PMO: Definition, Aufgaben und Vorteile!

Jedes Unternehmen erreicht eine Wachstumsphase, in der Teams anfangen, Dinge unterschiedlich zu machen. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Marketing-Team entwickelt eine einzigartige Vorlage für Kreativ-Briefings, um die Arbeit im gesamten Team anzustoßen und zu koordinieren. Gleichzeitig beschließt Ihr Produktteam, einen robusten Prozess für eingehende Anfragen zu entwickeln. Diese Prozesse helfen dem Marketing- und dem Produktteam, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen – aber was passiert, wenn die beiden Teams zusammenarbeiten müssen? Wie entscheiden Sie, welche Vorlage sie verwenden oder welchen Prozess sie befolgen sollen? 

An dieser Stelle kommt ein Project Management Office (auch PMO genannt) ins Spiel. PMOs steigern die Effizienz und Effektivität, indem sie Prozesse standardisieren und Best Practices im gesamten Unternehmen definieren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Project Management Office tut und helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Ihr Team von einem PMO profitieren kann.

Was ist ein PMO (Project Management Office)?

Ein Project Management Office (PMO) legt die Best Practices Ihres Unternehmens im Bereich Projektmanagement fest und bestimmt auch, wie Ihr Unternehmen Kernprozesse und strategische Vorhaben ausführt. Dies kann ein internes Team oder ein externes Unterstützungssystem sein und wird manchmal auch als Programmmanagementbüro bezeichnet.

Um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen und das Chaos in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, definiert, standardisiert, etabliert und betreibt ein PMO geschäftskritische Planungs- und Betriebsprozesse über das gesamte Unternehmen hinweg oder innerhalb einer bestimmten Abteilung. Dazu gehört in der Regel auch die Festlegung, wie Produkte und Dienstleistungen auf Abteilungs- oder Unternehmensebene entwickelt und bereitgestellt werden.

PMOs sind zentrale Unternehmensdienste, die eine wichtige Aufgabe in der Organisation von Projekten übernehmen. Das bedeutet, dass sie in den meisten Fällen zentrale Support-Teams sind, die die Arbeit vieler anderer Teams und Abteilungen unterstützen. In einem kleinen Unternehmen könnten Sie beispielsweise ein einziges PMO-Team haben, das die Best Practices im Projektmanagement über alle Abteilungen hinweg standardisiert. In größeren Unternehmen mit vielen verschiedenen Systemen und weniger funktionsübergreifender Zusammenarbeit können PMOs auch in die Abteilungen eingebettet sein, die sie unterstützen.

Der Unterschied zwischen internen und externen PMOs

Ein internes PMO ist ein Unternehmensteam, das den Projekterfolg fördert. Dies sind permanente Teams, die alle Prozesse in Ihrem Unternehmen sammeln, um Standards und Best Practices zu etablieren. Anschließend unterstützt ein internes Project Management Office Ihr Team weiter, indem es Schulungen anbietet, Richtlinien aktualisiert und die bewährten Vorgehensweisen während des Unternehmenswachstums weiter standardisiert. 

Im Gegensatz dazu ist ein externes Projektmanagement-Büro eine Agentur oder ein Beratungsunternehmen, das Sie bei der Erstellung von Best Practices für Ihr Unternehmen unterstützt. Diese PMOs nehmen typischerweise Prozesse auf und schlagen dann optimierte Vorgehensweisen vor. Anders als ein internes PMO stehen externe PMOs nicht zur Verfügung, um diese Vorgehensweisen durchzusetzen oder Ihr Unternehmen weiter zu unterstützen. 

Für welche Art Sie sich entscheiden, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Ein internes Project Management Office ist jedoch in der Regel besser in der Lage, Ihr Unternehmen auf lange Sicht zu unterstützen. Deshalb sprechen wir in diesem Artikel über die Rollen, Verantwortlichkeiten, Herausforderungen und Vorteile eines internen PMO. 

Der Unterschied zwischen PMO, Project Office, Program Office und Projektassistenz

Im Bereich des Projektmanagements gibt es verschiedene Rollen, die besetzt werden müssen. Wir erklären Ihnen kurz und knapp die wichtigsten Unterschiede:

• PMO: Das PMO ist für das gesamte Multiprojektmanagement oder einen Bereich im Unternehmen verantwortlich. Diese Rolle ist langfristig ausgelegt.

• Project Office (PO): Das Project Office hingegen ist nur für die Durchführung von einem großen Projekt verantwortlich. Die Rolle ist zeitlich befristet auf die Länge des Projekts.

• Program Office (PrgO): Das Program Office ist für die Optimierung von mehreren Projekten verantwortlich, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Die Dauer ist ebenfalls befristet.

• Projektassistenz: Die Rolle der Projektassistenz ist verantwortlich für die administrative oder operative Unterstützung im Projekt- oder Programmmanagement.

Wer arbeitet im PMO?

Ein internes Projektmanagement Office ist ein zentraler Dienst. In der Regel arbeiten diese Projektmanager als funktionsübergreifende Partner an der Standardisierung von Prozessen innerhalb der Abteilung oder des Unternehmens, die sie unterstützen. Neben den Projekt- und Prozessmanagern bestehen PMOs auch aus Mitgliedern des Geschäftsstrategie-Teams, die Prozesse nicht nur standardisieren, sondern auch helfen, diese zu optimieren und zu verbessern. 

Die drei unterschiedlichen Arten von PMOs

Es gibt drei Arten von internen PMOs. Für welche Art Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen steht, wie unorganisiert die Projekte sind und welche spezifischen Anforderungen Sie haben. 

• Ein unterstützendes PMO konzentriert sich auf die Bereitstellung von Schulungen, Informationen und Unterstützung – ohne dabei zu viele Vorgaben zu machen. Unterstützende PMOs bieten oft Empfehlungen und schlagen eine Struktur für Projekte vor, überlassen es aber jedem Projektleiter, ob er diese Vorschläge annimmt.

• Ein steuerndes PMO bringt den größten Nutzen, wenn Sie Prozesse in den Griff bekommen und sicherstellen müssen, dass jedes Team im gleichen Takt marschiert. Anders als ein unterstützendes PMO wird ein steuerndes PMO Richtlinien standardisieren und von den Projektmanagern erwarten, dass sie diese Richtlinien effektiv befolgen. Steuernde PMOs können Projekte auch überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Vorgaben entsprechen.

• Ein weisendes PMO übernimmt Teile des Projektmanagements und koordiniert die meisten Aspekte der Projektplanung wie Ressourcenzuweisung, Projektrisikomanagement und Festlegung des Projektumfangs. Da das PMO in diesem Fall faktisch die meisten großen Vorhaben steuert, haben solche Projektmanagement-Büros in der Regel die meisten Mitarbeiter.

Die Vorteile eines Project Management Office

Der größte Vorteil eines PMO ist die Möglichkeit, Systeme und Prozesse zu standardisieren. Wenn das gesamte Team koordiniert zusammenarbeitet, sinken die Hürden für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit – und Sie werden effektiver.

Dies ist gleichzeitig eine der größten Herausforderungen, die zu bewältigen ist, und einer der Hauptgründe, warum PMOs überhaupt sinnvoll sind. Mit der Zeit entwickeln Teams und Abteilungen natürlich ihre eigenen Prozesse. Um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, implementiert jedes Team seine eigenen Standards, Technologien und Projektmanagement-Tools. Da sie aber nur Prozesse und Tools einsetzen, die den Anforderungen des jeweiligen Teams entsprechen, können so schnell Informationsbarrieren und Wissenslücken entstehen. 

Wenn nichts dagegen unternommen wird, führen diese Informationsbarrieren zu betrieblicher Ineffizienz und erschweren die funktionsübergreifende Koordination. 

Die erste Aufgabe ist es, die individuellen Prozesse jedes Teams zu verstehen, diese Informationen zusammenzufassen und einen standardisierten Prozess für die Abteilung oder das Unternehmen zu etablieren, das es unterstützt. Diese Ebene des Change Management kann schwierig sein. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel über die sechs Schritte zum Aufbau eines erfolgreichen Change-Management-Prozesses. 

Ein PMO hilft Teams nicht nur, beste Arbeit zu leisten. Es kümmert sich auch noch um Folgendes:

• Es sorgt dafür, dass Projekte der Unternehmensstrategie entsprechen, und verknüpft tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen

• Es ermöglicht funktionsübergreifende Zusammenarbeit durch eine Standardisierung von Systemen

• Er erhöht den Reifegrad des Projektmanagements im Unternehmen

• Es etabliert unternehmensweite Projektmanagement-Standards

• Es ermöglicht Transparenz und teilt Kontext über Teamgrenzen hinweg

• Es entwickelt, teilt und überwacht Best Practices für Projektmanagement im ganzen Unternehmen

• Es schult neue Projektmanager oder bringt neue Projektmanagementkompetenzen bei

• Es integriert und demokratisiert Daten im gesamten Unternehmen

• Es verbessert die betriebliche Effizienz

• Es verbessert die Ausnutzung der Ressourcen

• Es reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für Projekte

Die Aufgaben des PMO

Ein PMO hilft Ihnen, Projektmanagement-Prozesse unternehmensweit zu standardisieren. Dafür stellt es Best Practices und Richtlinien für Ihr Team bereit. Dazu gehören: 

Best Practices für das Projektmanagement

Die erste Aufgabe eines PMO ist die Standardisierung der Art und Weise, wie Projekt- und Programmmanager die Interessen von funktionsübergreifenden Beteiligten abstimmen und Projekte vorantreiben. Das PMO bietet Anleitungen, Methoden und Systeme für die Durchführung von Projekten in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören:

• Bewährte Projekt-Kick-off-Meetings

• Eine klare Verantwortungsverteilung zwischen Projektleitern, Budgetverantwortlichen und anderen Beteiligten

• Planung des Projektportfolios

• Vorlagen für Projekte sowie Projekt-Briefings

• Anleitungen für das Setzen von Projektmeilensteinen und die Kommunikation des Projektstatus

• Standardisierte Prozesse für Projektstatusberichte

• Klare Erwartungen an die Projektplanung, Quartals-Meetings und Post-mortem-Projektanalysen

Verantwortungsbewusstsein, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind die wichtigsten Vorteile eines guten Projektmanagements und der richtigen Tools. ”

Projektsteuerung

Projektsteuerung ist das Grundgerüst von Entscheidungen, die während des Projektlebenszyklus getroffen werden. Dazu gehören Details innerhalb der laufenden Projekte selbst – beispielsweise wo Informationen gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wie das Team zusammenarbeiten wird – sowie Best Practices wie die fünf Phasen des Projektmanagements oder andere Projektmanagement-Methoden. Die Projektsteuerung standardisiert auch in groben Zügen, wie Projekte vom Gesamtunternehmen unterstützt werden. In diesem Fall legt ein PMO Regeln für die Projektsteuerung fest, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in Projekte investiert, die zu den lang- und kurzfristigen Unternehmenszielen beitragen. 

Datenbasierte Berichterstattung

Neben der Festlegung von Best Practices für Projekte stellt ein PMO auch Analysen für Führungsteams zur Verfügung. Es gehört zu den Aufgaben des PMO, Schlüsselfragen zu formulieren, Analyseansätze festzulegen und abzustimmen sowie Daten für das Projektcontrolling zusammenzufassen, um bei Bedarf Aktionspläne entwickeln zu können. Das PMO kann Berichte erstellen, um die Projektleistung effektiv zu bewerten. Diese Berichte versetzen Projektteams in die Lage, datenbasierte Projektentscheidungen zu treffen und Geschäftsrisiken zu reduzieren.

Wir hatten ein halbes Dutzend verschiedene Workflows, die wir getrennt voneinander erfasst haben. Es war eine tolle Erfahrung, sie in Asana zu vereinen und zu sehen, wie sie miteinander verwoben sind und Abhängigkeiten zu erkennen, die in einer Tabelle nicht ersichtlich waren.”

Strategische Planung

Ein strategischer Plan ist ein drei- bis fünfjähriger Fahrplan, der zeigt, wohin Ihr Unternehmen gelangen will und wie es dieses Ziel erreichen soll. Ein Projektmanagement-Büro ist oft die Stelle, die für die Erstellung und Überwachung des strategischen Plans verantwortlich ist. Einige der Aufgaben dafür sind:

• Geschäftspartnern zu helfen, ihre Strategie zu entwickeln

• Die Verantwortung für Zielsetzungen zu standardisieren

• Jährliche OKRs zu definieren

• OKRs auf Quartalspläne aufzuteilen

• Ein System zur Nachverfolgung der Fortschritte zu implementieren

• Priorisierung der Ziele durchführen

• Die Kommunikation der Ziele festzulegen

Anschließend stellt das PMO sicher, dass der strategische Plan auch auf die Projektebene übertragen wird. Benötigt werden unter anderem:

• Die Definition, wie Projekte gepitcht werden sollten – einschließlich der Erstellung einer Standard-Projektcharta oder einer Business-Case-Vorlage.

• Die Standardisierung der Zuordnung von Projektbeteiligten – etwa durch die Förderung der unternehmensweiten Anwendung von RACI-Diagrammen.

Informationsaustausch

Wenn Teams Informationen, Ordner und Werkzeuge für ihren eigenen Gebrauch erstellen, denken sie nicht darüber nach, wie andere Teams auf diese Informationen zugreifen werden. Aber dieses Modell der Informationsisolierung führt zu mehr manueller und doppelter Arbeit. Tatsächlich verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit – also mit der Suche nach Unterlagen, dem Nachverfolgen des Arbeitsstatus und der Kommunikation über die Arbeit. 

Es ist Teil der Aufgabe eines PMO, solche Informationssilos zu reduzieren. Um dies zu erreichen, wird ein PMO: 

• Eine zentrale Informationsquelle für wichtige Informationen einrichten

• Bewährte Methoden für die Zusammenarbeit im Team festlegen

• Sicherheitsmaßnahmen für die Speicherung und den Austausch von Informationen standardisieren

• Die Verantwortung für regelmäßige Informationsaktualisierungen zuweisen und überwachen

• Sicherstellen, dass alle wissen, wer was bis wann macht, um doppelte Arbeit zu reduzieren

Wenn Arbeit dezentralisiert ist und Abhängigkeiten unklar sind, scheint alles höchste Priorität zu haben. Das führt zu Stress und Anspannung.”

Einführung und Betreuung von Tools

Es ist ein wichtiger Teil der Standardisierung von Prozessen, sicherzustellen, dass jeder die gleichen Tools verwendet (und auch weiß, wie sie zu verwenden sind). Wenn noch nicht alle Teams die gleiche Work-Management-Software nutzen, steuert ein PMO den Change-Management-Prozess und die Einführung eines neuen Tools, überwacht dessen Einsatz, führt Schulungen durch und automatisiert Prozesse, wo dies möglich ist. 

Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung und Terminierung der Ressourcen Ihres Teams, um einzelne Projekte erfolgreich abzuschließen. In diesem Fall kann alles eine Ressource sein, von Ausrüstung und finanziellen Mitteln bis hin zu technischen Tools und der Kapazität von Projektmitarbeitern. 

Das PMO-Ressourcenmanagement hängt davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist. In kleinen Unternehmen kann das PMO das Team sein, das die Ressourcen direkt den verschiedenen Projekten zuweist. In größeren Unternehmen kann ein PMO ein System für Ressourcenplanung sowie Kontrollprozesse für Änderungen einführen, um Scope Creep zu verhindern. Auf Unternehmensebene umfasst dies auch die Kapazitätsplanung und Ressourcenprognose. 

Kein zentrales Tool zu haben, schafft Unordnung. Wir wussten nicht, woran genau jeder arbeitete, es sei denn, wir fragten nach. Doch auch dann bekommt man nur eine Antwort für den jeweiligen Augenblick. Da sich die Dinge aber rasant entwickeln und ständig ändern, brauchten wir einen Ort, an dem alles gemeinsam erfasst wird, damit wir den aktuellen Status und anstehende Aufgaben einsehen können.”

Standardisierte Sprache

Für effektive Teams ist es von entscheidender Bedeutung, gut zu kommunizieren und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. Es gehört zur Aufgabe eines PMO, bestehende Prozesse über verschiedene Teams hinweg zu prüfen und sie zu standardisieren, um eine mühelose funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Bei Bedarf gehört dazu auch die Abstimmung einer standardisierten Unternehmenssprache, um gemeinsame Werte zu schaffen und eine gesunde Organisationskultur zu unterstützen.

Fortlaufende Schulungen

Nachdem das PMO seine Arbeit aufgenommen hat, besteht seine letzte Aufgabe darin, fortlaufende Schulungen durchzuführen, um neue Projektmanager zu schulen und neue Vorhaben zu unterstützen. Ein PMO könnte zum Beispiel Schulungen zur Festlegung von team- oder unternehmensweiten Key Performance Indicators (KPIs) veranstalten oder Webinare zur Konfliktlösung innerhalb eines Projekts anbieten. 

Brauchen Sie ein PMO?

Die Einrichtung eines PMO ist wie die Einrichtung eines völlig neuen Teams – eines Teams, das auf das gesamte Unternehmen Einfluss nimmt. Obwohl diese Büros unglaublich wertvoll sind, kostet es viel Zeit, sie aufzubauen. 

Sie könnten von einem PMO profitieren, wenn die meisten oder alle der folgenden Punkte zutreffen:

• Arbeitsinformationen sind isoliert und Teams haben Probleme, zusammenzuarbeiten

• Prozesse fühlen sich unorganisiert an

• Informationen und Know-How gehen oft verloren

• Ihr Unternehmen ist vor Kurzem schnell gewachsen und muss Agilität vorweisen können

• Sie planen organisatorische Veränderungen und wollen sie durch Change Management steuern

Wenn Sie nur ein oder zwei dieser Probleme lösen müssen, versuchen Sie es mit einer anderen Strategie: 

• Wenn Ihr Team einen Gesamtüberblick über den Stand der Arbeit aus der Vogelperspektive benötigt, um alle Ihre Vorhaben an einem Ort zu überwachen, versuchen Sie es mit Projektportfolio-Management.

• Wenn Sie Sicherheits- und Informationsmanagement auf Unternehmensebene einrichten müssen, versuchen Sie es mit unternehmensweitem Projektmanagement.

• Wenn Sie Ihrem Team die nötige Struktur geben wollen, um erfolgreich zu sein und sich gleichzeitig kontinuierlich zu verbessern, versuchen Sie es mit schlanken oder agilen Methoden.

• Wenn Ihr Team keinen Einblick in die unternehmensweiten Kennzahlen hat und nicht weiß, wie seine tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen zusammenhängt, sollten Sie eine Zielverfolgungssoftware ausprobieren.

So richten Sie das PMO richtig ein!

PMO-Teams helfen allen, die gleiche Richtung einzuschlagen, damit sämtliche Teams wissen, was zu tun ist, warum es wichtig ist und wie es erledigt werden kann. Wenn Sie denken, dass ein PMO das Richtige für Sie ist, fangen Sie mit einer Untersuchung dessen an, was die Teams derzeit tun. Der erste Schritt zur Einrichtung eines PMOs besteht darin, zu verstehen, wo Sie aktuell stehen. Sobald Sie all diese Informationen zusammengetragen haben, können Sie Best Practices definieren und funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördern.

Work Management ist ein guter Ausgangspunkt. Beim Aufbau Ihres PMO-Teams werden Sie viel in Bewegung setzen, beispielsweise bei der Ressourcenverwaltung, der Verknüpfung von Arbeit und Zielen, den Projektstatusberichten und der Transparenz, um nur einige Punkte zu nennen. Work Management kann Sie dabei unterstützen. 

Langfristig gesehen gibt es einige Dinge zu berücksichtigen, damit Ihr PMO auch von den Mitarbeitern und Führungskräften angenommen wird. Folgende Tipps können wir Ihnen hier noch mit auf den Weg geben:

• Kommunikation: Von Anfang an ist es wichtig, dass die Bedeutung und die Wichtigkeit eines PMO kommuniziert wird. Denn viele Leute sehen diesen Unternehmensbereich als unnötige Bürokratie. Dabei kann ein Project Management Office hilfreich sein, den Unternehmenserfolg zu sichern. Dessen sollten sich auch die Mitarbeiter bewusst werden.

• Kleine Erfolge: In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Probleme und Gründe, warum ein PMO notwendig wird. Damit dieser Bereich auch schnell akzeptiert wird, sollte daran gearbeitet werden, kleine Erfolge in einem relativ schnellen Zeitrahmen zu erzielen. Dies steigert die Begeisterung und reduziert die Ablehnung.

• Langsam skalieren: Zudem ist es auch wichtig, dass ein PMO zu Beginn nur für einzelne Abteilungen oder Standorte eingesetzt wird. So kann beobachtet werden, wie hilfreich der Einsatz eines Project Management Office wirklich ist und welche Auswirkungen dieser hat. Mit der Zeit kann dann die Größe des PMO erhöht werden.

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