Wie ein Project Management Office (PMO) Zusammenarbeit und Informationsaustausch fördert

Julia Martins – FotoJulia Martins2. Juni 20218 Minuten Lesezeit
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Project Management Office (PMO) – Artikel-Bannerbild
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Jedes Unternehmen erreicht eine Wachstumsphase, in der Teams anfangen, Dinge unterschiedlich zu machen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Marketing-Team entwickelt eine einzigartige Vorlage für Kreativ-Briefings, um die Arbeit im gesamten Team anzustoßen und zu koordinieren. Gleichzeitig beschließt Ihr Produktteam, einen robusten Prozess für eingehende Anfragen zu entwickeln. Diese Prozesse helfen dem Marketing- und dem Produktteam, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen – aber was passiert, wenn die beiden Teams zusammenarbeiten müssen? Wie entscheiden Sie, welche Vorlage sie verwenden oder welchen Prozess sie befolgen sollen? 

An dieser Stelle kommt ein Project Management Office (auch PMO genannt) ins Spiel. PMOs steigern die Effizienz und Effektivität, indem sie Prozesse standardisieren und Best Practices im gesamten Unternehmen definieren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Project Management Office tut und helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Ihr Team von einem PMO profitieren kann.

Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Ein Project Management Office (PMO) legt die Best Practices Ihres Unternehmens im Bereich Projektmanagement fest, und bestimmt auch, wie Ihr Unternehmen Kernprozesse und strategische Vorhaben ausführt. Ein PMO kann ein internes Team oder ein externes Unterstützungssystem sein und wird manchmal auch als Programmmanagementbüro bezeichnet.

Was bedeutet PMO?

PMO ist eine Abkürzung von Project Management Office, zu Deutsch: Projektmanagement-Büro.

Um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen und das Chaos in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, definiert, standardisiert, etabliert und betreibt ein PMO geschäftskritische Planungs- und Betriebsprozesse über das gesamte Unternehmen hinweg oder innerhalb einer bestimmten Abteilung. Dazu gehört in der Regel auch die Festlegung, wie Produkte und Dienstleistungen auf Abteilungs- oder Unternehmensebene entwickelt und bereitgestellt werden.

PMOs sind zentrale Unternehmensdienste. Das bedeutet, dass sie in den meisten Fällen zentrale Support-Teams sind, die die Arbeit vieler anderer Teams und Abteilungen unterstützen. In einem kleinen Unternehmen könnten Sie beispielsweise ein einziges PMO-Team haben, das die Best Practices im Projektmanagement über alle Abteilungen hinweg standardisiert. In größeren Unternehmen mit vielen verschiedenen Systemen und weniger funktionsübergreifender Zusammenarbeit können PMOs auch in die Abteilungen eingebettet sein, die sie unterstützen. 

Der Unterschied zwischen internen und externen PMOs

Ein internes PMO ist ein Unternehmensteam, das den Projekterfolg fördert. Interne PMOs sind permanente Teams, die alle Prozesse in Ihrem Unternehmen sammeln, um Standards und Best Practices zu etablieren. Anschließend unterstützt ein internes PMO Ihr Team weiter, indem es Schulungen anbietet, Richtlinien aktualisiert und die bewährten Vorgehensweisen während des Unternehmenswachstums weiter standardisiert. 

Im Gegensatz dazu ist ein externes Projektmanagement-Büro eine Agentur oder ein Beratungsunternehmen, das Sie bei der Erstellung von Best Practices für Ihr Unternehmen unterstützt. Diese PMOs nehmen typischerweise Prozesse auf und schlagen dann optimierte Vorgehensweisen vor. Anders als ein internes PMO stehen externe PMOs nicht zur Verfügung, um diese Vorgehensweisen durchzusetzen oder Ihr Unternehmen weiter zu unterstützen. 

Für welche Art von PMO Sie sich entscheiden, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Ein internes PMO ist jedoch in der Regel besser in der Lage, Ihr Unternehmen auf lange Sicht zu unterstützen. Deshalb sprechen wir in diesem Artikel über die Rollen, Verantwortlichkeiten, Herausforderungen und Vorteile eines internen PMO. 

Wer arbeitet im PMO?

Ein internes Projektmanagement-Büro ist ein zentraler Dienst. In der Regel arbeiten diese Projektmanager als funktionsübergreifende Partner an der Standardisierung von Prozessen innerhalb der Abteilung oder des Unternehmens, die sie unterstützen. Neben den Projekt- und Prozessmanagern bestehen PMOs auch aus Mitgliedern des Geschäftsstrategie-Teams, die Prozesse nicht nur standardisieren, sondern auch helfen, diese zu optimieren und zu verbessern. 

Die drei unterschiedlichen Arten von PMOs

Es gibt drei Arten von internen PMOs. Für welche Art von PMO Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen steht, wie unorganisiert die Projekte sind und welche spezifischen Anforderungen Sie haben. 

  1. Ein unterstützendes PMO konzentriert sich auf die Bereitstellung von Schulungen, Informationen und Unterstützung – ohne dabei zu viele Vorgaben zu machen. Unterstützende PMOs bieten oft Empfehlungen und schlagen eine Struktur für Projekte vor, überlassen es aber jedem Projektleiter, ob er diese Vorschläge annimmt.

  2. Ein steuerndes PMO bringt den größten Nutzen, wenn Sie Prozesse in den Griff bekommen und sicherstellen müssen, dass jedes Team im gleichen Takt marschiert. Anders als ein unterstützendes PMO wird ein steuerndes PMO Richtlinien standardisieren und von den Projektmanagern erwarten, dass sie diese Richtlinien effektiv befolgen. Steuernde PMOs können Projekte auch überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Vorgaben entsprechen.

  3. Ein weisendes PMO übernimmt Teile des Projektmanagements und koordiniert die meisten Aspekte der Projektplanung wie Ressourcenzuweisung, Projektrisikomanagement und Festlegung des Projektumfangs. Da das PMO in diesem Fall faktisch die meisten großen Vorhaben steuert, haben solche Projektmanagement-Büros in der Regel die meisten Mitarbeiter.

Die Vorteile eines Project Management Office

Der größte Vorteil eines PMO ist die Möglichkeit, Systeme und Prozesse zu standardisieren. Wenn das gesamte Team koordiniert zusammenarbeitet, sinken die Hürden für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – und Sie werden effektiver.

Dies ist gleichzeitig eine der größten Herausforderungen, die ein PMO zu bewältigen hat, und einer der Hauptgründe, warum PMOs überhaupt sinnvoll sind. Mit der Zeit entwickeln Teams und Abteilungen natürlich ihre eigenen Prozesse. Um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, implementiert jedes Team seine eigenen Standards, Technologien und Projektmanagement-Tools. Da sie aber nur Prozesse und Tools einsetzen, die den Anforderungen des jeweiligen Teams entsprechen, können so schnell Informationsbarrieren und Wissenslücken entstehen. 

Wenn nichts dagegen unternommen wird, führen diese Informationsbarrieren zu betrieblicher Ineffizienz und erschweren die funktionsübergreifende Koordination. 

Die erste Aufgabe eines PMO ist es, die individuellen Prozesse jedes Teams zu verstehen, diese Informationen zusammenzufassen und einen standardisierten Prozess für die Abteilung oder das Unternehmen zu etablieren, das es unterstützt. Diese Ebene des Change Management kann schwierig sein. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel über die sechs Schritte zum Aufbau eines erfolgreichen Change-Management-Prozesses

Ein PMO hilft Teams nicht nur, beste Arbeit zu leisten. Es kümmert sich auch noch um Folgendes:

  • Es sorgt dafür, dass Projekte der Unternehmensstrategie entsprechen, und verknüpft tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen

  • Es ermöglicht funktionsübergreifende Zusammenarbeit durch eine Standardisierung von Systemen

  • Es etabliert unternehmensweite Projektmanagement-Standards

  • Es ermöglicht Transparenz und teilt Kontext über Teamgrenzen hinweg

  • Es entwickelt, teilt und überwacht Best Practices für Projektmanagement im ganzen Unternehmen

  • Es schult neue Projektmanager oder bringt neue Projektmanagementkompetenzen bei

  • Es integriert und demokratisiert Daten im gesamten Unternehmen

  • Es verbessert die betriebliche Effizienz

  • Es verbessert die Ausnutzung der Ressourcen

  • Es reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für Projekte

Rollen und Verantwortlichkeiten eines PMO

Ein PMO hilft Ihnen, Projektmanagement-Prozesse unternehmensweit zu standardisieren. Dafür stellt es Best Practices und Richtlinien für Ihr Team bereit. Dazu gehören: 

Best Practices für das Projektmanagement

Die erste Aufgabe eines PMO ist die Standardisierung der Art und Weise, wie Projekt- und Programmmanager die Interessen von funktionsübergreifenden Beteiligten abstimmen und Projekte vorantreiben. Das PMO bietet Anleitungen, Methoden und Systeme für die Durchführung von Projekten in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören:

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Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind die wichtigsten Vorteile eines guten Projektmanagements und der richtigen Tools. ”
 Joël St-Pierre, Head of PMO, Global Customer Events, Autodesk

Projektsteuerung

Projektsteuerung ist das Grundgerüst von Entscheidungen, die während des Projektlebenszyklus getroffen werden. Dazu gehören Details innerhalb des Projekts selbst – beispielsweise wo Informationen gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wie das Team zusammenarbeiten wird – sowie Best Practices wie die fünf Phasen des Projektmanagements oder andere Projektmanagement-Methoden. Die Projektsteuerung standardisiert auch in groben Zügen, wie Projekte vom Gesamtunternehmen unterstützt werden. In diesem Fall legt ein PMO Regeln für die Projektsteuerung fest, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in Projekte investiert, die zu den lang- und kurzfristigen Unternehmenszielen beitragen. 

Datenbasierte Berichterstattung

Neben der Festlegung von Best Practices für Projekte stellt ein PMO auch Analysen für Führungsteams zur Verfügung. Es gehört zu den Aufgaben des PMO, Schlüsselfragen zu formulieren, Analyseansätze festzulegen und abzustimmen sowie Daten zusammenzufassen, um bei Bedarf Aktionspläne entwickeln zu können. Das PMO kann Berichte erstellen, um die Projektleistung effektiv zu bewerten. Diese Berichte versetzen Projektteams in die Lage, datenbasierte Projektentscheidungen zu treffen und Geschäftsrisiken zu reduzieren.

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Wir hatten ein halbes Dutzend verschiedene Workflows, die wir getrennt voneinander erfasst haben. Es war eine tolle Erfahrung, sie in Asana zu vereinen und zu sehen, wie sie miteinander verwoben sind und Abhängigkeiten zu erkennen, die in einer Tabelle nicht ersichtlich waren.”
 Mike Singer, Content Operations Director, Discovery Digital Studios

Strategische Planung

Ein strategischer Plan ist ein drei- bis fünfjähriger Fahrplan, der zeigt, wohin Ihr Unternehmen gelangen will und wie es dieses Ziel erreichen soll. Ein Projektmanagement-Büro ist oft die Stelle, die für die Erstellung und Überwachung des strategischen Plans verantwortlich ist. Einige der Aufgaben dafür sind:

Anschließend stellt das PMO sicher, dass der strategische Plan auch auf die Projektebene übertragen wird. Benötigt werden unter anderem:

Lesenswert: Ihr Leitfaden für RACI-Diagramme, mit Beispielen

Informationsaustausch

Wenn Teams Informationen, Ordner und Werkzeuge für ihren eigenen Gebrauch erstellen, denken sie nicht darüber nach, wie andere Teams auf diese Informationen zugreifen werden. Aber dieses Modell der Informationsisolierung führt zu mehr manueller und doppelter Arbeit. Tatsächlich verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit – also mit der Suche nach Unterlagen, dem Nachverfolgen des Arbeitsstatus und der Kommunikation über die Arbeit. 

Es ist Teil der Aufgabe eines PMO, solche Informationssilos zu reduzieren. Um dies zu erreichen, wird ein PMO: 

  • Eine zentrale Informationsquelle für wichtige Informationen einrichten

  • Bewährte Methoden für die Zusammenarbeit im Team festlegen

  • Sicherheitsmaßnahmen für die Speicherung und den Austausch von Informationen standardisieren

  • Die Verantwortung für regelmäßige Informationsaktualisierungen zuweisen und überwachen

  • Sicherstellen, dass alle wissen, wer was bis wann macht, um doppelte Arbeit zu reduzieren

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Wenn Arbeit dezentralisiert ist und Abhängigkeiten unklar sind, scheint alles höchste Priorität zu haben. Das führt zu Stress und Anspannung.”
 Joe Moran, Director of Content Operations, The Michael J. Fox Foundation

Einführung und Betreuung von Tools

Es ist ein wichtiger Teil der Standardisierung von Prozessen, sicherzustellen, dass jeder die gleichen Tools verwendet (und auch weiß, wie sie zu verwenden sind). Wenn noch nicht alle Teams die gleiche Work-Management-Software nutzen, steuert ein PMO den Change-Management-Prozess und die Einführung eines neuen Tools, überwacht dessen Einsatz, führt Schulungen durch und automatisiert Prozesse, wo dies möglich ist. 

Der ultimative Guide zur Auswahl des richtigen Work-Management-Tools

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung und Terminierung der Ressourcen Ihres Teams, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. In diesem Fall kann alles eine Ressource sein, von Ausrüstung und finanziellen Mitteln bis hin zu technischen Tools und der Kapazität von Mitarbeitern. 

Das PMO-Ressourcenmanagement hängt davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist. In kleinen Unternehmen kann das PMO das Team sein, das die Ressourcen direkt den verschiedenen Projekten zuweist. In größeren Unternehmen kann ein PMO ein System für Ressourcenplanung sowie Kontrollprozesse für Änderungen einführen, um Scope Creep zu verhindern. Auf Unternehmensebene umfasst dies auch die Kapazitätsplanung und Ressourcenprognose. 

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Kein zentrales Tool zu haben, schafft Unordnung. Wir wussten nicht, woran genau jeder arbeitete, es sei denn, wir fragten nach. Doch auch dann bekommt man nur eine Antwort für den jeweiligen Augenblick. Da sich die Dinge aber rasant entwickeln und ständig ändern, brauchten wir einen Ort, an dem alles gemeinsam erfasst wird, damit wir den aktuellen Status und anstehende Aufgaben einsehen können.”
 Paula Ximena Mejia, Head of Marketing Ops and Partnerships, Wix

Standardisierte Sprache

Für effektive Teams ist es von entscheidender Bedeutung, gut zu kommunizieren und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. Es gehört zur Aufgabe eines PMO, bestehende Prozesse über verschiedene Teams hinweg zu prüfen und sie zu standardisieren, um eine mühelose funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Bei Bedarf gehört dazu auch die Abstimmung einer standardisierten Unternehmenssprache, um gemeinsame Werte zu schaffen und eine gesunde Organisationskultur zu unterstützen.

Fortlaufende Schulungen

Nachdem das PMO seine Arbeit aufgenommen hat, besteht seine letzte Aufgabe darin, fortlaufende Schulungen durchzuführen, um neue Projektmanager zu schulen und neue Vorhaben zu unterstützen. Ein PMO könnte zum Beispiel Schulungen zur Festlegung von team- oder unternehmensweiten Key Performance Indicators (KPIs) veranstalten oder Webinare zur Konfliktlösung innerhalb eines Projekts anbieten. 

Lesenswert: Eine Konfliktlösungsstrategie, die Sie unbedingt nutzen sollten

Brauchen Sie ein PMO?

Die Einrichtung eines PMO ist wie die Einrichtung eines völlig neuen Teams – eines Teams, das auf das gesamte Unternehmen Einfluss nimmt. Obwohl diese Büros unglaublich wertvoll sind, kostet es viel Zeit, sie aufzubauen. 

Sie könnten von einem PMO profitieren, wenn die meisten oder alle der folgenden Punkte zutreffen:

  • Arbeitsinformationen sind isoliert und Teams haben Probleme, zusammenzuarbeiten

  • Prozesse fühlen sich unorganisiert an

  • Informationen gehen oft verloren

  • Ihr Unternehmen ist vor Kurzem schnell gewachsen

  • Sie planen organisatorische Veränderungen und wollen sie durch Change Management steuern

Wenn Sie nur ein oder zwei dieser Probleme lösen müssen, versuchen Sie es mit einer anderen Strategie: 

Ihr PMO-Team aufsetzen

PMO-Teams helfen allen, die gleiche Richtung einzuschlagen, damit sämtliche Teams wissen, was zu tun ist, warum es wichtig ist und wie es erledigt werden kann. Wenn Sie denken, dass ein PMO das Richtige für Sie ist, fangen Sie mit einer Untersuchung dessen an, was die Teams derzeit tun. Der erste Schritt zur Einrichtung eines PMOs besteht darin, zu verstehen, wo Sie aktuell stehen. Sobald Sie all diese Informationen zusammengetragen haben, können Sie Best Practices definieren und funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern.

Work Management ist ein guter Ausgangspunkt. Beim Aufbau Ihres PMO-Teams werden Sie viel in Bewegung setzen, beispielsweise bei der Ressourcenverwaltung, der Verknüpfung von Arbeit und Zielen, den Projektstatusberichten und der Transparenz, um nur einige Punkte zu nennen. Work Management kann Sie dabei unterstützen. 

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