20 лучших графиков для визуализации хода работ над проектом

Независимо от того, является ли это вашей должностью, быть менеджером проекта означает находить способы выполнять работу более эффективно. Для команд, работающих в спринтах или итерациях, визуализация заданий помогает оптимизировать коммуникацию и обеспечить прозрачность. 

Диаграммы для управления проектами помогают решать проблемы, позволяя команде визуализировать задачи и понимать, как эта работа связана с более масштабными целями Business. Существует множество различных типов диаграмм, от диаграмм Ганта до блок-схем. К ним относятся диаграммы для планирования и распределения ресурсов, такие как диаграммы Ганта, СРР и CPM, для выполнения, такие как канбан и хронологии, а также для отчётности, такие как гистограммы и графики сгорания задач. 

Мы собрали 20 наиболее эффективных диаграмм для управления проектами в каждой из этих категорий и описали, как каждая из них может принести пользу вашей команде и помочь вам в достижении целей.

Виды графиков для управления проектами

Управление проектами включает в себя ряд заданий и обязанностей, и поэтому для удовлетворения различных требований и этапов проекта используются различные типы диаграмм. Каждый тип диаграммы для управления проектами предоставляет отдельную перспективу, помогающую менеджерам проектов визуализировать, планировать и сообщать о ключевых аспектах своих проектов.

Выбор лучшей диаграммы для управления проектами зависит от таких факторов, как объём проекта, этап его жизненного цикла и тип информации, которую необходимо довести до заинтересованных сторон. 

Лучшие графики для управления проектами в области планирования и распределения ресурсов

Распространённое заблуждение в управлении проектами заключается в том, что графики проекта полезны только для отчётности. На самом деле, некоторые из самых ценных диаграмм проекта — это те, которые помогают вам планировать проекты и настраивать команду на успех. 

Использование диаграмм для планирования и распределения ресурсов может принести пользу команде на всех уровнях: 

• Отдельные исполнители получают возможность чётко визуализировать предстоящую работу.

• Руководители команд могут убедиться, что у них достаточно ресурсов для достижения целей в срок.

Заинтересованные стороны получают общее представление о предстоящей работе, что повышает вовлеченность и заинтересованность.

Ниже приведены девять лучших диаграмм для планирования и распределения ресурсов: 

1. Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует график проекта, визуализируя задачи с течением времени. В этой диаграмме каждый столбец представляет собой задание или инициативу, а его длина определяет, сколько времени должно занять задание или инициатива. Используйте диаграммы Ганта для визуализации хронологии, заданий и целей в рамках проекта. 

Хотя Генри Гант и не был первооткрывателем диаграмм Ганта, именно благодаря ему они стали популярны в 1910-х годах. Диаграммы Ганта прошли долгий путь с тех пор, как их впервые использовали для учёта рабочего времени на фабриках. Сегодня они используются для отслеживания хода выполнения проекта в реальном времени, визуализации зависимостей между задачами и представления важных этапов. 

Кому подходит: командам, которым нужно визуально отобразить план проекта, чтобы координировать зависимые задания и соблюдать дедлайны. Диаграммы Ганта полезны для планирования и составления графиков проектов от начала до завершения. 

2. Структуры разбивки работ (СРР)

Структура разбивки работы — это метод, используемый для визуального разделения деятельности по проекту на более мелкие элементы. Вы и ваша команда можете использовать WBS для визуализации ожидаемых результатов и зависимостей, одновременно оптимизируя коммуникацию.

В структуре декомпозиции работ есть три уровня: родительские задания, зависимости и субзависимости. Эти уровни разбивают задания на простейшие формы, показывая работу, необходимую для выполнения родительского задания. Попробуйте шаблон структуры разбивки работы, чтобы применить этот фреймворк в вашем следующем сложном проекте.

Для кого подходит: команды, работающие над сложными проектами, которым требуется разбить задания на небольшие части. Структура декомпозиции работ помогает визуализировать зависимости, связывая задания с более масштабными целями. 

3. Метод критических путей

Критический путь — это самая длинная последовательность работ, которые команда должна выполнить, чтобы завершить проект в установленные сроки. Критический путь — это метод, используемый для определения количества времени, необходимого для выполнения каждого из этих действий. 

Поскольку задержки в выполнении критических заданий могут повлиять на весь проект, метод критического пути помогает лучше распределять ресурсы и избегать узких мест. Определив критический путь, вы сможете спланировать задания так, чтобы у вашей команды было достаточно времени для выполнения работ по проекту в срок. 

Кому подойдёт? Командам, которые хотят завершить проект в максимально сжатые сроки. Этот тип диаграммы управления проектами помогает планировать результаты и даты сдачи проекта. 

4. Диаграммы PERT

Акроним PERT расшифровывается как Program Evaluation and Review Technique (методика анализа и оценки программ). Диаграмма PERT — это инструмент, который используется для планирования, организации и распределения заданий в проекте. С его помощью можно получить визуальное представление хронологии проекта, разбитое на отдельные задания.

Цель диаграммы PERT — лучше понять, как соединить задания друг с другом, чтобы получить чёткое представление о зависимостях. С помощью этой диаграммы управления проектами можно оценить необходимые ресурсы, а также определить продолжительность выполнения заданий и распределение команды.

Лучше всего подходит для: команд, работающих над проектом со сложными субзависимостями. Диаграмма PERT помогает точно распределять ресурсы, соблюдая дедлайны. 

5. Блок-схемы

Блок-схема — это диаграмма, которая иллюстрирует этапы, последовательности и решения в рамках рабочей нагрузки. С помощью блок-схемы можно планировать, визуализировать и документировать важные этапы процесса. 

Блок-схема может включать в себя различные инструменты визуализации, такие как диаграмма PERT или диаграмма дорожек. Блок-схемы можно использовать для самых разных целей, в том числе для упрощения сложных рабочих нагрузок, организации заданий и выявления узких мест. 

Лучше всего подходит для: команд, которым сложно устранять узкие места и систематизировать задания. Блок-схема позволяет легко визуализировать проблемы и решения в рамках проекта. 

6. Сетевые диаграммы

Сетевая диаграмма состоит из ячеек и стрелок, изображающих задания и визуализирующих их критичность. Это один из многих инструментов для балансировки ресурсов, используемых для корректировки сроков проекта и оценки доступных ресурсов. 

Используйте сетевой график, чтобы сопоставить хронологию и график выполнения заданий по проекту.  Планируйте продолжительность проектов и отслеживайте ход работ с помощью сетевой диаграммы.  

Для кого это подходит: команды, которым сложно контролировать проекты и расставлять приоритеты. Сетевая диаграмма помогает расставить приоритеты для критических заданий. 

7. Матричные диаграммы

Матричная диаграмма помогает понять взаимосвязь между наборами данных, функциями и элементами проекта. С помощью этой диаграммы можно выявлять проблемы, распределять ресурсы и оценивать возможности в рамках проекта. 

Существует множество различных матричных диаграмм, включая L-образные, Y-образные, C-образные, T-образные и X-образные. Проанализируйте цель и точки данных вашего проекта, чтобы определить правильную диаграмму для вашей команды. 

Назначение: команды, работающие над проектами, ориентированными на данные, которым требуется помощь в привязке задач к целям. Матричная диаграмма помогает команде понять взаимосвязь между данными и целями. 

8. Причинно-следственная диаграмма

Причинно-следственная диаграмма играет важную роль в сеансах мозгового штурма, особенно когда команда выявляет и анализирует потенциальные причины конкретной проблемы или вопроса в рамках проекта. Эта диаграмма управления проектами помогает выявить основные факторы, которые могут быть не сразу очевидны.

Причинно-следственные диаграммы позволяют команде проводить углубленный анализ, наглядно выделяя переменные проекта и их потенциальные последствия. Это полезный инструмент для разбивки сложных проблем на более управляемые части, позволяющий тщательно изучить каждый компонент и его влияние на проект.

Лучше всего подходит для: команд, которые имеют дело со сложными проблемами, особенно в проектах, где выявление и понимание первопричин имеют решающее значение для успешного решения и успеха проекта.

9. ССВУ-анализ

ССВУ-анализ позволяет оценить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы проекта. При работе над гибкими проектами такой обзор особенно важен для разработки хороших стратегий и принятия разумных решений.

Этот инструмент управления проектами позволяет команде согласовывать цели с внутренними сильными и слабыми сторонами, а также внешними возможностями и угрозами. Это помогает им понять свою позицию перед лицом проблем проекта и изменений на рынке.

Лучше всего подходит для: команд, работающих по гибкой методологии, которым необходимо адаптировать и менять свои стратегии в ответ на изменение динамики проекта и внешних факторов.

Графики управления проектами, которые лучше всего подходят для выполнения работ

По завершении процесса планирования используйте диаграммы проекта для выполнения работы. Отслеживайте, кто, что, к какому сроку и почему делает. Держите свою команду в курсе событий с помощью единого источника информации и сообщайте о любых изменениях в режиме реального времени. 

Давайте рассмотрим шесть лучших диаграмм для управления проектами на этапе выполнения работ: 

10. Канбан-доски

Канбан-доски — это способ визуализировать работу, которую нужно выполнить, особенно по мере её продвижения по этапам. Возможно, вы видели их в виде стикеров или на маркерной доске.

Виртуальные Канбан-доски представляют собой более динамичные инструменты управления заданиями, позволяющие отслеживать ход работ на разных этапах в реальном времени. Хотя эти этапы варьируются от команды к команде, ваши могут включать «Новое», «Готово», «В процессе», «Составление», «Приостановлено» и «Завершено».

Назначение: командам, которые стремятся к постоянному совершенствованию и предпочитают работать последовательно, с чёткими результатами. Этот график управления проектами помогает визуализировать этапы проекта. 

11. Диаграммы Парето

Закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Используйте диаграмму Парето, чтобы визуализировать задания проекта на основе этого правила 80/20. Это отличный инструмент визуализации данных, который обычно сочетает в себе элементы гистограммы и линейного графика, где отдельные задания представлены в виде столбцов на вертикальной оси, а их совокупное влияние показано линейным графиком на горизонтальной оси. 

Вы можете использовать этот тип диаграммы управления проектами, чтобы определять приоритеты и принимать наилучшие решения для своей команды. Подумайте, какие задания окажут наибольшее влияние, если команда потратит на них всего 20% своего времени. Это поможет согласовать более мелкие задания с более крупными целями и дать команде чёткое направление. 

Назначение: команды с большой рабочей нагрузкой, которым нужна помощь в определении приоритетов проектов. Диаграмма Парето помогает упорядочить задания по приоритету, чтобы вы могли добиться наибольшего эффекта. 

12. Матрица RACI

Определяя роли и обязанности в командах проекта, матрица RACI способствует ответственности и открытости. Каждому участнику команды присваивается статус ответственного, подотчётного, консультируемого или информируемого по каждому заданию. Определяя ответственность за работу, матрица RACI гарантирует, что каждый участник команды осознает свои индивидуальные обязанности и требования к ним.

Этот инструмент управления проектами особенно эффективен для минимизации недопонимания и обеспечения единого понимания ситуации всеми заинтересованными сторонами на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Для чего используется: этот подход полезен для проектов с несколькими заинтересованными сторонами, поскольку он упрощает обмен информацией, уточняет роли и обязанности, а также снижает вероятность дублирования или упущения заданий.

13. Хронологии проектов

Хронология проекта помогает придерживаться графика и соблюдать дедлайны. Составьте хронологию проекта, чтобы отслеживать ход работ и связывать небольшие задания с более масштабными целями бизнеса. 

Для начала создайте хронологию проекта, перечислив свои задачи, оценив продолжительность каждой инициативы и определив зависимости. После этого поделитесь хронологией со всеми заинтересованными лицами, чтобы они могли в режиме реального времени получать аналитику по вашим инициативам и дедлайнам, а также любым изменениям, которые вы вносите в проект. 

Лучше всего подходит для: команд, которым нужно соблюдать сжатые дедлайны. Хронологии проектов помогают визуализировать работу, необходимую для достижения целей. 

14. Диаграммы Исикавы

Используйте диаграмму Исикавы (или «рыбьей кости»), чтобы представить проблемы или узкие места в проекте. Этот тип диаграммы также часто называют причинно-следственной диаграммой. На диаграмме голова рыбы представляет собой проблему или узкое место, которое вы пытаетесь решить, а рёбра — различные категории и связанные с ними задания. 

С помощью диаграммы «рыбья кость» можно вместе с командой найти решение первопричинных проблем. Примерами проблем могут быть нехватка ресурсов и неверные данные проекта. 

Для кого подходит: команды, которым сложно решать проблемы проекта в реальном времени. Диаграмма «рыбья кость» помогает связать проблемы с потенциальными решениями, чтобы вы могли определить следующие оптимальные шаги. 

15. Контрольные диаграммы

Контрольная диаграмма — это способ визуализации изменений в проекте. С помощью контрольной диаграммы можно понять, сколько времени занимает выполнение задач по сравнению с выделенными ресурсами. Это даст вам реальное представление о ходе выполнения проекта с течением времени. 

Чтобы создать контрольную диаграмму, начните с определения верхнего и нижнего пределов, таких как продолжительность задания или количество ресурсов, которые будут представлять собой важные этапы. Непредсказуемые изменения, превышающие эти пределы, символизируют резкие колебания. Определив эти колебания с помощью контрольной диаграммы, вы можете быстро устранить их.

Назначение: командам, испытывающим трудности с решением проблем, которые срывают или откладывают проекты. Этот тип графика управления проектами помогает вам оставаться в курсе выделенных ресурсов.

Графики управления проектами для отчётности

Важнейшей, но иногда упускаемой из виду частью управления проектами является отчётность о выполненной работе. Это потрясающе, если вы можете достичь целей своего проекта, но без возможности отчитываться о своей работе ваша команда не сможет учиться на ваших успехах или ошибках. 

Эффективные диаграммы для отчётности дают возможность извлечь ценные уроки из проекта и применить их в будущем. 

Для начала ознакомьтесь с этими пятью типами диаграмм для отчётности по управлению проектами:

16. Гистограммы

Столбчатая диаграмма — это традиционный подход к визуализации данных проекта. Цель гистограммы — измерить переменные проекта на основе важных этапов. Неудивительно, что многие команды используют гистограммы благодаря их простому формату и универсальным компонентам. 

Столбиковую диаграмму можно создать, отобразив на осях X и Y выбранные переменные, например часы выполнения задания или стоимость проекта. Такой дизайн позволяет быстро обрабатывать данные проекта и делиться ими с ключевыми заинтересованными сторонами. 

Хотя гистограммы можно создавать вручную, лучший способ — использовать универсальный инструмент для создания отчётов. Если гистограмма напрямую связана с работой команды, можно сократить объём ручной работы и дублирующих заданий и уделить больше времени важным инициативам.

Кому подойдёт? Командам, которым нужен простой способ визуализации компонентов проекта. Гистограмма помогает анализировать различные переменные проекта в сравнении с целями 

17. Графики сгорания задач

График выполнения работ — это наглядное представление оставшейся работы в сравнении со временем, необходимым для её выполнения. С помощью графика сгорания задач можно оценивать продолжительность выполнения заданий, анализировать проблемы и определять дату завершения проекта.

Цель этой диаграммы управления проектами — точно планировать будущие ресурсы на основе данных. Чтобы создать график сгорания задач, отметьте на нём предполагаемую продолжительность выполнения задания в сравнении с фактическим временем. Это даст вам наглядное представление идеальной и фактической продолжительности работы. 

Кому подойдёт? Командам, которым нужно сравнить предполагаемое время работы с фактическим. График сгорания задач помогает определить даты сдачи проекта. 

18. Графики выполнения

График набора задач отличается от графика сгорания тем, что отображает объем работы, которую ещё предстоит выполнить, а не её продолжительность. Если коротко, то он отслеживает ход выполнения проекта, а не время. 

Чтобы создать диаграмму выполнения, сопоставьте идеальное количество оставшихся заданий с фактическим. Это даст вам чёткое представление о том, где вам нужны дополнительные ресурсы. Чтобы получить полное представление об эффективности команды, можно использовать оба графика вместе.

Кому подойдёт? Командам, которым нужно сравнить планируемый и фактический объём работы. График выполнения помогает определить распределение ресурсов. 

19. Круговые диаграммы

Круговая диаграмма — это традиционный вид диаграммы, похожий на гистограмму, но отличающийся визуальным макетом. Круговая диаграмма разбивает проект на различные компоненты. Например, если вы ожидаете, что этап исследования займет 10% проекта, а он превышает 20%, вы знаете, с чего начать анализ областей для улучшения.

С помощью круговой диаграммы можно отслеживать важные компоненты в крупном проекте, чтобы лучше понимать распределение ресурсов, а также важные показатели и аналитика. 

Назначение: командам, которым нужно понять структуру проекта. Этот график управления проектами помогает команде визуализировать несколько компонентов и определить, на что тратится больше всего времени или ресурсов. 

20. Диаграмма отчёта о состоянии

Диаграмма отчёта о статусе, также называемая панелью задач, предлагает подробные обновления и обзоры хода выполнения проекта. Благодаря интеграции представлений хронологии и визуализации данных диаграмма отчёта о статусе обеспечивает чёткое и лаконичное представление текущего состояния проекта, важных этапов и потенциальных проблем.

Эта комплексная диаграмма управления проектами служит визуальным резюме, показывающим ключевые аспекты, такие как прогресс, распределение ресурсов, статус бюджета и предстоящие дедлайны. Это ценный инструмент для информирования и вовлечения заинтересованных сторон, а также для облегчения процессов принятия решений на основе данных.

Лучше всего подходит для проектов, в которых необходимо регулярно информировать заинтересованные стороны о ходе и статусе работ.

Преимущества диаграмм для управления проектами

Эффективное управление проектами — ключ к успеху любого предприятия, большого или малого. Вы можете повысить эффективность и ясность планирования и выполнения проектов, внедрив различные типы диаграмм управления проектами. Эти диаграммы — не просто инструменты для организаций; они жизненно важны для успешной реализации проекта. Ниже приводятся некоторые из ключевых преимуществ:

• Визуализация сложных данных. Графики управления проектами превращают сложные данные в чёткие и понятные визуальные форматы. Это упрощение необходимо для того, чтобы все участники команды могли понимать информацию и взаимодействовать с ней. Это позволит принимать более обоснованные решения и успешно завершить проект.

• Улучшение планирования проекта: диаграммы управления проектами незаменимы при создании подробных планов и графиков. Они представляют собой дорожную карту проекта, в которой выделены важные этапы и дедлайны, необходимые для своевременного завершения проекта.

• Оптимизация коммуникации внутри команды: одна из самых сложных задач в любом проекте — поддержание четкой и последовательной коммуникации. Диаграммы предлагают наглядное представление статуса проекта и обновлений, что облегчает членам команды получение информации и согласование действий.

• Отслеживание хода работ и отчётность: важно отслеживать текущий ход работ по проекту. Диаграммы управления проектами представляют собой визуальный инструмент для отслеживания прогресса в достижении запланированных целей, а также облегчают составление отчётов о статусе проекта для заинтересованных сторон и внесение корректировок по мере необходимости.

Визуализируйте работу и повышайте ясность

График управления проектами поможет вашей команде лучше усваивать информацию о проекте с помощью простых визуальных элементов. Это поможет вам оптимизировать планирование проекта, заранее установив чёткие ожидания. 

Существует множество различных типов диаграмм для проектов, но программное обеспечение для управления проектами упрощает их создание. Инструмент управления проектами поможет вам достичь поставленных целей: от переключения между проектами и заданиями до централизованного хранения обратной связи и общения с командой.