Was sind die Vorteile von Projektmanagement?

Vorteile von Projektmanagement
  • In diesem Artikel lernen Sie:
    • 4 Hauptvorteile von Projektmanagement
    • Beispiele für jeden Vorteil
    • Kurze Tipps, um Ihrem Team bei der Einführung von bewährten Praktiken im Projektmanagement zu helfen.

Nicht jedes Unternehmen oder Team hat einen offiziellen Projektmanagementprozess. Egal, ob Sie zu einem neuen Team eines großen Unternehmens gehören oder für ein schnell wachsendes Startup arbeiten – oft kommt es vor, dass noch kein offizieller Projektmanagementprozess etabliert wurde. Aber jetzt fällt es Ihnen immer schwerer, organisiert zu bleiben und mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten? Sie fragen sich automatisch, ob Sie mehr Aufmerksamkeit auf das Projektmanagement richten sollten, obwohl es dafür eines Projektmanagers bedarf, oder?

Vielleicht aber auch nicht. Vielleicht benötigen Sie gar keinen extra Projektmanager. Bei Asana sind wir der Meinung, dass Projektmanagement eine universelle Fähigkeit ist, die Teams dabei unterstützt, Projekte effizienter fertigzustellen. Die Suche nach einem Weg zur Planung, Verwaltung und Umsetzung von Aufgaben ist für jedes Team und Unternehmen relevant. Obwohl Sie vielleicht nicht jeden Bestandteil eines traditionellen Projektmanagementsystems benötigen, könnte Ihr Team dennoch von einigen der grundlegenden Aspekte des Projektmanagements profitieren.

Wenn Sie noch unsicher sind, ob Sie Projektmanagement benötigen oder nicht, lesen Sie weiter, um die Vorteile von Projektmanagement kennenzulernen. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen ein paar einfache Möglichkeiten, diese Ideen in die Arbeitsweise Ihres Teams einzubringen, ohne einen aufwändigen Abschluss oder zertifizierten Kurs zu benötigen.

1. Klar definierte Ziele sorgen für zielgerichtete und fokussierte Teamarbeit

Der Begriff mag zwar Projekt-„Management” lauten, aber die Leitung eines Projektes ist nur ein Bestandteil des Puzzles. Bevor Sie überhaupt mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich die Ziele für Ihr Projekt formulieren, um allen Beteiligten Klarheit über den Zweck ihrer Arbeit und die gewünschten Ergebnisse zu ermöglichen.

Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Einführung eines neuen Produktes zum Ziel hat, können Sie sich „eine 20-prozentige Steigerung durch Upgrades” als Ziel setzen. Dieses Ziel wiederum würde Ihre Entscheidungen hinsichtlich der Einführung im Verlauf der Projektentwicklung beeinflussen, und ebenso die angewandten Metriken zur Messung des Erfolges nach der Einführung.

Auch die Mitglieder Ihres Projektteams profitieren von der tiefgehenden Auseinandersetzung mit dem Problem, dass Sie lösen möchten. Sie können dadurch einem „Nordstern” folgen und sich auf die Aufgaben konzentrieren, die sich positiv auf das Erreichen der Ziele auswirken. Somit hält sich Ihr Team nicht mit weniger wichtigen Aufgaben auf.

Tipps für das Festlegen von Projektzielen
  • Überlegen Sie, warum Sie dieses Projekt starten. Fragen Sie sich: Warum ist es wichtig? Auf wen wirkt es sich aus? Wie fügt sich dieses Projekt in die größeren Ziele Ihres Unternehmens ein? Passt es zur Arbeit, die andere Teamkollegen vielleicht bereits erledigen? Welche Ergebnisse werden wir unserer Meinung nach mit dieser Initiative erzielen?

  • Teilen Sie Ihre Ziele mit allen wichtigen Beteiligten. Bevor Sie Ihr Projekt planen, teilen Sie Ihre Ziele mit allen, die beteiligt werden müssen. Je nachdem, wie Ihr Team arbeitet, können Sie dies entweder in einem Eröffnungsmeeting tun, indem Sie ein Dokument verteilen, oder alles in einem Projektmanagement-Tool festhalten. Dort haben Sie auch die Möglichkeit Follower zum Projekt hinzuzufügen. Wichtig ist, dass jeder die Ziele (und „Nichtziele”) Ihrer Initiative versteht.

  • Richten Sie einen Prozess zur Überwachung der Fortschritte und zur Berichterstattung über Ihre Ziele ein. Ziele sollten nicht festgelegt werden, um danach wieder in Vergessenheit zu geraten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, um Ihre Ziele regelmäßig zu überprüfen und darüber berichten zu können. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, ob Sie Gefahr laufen, Ihr Ziel zu verfehlen. In dem Fall lassen sich Ihre Pläne einfach anpassen, damit Sie Ihr Ziel erreichen.

„Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen Sie sich sehr spezifische Ziele setzen. Somit weiß jeder, worauf er hinarbeitet und was erreicht werden soll. Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Team diese Angaben klar sind: ‘Wir machen das, aus folgendem Grund, damit wir Folgendes erreichen.’

Meaghan Wagner, Producer of Digital Marketing bei HBO

2. Übersichtliche, organisierte Pläne sparen Zeit und Ressourcen

Wenn Sie jemals in ein Projekt ohne Plan eingestiegen sind, wissen Sie, wie chaotisch die Dinge schon von Beginn an sein können. Möglicherweise überspringen Sie wichtige Schritte in Ihrem Projektplan, haben Stress wegen einer vergessenen Aufgabe, die Sie in letzter Minute erledigen müssen, oder beantworten die gleichen Fragen zum Ablauf immer wieder: „Wann ist das fällig? Was machen wir als nächstes?” Schlimmer noch, die Qualität Ihrer Arbeit kann darunter leiden, wenn Sie sich mit der Fertigstellung des Projekts beeilen.

Anstatt den Plan zu entwerfen, während das Projekt schon in vollem Gange ist, planen Sie besser alle anstehenden Aufgaben, bevor Sie das Projekt beginnen. Legen Sie Verantwortliche, Erwartungen und Fälligkeitstermine fest. Organisieren Sie dann Ihre Projektaufgaben auf einer Zeitleiste oder in einer kategorisierten Liste, um klar zu definieren, wer was bis wann erledigt. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung planen, können Sie jeden einzelnen Schritt bis zur Hauptveranstaltung auflisten. Geben Sie an, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wie weit im Voraus Sie diesen abschließen müssen. Anschließend können Sie die Fälligkeitstermine in einem gemeinsamen Projektkalender planen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Einladungen in letzter Minute versendet werden oder dass zwei Teamkollegen zwei verschiedene Caterer buchen (ups!).

Indem Sie einen klaren Plan mit allen To-Dos Ihres Projektes erstellen und dann Fristen, Aufgabenverantwortliche und andere wichtige Details hinzufügen, verwandeln Sie den ansonsten chaotischen und verschwenderischen Umsetzungsprozess in einen effizienten Prozess. Sie haben dann eine klare Vorstellung vom Umfang und zeitlichem Ablauf Ihrer Arbeit und können potenzielle Konflikte schon vor Projektstart erkennen. Mit ein wenig Voraussicht und Planung verschwenden Sie weniger Zeit und Ressourcen – und wer will das nicht?

Tipps zur Planung von Projekten
  • Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, bevor Sie beginnen. Fügen Sie dann Details wie Fälligkeitstermine, Aufgabenverantwortliche, Status oder Links zu relevanten Dateien hinzu. Wenn es eine neue Art von Projekt für Ihr Team ist, fügen Sie ein wenig Pufferzeit für unvorhergesehene Schritte oder Schwierigkeiten hinzu.

  • Organisieren Sie alles in einem gemeinsamen Plan. Egal, ob Sie eine einfache Liste oder einen Kalender verwenden, oder etwas visuelleres, wie eine Zeitleiste oder Kanban-Boards – Sie werden Ihren Plan sicherlich so organisieren wollen, dass jeder leicht sehen kann, wer was bis wann erledigt. Teilen Sie Ihren Plan dann mit wichtigen Beteiligten, um alle auf dem Laufenden zu halten.

  • Verwandeln Sie Projekte, die sich wiederholen, in eine Vorlage. Wenn es sich um ein Projekt handelt, das Sie immer wieder wiederholen, erstellen Sie eine Vorlage. Diese können Sie dann beim nächsten Mal einfach anpassen und so Zeit in der Planungsphase sparen.

„Um ein Projekt erfolgreich zu managen, müssen Sie Prioritäten setzen. Sie werden nie so viel Zeit und Ressourcen haben, wie wir alle gerne hätten. Um alles zu erledigen, müssen Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die die größte Wirkung erzielen. Stellen Sie dann sicher, dass diese Prioritäten für alle wichtigen Beteiligten und Ihre Mitarbeiter klar sind, damit Sie Erwartungen kommunizieren und Ihre Teammitglieder sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.”

Corri Skinner, Senior Director of Creative Operations für Vox Creative bei Vox Media

3. Eine klare Rollenverteilung beseitigt Unklarheiten

Sobald die Vorbereitungsarbeit abgeschlossen ist, geht es weiter mit dem eigentlichen Managementanteil des Projektmanagements. Ohne einen klaren Projektverantwortlichen, der Ihr Team zum Ziel führt, kommt es schnell zu Schwierigkeiten. Teamkollegen erledigen bestimmte Aufgaben nicht, Details werden vergessen oder es ist unklar, an wen man sich mit Fragen wenden soll.

Während Unternehmen mit einem offiziellen Projektmanagementprozess meistens einen Projektmanager haben, der sicherstellt, dass die Projekte nach Plan verlaufen, überlassen diejenigen ohne einen solchen Prozess diese Verantwortung oft der Person, die das Projekt leitet oder initiiert. Wenn Sie beispielsweise ein Redakteur sind, der eine neue Artikelreihe veröffentlicht, ein Entwickler, der eine Website-Migration durchführt, oder ein Kundenbetreuer, der seine Systeme zur Erstellung von Kundenberichten aktualisiert, sind Sie wahrscheinlich auch die Person, die alle laufenden Vorgänge Ihres Projektes koordiniert.

Glücklicherweise müssen Sie keinen zusätzlichen Job übernehmen, um Ihr Projekt effektiv zu managen. Ein wenig Kommunikation und Zusammenarbeit kann viel bewirken. Indem für jeden klar ist, dass Sie die Ansprechperson für Ihr Projekt sind, wissen alle anderen Beteiligten, an wen sie sich mit Fragen wenden können und wo sie Status-Updates erhalten. Wenn Sie darüber hinaus die Rolle aller anderen im Projekt beschreiben, beseitigen Sie alle Unklarheiten darüber, auf welche Weise sich Ihre Teamkollegen beteiligen sollen.

Tipps für die Verwaltung von Projekten
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Rolle (und die aller anderen) klar und deutlich kommuniziert wird. Ob in der Planungsphase oder zu Beginn Ihres Projektes – sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wer das Projekt leitet (Sie!) und welche Verantwortung die anderen Beteiligten tragen.

  • Halten Sie Rücksprache mit den Aufgabenverantwortlichen und beantworten Sie deren fragen. Da Sie einen klaren Plan erstellt haben, wissen die Beteiligten bereits, wofür sie verantwortlich sind. Unterstützen Sie sie jetzt, damit alles nach Plan verläuft und überprüfen Sie die Fortschritte ihrer Arbeit. Stellen Sie auch sicher, dass Aufgabenverantwortliche auf alles Zugriff erhalten, was sie zur Ausführung ihrer Arbeit benötigen.

  • Teilen Sie regelmäßig Status-Updates mit anderen. Halten Sie das Arbeitstempo aufrecht, indem Sie mit Ihrem Team Updates über den Projektfortschritt austauschen. Dadurch sind nicht nur alle auf dem neuesten Stand und es werden Fragen nach Updates reduziert, sondern die Beteiligten bleiben auch motiviert.

4. Projektmanagement-Tools steigern die Effizienz

Um diese Tipps in die Tat umzusetzen, sollten Sie die Verwendung eines Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen. Solch ein Tool hilft Ihrem Team, besser zusammenzuarbeiten und die Arbeit nach Plan zu erledigen.

Auch wenn es buchstäblich Dutzende von Tools gibt, aus denen Sie wählen können, sollten Sie traditionellere Projektmanagement-Tools weniger in Ihre Auswahl einbeziehen. Diese sind oft für formale, traditionelle Prozesse gedacht und benötigen häufig eine Menge Zeit zur Einrichtung und Einführung von Mitarbeitern. Stattdessen sollten Sie Ausschau nach etwas halten, das einfach zu bedienen, flexibel und anpassbar ist. Bonuspunkte gibt es, wenn Sie projektübergreifende Aufgaben im Tool miteinander verknüpfen können (was in E-Mails und Tabellen schwierig ist). Außerdem sollten Sie mit Ihren Teamkollegen dort kommunizieren können, wo sich auch Ihre Aufgaben befinden.

Natürlich sind wir der Meinung, dass Asana die richtige Wahl und eine hervorragende Option für Unternehmen ist, die ihr Projektmanagement zügig verbessern möchten. Dazu bedarf es eines Tools, das sowohl einfach zu bedienen ist, als auch die Funktionen hat, die Ihr Team für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt.

Tipps für die Verwendung eines Projektmanagement-Tools
  • Bringen Sie alle Mitarbeiter in einem zentralen Tool zusammen. Anstatt jedes Team oder Teammitglied ein anderes Tool zur Projektverwaltung verwenden zu lassen, einigen Sie sich auf ein Tool, das alle verwenden. Auf diese Weise können Sie die Zusammenarbeit besser fördern und Unklarheiten darüber vermeiden, wo Sie wichtige Informationen finden.

  • Legen Sie Anwendungsnormen fest. Damit sich jeder sicher im Umgang mit dem neuen Tool fühlt, stellen Sie ein paar einfache Richtlinien auf. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Fügen Sie Aufgaben immer ein Fälligkeitsdatum hinzu” oder „Fügen Sie in allen Projekttiteln des Marketing-Bereiches das Stichwort ‘Marketing’ hinzu” oder „Wenn Sie eine Anfrage mit einer ausführbaren Aktion für jemanden haben, erstellen Sie eine Aufgabe in unserem Projektmanagement-Tool, anstatt sie per E-Mail zu senden”.

  • Teilen Sie Status-Updates und Berichte mit anderen. Der schnellste Weg für Ihre Teamkollegen, den Nutzen eines Tools zu erkennen, besteht darin, ihnen mehr Einblick in den Projektstatus und den Fortschritt zu geben. Indem Sie Status-Updates mit anderen teilen und den Projektfortschritt in Ihrem neuen Tool angeben, können Ihre Teammitglieder den Stand der Arbeit besser nachvollziehen. Das bietet Anreiz, um das Tool auch für die eigene Arbeit einzusetzen.

„Mein wichtigster Projektmanagement-Tipp ist es, sich nach einem Projekt die Zeit zur Reflexion zu nehmen. Somit sind Sie in der Lage, alles Gelernte in einer Vorlage festzuhalten. Dadurch sind Sie beim nächsten Mal vorbereitet, wenn Sie ein ähnliches Projekt planen und managen müssen.”

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations bei ClassPass

Ein kleines bisschen Projektmanagement kann bereits viel bewirken

Unabhängig davon, in welchem Unternehmen oder welcher Branche Sie tätig sind – Ihr Team wird davon profitieren, wenn es einige Grundlagen des Projektmanagements übernimmt. Selbst ein paar einfache Änderungen an der Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit planen, verwalten und darüber berichten, können Ihr Team voranbringen. Danach sind alle effizienter, erledigen die Arbeit mit mehr Verantwortungsgefühl und können sicher sein, dass der Fokus auf den Aufgaben liegt, die am wichtigsten sind.

Wenn Sie daran interessiert sind, Asana als Ihr Projektmanagement-Tool einzusetzen, können Sie hier mehr über Asana erfahren.

Beginnen Sie noch heute, Projekte in Asana zu managen