Wie Sie das Arbeitspensum Ihres Teams effektiv verwalten können

Haben Sie Schwierigkeiten, Aufgaben an Ihr Team zu delegieren? Damit sind Sie nicht allein. Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, dass Ihre Mitarbeiter konzentriert, produktiv und zielgerichtet arbeiten. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass die Arbeitsbelastung in Ihrem Team fair verteilt ist. Die Organisations- und Produktivitätsexpertin Julie Morgenstern hat es am besten formuliert: „Wenn Sie Ihre leistungsfähigsten Mitarbeiter überlasten, dann werden Sie sie verlieren, sobald sie sich darüber ärgern, dass sie mehr als andere leisten.“ Der Ausgleich der Arbeitsbelastung Ihres Teams, ist keine leichte Aufgabe. Wir sind hier, damit Sie diese Aufgabe in Zukunft effektiv bewältigen.

Was versteht man unter Arbeitspensum-Verwaltung?

Bevor wir gleich auf die Tipps und Tricks eingehen, sollten wir erst einmal klären, was der Begriff Arbeitspensum-Verwaltung überhaupt bedeutet. Bei der Verwaltung des Arbeitspensums geht es um den Prozess, Arbeit effizient und fair innerhalb Ihres Teams zu verteilen und zu verwalten. Wird dieser Prozess erfolgreich durchgeführt, kann das Chaos beseitigt und die Leistung der Teammitglieder erhöht werden. Sowohl Sie, als auch Ihr Team können dadurch mit einem Gefühl der Zufriedenheit nach Hause gehen, statt mit einem Gefühl der Überforderung. Wenn die Teammitglieder zuversichtlich über ihr Arbeitsvolumen sind, liefern sie qualitativ hochwertigere Arbeit in einem schnelleren Tempo.

Fünf Schritte zur erfolgreichen Verwaltung des Arbeitspensums

Falls Sie bisher noch nicht viel über die Verwaltung der Arbeitsbelastung nachgedacht haben, sind Sie nicht allein – das International Institute of Directors and Managers berichtet, dass nur wenige Menschen in dieser so wichtigen Fähigkeit ausgebildet wurden.

Erfreulicherweise existieren heutzutage Tools, die Ihnen helfen können, alle und alles gleichzeitig voranzubringen (siehe dazu Punkt fünf weiter unten). Aber damit ein Tool Ihnen wirklich helfen kann, die Arbeitsbelastung Ihrer Teammitglieder zu steuern, müssten Sie erst einmal etwas Vorarbeit leisten. Die folgenden fünf Schritte sind notwendig, damit Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams erfolgreich verwalten können.

1. Das Arbeitspensum und die Kapazitäten Ihres Teams ermitteln

Wenn die Arbeit Ihres Teams auf mehrere unterschiedliche Projektbeschreibungen, Pläne und Tools verteilt ist, lässt sich kaum beurteilen, wie hoch der Gesamtaufwand ist, den Sie alle bewältigen müssen. Jedoch ist diese Information für die Ermittlung der tatsächlichen Arbeitsbelastung und freien Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder von zentraler Bedeutung. Dieses Problem lässt sich dadurch beheben, dass Sie Ihre Pläne übersichtlich strukturieren:

1. Stellen Sie eine vollständige Liste der Projekte und Prozesse zusammen, für die Ihr Team verantwortlich ist. Dies können sowohl eigene Projekte Ihres Teams sein, als auch bereichsübergreifende Projekte, an denen Ihr Team beteiligt ist.
2. Bestimmen Sie den Umfang und Zeitplan der einzelnen Arbeiten. Sind es große, komplexe Projekte mit mehreren zu erbringenden Leistungen oder sind sie kleiner im Umfang? Für welchen Teil jedes Projekts oder Prozesses ist Ihr Team verantwortlich?
3. Unterteilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben und Arbeitsabläufe. Sobald Sie einen umfassenden Überblick über das Arbeitsbelastung Ihres Teams haben, teilen Sie es in kleinere Abschnitte auf, damit alle wissen, wie die wöchentlichen oder täglichen Belastungen aussehen.
4. Priorisieren Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf diese Weise wissen Sie auch, was Ihr Team zuerst in Angriff nehmen muss und können einen besseren Zeitplan festlegen.

Allerdings ist die Kenntnis des gesamten Arbeitsaufwandes nur die halbe Miete. Desweiteren müssen Sie herausfinden, über wie viel Kapazitäten Ihr Team und jeder einzelne Mitarbeiter verfügt. Wenn Sie Meetings, Urlaub und wiederkehrende Aufgaben einmal berücksichtigt haben, wie viel Zeit bleibt jedem Teammitglied noch, um sich weiteren Projekten zu widmen? Bewerten Sie die Arbeitsbelastung aller Teammitglieder oder lassen Sie jeden das eigene Pensum selbst ermitteln, um einen Überblick über die zusätzlich verfügbare Zeit zu erhalten.

Bewertung der Arbeitsbelastung in der Praxis:

Ihr Analystenteam muss im zweiten Quartal neun verschiedene Berichte erstellen. Es handelt sich um eine Mischung aus neuen Berichten, deren Erstellung länger dauert, und sich wiederholenden Berichten, für die bereits entsprechende Voreinstellungen vorliegen. Bevor Sie damit beginnen, die Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, klären Sie zunächst das Timing (bis wann muss jeder einzelne Bericht erledigt sein), die Wichtigkeit (welche Arbeit muss vorher erledigt werden) und die Zeitspanne, die Sie für die Erstellung jedes einzelnen Dokumentes benötigen.

Ausgehend von dieser Auswertung wissen Sie nun, wie groß der zusätzliche Arbeitsumfang Ihres Analystenteams ist. Möglicherweise haben Sie sogar entdeckt, dass diese Belastung die Kapazitäten Ihres kleinen Teams überfordert. Da Sie jedoch wissen, dass einige der Berichte eine niedrige Priorität haben, können Sie diese Aufgaben zugunsten der wichtigeren nach hinten verschieben.

2. Ressourcen richtig zuteilen und das Arbeitspensum einzelner Personen aufschlüsseln

Nachdem Sie sich nun einen Überblick über das gesamte Arbeitsvolumen Ihres Teams verschafft haben, können Sie jetzt bestimmen, wer an was zu welcher Zeit arbeiten soll. Obwohl die Zuweisung der einzelnen Arbeiten einfach klingt, könnte es durchaus kompliziert sein, wie bereits kluge Köpfe im Bericht Harvard Business Review dargelegt haben.

Diese fünf Hinweise sollten Sie als Teamleiter beachten, um die Arbeitsbelastung für alle ausgewogen und überschaubar zu gestalten:

1. Zuerst die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuweisen. Sortieren Sie die To-do-Liste Ihres Teams nach Priorität und kümmern Sie sich zuerst um die Mitarbeiter für die Arbeitsvorgänge mit der höchsten Priorität.
2. Start -und Fälligkeitsdaten aufeinander abstimmen. Nachdem Sie nun wissen, wer was tun wird, legen Sie für jede Aufgabe oder jedes Projekt einen Zeitplan fest. Verwenden Sie eine Zeitleiste oder einen Kalender, um die Arbeitsbelastung zu visualisieren, damit Sie das Arbeitspensum jedes Einzelnen anpassen können.
3. Für jede Aufgabe oder jedes Projekt die richtigen Personen auswählen. Berücksichtigen Sie dabei ihre Verfügbarkeit sowie ihre Fähigkeiten und Erfahrungen.
4. Das Team an der Planung beteiligen: Fragen Sie Ihre Teamkollegen nach Ihrer Einschätzung zu verfügbaren Kapazitäten innerhalb des Teams. Nicht nur werden sie ihre eigene Arbeitsbelastung und Kapazitäten am besten einschätzen können, sie werden auch motivierter sein, wenn alle Teammitglieder sich in die Planung miteinbezogen fühlen.
5. Zuweisungen von Aufgaben immer begründen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und von Anfang an die richtigen Anforderungen zu stellen.

Zuteilung von Ressourcen in der Praxis:

Sie benötigen zwei Personen, um an den Entwürfen der Werbeanzeigen für eine bevorstehende Kampagne zu arbeiten, und haben fünf Mitarbeiter zur Auswahl. Sie könnten nach dem Zufallsprinzip vorgehen, aber Sie erhalten bessere Ergebnisse, wenn Sie sich die Hintergründe der Teammitglieder ansehen (z. B. Haben sie zuvor an früheren Kampagnen gearbeitet?), die bereits überlasteten Teammitglieder aus der Auswahl ausschließen und dann Ihre Favoriten fragen, ob sie glauben, über die nötigen Fähigkeiten und Kapazitäten für dieses Projekt zu verfügen.

3. Sich mit dem Team absprechen und bei Bedarf die Arbeitsbelastung anpassen

Selbst die besten Pläne und Projektzeitleisten stoßen auf Hindernisse und Sie müssen in der Lage sein, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, bevor wichtige Termine verpasst werden.

Um sich ein Bild davon zu machen, inwieweit jedes Teammitglied sein aktuelles Arbeitspensum bewältigt, sollten Sie proaktiv handeln, indem Sie regelmäßige Einzel-Meetings mit Ihren Teammitgliedern ansetzen. Wenn sich in diesen Gesprächen herausstellt, dass sich ein Teammitglied überlastet fühlt, sollten Sie versuchen, seine Aufgaben einem Kollegen mit freien Kapazitäten zu übertragen.

Wenn Sie Aufgaben oder Projekte neu zuweisen, sollten Sie diese Änderungen mit Ihrem Team besprechen, damit jeder den Richtungswechsel nachvollziehen kann. Erwägen Sie außerdem, Ihr Team mit Schulungen über Selbstorganisation und Effizienz zu unterstützen, wobei Sie jedoch immer Ihre Wertschätzung für die harte Arbeit Ihrer Teammitglieder zum Ausdruck bringen sollten.

Absprachen in der Praxis:

Ihnen ist aufgefallen, dass zwei Ihrer Kundenbetreuer des Öfteren bis spät in der Nacht arbeiten und ein anderer beantwortet seine E-Mail in den frühen Morgenstunden. Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass diese Kollegen überlastet sind. Setzen Sie für jedes Mitglied Ihres Teams eine Besprechung an, um zu verstehen, wie sie ihre Arbeitsbelastung bewältigen. Bieten Sie ihnen an, bei Bedarf Verantwortlichkeiten zu verschieben oder zurückzustellen und ermöglichen Sie jedem, der den Wunsch äußert, Schulungen zu absolvieren. Wenn nicht bereits geschehen, sollten Sie solche Besprechungen regelmäßig einplanen, um ähnliche Probleme in der Zukunft von vorne herein zu vermeiden.

4. Bei großer Arbeitsbelastung kann die Effizienz gesteigert werden

Während Sie sich hauptsächlich auf das Gesamtbild konzentrieren, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, ein eigenes System zur Steuerung ihrer Arbeitsbelastung zu entwickeln. In Zeiten mit viel Arbeitsaufkommen ist es besonders wichtig, dass sich jeder auf das Richtige konzentriert, und zwar effizient.

• Empfehlen Sie Priorisierungsmethoden, die zu ihrem individuellen Stil passen.
• Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings mit Teilnahmepficht. Finden Sie neue Kommunikationswege, die nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Helfen Sie Ihrem Team zu verstehen, was Projektmanagement ist und wie ein strukturierter Plan den Zeitaufwand reduziert.

Teameffizienz in der Praxis:

Einer Ihrer Mitarbeiter reicht seine Arbeitsergebnisse immer früher ein und aus Gesprächen erfahren Sie, dass er einige neue Strategien angewandt hat, um effizienter zu arbeiten. Ermutigen Sie diese Person, ihre Erfahrungen mit dem Team zu teilen. Schaffen Sie zudem einen gemeinsamen Ort, an dem Ihre Teammitglieder zeitsparende Tipps untereinander austauschen können.

5. Ein Arbeitsmanagement-Tool einführen

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen kompletten Überblick über alle Vorgänge in jedem Projekt und bei jedem Teammitglied an einem einzigen Ort. Und apropos Zeitersparnis. Mit dem Einsatz eines Arbeits- oder Projektmanagement-Tools erreichen Sie genau das.

Wenn Sie für die Arbeitsverwaltung Ihres Teams das richtige Tool einsetzen, kann jedes Teammitglied sehen, wie sich seine Arbeit in größere Team- und Unternehmensvorgänge einfügt. Die Kommunikation findet innerhalb von Aufgaben statt, so dass das Auffinden der benötigten Informationen fünf Sekunden statt fünf Minuten dauert. Mit Zeitleisten bleiben alle auf dem Laufenden, da Projekte dadurch einzeln oder in ihrer Gesamtheit betrachtet werden können.

Arbeitsmanagement-Tools in der Praxis:

Sie haben alle Aufgaben und Schritte Ihrer Arbeitsplanung in ein Tool zur Verwaltung des Arbeitspensums integriert und alle Arbeitsvorgänge verlaufen reibungslos. Da alle Teammitglieder jederzeit einen Überblick über den Status und die Einordnung in den Gesamtprozess haben, sind Sie in der Lage, Konflikte zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Fit für den Erfolg

Fühlen Sie sich nun motiviert, Ihre Fähigkeiten im Zeit- und Arbeitspensummanagement zu verbessern? Denken Sie daran, bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung geht es vor allem darum, Arbeitsvorgänge effizient zu verteilen, Aufgaben zu verwalten und alle Beteiligten Ihrer Projekte stets auf dem Laufenden zu halten. Die oben beschriebenen Tipps, kombiniert mit einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana, können Ihnen helfen, kollidierende Termine und Prioritäten rechtzeitig zu erkennen und so das Arbeitspensum Ihres Teams erfolgreich zu verwalten.