Vorlage für eine Projektcharta

Ein Projekt präsentieren zu müssen kann beängstigend sein. Das muss aber nicht so sein. Eine Projektchartavorlage beschreibt alles, was Sie benötigen, um die Zustimmung von den wichtigsten Beteiligten zu erhalten, damit Sie nicht vergessen. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Vorlage in Asana erstellen.

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Sie haben eine spannende Projektidee, aber wo beginnen Sie am besten, um diese umzusetzen? In den meisten Unternehmen ist der erste Schritt für den Start einer neuen Initiative, diese den Beteiligten zu präsentieren. Wenn Ihr Pitch erfolgreich ist, können Sie nach Erhalt der Zustimmung die nächsten Schritte angehen.

Ein überragender Projektpitch ist der Schlüssel für den Erhalt einer Bewilligung Ihrer Initiative. Glücklicherweise kann eine Vorlage für eine Projektcharta Ihnen (und Ihrem Team) dabei helfen, jeden Pitch erfolgreich zu meistern.

[Product UI] Beispiel-Layout einer Projektzeitleiste mit abstrahierter Benutzeroberfläche (Zeitleiste)

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projektcharta ist ein Elevator Pitch für eine neue Initiative. Sie fasst die wichtigsten Informationen, wie z. B. Ihre Ziele, den Umfang und benötigte Ressourcen, zusammen, so dass Beteiligte Ihr Projekt einfach verstehen (und hoffentlich genehmigen) können.

Was ist eine Vorlage für eine Projektcharta?

Eine Vorlage für eine Projektcharta ist eine wiederverwendbare Beschreibung, in der alle Komponenten einer erfolgreichen Projektcharta aufgeführt sind. Es ist ein Leitfaden, an dem sich Ihr Team jedes Mal orientieren kann, wenn es eine neue Initiative präsentieren muss. Anstatt bei null anzufangen, können die Teammitglieder die Vorlage kopieren und die erforderlichen Informationen einfügen.

Die Erstellung einer Vorlage für eine Projektcharta kann Ihnen als Teamleiter dabei helfen, die Art zu vereinheitlichen, wie Ihr Team neue Initiativen präsentiert. So stellen Sie sicher, dass diejenigen, die Projekte genehmigen, alle Informationen erhalten, die sie für ihre Entscheidung benötigen.

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für eine Projektcharta

Projektgenehmigungen sind selten ein geradliniger Prozess. Sie beinhalten oft Diskussionen mit Beteiligten und Anpassungen Ihrer Ziele, des Umfangs oder der Projektzuständigkeiten. Starre Excel- oder Word-Dokumente können diesen Prozess nicht erfassen. Sie sind schnell veraltet und lassen keinen Raum für Feedback.

Auf der anderen Seite können Sie mit einer digitalen Vorlage für eine Projektcharta:

  • Mit Beteiligten sprechen und durch Kommentare Feedback in Echtzeit erhalten.

  • Elemente der Projektcharta ganz einfach nach Bedarf aktualisieren.

  • Beteiligten eine einzige Informationsquelle für Projektinformationen bieten.

  • Nachverfolgen, welche Teile Ihrer Charta genehmigt wurden.

  • Ihre Vorlage für eine Projektcharta auf verschiedene Arten darstellen, nämlich als Standardliste, Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder Kalender.

  • Projektkosten automatisch zusammenzufassen.

  • Kontextbezogene Informationen zu Aufgaben hinzufügen, indem Sie Dokumente, Bilder oder Videos anhängen.

Was gehört in Ihre Vorlage für eine Projektcharta?

Der Zweck Ihrer Vorlage für eine Projektcharta besteht darin, die einzelnen Komponenten einer erfolgreichen Projektcharta zu skizzieren, damit Ihr Team die benötigten Informationen leicht ausfüllen kann. Eine gut geschriebene Vorlage für eine Projektcharta enthält in der Regel die folgenden Elemente:

  • Projektziel: Warum ist dieses Projekt wichtig und welchen Geschäftsbedarf erfüllt es?

  • Projektzielvorgaben: Was möchten Sie am Ende Ihres Projekts erreichen und welche Maßstäbe werden Sie verwenden, um den Erfolg des Projekts zu messen?

  • Projektumfang und Ergebnisse: Welche spezifischen Ergebnisse werden Sie liefern und woran werden Sie NICHT arbeiten?

  • Benötigte Ressourcen oder Projektbedürfnisse: Was benötigen Sie, um diese Arbeit abzuschließen? Dies beinhaltet Personen, Tools und Budget.

  • Projektbeteiligte: Wer sind die Teammitglieder für das Projekt? Wer muss die Projektcharta genehmigen? Wer ist der Sponsor des Projekts und wer sollte in wichtige Entscheidungen einbezogen werden?

Fügen Sie Abschnitte für jedes der oben angegebenen Elemente hinzu, um Ihre Vorlage für eine Projektcharta zu erstellen. Fügen Sie in jedem Abschnitt weitere spezifische Aufgaben hinzu, um Ihr Team durch den Erstellungsprozess einer Projektcharta zu führen. Beispielsweise können Sie im Abschnitt für Projektbeteiligte Aufgaben erstellen, wie z. B. „Projektteam bestimmen“ oder „ein RACI-Diagramm erstellen, um die Verantwortlichkeiten der Beteiligten zu skizzieren“. Sie können zusätzlich Projektmeilensteine erstellen, die wichtige Wendepunkte in Ihrem Projektplan darstellen.

Um Projektbudget und Ergebnisse an einem Ort nachzuverfolgen, fügen Sie Spalten hinzu, die die geschätzten Kosten für jedes Ergebnis sowie den geschätzten Zeitbedarf Ihres Projektteams festhalten. Dies gibt denjenigen, die Ihr Projekt genehmigen sollen, eine Aufschlüsselung aller benötigten Ressourcen, so dass sie nachvollziehen können, warum ein bestimmtes Budget angefragt wird.

Fügen Sie abschließend eine Spalte hinzu, in der Sie festhalten, ob die einzelnen Komponenten Ihrer Projektcharta genehmigt wurden. So können Sie nachverfolgen, was erledigt wurde und was gegebenenfalls angepasst werden muss.

Enthaltene Funktionen

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana verkörpern Genehmigungen einen speziellen Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

Empfohlene Apps

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr hinzufügen.

  • Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

Verschiedene Arten von Vorlagen für eine Projektcharta

Wir haben oben beschrieben, wie Sie eine einfache Vorlage für eine Projektcharta erstellen. Sie können Ihre Vorlage aber auch an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.

Hier sehen Sie einige Beispiele, wie Sie Ihre Vorlage für eine Projektcharta anpassen können:

  • Agile-Vorlage für eine Projektcharta: Mit Agile-Projektmanagement können Sie Agile-spezifische Teamverantwortlichkeiten wie Scrum-Master, Product Owner und Entwicklungsteam festlegen. Sie können für die Schätzung von Projektressourcen außerdem Story-Punkte verwenden, um abzuschätzen, wie viel Zeit die einzelnen Leistungen in Anspruch nehmen werden.

  • Six Sigma-Vorlage für eine Projektcharta: Wenn Ihr Team Six Sigma verwendet, teilen Sie Projektergebnisse in verschiedene Phasen des Projektlebenszyklus von Six Sigma auf: definieren, messen, analysieren, verbessern und kontrollieren.

  • Chartavorlage für Bauprojekte: Im Falle von Bauinitiativen kann es hilfreich sein, die voraussichtlichen Kosten nach Art zu organisieren, z. B. „Arbeit“ oder „Materialien“. Sie können auch alle Unterauftragnehmer oder Zulieferer, mit denen Sie zusammenarbeiten, identifizieren, wenn Sie die wichtigsten Beteiligten und Verantwortlichkeiten auflisten.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen den Vorlagen für eine Projektcharta und für einen Business Case?

Wenn Sie regelmäßig Projekte präsentieren, die eine kleine oder mittlere Unternehmensinvestition erfordern, ist eine Vorlage für eine Projektcharta ein nützliches Tool für Sie. Wenn Ihre Projekte allerdings erhebliche Unternehmensinvestitionen erfordern, könnte ein Business Case eher von Vorteil für Sie sein. Ein Business Case ist ein formelleres Dokument, das zusätzliche Informationen und Unterlagen enthält, wie z. B. die voraussichtliche Kapitalrendite Ihres Projekts und mögliche Projektrisiken.

Wann sollte man eine Vorlage für eine Projektcharta verwenden?

Kopieren Sie Ihre Vorlage für eine Projektcharta und verwenden Sie sie in der Phase der Projektinitiierung. Die Erstellung einer Projektcharta ist der erste Schritt, den Sie bei jedem neuen Projekt unternehmen sollten. Bevor Sie sich mit der eigentlichen Planung der Einzelheiten Ihrer Initiative befassen, müssen Sie zunächst eine Genehmigung einholen.

Warum ist eine Vorlage für eine Projektcharta wichtig?

Eine Vorlage für eine Projektcharta kann dabei helfen, die Art und Weise, wie Ihr Team neue Initiativen präsentiert, zu standardisieren. Sie kann auch die Qualität der Präsentationen verbessern, indem durch die Vorlage sichergestellt wird, dass Sie die wichtigsten Informationen abdecken. Außerdem können Sie damit gewährleisten, dass Sie und die wichtigsten Beteiligten hinsichtlich der Ziele und des Projektumfangs auf dem gleichen Stand sind. Auf Dauer kann so ein Scope Creep verhindert werden und die Beteiligten können effektiver zusammenarbeiten.

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