Компания Viessmann со штаб-квартирой в Германии в настоящее время насчитывает более 12 750 работников в 74 странах, а её выручка в 2020 году составила 2,8 млрд евро. Они с энтузиазмом относятся к инновациям и внимательно следят за техническими и бизнес-тенденциями, чтобы оставаться конкурентоспособными и удовлетворять меняющиеся потребности рынка. 

Создание цифрового рабочего места будущего

На протяжении последних четырёх поколений компанией Viessmann руководили дальновидные предприниматели, которые обеспечивали её непрерывный рост. Нынешний генеральный директор Максимилиан (Макс) Виссманн пришёл в компанию в 2015 году и положил начало новому этапу в её развитии: переходу на цифровые технологии.

Макс решил оцифровать как ассортимент продукции компании, так и внутренние рабочие процессы. Он возложил ответственность за планирование и реализацию нового цифрового рабочего места на Александра Пёлльмана, который в то время был менеджером по умному офису и совместной работе в компании. 

По указанию Макса Алекс и его команда приступили к поиску простой, интуитивно понятной платформы для управления работой, которую все работники могли бы использовать для более эффективной совместной работы. Их поиски привели их к Asana. Они выбрали эту платформу, потому что она обеспечит всем работникам прозрачность корпоративной стратегии — от общего видения до конкретных целей и индивидуальных задач, — что соответствует культуре прозрачности Viessmann. Asana также проста в использовании, поэтому команда была уверена, что работники примут её независимо от своего стиля работы. Наконец, к Asana можно получить доступ в любое время и в любом месте через веб- и мобильное приложение, что обеспечивает гибкость, необходимую для совместной работы в разных местах и при удалённой работе.

С помощью Asana мы сделали цифровое рабочее место реальностью”

Первыми отделами, которые начали использовать Asana, были команды, ответственные за цифровую трансформацию компании, ИТ-отдел и отдел исследований и разработок, а затем платформа была внедрена в остальных отделах компании. Теперь Asana — это стандартная платформа для реализации стратегических целей, управления межведомственными проектами и обеспечения стандартизированных рабочих процессов во всей компании Viessmann. Компания полностью интегрировала платформу в свою операционную деятельность. Например, Asana используется для управления всем процессом разработки продукта, от концепции до вывода на рынок.

Ключом к успешному внедрению Asana в Viessmann стали 50 «героев Asana» — первых контактных лиц, к которым обращаются коллеги с вопросами и чья работа связана с активной оптимизацией и масштабированием программного обеспечения. Они являются экспертами по отображению процессов Viessmann в Asana и отвечают за быстрое распространение новых функций и возможностей. Герои тесно сотрудничают со своим менеджером по сопровождению клиентов Asana, который предоставляет аналитику и обновления о новых функциях и возможностях по мере их запуска.

Получение максимальной отдачи от нового способа работы

В дополнение к Asana компания Viessmann также внедрила Google Workspace для общения, обмена файлами и совместной работы. Тесная интеграция между Asana и рабочим пространством Google позволяет работникам создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail, планировать свою работу в Google Календаре и прикреплять файлы из Google Диска к проектам. Это гарантирует, что информацию всегда легко найти и получить к ней доступ.

В Asana всё максимально прозрачно. Мы чётко понимаем, к чему хотим прийти, что нам нужно сделать и какие важные этапы актуальны.”

Viessmann использует Asana почти во всех своих дочерних компаниях, поэтому команды по всей компании могут беспрепятственно работать вместе. По мере приобретения новых компаний новых работников приглашают в Asana, чтобы они могли сразу начать совместную работу со своими коллегами. А учитывая глобальный характер бизнеса, работники могут координировать проекты в разных часовых поясах, командах и местах в Asana, а также устанавливать реалистичные важные этапы и достигать общих целей.

Вот некоторые из способов, которыми они используют Asana:

• Общение с руководством: руководство фиксирует самые важные части стратегии компании в проекте Asana, включая высокоприоритетные изменения в продукте и организации. По мере начала работы все обновления передаются подписчикам этих инициатив, что позволяет им активно комментировать, задавать вопросы и участвовать в работе. 

• Взаимодействие между командами: раньше информация была разрозненной, но, поскольку Viessmann внедряет гибкие методологии, работникам необходимо иметь возможность обмениваться информацией между подразделениями. Asana позволяет людям из разных команд и подразделений сотрудничать и обмениваться информацией в рамках общедоступных проектов. 

• Управление внутренними запросами: многие команды, от маркетинга до управления качеством и производственных подразделений, используют Asana для управления поступающими запросами. Теперь работники заполняют форму Asana, чтобы отправить новые запросы, и в результате создаётся задача в проекте команды. Это гарантирует, что команда заранее получит необходимую информацию, а все запросы будут централизованы в одном месте, чтобы сотрудники могли управлять своей рабочей нагрузкой. Кроме того, работники могут отслеживать состояние своего запроса, а команды используют правила для автоматизации действий в процессе выполнения. Эта повышенная прозрачность между инициаторами запросов и командами улучшила эффективность процессов и продуктивность.

Управление работой в Asana дало Viessmann огромное конкурентное преимущество, особенно с начала пандемии COVID-19 в 2020 году. Процессы продолжали выполняться независимо от местоположения, что обеспечило ценную стабильность в период серьёзных потрясений для работников, вынужденных работать из дома. Количество ежедневных действий, выполняемых работниками в Asana, за это время увеличилось более чем втрое — с примерно 100 000 в сентябре 2019 г. до примерно 350 000 сегодня.

Постоянная оптимизация процессов с помощью Asana

С помощью Asana компания Viessmann улучшила согласованность между командами, чтобы они могли быть более мобильными, действовать быстрее, проактивно реагировать на меняющиеся потребности рынка и создавать больше ценности для своих клиентов.

Viessmann также признательна Asana за помощь в значительном повышении корпоративной прозрачности. Благодаря тому, что корпоративная стратегия связана с операционной работой в месте, к которому у всех есть доступ, корпоративные цели и обязанности понятны каждому. Кроме того, это помогает работникам лучше расставлять приоритеты в своих задачах и видеть, как их работа способствует реализации корпоративной концепции компании. Asana также помогает сделать Viessmann более привлекательным работодателем для молодых талантов — явное конкурентное преимущество в периоды, когда ощущается нехватка квалифицированных работников.

Мы хотим вдохновлять молодые таланты в нашей компании с помощью инновационного программного обеспечения.”

В целом, Viessmann признаёт, что Asana значительно повысила эффективность. Компания реализует проекты быстрее, избегает дублирования работы и сокращает бюрократию. Asana также упрощает привлечение дополнительных ресурсов к проектам, помогая избегать задержек и соблюдать дедлайны, что привело к ускорению циклов разработки и повышению производительности.

Что дальше в Viessmann?

Операционная эффективность и прозрачность, созданные Asana, позволили Viessmann использовать новые возможности нашего времени, такие как устойчивое развитие, благодаря объединённым усилиям глобальной команды. Они активизируют свои усилия по достижению «чистого нулевого» уровня выбросов углерода — цели, которую Viessmann планирует достичь, продолжая разрабатывать инновационные и устойчивые решения для защиты климата. И всё это тесно связано с их видением будущего: приносить пользу окружающей среде и предоставлять возможности будущим поколениям.

С помощью Asana мы достигли именно того уровня управления проектами, к которому стремились.”