Что такое визуализация потока создания ценности (VSM)?

Когда вы наводите порядок в забитом шкафу, сначала нужно вытащить из него все вещи. Разложив всё по полочкам, вы получите лучшее представление о том, что у вас есть, и вам будет проще навести порядок. 

То же самое и с работой: трудно заметить неэффективность, не разложив всё перед собой. Анализ рабочего процесса может выявить проблемы, которые вы раньше не замечали, и именно здесь пригодится визуализация потока создания ценности.

Что такое визуализация потока создания ценности?

Визуализация потока создания ценности — это метод построения блок-схемы, используемый для иллюстрации и анализа производственного процесса. VSM — это ключевой компонент бережливого управления проектами, методологии Agile, которая повышает ценность для клиентов, устраняя потери на каждом этапе проекта. 

Визуализация потока создания ценности (VSM) включает в себя четыре основных этапа:

1. Составление карты нынешнего процесса

2. Поиск и устранение потерь

3. Составление карты улучшенного будущего процесса

4. Внедрение будущего процесса

На карте потока создания ценности можно выделить следующие области для улучшения:

• Поток процесса

• Время выполнения и обработки

• Надёжность оборудования

• Сырье/запасы 

Обнаружив в производственном потоке такие потери, как перепроизводство, неэффективное управление или дефекты проекта, можно устранить эти узкие места, чтобы процесс протекал плавно. 

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Когда следует использовать визуализацию потока создания ценности?

Визуализация потока создания ценности может привести к значительному улучшению вашей бизнес-модели. Но не стоит тратить время и ресурсы на VSM, если он не соответствует вашим потребностям. Вот ситуации, когда следует использовать картирование потока создания ценности:

• Для улучшения сквозного рабочего процесса

• Выявление накопленных запасов в процессе

• Чтобы найти возможности для оптимизации процесса

• Изучение внутренних сложностей процесса

• Чтобы понять ИТ-системы, используемые в процессе

• Оценка эффективности каналов обслуживания клиентов

• Визуальное отображение состояния процессов

• Стратегический анализ процессов

Как видите, создание карты потока создания ценности позволяет получить аналитику по многим аспектам рабочего процесса. Однако визуализация потока создания ценности может оказаться бесполезной, если вы пытаетесь решить проблему, не связанную с информацией, продуктом или потоком времени.

Как создать карту потока создания ценности

Визуализация потока создания ценности состоит из четырёх основных этапов, но вы будете чувствовать себя более подготовленными, если разделите процесс на девять этапов. Первые пять этапов процесса VSM сосредоточены на планировании проекта. Наличие плана проекта улучшает аналитику и может привести к более эффективным улучшениям процесса. Затем можно приступать к выполнению четырёх основных этапов VSM, имея под рукой весь необходимый контекст.

1. Определите проблему

Визуализация потока создания ценности — важная часть регулярного обслуживания рабочего процесса, но вы также можете использовать её для решения проблемы команды или клиента, о которой вам уже известно. Например, вы можете заметить, что спрос клиентов превышает объём имеющихся у вас запасов. Если вы заметили проблему, но не знаете её причину, можно обсудить её с командой и использовать VSM для поиска решения. 

Совет. На этом начальном этапе проведите мозговой штурм и задайте вопросы, чтобы выявить как внутренние, так и внешние неэффективности. Поставьте себя на место клиента и участников команды, чтобы выявить болевые точки.

2. Выберите команду

Вам понадобится целеустремлённая и сфокусированная команда, которая поможет вам составить карту потока создания ценности, тщательно проанализировать его и внедрить улучшенный производственный процесс. Межфункциональная команда из представителей отделов продаж, операций, обслуживания клиентов и дизайна предоставит вам навыки и перспективы, необходимые для оптимизации времени процесса и удовлетворения потребностей клиентов. В зависимости от проблемы, которую вы пытаетесь решить, вам могут не понадобиться представители всех этих команд. Выбирайте с умом, чтобы ваша команда VSM была максимально эффективной. 

Совет: чтобы лучше понимать внутренние проблемы, в команду VSM следует включить как руководителей, так и сотрудников вспомогательных подразделений. Пригласите поставщиков или других заинтересованных лиц присоединиться к вашей группе, если хотите услышать мнение со стороны.

3. Определите область проекта

Составление карты потока создания ценности — это отдельный проект, и для него нужно определить объём работ. Если вы не определите область проекта, вы не будете знать, сколько рабочих процессов нужно отобразить. Отсутствие чётко определённого объёма также затрудняет выявление и устранение излишних процессов на более позднем этапе.

Совет: используйте VSM только для одного продукта за раз. Решите, следует ли отображать жизненный цикл продукта целиком или сосредоточиться на конкретных этапах процесса. Если вы производите программный продукт, можно отобразить процесс от первоначального запроса на функцию до поставки клиенту. Не учитывайте условные шаги, которые могут возникнуть после получения продукта клиентом.

4. Создайте карту потока создания ценности

Теперь, когда вы определились с областью применения VSM, можно приступать к составлению карты. Используйте символы потока создания ценности (описанные ниже), чтобы показать, как информация перемещается между рабочими действиями. Если вы отображаете весь производственный процесс, ваша карта будет представлять собой круг. Последний этап производственного процесса должен возвращаться к начальному этапу.

Совет. Если вы не знаете, с чего начать, начните с участника команды, отвечающего за согласование запросов между клиентом и поставщиком. Карту также можно визуализировать в трёх частях. Верхняя часть карты будет посвящена информационному потоку, средняя — потоку продукта, а нижняя — потоку времени.  

5. Добавьте данные проекта

После того как вы получите иллюстрацию потока создания ценности, добавьте соответствующие показатели, чтобы получить максимально точную аналитику. Хотя карта сама по себе может помочь вам визуализировать определенные вещи, такие как производственный процесс вашей компании или разработка программного обеспечения, вам нужно будет сопоставить изображение с блоками данных, чтобы сравнить такие вещи, как время, количество и качество между всеми этапами процесса. 

На карту можно добавить следующие данные:

• Количество запасов, удерживаемых на каждом этапе

• Время цикла на единицу

• Время передачи

• Количество участников команды, необходимых для выполнения каждого шага

• Количество отбракованных продуктов

• Количество продуктов в каждой партии обработки

• время такта (скорость, необходимая для производства продукции, чтобы удовлетворить спрос клиентов).

Совет. Данные, которые вы включаете в свою карту, будут варьироваться в зависимости от вашей отрасли, процесса, который вы ��опоставляете, и проблем, которые вы надеетесь решить. Большинство данных будут относиться к следующим трем категориям:

• Данные офиса или службы поддержки

• Производственные или цеховые данные

• Данные поставщиков или сторонних организаций

6. Создайте хронологию

Четкая хронология важна для любого производственного процесса, а задержки могут нарушить весь рабочий процесс. Нижняя треть карты потока создания ценности должна быть посвящена потоку времени. Для этого используется временная лестница с двумя ступенями: время выполнения и время цикла. Эта лестница даст вам лучшее представление о том, соответствуют ли ваши время выполнения и время цикла скорости. 

• Время выполнения — это общее время, необходимое команде для завершения задачи, начиная с момента, когда она впервые попадает в рабочий процесс. Время выполнения включает в себя все операционные процессы, предшествующие фактическому этапу производства.

• Время цикла — это часть общего времени выполнения, когда вы фактически завершаете задачу. Иногда это называют временем с добавленной стоимостью.

Рассчитайте время выполнения, подсчитав количество доступных запасов перед каждым этапом процесса и разделив его на спрос клиентов на продукт. Например, представьте, что у вас есть четыре готовых продукта, а спрос на них составляет два в день. В таком случае время выполнения составляет два дня. 

Совет: время выполнения заказа тесно связано с управлением запасами и удовлетворенностью клиентов. Если время выполнения заказа слишком велико, вам будет трудно спрогнозировать, когда пополнять запасы. Карта потока создания ценности поможет вам оптимизировать сроки выполнения, прежде чем вы столкнётесь с задержкой поставки продукта. 

7. Проанализируйте свою нынешнюю карту

При построении карты текущего состояния потока вы, скорее всего, заметите области, требующие оптимизации. Чтобы завершить карту потока создания ценности, дополните её данными проекта, чтобы сделать области потерь более заметными. 

Однако даже если области потерь кажутся очевидными, вам всё равно следует выделить время на анализ карты. К областям потерь в бережливом управлении относятся:

• Перепроизводство (ненужные функции)

• Запасы (неправильно управляемый бэклог)

• Движение (переключение между задачами)

• Дефекты (технический долг)

• Чрезмерная обработка (дорогие инструменты)

• Ожидание

• Транспорт

• Фрагментированные команды

Совет. Лучший способ проанализировать карту — провести кайдзен-всплески в выявленных областях потерь. Слово «кайдзен» происходит от двух японских слов: «кай», что означает «улучшение», и «дзен», что означает «хороший». Вместе эти два слова создают идею непрерывного совершенствования. Используйте кайдзен-всплески, чтобы генерировать идеи, повышающие ценность будущей карты потока создания ценности. 

8. Создайте новую карту

Теперь вы готовы нарисовать карту потока ценностей будущего состояния. Она будет похожа на нынешнюю, но будет включать элементы кайдзен для областей, нуждающихся в улучшении. Вы можете использовать программное обеспечение канбан для реализации вытягивания (или вытягивать ресурсы только тогда, когда это необходимо) и улучшения потока информации. 

Конкретные символы, которые вы добавите на карту будущего состояния, будут зависеть от вашего процесса. Ниже приведены условные обозначения, используемые в карте VSM. 

• Супермаркет: представляет собой канбан-склад, где клиенты могут получить необходимые им товары, как только поставщик пополнит их запасы.

• Производственный канбан: указывает на необходимость поставки деталей для последующего процесса.

• Канбан на изъятие материала: даёт оператору указание переместить детали из супермаркета в процесс.

• Сигнальный канбан: используется, когда уровень запасов в супермаркете низкий, и сигнализирует о производстве определенного количества деталей.

• Канбан-пост: указывает место сбора канбан-сигналов, обычно расположенное рядом с супермаркетом.

• Вытягивание материала: представляет собой удаление запасов из супермаркетов.

• Последовательное вытягивание: устраняет необходимость хранения запасов в супермаркете между процессами, давая указание определённой команде выполнить индивидуальный заказ.

Совет. Используйте приведённую ниже карту символов потока создания ценности, чтобы увидеть, как выглядит каждый символ, и соответствующим образом разместите их на карте будущего состояния. Хотя цель карты будущего состояния — упростить поток материалов, не беспокойтесь, если она выглядит более перегруженной, чем карта нынешнего состояния, из-за добавленных символов. 

9. Внедрите новую карту

Последний шаг в процессе VSM — внедрение решений из карты будущего состояния в рабочий процесс. Именно здесь вы увидите, что анализ вашей карты окупается.

Это как навести порядок в шкафу: сначала нужно разобраться с беспорядком, но цель проекта становится ясной, как только вы ощущаете, насколько удобно пользоваться новым функциональным пространством. Хотя выявить потери и найти более эффективные решения непросто, конечным результатом будет более эффективный рабочий процесс и более довольные клиенты. 

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию

Символы карты потока создания ценности

Следующие символы представляют информационные потоки, рабочие действия и области, которые необходимо улучшить в ваших процессах. При использовании программного обеспечения для визуализации потока создания ценности вы получите в своё распоряжение целый набор таких символов.

Пример карты потока создания ценности

Ниже представлен пример VSM-карты нынешнего состояния. На этой карте показан процесс перехода продукта или услуги от поставщика через внутреннюю производственную цепочку к клиенту.

Карта потока создания ценности начинается сверху в центре с участника команды, отвечающего за контроль производства. Этот человек утверждает запросы или заказы клиентов и отправляет их поставщику. Обратите внимание, что в этом примере карта потока создания ценности имеет круглую форму, поскольку спрос клиентов питает как цепочку поставок, так и производственную цепочку.

Создайте эффективный рабочий процесс с помощью карты потока создания ценности

Если вы стремитесь к постоянному совершенствованию, регулярно проводите техническое обслуживание своих процессов, как если бы это была ваша главная страница. Хотя визуализация потока создания ценности может показаться утомительной, результатом является более эффективный рабочий процесс с меньшим количеством потерь и более короткими сроками выполнения. 

Сопоставление нынешнего и будущего потоков создания ценности проще при использовании соответствующего программного обеспечения. Интеграция карты потока создания ценности с Asana позволяет быстро внедрять решения и возвращаться к удовлетворению потребностей клиентов. 

Инструменты принятия решений для гибких Business

Из этой электронной книги вы узнаете, как подготовить работников к принятию более эффективных решений, чтобы ваш бизнес мог меняться, адаптироваться и решать проблемы лучше, чем ваши конкуренты.

Получайте аналитическую информацию