Effektive Business Cases schreiben – Leitfaden für Anfänger

Fast jedes Produkt muss genehmigt werden. Das kann heißen, dass Sie ein OK von Ihrem Team brauchen, oder auch Unterstützung aus der Führungsebene. Vielleicht haben Sie schon mal einen Projektplan oder eine Projektcharta benutzt, um eine neue Initiative vorzustellen und grünes Licht zu erhalten. Aber wenn Ihr Vorschlag eine größere Investition erfordert, müssen Sie eventuell einen Business Case präsentieren.

Haben Sie noch nie einen Business Case geschrieben? Kein Problem, wir helfen Ihnen. Mit ein paar Ressourcen und guter Planung können Sie einen Business Case schreiben, der Ihnen hilft, die nötigen Mittel und Unterstützung für ein erfolgreiches Projekt zu erhalten.

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument, das erklärt, welche Vorteile Ihr Unternehmen aus einer vorgeschlagenen Investition oder Geschäftsinitiative ziehen kann. Diese Initiative kann sehr vielfältig sein – von einer Marketingkampagne für ein neues Produkt oder Feature über einen Vorschlag, die Ausgaben für eine bestehende Initiative zu erhöhen, bis hin zu einer wichtigen Investition in eine neue Agentur oder einen neuen Vertragspartner, um nur einige Beispiele zu nennen. Ein überzeugender Business Case wird die erwarteten Vorteile dieser größeren Investitionsentscheidung aufzeigen. Wichtige Akteure werden anhand Ihres Business Case entscheiden, ob diese Initiative weiterverfolgt wird oder nicht.

Sollten Sie bislang noch keinen Business Case geschrieben haben, werden Sie eine gewisse Ähnlichkeit zu Planungsunterlagen früherer Projekte feststellen. Hier sind die Unterschiede:

Business Case vs. Businessplan

Ein Business Case ist ein Vorschlag für eine neue Strategie oder größere Initiative. Er sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und die Vorteile, die sich aus der Umsetzung einer neuen Idee für das Unternehmen ergeben, darlegen.

Ein Businessplan dagegen ist für ein völlig neues Unternehmen gedacht. Normalerweise erstellen Sie einen Businessplan, um Ihre Strategie, Mission und Vision zu beschreiben – und auch, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen. Wenn Sie einen Businessplan für ein existierendes Unternehmen schreiben, dann nur, wenn Sie es komplett neu ausrichten wollen.

Business Case vs. Zusammenfassung

Eine Zusammenfassung dient zur schnellen Übersicht eines wichtigen Dokuments. Sie beschreibt die wichtigsten Aspekte und Details, die für alle Projektbeteiligten relevant sind, in Kürze. Deswegen kann als letzter Schritt beim Erstellen eines Business Case eine Zusammenfassung geschrieben werden – mit einem kompakten Überblick über die wichtigsten Details, die Projektbeteiligte kennen sollten.

Business Case vs. Projektcharta

Wenn Sie einen Elevator Pitch (eine Art Kurzpräsentation für Ihr Projekt) erstellen wollen, aber keinen vollständigen Business Case brauchen, ist vielleicht eine Projektcharta das Richtige. Wie ein Business Case beschreibt auch eine Projektcharta die wichtigsten Details einer Initiative. In diesem Fall sind es drei Hauptelemente – Projektziele, Projektumfang und wichtige Projektbeteiligte. Ihr Managementteam wird die Projektcharta dann nutzen, um die weitere Entwicklung zu genehmigen.

Brauche ich einen Business Case?

Nicht jedes Projekt braucht einen Business Case (oder auch eine Projektcharta). Sie sollten Business Cases für Initiativen oder Investitionen erstellen, die Unternehmensressourcen in größerem Umfang benötigen. Wenn Sie an einer kleineren Initiative arbeiten, ist vielleicht eine Projektcharta das richtige Format, um die relevanten Beteiligten zu überzeugen.

Und auch wenn Sie niemanden überzeugen müssen, sollten Sie in der Lage sein, grundlegende Fragen zu Ihrem vorgeschlagenen Projekt zu beantworten, etwa:

• Was ist das Ziel dieses Projekts?

• Warum arbeiten wir an diesem Projekt?

• Wie ist das Projekt mit den Unternehmenszielen verbunden?

• Anhand welcher Metriken bewerten wir den Erfolg des Projekts?

• Wer arbeitet am Projekt?

• Wann wird das Projekt abgeschlossen sein?

5 Schritte, um einen Business Case zu erstellen und zu pitchen

Ihr Business Case sollte nicht nur die wichtigsten Zahlen und Fakten beinhalten, sondern auch die Hintergründe beleuchten und zeigen, warum eine bestimmte Investition oder Initiative eine gute Idee für Ihr Unternehmen ist. Im Zweifel verzichten Sie auf Fachsprache und halten Sie sich kurz; das Wichtigste ist es, den Wert des Projekts zu kommunizieren. Wenn Sie zum ersten Mal einen Business Case erstellen, helfen wir Ihnen gerne. Befolgen Sie diese fünf Schritte, damit er gelingt.

1. Holen Sie Vorschläge ein

Sie sollten den Business Case nicht ganz allein zu schreiben. Holen Sie die Teammitglieder und Projektbeteiligten der entsprechenden Abteilungen mit ins Boot. So sollte zum Beispiel das IT-Team an jeder Entscheidung über Tools und Zeitplan beteiligt sein, und das Finanzteam sollte alle Budget- und Risikomanagement-Abschnitte überprüfen. Wenn Sie einen Business Case für eine neue Initiative, Produktlinie oder eine neue Klientel erstellen, denken Sie daran, Experten zu involvieren.

2. Fangen Sie bei der Erstellung Ihres Business Case von hinten an

Einige der ersten Abschnitte des Business Case (wie etwa die Zusammenfassung) sollten Sie als Letztes schreiben, wenn Sie bereits all die nötigen Ressourcen und Informationen gesammelt haben. In Ihrer Zusammenfassung präsentieren Sie die Ergebnisse und können anschließend eine Empfehlung machen, die auf vielen Faktoren basiert. Wenn Sie all diese Details (zum Beispiel das Projektziel, finanzielle Informationen und Projektrisiken) zu Beginn darlegen, enthält die Zusammenfassung garantiert alle wichtigen Informationen.

3. Bauen Sie den Business Case schrittweise auf

Ein Business Case stellt eine bedeutende Investition Ihres Unternehmens zur Diskussion. Aber genauso ist das Schreiben eines Business Case eine beträchtliche Investition Ihrer Zeit. Nicht jede Initiative passt zu Ihrem Unternehmen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Beteiligte über Ihre Arbeit am Laufenden halten. Sie wollen schließlich nicht vergebens Zeit für ein Dokument aufwenden, das von den Projektbeteiligten letztendlich abgelehnt wird.

Vielleicht sollten Sie Ihren guten Draht zum Projektsponsor oder einem Projektverantwortlichen nutzen, zunächst einen Teilentwurf Ihres Business Case präsentieren und deren Zustimmung einholen. Auch im weiteren Verlauf sollten Sie sich Feedback einholen, um sicherzustellen, dass einzelne Abschnitte nicht unter K.-o.-Kriterien von wichtigen Beteiligten fallen.

4. Entwickeln sie das Dokument weiter

Wenn Sie Abschnitte Ihres Business Case erstellen, lohnt es sich oft, bereits erstellte Abschnitte nochmal unter die Lupe zu nehmen und sie nach Bedarf anzupassen. Wenn Sie zum Beispiel mit Ihrem Finanzteam die Kosten-Nutzen-Analyse fertiggestellt haben, sollten Sie die finanziellen Risiken des Projekts aktualisieren.

Gehen Sie den Business Case nochmal mit den wichtigsten Beteiligten durch, bevor Sie ihn präsentieren; so können Sie Abschnitte finden, die Sie noch weiter verbessern können. Jetzt ist auch die Zeit gekommen, um die Zusammenfassung zu schreiben, mit der das Dokument beginnen wird. Je nach Umfang Ihres Business Case sollte die Zusammenfassung eine bis zwei Seiten lang sein.

5. Stellen Sie den Business Case vor

Der letzte Schritt ist die eigentliche Präsentation Ihres Business Case. Beginnen Sie mit einem kurzen Elevator Pitch, der Fragen nach dem Was, Warum und Wie Ihres Vorschlags beantwortet. Betrachten Sie Ihre Präsentation als eine Gelegenheit, die gegenwärtigen Unternehmensziele zu erläutern, wie Ihre Idee zu den Zielen des Unternehmens beiträgt und wie Ihr Unternehmen von Ihrem Vorschlag profitieren kann. Vergessen Sie nicht, mögliche Risiken oder Bedenken Ihrer Zuhörer anzusprechen.

Gehen Sie Ihren Business Case nicht Seite für Seite durch. Teilen Sie das Dokument stattdessen vor der Präsentation mit den Beteiligten, sodass sie es im Voraus lesen können. Teilen Sie es dann nochmal nach der Präsentation, sodass sie tiefer ins Detail gehen können.

Checkliste für Ihre Geschäftspläne

Fangen Sie mit dem „Warum“ an

Der erste Abschnitt des Business Case ist Ihre Chance, mit einem überzeugenden Plädoyer für das neue Projekt zu beginnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Argumente den Interessen und Bedürfnissen Ihrer Zuhörer entsprechen. Auch wenn es der erste Abschnitt in Ihrem Business Case ist: Schreiben Sie ihn zuletzt. Außer den klassischen Elementen einer Zusammenfassung sollten Sie auch folgende Fragen beantworten:

• Welches Unternehmensproblem löst Ihr Projekt? Das ist Ihre Chance, zu erklären, warum Ihr Projekt wichtig ist und warum Beteiligte aus der Führungsebene diese Möglichkeit ergreifen sollten.

• Was ist das Geschäftsziel? Was passiert am Ende eines erfolgreichen Projekts? Wie werden Sie den Erfolg messen, und was würde dieser Erfolg für das Unternehmen bedeuten?

• Wie passt dieser Business Case zum Business-Strategie-Plan des Unternehmens? Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektvorschlag an den wichtigsten Unternehmenszielen ausgerichtet ist. Die vorgeschlagene Initiative sollte das Vision Statement Ihres Unternehmens unterstützen.

Erläutern Sie die Finanzkennzahlen sowie die Investitionsrendite

In diesem Teil des Business Case sollten Sie die finanziellen Grundlagen des Projekts anführen. Erstellen Sie diesen Abschnitt nicht allein, sondern zusammen mit dem Finanzteam Ihres Unternehmens. Insbesondere sollte der Abschnitt folgende Fragen beantworten:

• Wie viel wird dieses Projekt kosten? Auch wenn die Initiative für Ihr Unternehmen komplettes Neuland ist, sollten Sie die möglichen Projektkosten recherchieren und zumindest schätzen.

• Wie viel kostet jede einzelne Komponente des Projekts? Erstellen Sie eine Schätzung der Gesamtkosten des Projekts und spezifizieren Sie die Kosten für bestimmte Bestandteile des Projekts. Sie könnten zum Beispiel Projektkosten für neue Tools und Ressourcen, Ausgaben für die Wettbewerbsanalyse, Agenturkosten usw. haben.

• Was ist die erwartete Investitionsrendite (ROI)? Sie haben die Kosten angesprochen – sprechen Sie jetzt darüber, wie Ihr Unternehmen von dieser Initiative profitieren wird. Sie sollten auch darlegen, wie Sie die Rendite berechnet haben.

• Wie wird dieses Projekt den Cashflow beeinflussen? Cashflow ist das Geld, das von Ihrem Unternehmen eingenommen und ausgegeben wird. Große Investitionen kosten viel Geld und haben damit einen negativen Effekt auf den Cashflow – aber eine hohe Investitionsrendite hätte einen positiven Effekt auf den Cashflow.

• Wie sieht die Sensitivitätsanalyse aus? Eine Sensitivitätsanalyse ist die Zusammenfassung der Unsicherheit in Ihren Zahlen. Es gibt immer viele Variablen, die Ihren Business Case beeinflussen. Erklären Sie, was diese Variablen sind, und welche Auswirkungen mögliche Änderungen auf Ihre Prognosen hätten.

Sprechen Sie Projektdetails an

Ihr Business Case schlägt eine neue Initiative vor. Zusätzlich zu den finanziellen Risiken sollten Sie auch über die Projektdetails sprechen. Zum Beispiel sollte Ihr Business Case Folgendes beinhalten:

• Ihre Projektziele und erwartete Schlüsselergebnisse. Was geschieht am Ende des Projekts? Was wollen Sie beim Abschluss erstellt oder abgeliefert haben?

• Ihr Projektplan. Ein Projektplan ist ein Wegweiser mit allen wichtigen Schritten, die Ihr Team erledigen muss, um Ihre Projektziele erfolgreich zu erreichen.

• Den Projektumfang. Was sind die Limitationen Ihres Projekts? Auf welche Ziele, Ergebnisse und Fristen werden Sie hinarbeiten?

• Eine Liste relevanter Beteiligter. Wer sind die wichtigen Projektbeteiligten und Entscheidungsträger für diese Arbeit? Das können Mitglieder des Projektteams sein, die an der Initiative arbeiten sollen, aber auch Beteiligte aus der Führungsebene, die das Projekt unterstützen, oder externe Beteiligte.

• Einen allgemeinen Projektstrategieplan in einer Gantt-Ansicht. In diesem Projektstadium brauchen Sie keine detaillierte Zeitleiste für Ihr Projekt, aber Sie sollten eine geschätzte Zeitplanung darüber vorstellen, wann jede Projektphase in Abhängigkeit zu den anderen stattfinden soll. Erstellen Sie dafür einen Projektstrategieplan in einem Programm, das Gantt-Diagramme oder ähnliche Ansichten unterstützt. Stellen Sie sicher, dass Sie im Projektstrategieplan auch Projektmeilensteine integrieren.

• Jegliche wichtige Projektabhängigkeiten. Gibt es etwas, was dieses Projekt gefährden könnte? Hängt diese Arbeit von anderer Arbeit ab, die zurzeit noch nicht erledigt ist?

Gehen Sie auf Projektrisiken ein

Nachdem Sie die finanziellen Aspekte und wichtigen Projektdetails erläutert haben, sollten Sie auch mögliche Projektrisiken ansprechen. Erstellen Sie einen Risikomanagement-Plan für Ihren Business Case, falls Sie das noch nicht getan haben. Beim Projektrisikomanagement geht es nicht darum, Risiken zu eliminieren; vielmehr identifizieren Sie mögliche Projektrisiken, analysieren sie, und beschäftigen sich schon vorab mit ihnen. Wenn Sie jedes Projektrisiko und dessen möglichen Effekte klar definieren, hilft das Ihnen und Ihrem Projektteam, diese Risiken einzukalkulieren und zu vermeiden.

In den Risiko-Abschnitt Ihres Business Case sollten Sie folgende Informationen aufnehmen:

• Eine Risikoanalyse für sämtliche potenzielle Projektrisiken. Wo besteht ein Risiko? Wie wahrscheinlich wird dieses Risiko eintreten? Wie hoch ist das Risiko?

• Annahmen, die Sie möglicherweise getroffen haben. Im Projektrisikomanagement sind Annahmen Ihre Gedanken zu einem Projekt, die zutreffen könnten, aber nicht zwangsläufig eintreten. Auf reine Annahmen basierte Projektentscheidungen führen zu potenziellen Risiken. Stellen Sie den Wahrheitsgehalt Ihrer Annahmen sicher, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

• Jegliche vergleichbaren Alternativen auf dem Markt. Wenn Sie einen Business Case für ein neues Produkt oder eine neue Initiative schreiben, evaluieren Sie alles, was es bereits auf dem Markt gibt. Könnte die Alternative Ihre finanzielle Einschätzung oder den Projekterfolg beeinflussen?

Machen Sie Ihren Business Case zu einem Aktionsplan

Im letzten Abschnitt Ihres Business Case sollten Sie beschreiben, wie Sie aus ihrem Plan ein umsetzbares Projekt machen wollen. Dieser Abschnitt sollte zum Beispiel die folgenden Fragen beantworten:

• Wie werden Entscheidungen getroffen? Wer ist für das Projekt verantwortlich? Wer ist der Projektsponsor? Vielleicht kann ein RACI-Diagramm helfen, die Verantwortlichkeiten im Projekt zu identifizieren.

• Wie wird Fortschritt gemessen und über ihn berichtet? Nicht jeder Projektbeteiligte muss über jede Änderung informiert werden. Beschreiben Sie die wichtigsten Aspekte Ihres Kommunikationsplans, und wie Sie die Statusaktualisierungen des Projekts kommunizieren werden.

• Wie ist das weitere Vorgehen? Welche nächsten Schritte werden Sie unternehmen, um diesen Business Case umzusetzen, wenn das Management ihn genehmigt?

Wie Sie Ihren Business Case effektiv umsetzen

Sie haben einen wohldurchdachten Business Case entworfen, der akzeptiert wurde. Herzlichen Glückwunsch! Der nächste Schritt ist die Umsetzung. Große Veränderungen sind eine echte Herausforderung und die Realisierung Ihres Business Cases ist diesbezüglich keine Ausnahme.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Projektmanagement-Tool haben, um Ihre neue Initiative verwalten und organisieren zu können. Mit einer zentralen Informationsquelle können Sie nachverfolgen, wer was bis wann erledigt, Statusaktualisierungen teilen, und Projektbeteiligte auf dem Laufenden halten. So wird aus einem tollen Business Case ein erfolgreiches Projekt.