Ihr Leitfaden für den Einstieg ins Ressourcenmanagement

Ist Ihr Team manchmal überfordert? Ist es manchmal schwierig, Wege zur effizienteren Arbeitsweise zu finden? In einer Welt, in der Unternehmen sich immer schneller entwickeln, wird die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter schnell zur Nebensache. Wenn Sie und Ihr Team bis spät im Büro bleiben, um Projekte zu beenden, oder wenn Mittagspausen schon lange der Vergangenheit angehören, dann sollten Sie Ihren Fokus stärker auf das Management Ihrer Ressourcen richten. Es gibt eine Möglichkeit, die Leistung Ihres Teams zu maximieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass Ihre Teammitglieder zufrieden und motiviert sind. Damit können Sie sich von Arbeitstagen bis in die Nacht langsam verabschieden.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement oder Ressourcenverteilung ist der Prozess zur Planung und Terminierung Ihrer Ressourcen und Aktivitäten. Ressourcen können alles umfassen – vom Equipment und finanziellen Mitteln bis hin zu technischen Tools und Personal – im Grunde alles, was Sie zur Durchführung Ihres Projekts benötigen.

Wenn Sie zu entscheiden versuchen, wie Sie Ihre Ressourcen am besten verwalten oder zuteilen sollen, stellen Sie sich folgende Fragen:

  1. Wann und in welchem Umfang steht jede Ressource zur Verfügung?
  2. Wie sieht der Zeitplan für die einzelnen Aktivitäten aus?
  3. Wie viele Ressourcen werden für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten benötigt?
  4. Wer eignet sich am besten zur Durchführung der Aktivität?

Warum sollten Sie Ihre Ressourcen managen?

Die richtige Zuteilung von Ressourcen im Projektmanagement ist nicht nur eine angenehme Angelegenheit. Es ist vielmehr ein Muss bei jedem Projekt, für das Sie verantwortlich sind. Die Vorteile, die sich aus dem Einsatz von Ressourcenmanagement von Anfang an ergeben, überwiegen bei weitem die Zeit, die man dafür benötigt. Im Grunde hängt die Anzahl der Projekte, die Ihr Team bewältigen kann, sowie die Qualität jedes einzelnen davon ab. Für Sie als Projektleiter ist Ressourcenmanagement eine Gelegenheit, die Effizienz zu steigern und die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv zu managen.

Oft merken wir gar nicht, dass unsere Mitarbeiter in Projekten versinken, bis es zu spät ist. Niedrige Produktivität und Stress innerhalb des Teams sind die ersten Anzeichen dafür. Aber es muss gar nicht erst so weit kommen. Mithilfe von Ressourcenmanagement können Sie dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder mit dem Arbeitsaufwand und den Tools, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen, zufrieden sind. Durch die richtige Zuteilung von Ressourcen wird nicht nur ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet, sondern auch der Burnout der Mitarbeiter verhindert. Bei richtigem Einsatz von Ressourcenmanagement können Arbeitsvorgänge schneller und mit höherer Qualität erledigt werden. Außerdem sind die Mitarbeiter am Ende des Tages zufrieden, weil sie wissen, dass das Arbeitspensum genau richtig für sie war.

Die 5 wichtigsten Vorteile von Ressourcenmanagement

Wenn Sie noch nicht davon überzeugt sind, dass Ressourcenmanagement für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend ist, sollten wir uns tiefgehender damit beschäftigen. Schauen Sie sich die folgenden Vorteile an, auf die Sie nicht verzichten wollen:

  1. Das Gesamtbild im Auge: Wenn Sie Ihre Ressourcen effektiv zuteilen, verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über das Projekt in seiner Gesamtheit. Indem Sie jede mit Ihrem Projekt verbundene Ressource an einem zentralen Ort erfassen, erhalten Sie einen Insiderblick und können bei Bedarf Änderungen vornehmen. Diese übergeordnete Übersicht hilft Ihnen, den Zusammenhang zwischen der Ressource, der Aufgabe und dem Zeitplan zu erschließen und zu entscheiden, ob die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters zu hoch oder zu niedrig ist. Dies ist Ihre Gelegenheit, potenzielle Probleme im Voraus zu erkennen.

  2. Sinnvolle Arbeitsverteilung: Sie kennen wahrscheinlich alle Stärken und Schwächen jedes Ihrer Teammitglieder. Bei der Zuteilung von Ressourcen ist es wichtig, sich zu überlegen, wer bei welcher Aufgabe oder Aktivität am erfolgreichsten sein wird. In einem Gespräch mit jeder Person, die an dem Projekt arbeiten soll, können Sie alles Relevante besprechen und sie am Entscheidungsprozess teilhaben lassen. Auf diese Weise fühlen sich die Beteiligten von Anfang an miteinbezogen. Sorgen Sie dafür, dass Sie ihre Zeit effektiv nutzen, indem Sie darauf achten, wer bereits mit anderen Projekten ausgelastet ist und wer über zusätzliche Kapazitäten verfügt.

  3. Mehr Transparenz für mehr Teamzusammenhalt: Indem Sie in Ihrem Team ausreichend Transparenz schaffen, sorgen Sie dafür, dass niemand außen vor bleibt. Diese Vorgehensweise ist deshalb so wichtig, weil weniger Verwirrung aufkommt, wenn jeder weiß, wer was bis wann erledigt, und alle Teammitglieder sich über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Auf diese Weise erkennen sie, wie ihr Anteil am Projekt zur Zielvorgabe des Teams oder des Unternehmens beiträgt. Wenn ein Team gut zusammenarbeitet, laufen Projekte automatisch besser und die Arbeit macht mehr Spaß!

  4. Realistische Ziele: Es macht keinen Sinn, Ziele zu setzen, von denen Sie wissen, dass sie nicht erreicht werden können. Stattdessen können Sie mithilfe von Ressourcenmanagement herausfinden, was sich realistischerweise bis wann erledigen lässt. Wenn Sie alles genau erfasst haben, einschließlich aller notwendigen Ressourcen, helfen Ihnen die Informationen, alle vorhersehbaren Herausforderungen gegenüber Ihrem Chef (oder demjenigen, der das Projekt beauftragt hat) zu rechtfertigen. Sie wissen, was Sie mit Ihren derzeitigen Ressourcen erreichen können, und haben so die Möglichkeit, sich gegebenenfalls für weitere Ressourcen einzusetzen. Legen Sie dann Ziele fest, die tatsächlich Sinn machen.

  5. Optimierte Planungsprozesse: Mit jedem Durchlauf des Prozesses der Ressourcenzuteilung verbessern Sie sich von Mal zu Mal. Sie werden Lücken entdecken und beim nächsten Mal zusätzliche Ressourcen hinzufügen, um noch schneller voranzukommen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, sich für mehr Budget oder Mitarbeiter einzusetzen, wenn ein ähnliches Projekt auf Ihrem Schreibtisch landet. Gleichzeitig können Sie bei der Planung der Mitarbeiterzahl fundierte Entscheidungen treffen.

Bewährte Vorgehensweisen im Ressourcenmanagement

Wie werden Sie zum Experten im Ressourcenmanagement? Diese 10 Tipps helfen für den Einstieg:

  1. Realistische Zeitrahmen setzen. Bringen Sie in Erfahrung, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für seinen Aufgabenbereich benötigt. Das erleichtert die Planung im weiteren Verlauf.
  2. Start- und Fälligkeitstermine festlegen. Eine vorgegebene Bearbeitungsdauer für jede Aufgabe bietet einen realistischen Zeitrahmen für die Dauer, die jedes Teammitglied für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt. Mit den richtigen Start- und Enddaten können Sie einen genauen Zeitplan für das gesamte Projekt erstellen.
  3. Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter erkennen. Wenn Sie bestens über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter informiert sind, hilft Ihnen das, die richtigen Ressourcen für jede Aufgabe zu identifizieren.
  4. Prioritäten setzen. Entscheiden Sie im Voraus, was beim Arbeitspensum Ihres Teams Vorrang hat. Erstellen Sie Ihren Zeitplan anhand Ihrer Aufgaben, die höchste Priorität haben, und legen Sie fest, welche Ressourcen Sie ans Ziel bringen werden.
  5. Effizienzanpassungen im Laufe der Zeit vornehmen. Effizientes Projektmanagement ist grundsätzlich eine fortlaufende Tätigkeit. Ihre Aufgaben und Zeitpläne können sich ändern, sobald neue Herausforderungen auftauchen. Scheuen Sie sich nicht, Ressourcen so zu verlagern, wie es im Sinne der Effizienzsteigerung nötig ist.
  6. Zusätzliche Zeit mit einplanen. Auch wenn die Planung der Ressourcenzuteilung von Anfang an entscheidend ist, können Sie nicht alles im Voraus planen. Halten Sie Zeitfenster für unvorhergesehene Arbeitsvorgänge frei und bleiben Sie flexibel.
  7. Den passenden Stil des Ressourcenmanagements für Ihr Team wählen. Sie kennen Ihr Team besser, als jeder andere. Nutzen Sie Ihr Wissen, um den besten Prozess der Ressourcenzuteilung zu bestimmen, wie z. B. die Einschätzung des Arbeitspensums nach Stunden, Punkten oder der Aufgabenanzahl.
  8. Das Arbeitspensum Ihres Teams im Blick behalten. Stellen Sie sicher, dass Sie stets über die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams informiert sind und dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass sein Arbeitspensum fair und umsetzbar ist. Dies hilft Ihnen bei Ihren zukünftigen Planungen und verbessert die Zuteilung von Ressourcen.
  9. Die geleistete Arbeit Ihres Teams würdigen. Wenn Sie das Arbeitspensum Ihres Teams an einem Ort erfassen, behalten Sie auch die Leistungen Ihrer Teammitglieder im Blick. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, Erfolge zu würdigen.
  10. Das richtige Arbeitsmanagement-Tool einsetzen. Durch die Verwendung einer Tabelle verliert man beim Ressourcenmanagement schnell den Überblick. Versuchen Sie stattdessen, ein Arbeitsmanagement-Tool zu nutzen, das die Arbeitsbelastung leicht für Sie messbar macht. Auf diese Weise erhalten Sie eine übergeordnete Übersicht und können weitere Aufgabendetails an einem Ort einsehen. In Asana sehen Sie sogar einzelne Aufgaben und können diese bei Bedarf per Drag & Drop verschieben.

Ressourcenmanagement sollte immer einen festen Bestandteil in Ihrem gesamten Projektmanagementplan ausmachen. Auch wenn es auf den ersten Blick überwältigend erscheinen mag, kann die richtige Zuteilung der richtigen Ressourcen und zur richtigen Zeit Ihre Arbeit im weiteren Verlauf wesentlich erleichtern. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und setzen Sie ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana ein. Ihr Team wird es Ihnen danken!