Вам нужно сократить сроки выполнения

Все мы слышали истории о старых добрых временах, когда все стоило копейки, а дети играли на улице, а не сидели, приклеенные к телефонам. Но мы также знаем, что у нашей удобной современной жизни есть свои преимущества. Доставка с помощью дронов и технологические гиганты изменили то, как Business предоставляют свои услуги клиентам, и, поскольку некоторые посылки прибывают в течение нескольких часов, можно с уверенностью сказать, что покупатели ожидают, что всё будет происходить быстрее, чем когда-либо прежде.

Именно поэтому так важно время выполнения заказа. Чтобы эффективно управлять временем и предоставлять клиентам нужные продукты в нужное время, сначала нужно понять, сколько времени на это уходит. Это и есть время выполнения заказа. Из этой статьи вы узнаете, как использовать метрики времени выполнения заказов, чтобы повысить удовлетворённость клиентов, улучшить производство и процессы, а также ускорить рабочие процессы для более быстрой и плавной доставки.

Что такое время выполнения заказа?

Время выполнения заказа — это время, которое проходит с момента получения заказа до его обработки. В основном это связано с производством, управлением цепочками поставок и управлением проектами, но применимо к любому бизнесу, у которого есть клиенты, продукты и команда продаж. Например, время выполнения заказа на производство рассчитывается как время между получением заказа на покупку и моментом, когда товар попадает в руки клиента. В случае с проектной командой время выполнения начинается с момента получения заказа (в данном случае от руководителя) и заканчивается, когда работник завершает его. 

Независимо от сферы деятельности или отдела, сокращение времени от заказа до доставки в конечном итоге означает, что вы можете обрабатывать больше заказов и зарабатывать больше денег.

В чём разница между временем выполнения и временем обработки?

Время обработки — это количество времени между получением заказа на покупку и его передачей в другой отдел или процесс. Время обработки — это часть общего времени выполнения заказа, и оно может иметь большое значение. 

Например, если ваше предприятие занимается обработкой и упаковкой продуктов питания, задержка в обработке может привести к тому, что ваши продукты будут доставлены в продуктовые магазины с опозданием. В результате меньше покупателей будут есть ваши продукты, а значит, и продажи в магазинах снизятся. Если вы не можете решить проблему, которая увеличивает время обработки (например, вам не хватает персонала, но нет бюджета на его найм), это может в конечном итоге привести к тому, что ваши продукты будут заменены на полках магазинов.

Как рассчитывается время выполнения заказа?

Чтобы рассчитать время выполнения заказа, нужно сложить время предварительной обработки, обработки и последующей обработки. 

Предварительная обработка + обработка + последующая обработка = время выполнения заказа

Разбивка расчета времени выполнения заказа:

• Предварительная обработка: измерьте время закупки и размещения заказов, учитывая возможные задержки доставки или нехватку товаров.

• Обработка: определите время, необходимое для полной обработки заказа. Постарайтесь учесть все мельчайшие детали, такие как упаковочные элементы или перерывы работников.

• Постобработка: спрогнозируйте, сколько времени потребуется, чтобы клиенты получили ваш продукт. Обычно это время доставки или, если вы занимаетесь управлением проектами, это время между завершением и внедрением.

Почему время выполнения заказа так важно?

Время выполнения заказа затрагивает большинство аспектов вашего Business. Если оно слишком велико, это может ухудшить качество обслуживания клиентов, создать внутренние разногласия и даже привести к повышению цен, если вы попытаетесь компенсировать расходы на более длительное время производства. Более короткие сроки выполнения заказов повышают прибыль и удовлетворяют всех: от поставщиков до клиентов.

Влияние длительного времени выполнения заказа

Длительные сроки реализации редко возникают в одночасье. Они начинаются как медленная утечка. Хотя большинство людей стремятся к максимально коротким срокам выполнения заказов, они могут постепенно увеличиваться, даже если вы этого не замечаете. Возможно, вы сократили команду, не внедрив технологии для повышения производительности. Затем вы почувствовали, что работа не организована, что привело к дублированию заказов на сырьё и потере контроля над готовой продукцией. Так проходят месяцы, и вдруг вы понимаете, что время выполнения заказа резко увеличилось. То, что сначала казалось лишь небольшими ошибками, привело к значительному увеличению времени выполнения заказов.

Это страшно. Потому что вот она, суровая правда: ваши клиенты не будут ждать вас, если они могут получить те же услуги в другом месте. Каким бы замечательным ни был ваш продукт или предложение, они не будут ждать бесконечно и рано или поздно обратятся к вашему конкуренту. Узкие места и задержки с поставками дорого обойдутся вам в долгосрочной перспективе, приведя к сбоям в рабочих процессах, снижению морального духа команды и, как следствие, падению продаж.

Примеры времени выполнения заказа

Давайте рассмотрим несколько примеров расчёта времени выполнения заказа в разных отраслях.

Время выполнения заказа в производстве

Производство — это самая распространённая отрасль, о которой мы думаем, когда говорим о времени выполнения заказа. В этой сфере расчёты относительно просты.

• Закупки: в производстве предварительная обработка — это этап управления закупками. Вам нужно измерить, сколько времени уходит на поиск, заказ и получение элементов.

• Обработка: это этап, на котором вы создаете свой продукт. Сколько времени вам нужно, чтобы собрать все части вашего продукта и подготовить его для клиента? 

• Доставка: пора отправлять товар! Время доставки — это количество дней или недель, необходимых для перемещения продукта с производственного объекта к клиенту.

Время выполнения заказа в цепочке поставок

Время выполнения заказа в цепочке поставок немного сложнее, потому что оно зависит от многих факторов, находящихся вне вашего контроля. Поскольку цепочка поставок обычно направляет товары из одного места в другое, она в значительной степени зависит от времени доставки, которое может измениться в любой момент.

• Заказ поставок: это время, необходимое для получения продукции. Сколько времени в среднем занимает доставка товара от компании? 

• Обработка: именно здесь вы имеете наибольший контроль над временем выполнения заказа в цепочке поставок. Чем быстрее вы сможете обработать эти продукты и отправить их, тем короче будет ваше общее время выполнения заказа.

• Доставка: как и в случае с производством, это время, необходимое для того, чтобы продукция прибыла в следующий пункт назначения после того, как покинет ваше предприятие.

Управление проектами

В управлении проектами время выполнения помогает вам устанавливать реалистичные ожидания для своей команды, чтобы не перегружать её запросами в последнюю минуту. 

• Делегирование: руководитель команды анализирует и систематизирует все связанные с проектом задачи и назначает их различным участникам. Здесь вы видите, сколько времени требуется руководителю, чтобы проанализировать детали проекта, создать стратегический план, включающий цели, важные этапы, ожидаемые результаты, и делегировать их команде. 

• Работа над проектом: сколько времени уйдёт на выполнение проекта после того, как команда поймёт, что от неё требуется? 

• Подтверждения: после внутреннего завершения проекта он часто рассматривается и утверждается дополнительными заинтересованными сторонами. Наконец, он передаётся другому отделу или команде для отслеживания или реализации. Рассчитайте время, которое проходит от завершения проекта до его передачи другому отделу.

Компании B2C или DTC

Расчёт времени выполнения заказа для компаний, работающих по модели Business to Consumer (B2C) или Direct to Consumer (DTC), — это время с момента получения заказа клиента до момента получения клиентом продукта.

• Предварительная обработка: для компаний B2C или D2C предварительная обработка начинается с получения заказа на покупку и заканчивается, когда команда начинает собирать продукт. В промежутке между ними вам нужно обработать платёж и заполнить необходимые поля данных, прежде чем приступить к обработке.

• Обработка: если ваш продукт уже изготовлен, на этом этапе вы готовите его к отправке, включая упаковку и подготовку транспортных этикеток.

• Доставка: как и в других отраслях, о которых мы говорили, этот заключительный этап — это время, которое проходит с момента, когда ваш пакет покидает вас и попадает к вашему клиенту.

Как сократить время выполнения заказа

Хорошая новость заключается в том, что вы можете сократить время выполнения заказа, внеся довольно простые изменения в структуру обработки. Неэффективность и человеческие ошибки могут привести к увеличению времени выполнения заказа, но это могут сделать и вещи, находящиеся вне вашего контроля, такие как стихийные бедствия и дефицит в цепочке поставок. Сокращая время выполнения заказа, важно сосредоточиться на элементах, которые вы можете контролировать, и создать планы на случай, если неизбежно произойдут события, находящиеся вне вашего контроля.

• Используйте инструменты и технологии, которые оптимизируют задачи и работу по организации работы.

• Эффективно общайтесь со своей командой от начала до конца, чтобы прояснить ожидания и уменьшить путаницу.

• Используйте прогнозирование, чтобы предвидеть будущие потребности. Это позволит меньше полагаться на удачу и меньше реагировать на ситуации, что приведёт к более целенаправленной работе и сокращению сроков выполнения.

Сокращение сроков выполнения заказов с помощью программного обеспечения

Многие ошибки обработки, влияющие на сроки выполнения, можно устранить с помощью автоматизации. Например, можно автоматизировать задачи и назначать ответственных на каждом этапе производственного процесса. Просмотрите свой рабочий процесс и найдите повторяющиеся и ручные действия. Их можно автоматизировать или оптимизировать, что, естественно, сократит сроки выполнения. Программное обеспечение не сделает работу за вас, но упростит процесс и повысит эффективность вашей команды. Это простой способ сократить время выполнения заказа без дополнительных затрат на увеличение штата. 

Сокращение времени выполнения заказа решает (большинство) производственных проблем 

Сокращение времени выполнения заказа может повлиять практически на все аспекты вашего Business. В современном мире, где всё должно быть мгновенно, крайне важно как можно быстрее доставить продукцию клиентам. В конце концов, время — наш самый ценный ресурс. Это относится и к вашему бизнесу. 

Более длительные сроки выполнения обычно вызваны неэффективностью. Хорошая новость заключается в том, что это часто можно изменить. Функции автоматизации и организации Asana позволяют оптимизировать процессы и сократить время выполнения заказов.