График проекта

Цели, бюджеты, важные этапы, планы общения — запуск нового проекта может показаться непосильной задачей даже для самых опытных менеджеров проектов. 

Но, к счастью, вам не придётся каждый раз начинать с нуля. Шаблон диаграммы проекта — это готовый план, который можно использовать каждый раз, когда вы начинаете новое начинание, чтобы не беспокоиться о пропущенных шагах и не подвергать свою работу риску.  

Что такое диаграмма проекта?

Диаграмма проекта — это наглядное представление плана проекта. В ней в одном месте отображается всё, что вам нужно выполнить, и показано, как каждый результат вписывается в общую хронологию проекта. Диаграммы проектов, также называемые диаграммами Ганта, обычно отображаются в виде горизонтальных столбчатых диаграмм. 

В диаграммах проекта используются панели задач для отображения дат начала и дедлайнов по каждому результату, а соединительные линии помогают визуализировать любые зависимости между задачами. Эти диаграммы также могут включать важные этапы проекта, а также участников команды, ответственных за каждую задачу. 

Что такое шаблон диаграммы проекта?

Шаблон диаграммы проекта (или шаблон диаграммы Ганта) — это многоразовое руководство, позволяющее быстро создать диаграмму проекта для любой новой инициативы. Он содержит план всех действий, необходимых для успешного планирования, выполнения и реализации проекта. Это означает, что вам не придётся начинать с нуля или беспокоиться о пропуске важных этапов при запуске нового проекта. Шаблон представляет собой карту, поэтому вам остаётся только подключить специфику для вашей нынешней инициативы. 

Преимущества цифрового шаблона диаграммы проекта

Как менеджеру проекта вам нужно нечто большее, чем статическая таблица Excel, чтобы отслеживать результаты проекта. Вам нужен живой, дышащий документ, который динамически обновляется по мере того, как команда завершает задачи, чтобы все могли видеть, как продвигается работа с течением времени. 

Создание цифрового шаблона диаграммы проекта означает, что вы можете тратить меньше времени на обновление документации и уделять больше внимания работе по достижению целей проекта. А благодаря программному обеспечению для управления проектами вам не придётся создавать отдельный план и схему проекта. Это один и тот же документ, визуализированный по-разному.

Создавая шаблон графика проекта в инструменте для управления проектами, а не в статическом документе, вы можете: 

• Визуализировать план проекта и хранить информацию о нём в одном месте.

• Перестраивать график и обновлять даты сдачи и статусы при изменении приоритетов. 

• Отслеживать ход выполнения проекта в реальном времени. 

• Легко делиться графиком проекта, статусом и результатами с заинтересованными сторонами.

• Избегать дублирования работы, поскольку диаграмма проекта может служить и планом проекта. 

• Совместно работать над результатами проекта в том же месте, где вы их отслеживаете. 

• Убедиться, что вы не пропустили ни одного ключевого этапа проекта. 

• Прикреплять соответствующие документы, изображения или электронные таблицы. 

Что должно быть в шаблоне графика проекта

Эффективный шаблон диаграммы проекта должен быть простым для понимания и содержать множество контекстных деталей. В идеале шаблон должен иметь функционал, позволяющий заинтересованным сторонам нажимать на каждое задание и получать доступ к более подробной информации, если это необходимо. Таким образом, ваша диаграмма — это не только способ визуализации задач, но и единый источник достоверной информации, где каждый может получить доступ к ключевым данным проекта.

Ниже описано, как создать шаблон схемы проекта.   

• Разбейте шаблон диаграммы проекта на разделы для каждой стадии проекта: инициирование, планирование, исполнение, оценка эффективности и закрытие. Это даст заинтересованным сторонам возможность сразу увидеть, на какой стадии находится ваш проект. Кроме того, это поможет вашей команде понять различные этапы проекта и убедиться, что они выделяют достаточно времени для каждого из них. 

• Предварительно заполните стандартные задачи, которые вы хотите включить в каждый проект, но оставьте место для дополнительных результатов. В шаблоне диаграммы проекта должны быть изложены ключевые шаги, которые должен предпринять каждый проект, например создание брифа проекта и определение целей проекта. Таким образом, ваш шаблон будет служить дорожной картой для каждого нового проекта. Поскольку все проекты немного отличаются друг от друга, участники команды могут добавлять в шаблон дополнительные результаты по мере необходимости. 

• Определите зависимости между задачами. Зависимости — это задачи, которые зависят от завершения других задач. Включение зависимостей в шаблон помогает планировать задачи в правильном порядке, чтобы избежать узких мест и обеспечить команду ресурсами, необходимыми для начала выполнения каждого задания. 

• Создаточные этапы для важных моментов, таких как организационные совещания по проекту или дни запуска продукта. Вехи — это контрольные пункты, к которым команда стремится в процессе управления проектом. Они показывают, когда завершен один этап и когда начинается другой. 

Интегрированные функции

• Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью представления в виде хронологии можно легко отслеживать, как части вашего плана сочетаются друг с другом. Кроме того, когда вы видите всю свою работу в одном месте, вам легче выявлять и устранять конфликты между зависимостями до их возникновения, чтобы вы могли достичь всех своих целей в срок.

• Зависимости. С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Узнавайте, когда ваша работа блокирует работу другого человека, чтобы вы могли расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.

• Вехи. Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая важные этапы в проекте, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы продвигаетесь к своей цели. Используйте вехи, чтобы отмечать небольшие победы на пути к большой цели проекта.

• Настраиваемые поля. Нестандартные поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Использу��те нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

Рекомендуемые приложения

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google рабочее место, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

• Hubspot. Автоматически создавайте задачи Asana, используя HubSpot Workflows. С помощью HubSpot Workflows можно использовать данные клиентов из HubSpot CRM для создания автоматизированных процессов. Эта интеграция позволяет передавать работу между командами, например, когда в HubSpot закрываются заявки или сделки.

• Lucidchart. Интеграция Lucidchart и Asana позволяет внедрять диаграммы, блок-схемы, карты процессов и ассоциативные карты в проекты Asana. Важная контекстная информация о проекте находится именно там, где она вам нужна — в Asana. Команды получают доступ ко всем необходимым для работы сведениям, не переключаясь между различными приложениями.

Вопросы и ответы