Что такое диаграмма SIPOC? 7 шагов к составлению карты и пониманию бизнес-процессов

Прежде чем улучшать или анализировать бизнес-процесс, необходимо его понять. И часто лучший способ понять процесс — это нарисовать его. Именно здесь на помощь приходят диаграммы SIPOC. Хотя бизнес-процессы могут быть сложными, диаграммы SIPOC — это простой способ визуализировать, как каждый элемент процесса сочетается с другими.

Что такое диаграмма SIPOC? 

Диаграмма SIPOC обеспечивает высокоуровневое представление процесса, документируя его поставщиков, входные данные, процесс, выходные данные и клиентов. Она визуализирует, как все участники процесса получают материалы или данные друг от друга, и часто используется для улучшения или понимания процессов, влияющих на качество обслуживания клиентов.

Диаграммы SIPOC не предназначены для предоставления слишком большого количества деталей. Скорее, они дают заинтересованным сторонам общую карту процесса, чтобы помочь им принимать решения и проводить мозговой штурм идей по улучшению. Таким образом, диаграммы SIPOC — это всего лишь один из инструментов для управления бизнес-процессами (BPM). BPM — это инструмент для непрерывного совершенствования бизнес-процессов. Оно включает в себя изучение процессов, планирование их улучшения и реализацию этих улучшений с помощью стратегических инициатив.

Из каких элементов состоит SIPOC?

Аббревиатура SIPOC означает следующие пять компонентов:

• Suppliers (поставщики): источники входных данных для процесса

• Inputs (входы): ресурсы, необходимые для функционирования процесса.

• Процесс: высокоуровневые этапы процесса

• Outputs (результаты): итоги процесса

• Customers (клиенты): люди, которые получают результаты или пользу от процесса

Диаграмма SIPOC и диаграмма рабочей нагрузки

Диаграммы рабочей нагрузки представляют собой графическую карту бизнес-процесса или проекта. Диаграмма SIPOC — это тип диаграммы рабочей нагрузки, которая фокусируется на том, кто создает и получает материалы или данные в рамках бизнес-процесса. 

Некоторые диаграммы рабочей нагрузки организованы так, что каждый этап процесса отображается в хронологическом порядке. Однако диаграмма SIPOC не отображает зависимости (то есть задания, которые необходимо выполнить раньше других). Вместо этого она показывает, кто создаёт материалы для процесса, как эти материалы используются в процессе и кто получает результаты процесса. 

Для чего используется диаграмма SIPOC? 

Диаграммы SIPOC часто используются в бережливом управлении проектами в рамках методологии улучшения процессов «Шесть сигм». Методология Six Sigma направлена на минимизацию дефектов и несоответствий в конечном продукте, поэтому она хорошо подходит для улучшения производства или любого процесса, связанного с обслуживанием клиентов. Основным компонентом бережливой методологии Six Sigma является процесс DMAIC, который расшифровывается как определение, измерение, анализ, улучшение и контроль. Диаграмма SIPOC вступает в игру на этапе «определения» процесса DMAIC.

Но даже если вы не ведёте проект по системе «Шесть сигм» или не используете бережливое управление проектами, диаграмма SIPOC всё равно может быть полезна. Она может помочь вам: 

Объяснить бизнес-процесс 

Поскольку диаграмма SIPOC даёт общее представление без конкретных деталей, она полезна для аудитории, не знакомой с бизнес-процессом. Таким образом, это отличный способ познакомить новых работников с процессом или рассказать о его ключевых деталях, которые оказывают непосредственное влияние.

Согласовывать действия команды

Диаграммы SIPOC просты в создании, поэтому вы можете использовать их в качестве отправной точки для мозгового штурма по улучшению процесса, чтобы сформулировать обсуждение решения проблем и убедиться, что все понимают, о чём идёт речь.

Уточнение частей процесса

При создании диаграммы SIPOC вместе с командой вам потребуется определить ключевую информацию, такую как контакты поставщиков, спецификации проекта и целевые клиенты. Таким образом, создание диаграммы SIPOC помогает понять процессы, а затем улучшить их. 

Создание диаграммы SIPOC вместе с командой поможет ответить на следующие вопросы: 

• Как упростить этот процесс? 

• Предоставляем ли мы клиентам качественный продукт? 

• Можем ли мы улучшить управление поставщиками? 

• Поставляют ли наши поставщики то, что нам нужно? 

• Знаем ли мы, кто наши клиенты и к какой демографической группе они относятся?

• Есть ли какие-либо неэффективные процессы, которые мы можем улучшить при создании нашего продукта?   

Помните, что диаграмма SIPOC — это лишь один из инструментов в вашем наборе для управления процессами. По мере изучения и совершенствования бизнес-процессов вам нужно будет создать более надежную систему, чтобы оставаться организованным. Прежде чем приступить к совершенствованию процессов, выберите инструмент управления проектами, который позволит вам назначать чётких ответственных и дедлайны, просматривать зависимости и общаться с командой в одном месте. С помощью Asana вы даже можете создать диаграмму SIPOC в виде Канбан-доски, а затем делиться ею и обновлять в режиме реального времени. 

Как создать диаграмму SIPOC за 7 шагов

Использовать модель SIPOC просто, но на самом деле лучше не следовать порядку, указанному в аббревиатуре. Рекомендуем начать с раздела «процесс», так как это часто самый простой способ начать, но вы также можете работать в обратном направлении от «клиентов» к «поставщикам». По этой причине команды иногда называют этот инструмент диаграммой COPIS. 

Как создать диаграмму SIPOC: 

1. Выберите процесс

Выберите процесс, который хотите визуализировать с помощью диаграммы SIPOC. Это может быть новый Business-процесс, который вы хотите внедрить, или существующий процесс, который вы хотите оптимизировать. Создание диаграммы SIPOC поможет вам понять процесс, провести мозговой штурм идей для его улучшения и предоставить общее представление о процессе, чтобы помочь заинтересованным сторонам принимать решения. 

Допустим, вы хотите улучшить процесс отгрузки и доставки своего продукта. Диаграмма SIPOC поможет вам выявить неэффективность, убедиться, что вы управляете поставщиками наилучшим образом, и определить, поставляете ли вы клиентам качественный продукт. 

2. Определите процесс: P

Вместо того чтобы заполнять схему SIPOC по порядку, часто проще всего начать с раздела «P» и сначала определить процесс. Разбейте процесс на 4–5 этапов высокого уровня, каждый из которых имеет свое действие и предмет. При желании можно организовать эти этапы в виде блок-схемы, где каждый из них переходит в другой. 

В нашем примере с доставкой продукта процесс можно разбить на следующие этапы: 

1. Клиент оформляет заказ

2. Счёт отправляется на склад

3. Складская команда готовит груз

4. Дистрибьюторская компания забирает груз

5. Дистрибьюторская компания доставляет груз в пункт назначения 

Если ваш процесс длинный и содержит много разных шагов, попробуйте сгруппировать их в более крупные блоки. Например, можно использовать более широкий шаг «Счёт отправлен на склад», чтобы заменить все детали того, как информация передается с вашей платформы электронной коммерции на склад отгрузки. Помните, что цель диаграммы SIPOC — предоставить общий, а н�� подробный обзор. 

3. Составление списка результатов: O

Определите результаты процесса. Это поможет вам понять, что вы получаете от ресурсов, вложенных в процесс, и что на самом деле получают клиенты. Результатами могут быть материалы, продукты, услуги или информация — по сути, всё, что вы, участники команды или клиенты получаете в результате процесса. В идеале результаты должны соответствовать требованиям клиентов. 

В приведенном выше примере SIPOC для доставки продукта результаты следующие: 

• Клиенты получают продукт в течение определённого времени

• Ваша компания получает деньги за продукт

4. Определите клиентов: C

Клиенты — это люди, которые получают результаты или пользу от процесса. Имейте в виду, что клиенты не обязательно должны быть внешними — они также могут включать коллег и внутренних заинтересованных лиц. Давайте рассмотрим другой пример. Предположим, вы готовите ежегодный выездной семинар для своей компании. В этом случае вашими клиентами и заинтересованными сторонами будут члены команды, посещающие мероприятие. 

В примере с доставкой можно перечислить следующих клиентов: онлайн-покупатели (которые получают товар) и ваша компания (которая получает деньги за товар). 

5. Составление списка входных данных: I

Входные данные — это ресурсы, необходимые для правильного функционирования процесса. Как и в случае с результатами, это могут быть материалы, продукты, услуги или информация. Перечисление поставщиков исходных ресурсов помогает понять потребности процесса в ресурсах и определить, получаете ли вы от поставщиков необходимые материалы.    

В случае с доставкой продукции это может быть информация о доставке и оплате, услуги онлайн-платежей, услуги упаковки, упаковочные материалы, складские помещения и грузовики для доставки. 

6. Определите поставщиков: S

Поставщики — это те, от кого вы получаете исходные ресурсы для процесса. Этот шаг помогает понять, со сколькими поставщиками вы работаете и насколько эффективно вы ими управляете. 

В нашем примере с доставкой продукта это может включать следующее: 

• Клиенты: предоставляют информацию о доставке и оплате

• Сотрудники склада: предлагают услуги по упаковке

• Производитель упаковки: создание упаковочных материалов

• Компания по аренде складов: предоставляет складские помещения

• Служба доставки: предоставляет грузовики для доставки

7. Поделитесь своей диаграммой

Диаграмма SIPOC предназначена для совместного использования. Это ценный инструмент, который помогает вам, вашей команде и заинтересованным сторонам понять, как работает бизнес-процесс. Это означает, что для получения всех преимуществ от карты SIPOC вы должны не только поделиться ею, но и убедиться, что она легко доступна. 

Один из лучших способов обмена информацией — использовать инструмент управления проектами, поскольку он позволяет организовывать информацию о проекте и задания в одном месте. Это означает, что вместо того, чтобы отправлять дюжину отдельных писем, вы можете поделиться одной версией своей диаграммы с каждой заинтересованной стороной, а затем общаться со всеми в одной цепочке. 

Если сомневаетесь, нарисуйте

Диаграммы SIPOC — полезный шаблон, который стоит иметь в наборе инструментов для улучшения процессов. Их легко создавать, ими легко делиться, и они предоставляют ключевую информацию, помогающую лицам, принимающим решения, понимать бизнес-процессы на высоком уровне. Кроме того, создание диаграммы SIPOC вместе с командой поможет вам понять, как сочетаются друг с другом отдельные элементы процесса и как можно оптимизировать их, чтобы сделать ваши бизнес-процессы максимально эффективными.