6 Schritte zum erfolgreichen Change-Management-Prozess!

Julia Martins – FotoJulia Martins12. April 20228 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Change Management beschreibt einen schrittweisen Prozess zur Bewältigung größerer Umstellungen, etwa wenn Sie unternehmensweit ein neues Tool einführen oder eine neue Führungskraft an Bord holen. Mit einem soliden Change-Management-Prozess helfen Sie als Change Manager Ihrem Team, sich darauf einzustellen und die Umstellung souverän in Angriff zu nehmen. In diesem Artikel beschreiben wir verschiedene Change-Management-Modelle und wann diese jeweils eingesetzt werden sollten.

Update: Im neuen Update sind wir näher auf die emotionalen Reaktionen der Mitarbeiter während dem Change-Management-Prozess eingegangen. Zudem erfahren Sie mehr über mögliche Risiken.

Veränderung ist für den Erfolg Ihres Unternehmens unabdingbar. Während Ihr Geschäft wächst, werden Sie unweigerlich neue Tools implementieren, neue Umstrukturierungen ausprobieren oder neue Märkte erschließen müssen – und vieles mehr. Änderungen, die weniger Umfangreich sind oder wenige Mitarbeiter betreffen, sind recht einfach zu realisieren; aber was machen Sie, wenn Sie große organisatorische Veränderungen implementieren müssen?

Wenn Sie versuchen, organisatorische Veränderungen ohne die richtige Vorbereitung durchzuführen, kann es zu Chaos, Verwirrung und verringertem Arbeitstempo kommen. Stattdessen sollten Sie die Veränderungen richtig planen und vorsichtig implementieren sowie noch vor dem Start Unterstützung leisten, damit der Übergang so nahtlos wie möglich vonstatten geht.

Einfach gesagt: Sie brauchen einen Change-Management-Prozess

Wenn Sie jemals Mühe hatten, organisatorische Veränderungen zu implementieren, oder wenn bei Ihnen solche Veränderungen anstehen und Sie sich fragen, wie Ihr Unternehmen am besten verfährt, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Hier erfahren Sie alles Wichtige über den idealen Change-Management Prozess.

Was ist Change Management?

Change Management, oder auch Veränderungsmanagement, ist ein Verfahren zur Vorbereitung auf und Durchführung von jeglicher organisatorischer Veränderungen. Normalerweise werden Sie während des Change-Management-Prozesses den Übergang zu einem neuen Zustand vorbereiten, Unterstützung für die Veränderung vom Team einholen, und diese Veränderung durchdacht und schrittweise einführen.

Besonders wichtig beim Change-Management-Prozess ist es, die geplanten Veränderungen überlegt und von mehreren Seiten anzugehen. Bevor Sie eine organisatorische Veränderung durchführen, überlegen Sie, wie sie Mitglieder Ihres Unternehmens auf unterschiedlichen Ebenen und in unterschiedlichen Teams beeinflussen wird. Ein Change-Management-Prozess beinhaltet oft Strategien, um Teams bei der langsamen, schrittweisen Implementierung einer organisatorischen Änderung zu unterstützen, die Änderung als Pilotprojekt in einem Teil des Unternehmens einzuführen, oder Unterstützung der wichtigen Beteiligten vor der Einführung einer neuen Initiative sicherzustellen.

Veränderungsmanagement ist sowohl eine Methodologie als auch ein Prozess. Vielleicht haben Sie nie wirklich darüber nachgedacht, wie Sie eine Veränderungsinitiative implementieren; das ist aber kein Problem. Folgen Sie einem Change-Management-Prozess, damit Ihr Team und Ihr Unternehmen von Veränderungen profitieren.

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Die Vorteile vom Change-Management-Prozess

Mithilfe eines effektiven Change-Management-Prozesses können Sie neue Prozesse einführen, ohne die Arbeit Ihres Teams oder Unternehmens zu beeinträchtigen. Wir neigen dazu, uns an gewohnte Prozesse zu klammern, selbst wenn neue Ansätze objektiv besser sind. Ein Change-Management-Prozess hilft Ihrem Team, den Wert der Veränderung auszuschöpfen, indem die Beeinträchtigungen minimiert werden.

Effektives Veränderungsmanagement kann Ihnen vieles erleichtern:

  • Eine positive Dynamik im Unternehmen aufbauen

  • Widerstände gegen Veränderungen minimieren

  • Die Wahrscheinlichkeit von erfolgreichen Veränderungen steigern

  • Negative Auswirkungen einer Veränderung reduzieren

Traditionelle Change-Management-Prozesse

Change-Management-Prozesse stammen aus den frühen 1960er Jahren; über die Zeit wurden auch neue Veränderungsmanagement-Modelle eingeführt. In diesem Artikel werden wir drei traditionelle Modelle des allgemeinen Change Management erklären.

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Der deutsch-amerikanische Psychologe Kurt Lewin hat viel zu Kommunikationspraktiken geforscht und ein 3-Phasen-Modell entwickelt. Sein Change-Management System ist in drei Phasen unterteilt:

  1. Auftauen (Unfreezing). Während der Auftauphase helfen Sie Ihrem Team oder Unternehmen, seine Aversion gegenüber Veränderungen zu überwinden. Sie werden nicht nur alle Widerstände gegenüber den Veränderungen analysieren, sondern auch mit der Überzeugungsarbeit beginnen. Sie erklären, warum die Veränderung notwendig ist, und bereiten Ihr Team nach Lewins Modell auf etwas Neues vor.

  2. Verändern (Changing). Im Veränderungsschritt wird die organisatorische Veränderung eingeführt. Vergessen Sie nicht, dass das Verändern aus mehreren Schritten bestehen kann, während Sie alle Beteiligten Stück für Stück ins neue System – wie es auch immer aussieht – einführen. Dabei könnte es auch zu unvorhergesehenen Hindernissen kommen.

  3. Einfrieren (Refreezing). Als Change Manager haben Sie die Veränderungen und die neuen Strukturen implementiert; jetzt ist es an der Zeit, sie zu verfestigen, damit der neue Prozess zum Standard wird.

Das ADKAR-Modell

Das ADKAR-Modell wurde von Jeff Hiatt erstellt. Auch dieses Change-Management System stellt die Mitarbeiter in den Vordergrund. Das Akronym ADKAR steht dabei für:

  • Bewusstsein (Awareness) für die Notwendigkeit der Veränderung

  • Wunsch (Desire), an der Veränderung mitzuarbeiten

  • Wissen (Know-How), wie man eine erfolgreiche Veränderung sicherstellt

  • Können (Ability), die Veränderung zu implementieren

  • Verfestigung (Reinforcement), um sicherzustellen, dass die Veränderung auch langfristig greift

Das 8-Stufen-Modell für erfolgreiche Veränderungen

Der Erfinder dieser Methode, Dr. John P. Kotter, beschrieb sie in seinem Buch Leading Change. Laut Kotters Modell sind die folgenden acht Schritte sinnvoll:

  1. Dringlichkeit aufzeigen, um zu betonen, wie wichtig schnelles Handeln ist

  2. Führungskoalition aufbauen, um die organisatorische Veränderung zu leiten, zu koordinieren und zu kommunizieren

  3. Eine strategische Vision und Initiativen entwickeln, um festzulegen, wie sich die Zukunft von der Vergangenheit unterscheiden wird

  4. Die Vision kommunizieren, damit die Veränderung Unterstützung bekommt

  5. Hindernisse aus dem Weg räumen, sodass nichts Ihr Unternehmen daran hindert, zu handeln und Ziele zu erreichen

  6. Kurzfristige Erfolge anstreben, um das Unternehmen zu motivieren

  7. Veränderung weiter antreiben und das Veränderungstempo nicht verringern, bis Ihre Vision verwirklicht ist

  8. Veränderungen in der Kultur verfestigen, bis sie stark genug sind, um alte Gewohnheiten zu ersetzen

Emotionale Reaktionen auf Veränderungen

Wenn Veränderungen notwendig sind, ist es wichtig, die Mitarbeiter auf die Change Projekte vorzubereiten und richtig zu führen. Dazu ist es auch vorteilhaft, sich ein Bild über die verschiedenen emotionalen Stadien zu machen, die die betroffenen Mitarbeiter in dieser Zeit durchleben. Richard K. Streich hat dazu folgende Phasen definiert:

  • Phase 1 “Schock”: Nicht jeder Mitarbeiter erkennt die Notwendigkeit für Veränderungen. Wenn also die Mitarbeiter damit konfrontiert werden, erfahren die meisten davon einen Schock. Sie haben Angst vor Veränderung und fühlen sich und ihren Job bedroht.

  • Phase 2 “Verneinung”: Als Nächstes folgt die Ablehnung. In dieser Phase lehnen die Mitarbeiter die Veränderung stark ab und stellen sich dagegen. Grund hierfür ist die Angst vor neuen Dingen.

  • Phase 3 “Einsicht”: An diesem Schritt bemerken die Mitarbeiter, dass ihre Ablehnung zu nichts führt. Sie sehen ein, dass es aus rationaler Perspektive vielleicht doch notwendig ist, gewisse Veränderungen einzuführen.

  • Phase 4 “Emotionale Akzeptanz”: In dieser Phase haben die Mitarbeiter auch emotionale die Veränderung akzeptiert und anerkannt. Ab diesem Punkt sind sie bereit, alte Muster hinter sich zu lassen und sich dem Wandlungsprozess zu fügen.

  • Phase 5 “Ausprobieren”: In diesem Schritt des Change-Management-Prozesses fangen die Mitarbeiter an, sich mit der neuen Situation vertraut zu machen. Sie beobachten die Veränderung und lernen dazu.

  • Phase 6 “Erkenntnis”: Im vorletzten Schritt erkennen die Mitarbeiter, dass die Veränderung auch positive Seiten hat. Sie haben vielleicht sogar schon die ersten Erfolge gesehen und haben die neuen Handlungen bereits in ihren Alltag integriert.

  • Phase 7 “Integration”: Im letzten Schritt sind die neuen Veränderungen bereits wesentlicher Bestandteil ihre jetzigen Alltages. Ab diesem Schritt ist das Change-Projekt meist beendet.

Wann Sie Change Management anwenden sollten

Sie brauchen nicht für jede organisatorische Änderung den vollen Change-Management-Prozess aufzufahren. Veränderungsmanagement ist nur wichtig, wenn Sie intensiven oder unternehmensweiten Widerstand erwarten. Vergessen Sie nicht, dass wir Menschen Änderungen scheuen – wir neigen dazu, das aktuelle System zu mögen, auch wenn es nicht das beste ist. Es kann für Teams und einzelne Mitarbeiter schwer sein, sich vorzustellen, dass Arbeitsprozesse auch anders aussehen können.

Hier sind ein paar Beispiele für organisatorische Veränderungen, bei denen sich ein Change-Management-Prozess lohnt:

  • Neues unternehmensweites Tool oder Technologie

  • Änderung der Führungs- oder Organisationsstruktur

  • Aktualisierung der Arbeitskultur oder der Arbeitswerte

  • Aktualisierte Richtlinien, HR-Programme oder Sozialleistungen des Unternehmens

  • Fusion oder Übernahme des Unternehmens

Wenn Sie einen Change-Management-Prozess implementieren, vergessen Sie nicht, gut zu überlegen, wann und wie Sie diese Veränderung in der Firma einführen.

Unsere Dienstleistungen für Unternehmen und Customer-Success-Teams bei Asana helfen Teams oft, eine Strategie für den Veränderungsprozess zu erstellen, um ein neues unternehmensweites Tool oder eine Strategie einzuführen. Mit Asana haben Teams nicht nur ein Tool, um Arbeit zu organisieren und auszuführen; es bringt auch einen neuen Ansatz für Zusammenarbeit durch Work Management mit sich. Ein Change-Management-Prozess kann helfen, eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen.

Mögliche Risiken des Change-Management-Prozesses

Wenn Sie als Change Manager den Veränderungsprozess im Unternehmen starten, gibt es einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten. So gibt es einige Risikofaktoren, an denen der erfolgreiche Change-Management-Prozess scheitern könnte:

  • Ressourceneinplanung: Eine Veränderung braucht Zeit, Know-How und Personal. Sie sollten unbedingt genug Ressourcen in dieser Zeit für den Change-Management-Prozess einplanen. Denn die Mitarbeiter, die die Veränderung erleben, müssen sich neu orientieren und eventuell ihre Kompetenzen erweitern. Zudem werden sie Zeit brauchen, im neuen Arbeitsalltag so produktiv zu arbeiten wie vorher.

  • Unternehmenskultur: Veränderungen lassen sich vielleicht schnell implementieren. Die eigene Kultur im Unternehmen braucht aber einiges an Zeit, sich an den Wandel anzupassen. Dies sollte man als Change Manager nicht vernachlässigen. Hier kann es wichtig sein, viele Gespräche mit den Mitarbeitern zu führen und ihnen alleine oder in der Gruppe auf die Notwendigkeit der Veränderung aufmerksam zu machen.

  • Anzahl der Veränderungen: Oft denkt sich die Führungsebene, dass es leichter ist, gleich auf einmal viele Veränderungen einzubringen. Dies kann sich aber negativ auf die Mitarbeiter auswirken, da diese durch viele Veränderungen noch unsicherer und ängstlicher werden können. Der Change-Management-Prozess sollten deshalb Veränderungen in einzelnen Schritten und mit klaren Prioritäten erfolgen.

Der Asana-Wandel: 6 Schritte, um ein neues Tool oder eine Technologie mit Hilfe von Change Management einzuführen

Um neuen Teams zu helfen, mit Asana anzufangen, bieten unsere Dienstleistungen für Unternehmen und Customer-Success-Teams einen Change-Management-Prozess, der auf Dr. Kotters 8-Stufen-Prozess für erfolgreiche Veränderungen basiert. Dieser greift aber auch Best Practices von Kunden auf, die Asana bereits erfolgreich in ihren Unternehmen eingeführt haben. Das Ergebnis, der Asana-Wandel, hilft Teams, neue Tools oder Technologien unternehmensweit einzuführen.

Hier sind sechs Schritte zum Asana-Wandel:

  1. Definition der Beweggründe

  2. Status-Quo-Analyse

  3. Gestaltung Ihres ersten Workflows

  4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

  5. Festigung des Erfolgs

  6. Messung und Ausweitung

Ob Sie Asana oder ein anderes Tool einführen: So können Sie den Asana-Wandel nutzen, um ein neues Tool oder eine neue Technologie in Ihrem Unternehmen einzuführen:

Den Asana-Wandel nutzen: eine Fallstudie

Nehmen wir an, dass Ihr Team auf eine zentralisierte Work-Management-Plattform wechseln soll, um effektiver zusammenzuarbeiten. Wie könnten Sie den Asana-Wandel nutzen, um diese organisatorische Veränderung zu implementieren?

1. Definition der Beweggründe

Bevor Sie Veränderungen durch einen Change-Management-Prozess in Ihrem Unternehmen einführen, müssen Sie zuallererst wissen, warum Sie es tun. Welche Probleme löst diese Veränderung? Wir alle scheuen Veränderung, und nicht jedes Mitglied Ihres Unternehmens wird begeistert sein; aber es hilft dennoch, einen klaren Grund für die Veränderung zu haben.

Es gibt drei unterschiedliche Aspekte bei der Definition Ihrer Beweggründe:

Schreiben Sie zuerst eine Antwort auf die Frage, warum Sie die Veränderung brauchen

Am Anfang sollten Sie festhalten, warum Sie diese organisatorische Veränderung durchführen. Diese Definition der Beweggründe wird Sie bei aller nachfolgenden Arbeit leiten.

„[Team/Unternehmensname] implementiert dieses neue Work-Management-Tool, um [folgende Projekte und Prozesse zu verwalten]. Dadurch erhoffen wir uns, [folgende Problempunkte zu beseitigen] und [folgende Ziele zu erreichen].“

Wenn Sie ein Work-Management-Tool einführen, könnten Sie also schreiben:

„Unser Unternehmen verwendet dieses neue Work-Management-Tool, um funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Sichtbarkeit zu verbessern. Dadurch erhoffen wir uns, die Produktivität des Unternehmens zu steigern und mehr Projekte rechtzeitig abzuschließen.“

Definieren Sie dann die Erfolgskennzahlen

Sie sollten außerdem definieren, wie ein Erfolg Ihres Change-Management-Prozesses aussehen würde. Setzen Sie sich mit dem Team zusammen, das für die Veränderung verantwortlich ist, und bestimmen Sie die Kennzahlen, wie zum Beispiel:

  • Bis wann diese Veränderung eingeführt sein sollte

  • Unternehmensweite Nutzungs- oder Schulungszahlen

  • Die Auslastung im Unternehmen zu einem bestimmten Datum

Bei der Einführung eines Work-Management-Tools könnten Sie zum Beispiel folgende Kennzahlen nutzen:

  • Ab dem 3. März werden wir dieses Tool zuerst für eine kleine Gruppe freigeben. Mitarbeiter werden sich Mitte Juni anmelden können. Dann sollten alle im Unternehmen bis zum 17. Juli eine Einführung erhalten haben und mit dem Tool umgehen können.

  • Teams sollten die wöchentlichen Projektstatusberichte über das Tool schicken, und Arbeit sollte generell ausschließlich über das Tool verwaltet werden.

  • Zum 30. Juli sollten 100 % der Mitarbeiter im Tool aktiv sein.

Zum Schluss stellen Sie Ihr Einführungsteam zusammen

Die Einführung einer organisatorischen Veränderung ist keine Aufgabe für eine einzelne Person. Sie brauchen ein Team – Ihr Einführungsteam. Dieses Einführungsteam sollte drei Arten von Mitgliedern haben:

  • Beauftragter für Richtlinien. Das ist ein Influencer innerhalb des Unternehmens. Ihr Beauftragter für Richtlinien wird Ihnen helfen, zu definieren, wie Sie Ihr neues Work-Management-Tool unternehmensweit nutzen. Sie können Schulungen durchführen oder Fragen der Teammitglieder beantworten.

  • Kommunikationstalent. Das ist ein Mitglied des Führungsteams. Ihr Kommunikationstalent ist vielleicht nicht direkt an der Veränderung beteiligt, wird sie aber hörbar unterstützen. Das Kommunikationstalent sollte Ihre Beweggründe kommunizieren, um die Unterstützung im Team zu fördern.

  • Asana-Enthusiast(en). Das sind einzelne Mitwirkende oder erste Anwender, die für eine positive Dynamik während der Veränderung sorgen.

Was ist Change Management – Textabbildung 1

2. Status-Quo-Analyse

Um einen erfolgreichen Change-Management-Prozess zu erreichen, müssen Sie erst einmal klein anfangen. Wählen Sie einen Ablauf, den Sie zuerst im neuen System implementieren; so kann Ihr Einführungsteam Methoden und Beispiele erarbeiten, bevor Sie komplett auf das neue System wechseln. Im Idealfall ist dieser Ablauf kollaborativ und deckt ein breites Spektrum an Aspekten ab, sodass Sie auftauchende Probleme vor dem großen Schritt lösen können.

Wenn Sie zum Beispiel ein neues Work-Management-Tool einführen, können Sie ein Team oder eine Abteilung auswählen; sagen wir mal, Sie entscheiden sich für die Marketingabteilung. Bevor Sie der Marketingabteilung das neue Tool zeigen, sollten Sie am Besten Demo-Umgebungen einrichten, die zeigen, was das System leisten kann. Zeigen Sie etwa, wie das neue Tool eine bessere Zusammenarbeit an Marketingkampagnen ermöglicht.

3. Gestaltung Ihres ersten Workflows

Das ist Ihre Chance, die Änderung an einem Ablauf oder Prozess auszuprobieren. Ihr Beauftragter für Richtlinien sollte eine Schulung für das ausgewählte Team bzw. den Ablauf veranstalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Befürworter auch vor Ort ist, um beim Zelebrieren von Erfolgen zu helfen und festzuhalten, dass der Prozess effektiv funktioniert.

Inzwischen werden vermutlich Fragen aufgekommen sein, an die Sie vorher nicht gedacht haben. Stellen Sie sicher, dass Sie häufig gestellte Fragen (und die Antworten darauf) festhalten, sodass Sie diese zur „großen“ Einführung des Tools in die Dokumentation aufnehmen können.

In unserem Beispiel haben Sie bei der Einführung des neuen Work-Management-Tools bereits Demo-Umgebungen für das Marketing-Team eingerichtet. Jetzt müssen Sie mit dem Team nur noch Schulungen durchführen, um ihm zu zeigen, wie das Tool funktioniert. Fördern Sie die Planung bereichsübergreifender Initiativen in diesem Tool nach dem Vorbild Ihrer Marketing-Demo. Melden Sie sich regelmäßig, um zu sehen, wie die Einführung fortschreitet, und aufkommende Fragen des Teams zu beantworten. Halten Sie auch die Erfolge des Teams fest – damit können Sie später andere Teams zur Nutzung des Tools motivieren.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Ihr Team gewöhnt sich nun an den ausgewählten Ablauf. Vergessen Sie nicht, sich regelmäßig zu melden, zu fragen, wie es läuft, und jeden (auch noch so kleinen!) Erfolg zu zelebrieren. Wenn Sie von Anfang an für eine positive Dynamik sorgen, hilft das Ihrer Veränderung, Fahrt aufzunehmen. Es schafft aber auch eine ganze Gruppe von Mitarbeitern, die der Veränderung positiv gegenüberstehen und bei der unternehmensweiten Einführung selbst zu Produktbefürwortern werden.

5. Festigung des Erfolgs

Inzwischen sollte Ihr Team mit dem neuen Ablauf vertraut sein. Nutzen Sie die Zeit, um die frühen Erfolge des Teams zu zelebrieren, fragen Sie regelmäßig nach Feedback, überwachen Sie die Nutzung des Tools und implementieren Sie Best Practices. Stellen Sie die FAQs, Hilfestellungen sowie einen Plan für die kontinuierliche Einführung neuer Teammitglieder an einem zentralen Ort bereit, um langfristigen Erfolg sicherzustellen.

6. Messung und Ausweitung

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie die Probleme bei der ersten Veränderung gelöst haben, ist es Zeit für die Ausweitung der Implementierung. Nutzen Sie die Schulungen, FAQs und Vorbereitungen aus dem ersten eingeführten Ablauf, um die anderen Teams heranzuführen. Je nach Unternehmensgröße können Sprechstunden mit Ihrem Einführungsteam sinnvoll sein, um aufkommende Fragen zu beantworten. Ihre Asana-Enthusiasten sollten sich oft bei den Teams melden und Erfolge zelebrieren, um eine positive Dynamik für Ihr neues Work-Management-Tool herbeizuführen.

Und damit ist Ihr Veränderungsmanagement-Plan auch schon fertig!

Change-Management-Prozess ist für organisatorische Veränderungen unerlässlich

Egal, welche organisatorischen Veränderungen Sie einführen wollen und welche Change-Management-Methode Sie nutzen – eine überlegte, schrittweise Einführung ist unerlässlich. Helfen Sie Ihrem Team, sich erfolgreich an jede Änderung anzupassen – mit Veränderungsmanagement.

Wenn Sie neue Technologien oder ein neues Tool einführen, probieren Sie den Asana-Wandel aus. Wenn Sie mehr erfahren wollen, lesen Sie in unserem Handbuch, wie Sie diesen Change-Management-Prozess nutzen können, um Ihrem Team bei der Eingewöhnung in Asana zu helfen

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