Viessmann führt die digitale Arbeitsplatz-Transformation mit Asana durch

Kollegen bei Viessmann
  • Viessmann-Logo
  • Hauptsitz
    • Allendorf, Germany
  • Gegründet
    • 1917
  • Anzahl der Mitarbeiter
    • 12.100+

Asanas Wirkung

  • Die Geschäftsführung von Viessmann steuert ihre gesamte Kommunikationsstrategie mit Asana. Durch die Zentralisierung unternehmensweiter Ankündigungen sind sie in der Lage, die Mitarbeiter in Echtzeit und ohne großen Aufwand über wichtige Vorhaben zu informieren.
  • Produktionsteams nutzen Asana, um bereichsübergreifende Projekte zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Dafür schaffen sie Standardprozesse zur Verbesserung des Datenaustauschs und der gesamten Koordination.
  • Durch Asana sind alle Mitarbeiter weltweit in der Lage, über Zeitzonen und Standorte hinweg zusammenzuarbeiten.

Vor hundert Jahren waren Heiz- und Kühlsysteme neu in der industriellen Welt und ein Luxus für diejenigen, die sie in ihren Häusern hatten. Heutzutage können Verbraucher ihre Thermostate vom Urlaub aus, tausende von Kilometern von zu Hause entfernt, steuern, und Wohn- und Industriegebäude können ihre eigenen Temperaturen anhand der Wetterverhältnisse regulieren. An der Spitze der digitalen Transformation von Heizungs-, Industrie- und Kälteanlagen steht das hundertjährige Unternehmen Viessmann mit Sitz in Allendorf (Eder), Deutschland.

Gegründet 1917, produziert Viessmann Heiz- und Kühlsysteme, darunter hocheffiziente Öl- und Gaskessel, Steuerungen, Warmwasserspeicher, Solaranlagen, Hydronikgeräte, Fernwärmenetze und mehr. Ihre über 12.100 Mitarbeiter haben ihren Hauptsitz in Allendorf, einem ländlichen Ort im Norden von Hessen, und erwirtschaften einen Umsatz von 2,37 Milliarden Euro pro Jahr (2017).

Vor einigen Jahren haben Professor Dr. Martin Viessmann und sein Sohn (heute Co-CEO) Max erkannt, wie wichtig es ist, sein Unternehmen in das Zeitalter der intelligenten Geräte, des Internet der Dinge und damit in das Zeitalter der effektiven Zusammenarbeit unter Business- und Operation-Teams von Viessmann zu führen. Extern gehen die Verbrauchertrends für Heiz- und Kühlsysteme in Richtung höherer Effizienz und Zugänglichkeit, egal ob es sich um intelligentere Systeme handelt, die sich an Wettertrends anpassen, oder um ein ferngesteuertes Thermostatsystem.

Diese Veränderungen erforderten die Digitalisierung der Viessmann Geräte. Intern, während mehr und mehr Mitarbeiter Technologie unterwegs, außerhalb des Büros, oder im Laufe Ihrer Karriere verwenden, ist es wichtig, dass es Systeme und Tools gibt, die die Zusammenarbeit unterwegs vereinfachen und den Wissenstransfer und die wachsende Verantwortung unterstützen. Für Max ist die „Digitale Transformation ein Kernbestandteil der nächsten hundert Jahre des Unternehmens.”

Verantwortlich für die Planung und Umsetzung des „Arbeitsplatzes der Zukunft” bei Viessmann ist Alexander Pöllmann, der Smart Office und Collaboration Manager, und sein Team. Seine vor drei Jahren geschaffene Aufgabe ist es, die Zusammenarbeit aller Viessmann-Mitarbeiter unternehmensweit und reibungslos digital zu transformieren.

Alex ist neu in der Branche, aber als selbstbenannter Produktivitätsfanatiker und Technophiler, bietet er eine neue Perspektive, wie man neue Technologien in einer traditionellen Branche einführen und eine Umgebung schaffen kann, in der Mitarbeiter leicht miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten und mehr zusammen erledigen können. Alex und seine Teamkollegen arbeiten eng mit der Geschäftsleitung und dem gesamten Unternehmen zusammen, um zu verstehen, wie die Zusammenarbeit bei Viessmann abläuft und um den Prozess der Auswahl neuer Technologien voranzutreiben, mit denen das Unternehmen das digitale Zeitalter einleitet.

Digitale Transformation: Was Warmwasserbereiter und Arbeitsabläufe gemeinsam haben

Der Fokus von Viessmann auf die digitale Transformation ist ein aktueller und kontinuierlicher Prozess, der sowohl für die Produkte als auch für das Unternehmen gilt. Für ihre Produkte bedeutet dies, Smart Tech und das Internet der Dinge in ihren Fahrplan zu integrieren. Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein und ihre strategischen Partner mitzuziehen, haben sie Integrationen, mobile Anwendungen und energieeffiziente Lösungen entwickelt.

Beispielsweise sind ihre Heizkessel jetzt in Gebäudemanagementsysteme integriert, um die Temperaturregelung zu vereinfachen, und sie haben sich auf alternative Energiequellen wie die Solarenergie ausgeweitet, um sich auf erneuerbare Ressourcen zu konzentrieren und „grün” zu bleiben.

Intern hat eine digitale Transformation ihrer Produkte zu einem großen kulturellen Wandel in der Zusammenarbeit der Teams geführt. Im Laufe der Jahre hat sich ihr Team immer weiter verstreut, ebenso wie die Informationen im gesamten Unternehmen. Beispielsweise ist das Entwicklungsteam (das Hard- und Software zur Anbindung von Kesseln an eine App entwickelt) über mehrere Länder verteilt. Als ihr Team wuchs, hatten sie keinen Ort, an dem alle Information klar abrufbar waren.

Da sie sich auf mehrere Standorte ausdehnten, brauchten sie eine Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren und über Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten. Ohne einen Ort, an dem alles verfolgt werden kann, und ein System der gemeinsamen Kollaboration für die Arbeit an verschiedenen Standorten, stieß das Team auf Schwierigkeiten beim Zugriff auf notwendige Informationen, wodurch sich die Entwicklungszyklen verlangsamten.

„Mit Asana gehört das Wissen unserem Unternehmen und nicht nur den Menschen, die es erschaffen.”

Neben der zunehmenden Unzugänglichkeit beim Informationszugriff war die Software, auf die Viessmann angewiesen war, nicht benutzerfreundlich. Zum Beispiel benötigten Programme bis zu mehreren Minuten zum Hochfahren, was bedeutet, dass Manager jede Woche wertvolle Zeit verloren, weil sie nur darauf warteten, dass ihre Technologie hochfährt. Die Mitarbeiter hatten Mühe, die Tools zu übernehmen und tatsächlich zu nutzen. Das Fehlen einer benutzerfreundlichen Software führte zu Effizienzverlusten.

Mobilität war auch ein Thema: Der Zugang zur Arbeit unterwegs und die Kommunikation mit den Mitarbeitern, egal wo sie sich befinden, ist mit dem Wachstum des Unternehmens wichtiger geworden. Das Entwicklungsteam benötigte zum Beispiel Technologie, die es auf Reisen mitnehmen konnte. Und andere Teams im gesamten Unternehmen brauchten Technologie, die nicht nur mobil war, sondern auf die Partner oder Niederlassungen lediglich über eine Internetverbindung zugreifen konnten.

Alle diese Punkte deuten auf die Notwendigkeit hin, die Arbeitsweise von Viessmann digital zu verändern, um seine Produkte weiterzuentwickeln.

So wird’s gemacht: Die Einführung von Best-in-Class-Kollaborations-Anwendungen

Die Erkenntnis, dass eine digitale Transformation notwendig war, war der erste Schritt zur Umsetzung. Als er anfing, Veränderungen herbeizuführen, war Alex’ erster Schritt, die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen, um die beste Software auszuwählen, die die Anforderungen erfüllt.

Er analysierte die in dem Zusammenhang stehenden Schmerzpunkte der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen – mangelnde Mobilität, nicht benutzerfreundliche Software, Zeit für das Aufspüren von Informationen, eingeschränkte Möglichkeiten der Zusammenarbeit und eine hohe Eintrittsbarriere für Partner oder Tochterfirmen. Dann suchte er nach Lösungen, die es nicht nur den Mitarbeitern ermöglichen, besser zusammenzuarbeiten, sondern die es Viessmann auch erlauben, schneller bessere Produkte zu entwickeln.

Da die tägliche Arbeit der Teams bei Viessmann so unterschiedlich ist, war es eine Herausforderung, Lösungen zu finden, die für alle Mitarbeiter des Unternehmens geeignet sind. Viessmann wählte G Suite und Asana als Hauptbestandteile seiner Betriebssoftware. G Suite fungiert als zentrale Drehscheibe für Dateien (Google Dokumente, Tabellen und Folien), Kommunikation (Google Mail, Hangouts Chat, Hangouts Meet) und Terminplanung (Google Kalender), und Teams verlassen sich auf Asana, um alles an einem Ort aufzubewahren. Für Alex erfüllt Asana drei Schlüsselanforderungen des wachsenden Unternehmens:

  • Asana hält Informationen an einem Ort und sorgt für Transparenz und Zugänglichkeit.
  • Asana ist benutzerfreundlich und einfach zu bedienen
  • Asana ist mobil: Mitarbeiter können jederzeit und überall auf Asana zugreifen.

Zudem läuft die Software nicht ausschließlich auf Unternehmens- oder Nicht-Unternehmensgeräten, so dass die Mitarbeiter jederzeit von jedem beliebigen Gerät aus auf die G-Suite und Asana zugreifen können. Anstatt mehrere Minuten auf das Einschalten eines vollständigen Systems zu warten, können nun alle Mitarbeiter schnell auf Informationen im Web zugreifen und mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, die für das Endergebnis des Unternehmens wichtig ist, wie z. B. die Verbesserung von Berichten oder das Testen von Hard- und Software. Das Ausführen von Software, die auf mehreren Geräten funktioniert, hat den Wissenstransfer für das Team erheblich erleichtert, sowohl von einem Gerät zum anderen als auch zwischen den Mitarbeitern.

„Einer der größten Vorteile für unser Unternehmen ist die benutzerfreundliche Software, die von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät aus genutzt werden kann.”

Effizienzgewinne: Prozesse digital mit Asana transformieren

Viessmann stellt Asana in den nächsten Monaten unternehmensweit für über 2.500 Mitarbeiter bereit. Bis heute haben sie in drei Bereichen Wirkung gezeigt: IT, Forschung & Entwicklung (F&E) und Berichtswesen.

  • Das Viessmann IT-Team nutzt Asana zur Verfolgung von Sprints: Mit Hilfe von Boards verfolgt das IT-Team den Verlauf der Migration. Sie planen die Arbeit, die während eines Sprints zu erledigen ist, weisen diese jedem Mitarbeiter zu und überprüfen den Fortschritt jede Woche.

  • Das Viessmann F&E-Team verwaltet den Produktentwicklungsprozess mit Asana: Um den Ablauf der Service-Tests zu verfolgen, verwendet das F&E-Team Asana. So können sie jede Testphase jedes einzelnen Produkts verfolgen. Sobald ein Gerät getestet wurde, geht die entsprechende Asana-Aufgabe in die nächste Phase über.

  • Die Führungskräfte von Viessmann nutzen Berichte, um sich einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen zu verschaffen: Wenn Führungskräfte spezifische Details über ein Projekt benötigen, weisen sie dem wichtigsten Beteiligten eine Aufgabe zu. In der Fortschritts-Ansicht kann dieser dann problemlos eine Statusaktualisierung vornehmen.

Digitale Transformation: Eine Notwendigkeit, kein Luxus

So wie Heiz- und Kühlsysteme im Alltag vom Luxus zur Notwendigkeit geworden sind, so hat sich auch die digitale Transformation für Unternehmen wie Viessmann entwickelt. Die digitale Vernetzung von Produkten und Mitarbeitern ist entscheidend für den Erfolg des Unternehmens während es weiter wächst. Deshalb ist eine digitale Transformation so zentral für den Erfolg von Viessmann und Tools wie Asana und G Suite werden sie in die nächste Ära der digitalen Produkte und Zusammenarbeit katapultieren.

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