Einführung ins Work Management

Vor einigen Jahren erkannten Professor Dr. Martin Viessmann und sein Sohn Max (aktueller Co-CEO) bei Viessmann wie wichtig es war, das Unternehmen für Heiz- und Kühlsysteme für das Zeitalter von intelligenten Geräten und dem Internet der Dinge zu transformieren. Neben der Einführung von Produktinnovationen wollten sie auch die internen Betriebsstrukturen des Unternehmens verbessern und führten die Geschäfts- und operativen Teams in das, wie sie es nennen, „Zeitalter der effektiven Zusammenarbeit“ ein.

Es ist nachvollziehbar, dass die Familie Viessmann offen für Technologie ist. Viessmann ist ein 100-jähriges Unternehmen und für Martin und Max Viessmann stand fest, dass sowohl ihre Produkte als auch der Arbeitsplatz kontinuierlich modernisiert werden mussten, um auch in den kommenden Jahrzehnten erfolgreich zu bleiben.

An diesem Punkt kommt Alexander Pöllmann, Smart Office und Collaboration Manager bei Viessmann, ins Spiel. Er wurde mit der Planung und Einführung des „zukünftigen Arbeitsplatzes“ und der Öffnung von Viessmann für „das Zeitalter der effektiven Zusammenarbeit“ betraut. Dadurch wurde dem Unternehmen mit 100-jähriger Tradition der Schritt in die Welt von hochmodernen, fortschrittlichen Geräten ermöglicht.

Bevor Alex Pöllmann neue Technologien einführte, nahm er sich Zeit, um die Bedürfnisse des Unternehmens besser zu verstehen.

Was hat er dabei herausgefunden? Angestellte brauchten ein Tool, über das sie sich einfach vernetzen, zusammenarbeiten und in einem zunehmend dezentralen Unternehmen mehr gemeinsam erledigen konnten. Da Viessmann im Laufe der Jahrzehnte gewachsen ist, arbeiteten viele Menschen in unterschiedlichen Ländern und Zeitzonen, was die Zusammenarbeit erschwerte. Dies machte sich besonders bemerkbar, weil es keine einzige Informationsquelle gab, auf die alle bei der teamübergreifenden Verwaltung der Arbeit zurückgreifen konnten.

Alex' Ziel war es, die Art der Zusammenarbeit aller Mitarbeiter bei Viessmann einer reibungslosen, unternehmensweiten digitalen Transformation zu unterziehen – eine Transformation, die weit über ein einzelnes Projekt oder Team hinausgehen sollte. Ein besonders wichtiges Element dieser digitalen Transformation war die Einführung einer Work-Management-Plattform.

Work Management vs. Projektmanagement

Was ist also Work Management? Obwohl manchmal kein Unterscheid zwischen Work Management und Projektmanagement gemacht wird, handelt es sich um zwei verschiedene Begriffe. Sie sind zwar verwandt, aber definitiv unterschiedlich.

Bevor wir uns die Unterschiede genauer ansehen, wollen wir abgrenzen, was Work Management ist. Bei Asana definieren wir es so:

Work Management ist eine systematische Vorgehensweise zur Koordination der Arbeitsabläufe eines Unternehmens, um Teams die nötige Klarheit zu verschaffen, damit sie ihre Ziele schneller erreichen. Zu den Arbeitsabläufen eines Unternehmens zählen zum Beispiel Projekte, fortlaufende Prozesse oder Routineaufgaben. Beim Work Management steht die Koordination von Menschen und Arbeitsvorgängen auf allen Ebenen eines Unternehmens im Mittelpunkt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass allen die Informationen zur Verfügung stehen, die sie zum Erledigen der wirkungsvollsten Aufgaben benötigen.”

Anders ausgedrückt ist Work Management ein umfangreiches System und eine bestimmte Arbeitsweise, die Projekte, Planung und Prozesse umfasst. Daher gehören die Planung oder das Management von Projekten zum Work Management, sind aber nur ein Teil des Ganzen. Man könnte es so zusammenfassen: Beim Projektmanagement konzentrieren wir uns auf einen einzelnen Baum, beim Work Management beziehen wir hingegen den gesamten Wald mit ein.

So vereinfacht Work Management die Koordination von Projekten

Work Management wird als Konzept immer beliebter und macht zumindest theoretisch für viele Menschen Sinn. Aber wie sieht Work Management in der Praxis aus? Wie kann es Klarheit in die Projektkoordination Ihres Teams bringen und gleichzeitig Stress reduzieren?

Wie das Beispiel von Viessman zeigt, gibt eine Work-Management-Plattform Teams die Möglichkeit, Arbeitsvorgänge einfach zu koordinieren – sei es im Büro oder in einem ortsunabbhängigen oder verteilten Team. Sehen wir uns genauer an, wie das funktioniert.

Work Management sorgt bei der Zusammenarbeit für Kontext: Es klärt das was und das wie in Zusammenhang damit, wo Sie und Ihr Team Ihre Arbeit erledigen. Wie Sie sich bestimmt denken können, ist es in Anbetracht der Tools, die wir während unserer Arbeit verwenden, keine Selbstverständlichkeit, Kontext und Zusammenarbeit unter einen Hut zu bringen – vor allem in einem ortsunabhängigen Arbeitsumfeld. Sie müssen sich gut überlegen, welche technischen Lösungen Sie einsetzen und wie sie Ihnen dabei helfen, diese Lücke nahtlos zu schließen. Die folgenden drei Ebenen Ihrer eingesetzten Technologien unterstützen Sie dabei, Kontext und Koordination auf natürliche Weise zu vereinen:

• Kommunikation: Wahrscheinlich verwenden Sie bereits mehrere Kommunikationstools, wie z. B. Zoom, Slack und E-Mails. Ihr Team muss die richtige Balance in der Anwendung dieser Tools finden und entscheiden, welche Tools für welche Art der Kommunikation verwendet werden sollen.

• Inhalt: Content-Repositories sind Orte, an denen Sie all Ihre Informationen und Dokumente speichern. Wahrscheinlich nutzen Sie Plattformen wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive zur sicheren Aufbewahrung und zum Teilen Ihrer Arbeit mit anderen.

• Koordination: So wichtig Kommunikationstools und Content-Repositories auch sind – ohne eine Work-Management-Plattform wie Asana fällt die effektive Zusammenarbeit und Koordination eines Teams schwierig. Diese abschließende Ebene schafft Klarheit – z. B. darüber, wer was bis wann erledigt – und sorgt als einzige Informationsquelle für Kontext bei der Arbeit Ihres Teams.

Die Erweiterung Ihrer Technologien um eine Work-Management-Plattform, die solch eine Ebene der Koordination bietet und als einzelne Informationsquelle dient, ist maßgeblich für erfolgreiche Teams. Somit wird ein lebendiges System geschaffen, in dem jeder die Prioritäten des Teams einsehen, diskutieren und bearbeiten kann – alles an einem Ort.

Früher konnten Teams selbst entscheiden, welche Tools sie für die Planung ihrer Arbeit verwenden wollten. Das hat die Zusammenarbeit und Kommunikation aber erschwert, denn es führte zu isolierten Arbeitsbereichen. Wir konzentrieren uns nun darauf, alles in einem Tool zu bündeln.”

Mit Work Management optimieren Sie Prozesse und sparen Zeit

Sobald Ihr Team oder Unternehmen mit einer Work-Management-Lösung ausgerüstet ist, können Sie mit der Optimierung von Prozessen beginnen. So spart Ihr Team Zeit und Energie.

Viele unserer Arbeiten erfordern laufende oder sich wiederholende Prozesse – eine Tatsache, die Ihnen vielleicht gar nicht bewusst ist. Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Ihr Team zum Erreichen seiner Ziele benötigt, und wissen, wer woran bis wann arbeitet, erkennen Sie die Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. So sparen Sie Zeit und können Pläne effektiv umsetzen. Identifizieren Sie dann wiederkehrende Prozesse, um Vorlagen dafür zu erstellen oder sie zu automatisieren. Dadurch kommt Ihr Team effizient und effektiv voran und kann seine Ziele erreichen.

Da unsere großen Redaktionsprojekte immer dieselben Schritte erfordern, haben wir eine Projektvorlage dafür erstellt. Das spart unserem Team in der Planungsphase viel Zeit und Mühen.”

Ein Work-Management-System ist der Ort, an dem sich alle Ihre Informationen befinden

„Ich liebe es, eine einzige Informationsquelle zu haben“, erklärt Jerod Hillary, ein Asana-Botschafter. „Für mein Team ist das Asana. In Asana können wir den nötigen Kontext bereitstellen und Kollegen auf zusätzliche Dokumente in unseren Cloud-Plattformen, Finanztools und anderen Bereichen in Asana hinweisen.“

Diese Klarheit gibt Ihnen und Ihrem Team Selbstvertrauen und ermöglicht es allen Mitarbeitern, auf dem Weg zu gemeinsamen Zielen Fortschritte zu machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich in einem gemeinsamen Büro befinden oder als verteiltes Team– wie auch Viessman – arbeiten.

Mitarbeiter und Teams müssen verstehen, wie ihre Arbeit mit den unternehmensweiten Prioritäten zusammenhängt. Dadurch fühlen sie sich in ihrer Arbeit bestärkt, sind motivierter und wissen, dass ihre Tätigkeiten wirklich zählen. Work Management schafft Klarheit in Teams und gibt ihnen das nötige Selbstvertrauen, um mit vereinter Kraft an den wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Es räumt Unsicherheiten aus dem Weg und ermöglicht es, Hindernisse schon vorab zu identifizieren.

Möchten Sie weitere Informationen? Laden Sie hier unseren Bericht zur Anatomie der Arbeit herunter und erfahren Sie, womit 10.000 Angestellte weltweit ihre Arbeitszeit verbringen.