками команды проекта. 

2. Команда проекта

Участник команды проекта — это человек, которому поручено выполнение работ, способствующих успешному завершению проекта. Как правило, участники команды проекта — это отдельные исполнители, обладающие специализированными навыками, которые они привносят в команду и проект. Это могут быть штатные или внештатные работники, которые работают в компании или в качестве внешних подрядчиков. 

Менеджеров проектов можно рассматривать как руководителей, а участников команды — как исполнителей. Помните, что проектные команды обычно межфункциональны, поэтому их участники часто являются сотрудниками разных отделов организации. Этим разрозненным командам нужны эффективные технологии для кросс-функциональной работы (и получения результатов), такие как платформа для управления работой с интеграциями инструментов. 

Основные обязанности участников команды проекта:

• Выполнение поставленных задач и индивидуальной работы, способствующей достижению общих целей и успеха проекта.

• Предоставление знаний и обратной связи в рамках своей компетенции.

• Совместная работа с другими участниками команды над проектом.

• Выполнение индивидуальной работы в срок и по приоритету. 

Продолжим наш пример с изменением дизайна веб-сайта. В состав команды проекта могут входить отдельные участники из таких отделов, как дизайн, копирайтинг и разработка. Их задачи и результаты могут включать разработку новой цветовой палитры или схемы типографики для сайта, создание макетов для главной страницы, создание каркаса сайта, создание нового текста и написание кода для окончательного варианта сайта. 

3. Спонсор проекта 

Спонсор проекта, иногда называемый исполнительным спонсором, — это человек, ответственный за общий успех проекта. Спонсором проекта обычно является руководитель компании или член высшего руководства. Он выступает в качестве чемпиона проекта, помогая распределять ресурсы, отстаивая интересы проекта и обеспечивая его поддержку. 

В иерархии команды проекта спонсор находится выше менеджера проекта, выступая в качестве наставника и посредника между менеджером проекта и высшим руководством. В то время как менеджер проекта участвует в повседневной работе, спонсор может быть вовлечён в проект для получения обратной связи или обновлений статуса на ежедневной, еженедельной, ежемесячной или ежеквартальной основе. 

Основные обязанности спонсора проекта включают:

• Поддержка проекта на начальном этапе планирования, чтобы заручиться поддержкой и обеспечить финансирование. 

• Согласование проекта со стратегическими целями Business и демонстрация заинтересованным сторонам того, как успех проекта принесет пользу компании. 

• Назначение менеджера проекта, который будет руководить проектом и выступать в качестве наставника менеджера проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Подтверждение или предоставление рекомендаций по решениям, принимаемым на высшем уровне. 

• Выступает в качестве посредника между менеджером проекта и высшим руководством. 

• Информирование руководителей высшего звена о ходе выполнения проекта и необходимых обновлениях статуса или результатов.

• Закрытие проекта, включая оценку эффективности и обеспечение успешной передачи. 

В нашем примере спонсором проекта по редизайну веб-сайта будет руководитель маркетингового агентства, например старший креативный директор. Возможно, он был чемпионом проекта и возглавил работу по изменению дизайна сайта агентства. После запуска проекта по редизайну его основная роль будет заключаться в наставничестве менеджера проекта и информировании высшего руководства о ходе разработки сайта. 

Бонус: дополнительные роли в проекте

Базовая команда проекта почти всегда состоит из менеджера проекта, отдельных участников команды и спонсора проекта. Однако проекты могут сильно различаться по размеру и объёму, а это означает, что менеджерам проектов приходится адаптировать свою команду к потребностям проекта. 

В зависимости от размера и целей проекта в состав команды могут входить следующие специалисты:

• Business-аналитики: основная роль business-аналитика — обеспечить эффективность операций компании и найти области для улучшения. В проектной команде бизнес-аналитик помогает определить цели проекта и обеспечить его ценность для компании.  

• Руководители команд проекта: для небольших проектов достаточно одного менеджера проекта, который будет контролировать работу участников команды. Однако в более крупных проектах отдельные участники команды могут быть объединены в мини-команды, что затрудняет надзор со стороны одного менеджера проекта. Руководители команд — это лица, которые работают непосредственно под руководством менеджера проекта и контролируют работу конкретных лиц или мини-команд в рамках иерархии команды проекта. Как правило, они служат связующим звеном между менеджером проекта и отдельными участниками команды. 

• Руководящий комитет проекта: это группа лиц, обычно старших менеджеров или руководителей высокого уровня, которые «управляют» проектом, обеспечивая руководство и поддержку на протяжении всего жизненного цикла проекта. Не всем проектам нужен руководящий комитет, но он может быть полезен для проектов, в которых участвует много заинтересованных сторон.

• Профильные эксперты: это лица, обладающие специализированными знаниями в конкретной области или сфере деятельности. Они обычно сотрудничают с менеджерами проектов, участниками команд и заинтересованными лицами, предоставляя экспертные заключения или консультации по вопросам или процессам, связанным с их областью знаний. В зависимости от своей роли в проекте они также могут помогать разрабатывать процедуры, планировать процессы обучения, обеспечивать поддержку и предоставлять рекомендации по проекту.

• Дополнительные заинтересованные лица: заинтересованное лицо — это любой человек, который имеет долю в проекте или может быть затронут им. Обычно это высшее руководство, но также могут быть коллеги или межфункциональные команды, которые не работают над проектом напрямую, но на которых повлияет его результат. Заинтересованные стороны также могут быть внешними, например клиенты, покупатели, инвесторы или даже акционеры. 

Три причины, по которым вашей организации нужны команды проектов

Теперь, когда вы знаете, что такое проектная команда, вам, возможно, интересно, зачем она нужна вашей организации. Проектные команды помогают компаниям всех размеров сотрудничать и создавать продукты, но особенно полезны для крупных корпораций, где размер команды и узкие места в общении могут препятствовать совместной работе. 

Проектные команды помогают крупным организациям следующим образом:

1. Упрощение межфункционального взаимодействия 

Это просто здравый смысл: чем крупнее организация, тем больше в ней команд и участников команд. И это может создавать узкие места. Представьте себе, что у разрозненных команд часто есть свой «язык»: они используют свои процессы и инструменты, говорят на своем языке, хранят файлы и выполняют работу в определенных местах. И это работает, когда команды остаются разрозненными, но если добавить межфункциональное сотрудничество, например, попросить членов команд маркетинга, продаж и инжиниринга работать вместе, вы, вероятно, столкнётесь с большим количеством препятствий.

Именно поэтому межфункциональное сотрудничество так важно. Проектные команды помогают упростить общение и совместную работу, устанавливая чёткие обязанности и объединяя всех участников вокруг одних и тех же стратегических целей.  

2. Повышение организационной эффективности

По мере роста организаций становится всё труднее оптимизировать и выполнять межфункциональную работу. Объединяя участников команды и сокращая разрозненность, проектные команды максимизируют эффективность и сокращают дублирование, которое может стоить времени и денег. Кроме того, успешные проекты, реализуемые проектными командами, могут предоставить аналитику о том, как оптимизировать процессы и рабочие процессы, что может привести к повышению долгосрочной эффективности Business. 

3. Стимулирование высокоэффективной работы

Когда участники команды имеют чётко определённые роли и согласованы со стратегическими результатами, они могут сосредоточиться на создании важной работы. Устраняя трения, вызванные разрозненностью, проектные команды позволяют всем сотрудникам организации работать с максимальной отдачей, что в конечном итоге ��риводит к созданию конкурентоспособного предприятия, основанного на сотрудничестве. 

7 способов дать проектным командам возможность выполнять важную работу 

Когда речь идёт об успешном управлении командой проекта, понимание ролей и обязанностей важно, но это ещё не всё. Отличные команды проекта — это сплочённые, творческие и способные эффективно общаться группы. 

Ниже мы расскажем, как создать отличную команду проекта и настроить её на выполнение важной и критически значимой для бизнеса работы. 

1. Узнайте, как правильно подбирать участников команды 

Первым шагом в создании команды проекта является выбор правильных участников. Необходимый набор навыков зависит от цели и задач проекта. Например, если ваша компания создаёт веб-сайт для клиента, менеджерам проекта потребуется привлечь в команду творческих и технических специалистов, а также работников, работающих с клиентами, например менеджеров по работе с клиентами. С другой стороны, если ваша организация пересматривает процесс адаптации, команда проекта может состоять из участников, выполняющих более административные и ориентированные на Business роли, такие как управление персоналом, бизнес-аналитика и управление персоналом. 

Помимо профессиональных навыков, менеджерам проектов также важно учитывать коммуникативные навыки, которые они хотят привнести в команду, такие как адаптивность, общение, критическое мышление и мотивация. Ключевым моментом является поиск участников команды с разными навыками и стилями, которые дополняют друг друга, поскольку это позволит создать динамичную команду, которая воплотит проект в жизнь.  

2. Помогите чётко определить и согласовать план проекта

Ясность — ключ к успеху проекта. Прежде чем приступить к работе над проектом, важно чётко определить его цели и показатели успешности. Это позволит привести команду проекта к общему знаменателю в отношении того, что это значит для них. 

Вот несколько вещей, которые следует прояснить в начале проекта, чтобы команда была настроена на успех:

• Цели проекта или результат, которого вы хотите достичь с помощью проекта. Например, основной целью проекта может быть запуск блога компании. 

• Цели проекта или действия, которые команда проекта предпримет для достижения общих целей проекта. В продолжение нашего примера с блогом компании, цели проекта могут включать разработку календаря публикаций, выбор системы управления контентом, а также дизайн и разработку блога. 

• Хронология проекта, которая включает общие временные рамки, в которых команда проекта будет работать и завершит проект. 

• Объём проекта, который определяет общий объём работы, необходимой для завершения проекта, и включает в себя ресурсы и ожидаемые результаты.  

• Бюджет проекта, то есть обзор того, сколько должен стоить завершенный проект и как распределить расходы.

Это должен быть совместный процесс: вовлечение команды проекта на ранней стадии, чтобы обсудить, какая работа кажется выполнимой, какие ресурсы им нужны и как выглядит успех проекта, чтобы вся команда была согласована. Таким образом, вся команда сможет приступить к работе над проектом, чувствуя себя собранной и уверенной в себе, а это необходимо для каждого проекта.  

3. Чётко определите роли и обязанности в команде  

После того как вы помогли составить план проекта и определили его цели и задачи, пришло время чётко определить роли и обязанности команды. Как и определение целей проекта, распределение обязанностей помогает внести ясность в проект, чтобы каждый участник команды точно знал, за что он отвечает и к какому сроку должен выполнить свою работу. Это может сократить количество потенциальных недопониманий и дублирования работы, одновременно поощряя командное взаимодействие. 

Допустим, проект включает в себя дизайнерские работы, и в команде проекта есть два графических дизайнера. Менеджеру проекта необходимо определить, как разделить задачи по дизайну, а также назначить обязанности по проверке и подтверждению другим участникам команды. Для более крупных проектов, где обязанности кажутся особенно неясными, создание диаграммы RACI может помочь определить и согласовать обязанности команды.  

4. Поощряйте открытое общение 

Проектные команды состоят из отношений, и, как и в любых хороших отношениях, ключевым моментом является общение. Ниже приводятся несколько советов о том, как создать культуру открытого общения в команде проекта.

• Будьте открыты в общении. Менеджеры проектов задают тон общению в своей команде. Они могут способствовать открытому и прозрачному общению в команде, подавая пример. Это означает, что они должны быть честны со своей командой, если им нужно изменить проект или обязанности, проявлять эмпатию и доверять своей команде выполнение задач без микроменеджмента. Это поможет создать открытую, доверительную командную среду, которая повлияет на то, как участники команды общаются друг с другом.

• Последовательно используйте инструменты для общения. Инструменты для общения, такие как Slack, Zoom или Gmail, являются основой рабочего места. Однако для эффективной работы команде недостаточно просто использовать инструмент для общения — его нужно применять последовательно и соблюдать единые правила общения. Чтобы установить эти правила, менеджеры проектов могут вместе со своей командой создать план обмена информацией и определить лучшие практики общения в команде в начале проекта. Для чего следует использовать видео? Когда предпочтительнее использовать быстрые одноразовые сообщения в Slack? Установив и соблюдая эти правила, команда проекта сможет работать более эффективно. А это означает более быструю и качественную работу.  

• Поощряйте общение снизу вверх. Общение снизу вверх способствует созданию инклюзивной и открытой среды, побуждая участников команды, находящихся в «нижней» части иерархии, например новичков или отдельных исполнителей, высказываться и делиться своими мыслями и идеями. Чтобы создать пространство, в котором участники команды чувствуют себя комфортно, менеджеры проектов должны спрашивать мнение разных участников команды и благодарить их за то, что они поделились своим мнением. 

• Эффективно управляйте конфликтами в команде. Конфликты в команде могут быть непосильной задачей, особенно если менеджеры проектов относительно новички или раньше не сталкивались с большим количеством конфликтов внутри команды. Но конфликты не должны пугать. При правильных стратегиях менеджеры проектов могут разрешать их и поощрять команду учиться и расти. Для начала можно провести индивидуальные встречи с участниками команды, чтобы понять причину конфликта и попрактиковаться в активном слушании. Определив причину конфликта, можно перейти к взаимовыгодному решению. 

• Будьте открыты к обратной связи. Стиль руководства менеджера проекта влияет на то, как его команда общается и сотрудничает. Открытость к обратной связи — будь то в формате один на один, через анонимные опросы или на собраниях команды — сигнализирует команде проекта, что они находятся в дружелюбной среде, и побуждает их также давать обратную связь своим коллегам.  

5. Убедитесь, что усердная работа команды признана 

Работники, которые получают постоянную обратную связь, более вовлечены и с большей вероятностью преуспеют на рабочем месте. Чтобы отдельные участники команды чувствовали себя ценными, убедитесь, что менеджеры проектов признают их усердную работу и достижения с помощью положительных отзывов. 

Менеджеры проектов могут просто дать понять участникам команды, что они хорошо справляются с работой, но есть множество способов признать их достижения и заставить команду почувствовать себя признанной. Ниже приводятся несколько советов о том, как менеджеры проектов могут выразить признательность своей команде.

• Отправьте электронное письмо или заметку, в которой рассказывается, как именно они способствовали успеху проекта.

• Отметьте один из их результатов или вклад в канале команды в Slack. 

• Поделитесь положительными отзывами клиента о них или их работе.

• Пригласите их на обед или отправьте небольшой подарок в знак благодарности, например их любимое мороженое.

• Выделите время, чтобы поделиться еженедельными победами во время совещаний по проекту, и выделите работников, которые выделились на этой неделе. 

• Отметьте успех всей командой, устроив совместный отдых или угостив всех сладостями. 

• Отмечайте завершение важных этапов проекта.  

• Предлагайте бонусы за конкретные проекты или денежные вознаграждения за достижение определённых показателей эффективности. 

• Повышайте видимость команды, рассказывая о её работе на общекорпоративных собраниях или других публичных мероприятиях.

6. Помогайте команде расти с помощью конструктивной обратной связи

Конструктивная критика не менее важна, чем положительное признание. Они служат разным целям: в то время как положительная обратная связь повышает моральный дух работников и заставляет членов команды чувствовать себя ценными, конструктивная критика помогает работникам учиться и развиваться в своих ролях.

Принимать конструктивную критику бывает непросто, поэтому позаботьтесь о том, чтобы все в команде высказывались прямо, конкретно и с призывом к действию. Хорошая конструктивная обратная связь дает получателю конкретные примеры того, как улучшить ситуацию в будущем. Это также должен быть диалог — дайте участникам команды время задать вопросы и уточнить детали. Если можете, проявите сочувствие к работнику, например, приведите пример того, как вы получили аналогичную обратную связь и как она помогла вам стать лучше. 

7. Поощряйте команду развивать успех проекта и учиться на неудачах 

То, что проект завершенный, не означает, что работа выполнена. Предложите подчинённым провести пост-мортем, чтобы обсудить, что в проекте прошло хорошо, и определить, что можно было бы улучшить. 

Такие встречи отлично подходят для изучения того, как более эффективно управлять проектом, например, как лучше снижать риски или заранее планировать препятствия на пути проекта. Но они также могут быть инструментами для сбора отзывов от команды о том, как они чувствовали, что проект прошел с точки зрения тимбилдинга. Поощряйте команду давать откровенные отзывы о том, что могло бы сделать её более успешной. 

Эффективные команды создают успешные проекты

Проектная команда закладывает основу для успеха проекта. Успешные команды, способствуя межфункциональному общению, сокращая разрозненность и согласовывая результаты проекта, обеспечивают творческую, совместную и высокоэффективную работу.