7 einfache Schritte zum Erstellen einer Projektzeitleiste

Projektzeitleisten und Vorlagen erstellen
  • In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie eine Projektmanagement-Zeitleiste erstellt wird:
    • Das Projekt kurz beschreiben, inkl. Ziele und Zeitrahmen
    • Alle erforderlichen Schritte zur Durchführung Ihres Projektes auflisten
    • Die Zeitspannen einschätzen, die jeder Schritt in Anspruch nehmen wird
    • Abhängigkeiten und Reihenfolge der Arbeitsschritte festlegen
    • Zeitleiste fertigstellen
    • Mit wichtigen Beteiligten teilen
    • Tipps für den Einsatz Ihrer Projektzeitleiste nach dem Projektstart

Leiten Sie ein Projekt? Dann wissen Sie wahrscheinlich schon, dass eine Projektzeitleiste hervorragend visualisiert, wie alle Elemente Ihres Projektes zusammenpassen und dadurch Ihrem Team ermöglicht, stets auf dem neuesten Informationsstand zu sein. Wo liegt also das Problem? Wahrscheinlich fehlen Ihnen die technischen Mittel dafür oder Sie wissen nicht einmal, wo Sie anfangen sollen.

Das kann sich ab jetzt ändern. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Projektzeitleisten. Dabei spielt es keine Rolle, welche Position Sie in welcher Branche oder Abteilung innehaben. Wenn Sie diese Schritte befolgen, lernen Sie im Handumdrehen, wie Projektzeitleisten erstellt werden.

1. Kurzbeschreibung des Projektes, inkl. Ziele und Zeitrahmen

Um alle Beteiligten den Plan eizubeziehen, sollte jedes Projekt mit einem Projektbriefing beginnen. Darin werden der Nutzen, die Ziele und die Vision des Gesamtprojektes erläutert. Diese Fragen sollten Sie in diesem Briefing beantworten:

  • Was sind die internen und die extrenen Ziele des Projektes?
  • Welche internen und externen Beteiligten sind in das Projekt involviert? Welche Rollen übernehmen sie dabei?
  • Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen?

Lassen Sie uns das einmal in der Praxis anschauen. Sie sind verantwortlich für die Planung des diesjährigen Abendessens für wertgeschätzte Kunden. Sie haben sich das persönliche Ziel gesetzt, die Veranstaltung so organisiert, produktiv und effizient wie möglich zu gestalten. Sie sind überzeugt, dass Sie dieses Ziel erreichen werden und beginnen damit, ein kurzes Briefing für Ihre Veranstaltung zu formulieren. Ihre Antworten auf die drei oben aufgeführten Fragen lauten:

Was sind die internen und die extrenen Ziele des Projektes?

Das interne Ziel ist es, ein hochkarätiges Kundenevent für weniger als 15.000 Euro zu veranstalten. Das externe Ziel ist es, eine 50-prozentige Antwort- und eine 80-prozentige Anwesenheitsquote zu erreichen.

Welche internen und externen Beteiligten sind in das Projekt involviert?

Zu den internen Beteiligten gehören das Planungsteam der Veranstaltung (Sarah, Linda, Tim, Patrick), der Vizepräsident der Abteilung Kundenerfolg und das Marketingteam. Zu den externen Beteiligten zählen alle wichtigen Kunden und einige Dienstleister (Catering-Unternehmen, Veranstaltungsort, etc.).

Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen?

Die Projektplanung startet am 15. Januar und die Veranstaltung ist für den 30. August geplant.

Sobald Sie Ihr Projekt kurz vorgestellt und die Ziele festgelegt haben, können Sie von dort aus quasi rückwärts arbeiten und alle Arbeitsschritte planen, die erforderlich sind, um diese Ziele zu erreichen.

2. Liste mit allen erforderlichen Schritten für die Durchführung Ihres Projektes

Damit Ihre Projektzeitleiste eine optimale Grundlage für Ihr Projekt bildet, müssen Sie zuerst eine Liste mit allen Arbeitsschritten und Details erstellen, die für den gesamten Projektplanungsprozess erforderlich sind. Lassen Sie nichts aus, kein Details ist zu klein oder zu groß. Alle Aufgaben, die für die termin- und budgetgerechte Fertigstellung Ihres Projekts entscheidend sind, sollten in diese Liste aufgenommen werden.

Machen Sie sich an dieser Stelle keine allzu großen Sorgen um die Reihenfolge aller Ihrer Arbeitsschritte oder wann diese erledigt werden müssen – dazu kommen wir später.

Für unser Beispiel, das Abendessen für geschätzte Kunden, könnte die Liste wie folgt aussehen:

  • Einen Veranstaltungsplan schreiben
  • Budget festlegen
  • Veranstaltungsort bestätigen
  • Catering-Firma auswählen
  • Veranstaltungsmotto bestimmen
  • Gestaltungskonzept entwerfen
  • Ein Online-Antwortformular einrichten
  • Einladungen senden
  • Veranstaltung bewerben
  • Werbegeschenke bestellen
  • Technik kontrollieren
  • Präsentationen fertigstellen
  • Werbebroschüren und -geschenke vorbereiten
  • Checkliste für den Tag anfertigen

Größere oder komplexere Aufgaben sollten Sie in kleinere, leichter verdauliche Teilaufgaben unterteilen. Das hilft Ihnen nicht nur dabei, den wahren Umfang dieser Aufgabe zu ermitteln. Durch die Unterteilung sorgen Sie auch dafür, keine Details zu vergessen und die Unteraufgaben leichter zu bewältigen.

In unserem Fallbeispiel könnten wir die Aufgabe „Catering-Firma aussuchen“ in mehrere Teilprojekte aufteilen, damit sie nicht so überwältigend wirkt:

  • Eine Liste der potentiellen Caterer erstellen
  • Kostenvoranschläge von jedem Caterer einholen
  • Kostenvoranschläge und Menüvorschläge vergleichen
  • Die besten Kandidaten persönlich treffen
  • Caterer auswählen
  • Vertrag abschließen

3. Zeitliche Kalkulation aller erfolderlichen Arbeitsschritte

Sobald Sie eine umfassende Liste aller Arbeitsschritte Ihres Projektes zusammengestellt haben, können Sie jedem Arbeitsschritt eine bestimmte Zeitspanne zuweisen. Dadurch geben Sie Ihrem Team genügend Vorlaufzeit, um die rechtzeitige Bearbeitung der Aufgaben zu gewährleisten und den gesamten Zeitrahmen einzuhalten. Sobald Sie wissen, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt, können Sie diese entsprechend planen und ihre Reihenfolge festlegen.

Um mit unserem Beispiel für ein Kundenabendessen fortzufahren, lassen Sie uns den Arbeitsschritt „Catering-Firma aussuchen“ mit allen seinen Unteraufgaben anschauen und einschätzen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen werden.

Catering-Firma aussuchen (9 Wochen)
  • Eine Liste der potentiellen Caterer erstellen (1 Woche)
  • Kostenvoranschläge von jedem Caterer einholen (3 Wochen)
  • Kostenvoranschläge und Menüvorschläge vergleichen (1 Woche)
  • Die besten Kandidaten persönlich treffen (2 Wochen)
  • Caterer auswählen (1 Woche)
  • Vertrag abschließen (1 Woche)

Ausgehend von dieser Prognose wird der Auswahlprozess insgesamt neun Wochen dauern. Wenn Sie nun „rückwärts“ arbeiten, können Sie bestimmen, wann Sie mit diesem Projekt beginnen müssen.

4. Abhängigkeiten und Reihenfolge der Arbeitsschritte

In der Regel können bei der Durchführung eines Projektes mehrere Arbeitsschritte gleichzeitig ausgeführt werden – vor allem, wenn für jede der sich überschneidenden Aufgaben unterschiedliche Teammitglieder verantwortlich sind. Allerdings können einige Aufgaben erst dann begonnen werden, sobald andere abgeschlossen sind. Mit anderen Worten: Einige Arbeitsschritte sind von der Fertigstellung anderer abhängig. Dies ist einer der vielen Gründe, warum eine Zeitleiste so wichtig ist. Indem Sie alle sich überschneidenden Arbeitsschritte samt ihrer Bearbeitungszeit visualisieren, behalten Sie stets den Überblick.

Dieser Zeitpunkt eignet sich hervorragend, um die Verantwortlichen für jeden Arbeitsschritt zu bestimmen. Die frühzeitige Zuweisung der Verantwortlichkeiten für jeden Teilbereich des Projektes ermöglicht es Ihnen, Zeit- oder Ressourcenkonflikte rechtzeitig zu erkennen und anzupassen und somit spätere Überraschungen und Verzögerungen zu vermeiden. In Schritt 6 lernen Sie, wie Sie Ihre Projektzeitleiste mit allen Beteiligten teilen können und so Verantwortlichkeiten klar und deutlich machen.

Eine der Aufgaben für unsere Beispielveranstaltung ist der Versand von Einladungen. Während dieser einzelne Arbeitsschritt recht einfach erscheint, müssen noch einige andere Schritte geschehen, bevor wir überhaupt an den Versand denken können. So müssen die Einladungen erst gestaltet werden, und vor der Gestaltung muss noch ein Motto für unsere Veranstaltung gefunden werden. Ein Schritt nach dem anderen. Zum Beispiel:

Veranstaltungsmotto (Planungsteam der Veranstaltung) → Designkonzept (Linda) → Design auswählen (Planungsteam der Veranstaltung) → Einladung gestalten (Linda) → Einladungen versenden (Tara)

Es lohnt sich, jede Abhängigkeit und die Reihenfolge (oder Anordnung) der einzelnen Aufgaben zu definieren. Sie werden schnell erkennen, wie Ihr Projektpuzzle sich zusammenfügt. Außerdem ist es wichtig zu entscheiden, wer was machen wird. Wer arbeitet am Veranstaltungsmotto? Wer gestaltet die Einladungen?

Erfreulicherweise kann der Einladungsprozess und die Auswahl der Catering-Firma zeitgleich stattfinden (was auf unserer Projektzeitleiste veranschaulicht wird).

5. Zeitleiste erstellen

Stellen Sie sich schon langsam vor, wie Ihre Projektzeitleiste aussehen könnte? In der Tat ist es nicht so praktisch, dieses Bild (und all die dazugehörigen Aufgaben und Termine) im Kopf zu behalten, aber es ist durchaus sinnvoll, das alles zu Papier (oder auf den Bildschirm) zu bringen. Ihr erster Instinkt führt Sie vielleicht zu Excel oder Powerpoint. Da aber keins der beiden Programme für die Planung oder Verwaltung von Projekten konzipiert wurde, werden Sie wahrscheinlich auf einige Herausforderungen stoßen, die Sie durch die Wahl eines besseren Tools vermeiden könnten.

Entscheiden Sie sich stattdessen für ein Projektmanagement-Tool wie Asana, das speziell zum Erstellen und Verwalten von Projektzeitleisten konzipiert wurde. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit beim Erstellen Ihrer Zeitleiste (Sie vergeuden keine kostbare Zeit mehr damit, einzelne Zellen zu verbinden und komplizierte Formeln hinzuzufügen, um eine Tabelle in eine Projektzeitleiste umzuwandeln), sondern können auch nach dem Projektstart Ihre Zeitleiste weiterhin verwalten. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool lässt sich die Zeitleiste problemlos im Verlauf des Projektes anpassen und zeitgleich alle Beteiligten über Änderungen und Fortschritte informieren.

Mit dem richtigen Tool wird Ihre Zeitleiste an die darin enthaltenen Arbeitsschritte geknüpft und bleibt dadurch immer topaktuell. Und genau das macht den Unterschied zwischen einem Projekt aus, das wie am Schnürchen läuft und einem Projekt, das aus der Kontrolle geraten ist.

So erstellen Sie eine Projektzeitleiste in Asana

Mit der Zeitleiste von Asana können Sie Ihren eigenen Projektzeitplan erstellen:

  1. Erstellen Sie eine Liste mit allen Arbeitsschritten und Aufgaben Ihres Projektes
  2. Bestimmen Sie für jede Aufgabe ein Start- und ein Fälligkeitsdatum
  3. Bestimmen Sie für jede Aufgabe einen Verantwortlichen
  4. Legen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben fest
  5. Klicken Sie auf „Zeitleiste“ um zu sehen, wie Ihre Liste in eine visualisierte Zeitleiste umgewandelt wurde

Zeitleiste für die Veranstaltung Kundenabendessen in Asana

Tipp: Wenn Sie Ihren Zeitplan bereits in einer Tabelle erstellt haben, können Sie ihn mit unserem CSV-Importer im Handumdrehen zu Asana importieren und zu Schritt vier übergehen.

Einige Vorlagen für Projektzeitleisten zum Einstieg

Der schnellste und einfachste Weg, eine Projektzeitleiste einzurichten, ist eine Projektvorlage. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Projektvorlagen von Asana, die Sie ab sofort verwenden können. Jedes Projekt beginnt standardmäßig in der Listenansicht, aber wenn Sie es lieber in eine Zeitleiste umwandeln möchten, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Zeitleiste”.

  • Marketing-Vorlage für Produkteinführungen: Erstellen Sie einen Marketingplan für Ihre nächste Produkteinführung.
  • Vorlage zur Eventplanung: Bevor Sie mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung beginnen, erstellen Sie einen Workback-Plan und eine Projektzeitleiste, damit Ihr Team immer auf dem Laufenden bleibt.
  • Vorlage für Produktfahrpläne: Erstellen Sie eine Zeitleiste für Ihren nächsten Produktfahrplan und teilen Sie diese mit anderen.
  • Vorlage für allgemeine Projektpläne: Sie benötigen keine der oben genannten Vorlagen? Dann beginnen Sie doch mit einer allgemeinen Vorlage zum Erstellen eines Projektplans und -vorlage und passen diese an Ihre Anforderungen an.

6. Mit wichtigen Beteiligten teilen

Erinnern Sie sich an die Liste aller Projektbeteiligten, die Sie zu Beginn dieses Prozesses für Ihr Projektbriefing erstellt haben? Jetzt, da Sie Ihre Zeitleiste erstellt haben, ist es wichtig, diese mit allen Beteiligten zu teilen. Wir versprechen Ihnen, alle werden von der Übersichtlichkeit Ihres Plans begeistert sein. Je einfacher Sie ihren Teil des Projektes gestalten, desto mehr Wertschätzung erhalten Sie während des gesamten Prozesses.

Wenn Sie für Ihre Zeitleiste ein Projektmanagement-Tool verwenden, kann sie schnell und einfach mit anderen geteilt werden. Verabschieden Sie sich von E-Mails und zahlreichen Dokumenten – alle Beteiligten erfahren im Handumdrehen, wer was und bis wann erledigt.

Für das Abendessen mit geschätzten Kunden möchten wir unsere Zeitleiste mit allen Beteiligten des gesamten Projektes teilen, nicht nur mit den unmittelbar Verantwortlichen. Auf diese Weise können alle und zu jeder Zeit ihren Teil des Projektes und die entsprechenden Abhängigkeiten nachverfolgen.

7. Verwalten und anpassen: Tipps für den Einsatz Ihrer Projektzeitleiste nach dem Projektstart

Wenn Sie jemals an einem Projekt gearbeitet haben, wissen Sie, dass die Dinge nicht immer nach Plan verlaufen. Wenn Sie jedoch flexibel und anpassungsfähig sind, lassen sich Änderungen unkompliziert handhaben. Zeitleisten eignen sich nicht nur hervorragend für die Planung von Projekten, sie helfen Ihnen auch bei der Anpassung bei unausweichlichen Verzögerungen.

Das Verschieben von Aufgaben muss nicht zwangsläufig entmutigend sein oder das gesamte Projekt behindern. Wenn ein Teil des Projektes in Verzug gerät, erhalten Sie als Projektverantwortlicher die nötige Transparenz über die Auswirkungen des Verzug auf den Rest des Projektes. In diesem Fall können Sie die Abläufe entsprechend verändern, damit das Gesamtprojekt weiterhin produktiv voranschreiten kann.

Anpassen mit der Zeitleiste

Wie bereits im The Balance Careers treffend festgestellt wurde, können Projektänderungen innerhalb ihrer eigenen konkreten Schritte verwaltet werden, aber sobald die Änderung abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, Ihre Zeitleiste zu aktualisieren. Da Zeitpläne bei Planänderungen rasch ihre Aktualität verlieren, bietet ein Projektmanagement-Tool im Vergleich zu E-Mails oder Tabellen einen großen Vorteil. Als Projektverantwortlicher liegt es dann an Ihnen, allen Beteiligten mitzuteilen, was die einzige aktuelle Informationsquelle für alle Projekte samt Änderungen ist (Ihre Zeitleiste) und dafür zu sorgen, dass sie immer aktuell bleibt.

  • Sofortiger Handlungsbedarf: Sobald die Änderung bestätigt ist, muss die Zeitleiste umgehend aktualisiert werden, um diese anzuzeigen.
  • Alle Beteiligten informieren: Jeder, der von der Änderung auf Ihrer Projektzeitleiste betroffen ist, muss wissen, wie sich diese auf seine Arbeit auswirkt die Möglichkeit erhalten, die Änderungen auf der Zeitleiste zu sehen.
  • Die Auswirkungen bestimmen: Sobald Ihre Zeitleiste aktualisiert wurde, können Sie sofort erkennen, ob sich in einer Zeitspanne oder bei einer Person zu viele Aufgabe stauen. Lassen sich einige Aufgaben verschieben, um etwas Zeit zu gewinnen? Kann eine andere Person ein paar Aufgaben übernehmen?

Um unser Event-Beispiel abzuschließen, nehmen wir an, dass es Ihnen gelungen ist, den richtigen Caterer für das Abendessen bereits im Vorfeld auszuwählen. Während Sie schon begeistert den Vertrag vorbereiten, erhalten Sie einen Anruf, bei dem Caterer Ihnen mitteilt, dass er sich geirrt hat und an dem Tag bereits für ein anderes Event gebucht ist. Leider müssen Sie Ihre Suche nun also erneut beginnen.

Mithilfe unserer Zeitleiste können wir den veränderten [Zeitplan anpassen](/ressources/project timeline-planes) (und somit auch alles und jeden einbeziehen, der von dieser Änderung betroffen ist). Der erfreuliche Aspekt dieser Herausforderung ist, dass wir bereits einige der ersten Aufgaben erledigt haben und dies auf der Zeitleiste nachvollziehen können. Auch wenn dies ein frustrierendes Problem ist, fühlt es sich doch überschaubar an, weil unsere Zeitleiste uns die Richtung vorgibt und einen organisierten Überblick bietet.

Häufig gestellte Fragen über Projektzeitleisten

Die Fähigkeit, eine durchdachte Projektzeitleiste zu erstellen, bringt Sie schon mal dem Ziel näher, dieses starke Tool in seinem vollen Leistungsumfang nutzen zu können. Aber wahrscheinlich haben Sie noch weitere Fragen zu ihren Einsatzmöglichkeiten? Sie sind nicht allein. Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Projektzeitleiste:

Worin bestehen die Unterschiede zwischen einer Zeitleiste und einem Gantt Diagramm?

Gantt-Diagramme konzentrieren sich mehr auf Workflow- und Aufgabenabhängigkeiten. Sie sind linearer und berücksichtigen keine Änderungen oder Mehrfachvorgänge auf einmal. Zeitleisten sind flexibel und passen sich problemlos an Änderungen in Projektplänen an. Außerdem ermöglichen sie eine mühelose Aktualisierung von Workflows. Beide dienen als visuelle Tools.

Wie kann der Fortschritt eines Projektes nachverfolgt werden, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte verwalten?

Projektportfolio zum Verwalten von mehreren Projekten

In einer Tabelle ist das in der Tat schwierig, aber in einem [Projektmanagement-Tool](/uses/project management) wesentlich einfacher. Um das gesamte Projekt in einer Übersicht zu sehen, stehen Ihnen mehrer Ansichten zu Verfügung. Oder Sie benutzen die Portfolio Ansicht, um mehrere Projekte zu verwalten.

Mit anderen Worten können es visuell veranschaulichen, wenn Sie über freie Kapazitäten verfügen, um an konkreten Themen zu arbeiten. Und wenn Sie wiederum Ihre Kapazitätsgrenze erreicht haben, können Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams ausgleichen.

Mehr Zuversicht und Sicherheit für Ihre nächste Projektzeitleiste

Das Erstellen eines Projektplan ist nur der halbe Weg. Ebenso wichtig ist es, dessen Ausführung festzulegen. In einer Zeitleiste oder oder einem Zeitplan die Umsetzung des Plans zu festzulegen, ist von entscheidender Bedeutung für die Planungsphase und ermöglicht eine effizientere Projektabwicklung.

Wenn Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung für jede Projektzeitleiste befolgen, behalten Sie stets die volle Kontrolle und sind weniger gestresst. Probieren Sie es aus, passen Sie es an Ihr Unternehmen an und teilen Sie es mit andern!

Um Ihre Projektzeitpläne noch ein Stück mehr zu optimieren, erstellen Sie Ihre nächste Zeitleiste mit Asana.

Erstellen Sie Ihre Ihre nächste Projektzeitleiste mit Asana