Arbeitspensum fair und effizient verwalten!

Haben Sie Schwierigkeiten, Aufgaben an Ihr Team zu delegieren? Damit sind Sie nicht allein. Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, dass Ihre Mitarbeiter konzentriert, produktiv und zielgerichtet arbeiten. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass das Arbeitspensum in Ihrem Team gleichmäßig verteilt ist. Die Organisations- und Produktivitätsexpertin, Julie Morgenstern, hat es treffend formuliert: „Wenn Sie Ihre leistungsfähigsten Mitarbeiter überlasten, werden Sie sie verlieren, sobald sie sich darüber ärgern, dass sie mehr als andere leisten.“ Der Ausgleich der Arbeitsbelastung Ihres Teams ist jedoch keine leichte Aufgabe. Wir stehen Ihnen zur Seite, damit Sie diese Aufgabe in Zukunft effektiv bewältigen.

Was versteht man unter Arbeitspensum-Verwaltung?

Bei der Verwaltung des Arbeitspensums geht es um den Prozess, Arbeit effizient und fair innerhalb Ihres Teams zu verteilen und zu verwalten. Wird dieser Prozess erfolgreich durchgeführt, kann das Chaos beseitigt und die Leistung der Teammitglieder erhöht werden. Sowohl Sie als auch Ihr Team können dadurch mit einem Gefühl der Zufriedenheit nach Hause gehen, statt mit einem Gefühl der Überforderung. Wenn die Teammitglieder ihr Arbeitspensum souverän bewältigen können, liefern sie qualitativ hochwertigere Arbeit in einem schnelleren Tempo.

Was ist das Arbeitspensum?

Zum besseren Verständnis sollten wir noch kurz auf die Definition von Arbeitspensum eingehen. Unter dem Begriff versteht man die Gesamtmenge der zu bewältigenden Arbeit. Ähnliche Begriffe im Deutschen wären etwa Arbeitslast, Pensum oder Arbeitsbeanspruchung. Auf Englisch würde der Begriff “workload” oder “amount of work” heißen.

Warum ist die Verwaltung des Arbeitspensums wichtig?

Aktuelle Forschungsergebnisse zeigen, dass sich 80% aller Wissensarbeiter weltweit überlastet und dem Burnout nahe fühlen. Des Weiteren geben vier von fünf Mitarbeitern (82%) an, dass sie sich weniger motiviert fühlen, wenn sie ein enormes Arbeitspensum zu bewältigen haben und dadurch viel Stress erleben. Die Steuerung des täglichen Arbeitspensum ermöglicht es Ihnen, die Arbeit Ihres Teams effektiver zu verteilen und damit nicht nur für ein geringeres Burnout-Risiko Ihrer Mitarbeiter zu sorgen, sondern Stress erst gar nicht entstehen zu lassen. Tools zur Verwaltung des Arbeitspensums bieten Echtzeit-Infos zu den Aufgaben Ihres Teams, mit denen Sie das Arbeitspensum Ihres Teams effektiv verwalten und gerecht verteilen können – ganz ohne Burnout.

Wie lässt sich das Arbeitspensum verwalten?

Falls Sie bisher noch nicht viel über die Verwaltung der Arbeitspensa Ihres Teams nachgedacht haben, sind Sie nicht allein – das International Institute of Directors and Managers berichtet, dass nur wenige Menschen in dieser so wichtigen Fähigkeit ausgebildet wurden.

Erfreulicherweise existieren heutzutage Tools, die Ihnen helfen können, alle und alles gleichzeitig voranzubringen (siehe dazu Punkt fünf weiter unten). Aber damit ein Tool Ihnen wirklich helfen kann, das große Arbeitspensum Ihrer Teammitglieder zu steuern, sollten Sie erst einmal etwas Vorarbeit leisten und Ihre Projektmanagement-Kompetenzen auffrischen. Die folgenden fünf Schritte sind notwendig, damit Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams erfolgreich verwalten können.

1. Das Arbeitspensum und die Kapazitäten Ihres Teams ermitteln

Wenn die Arbeit Ihres Teams auf mehrere unterschiedliche Projekt-Briefings, Pläne und Tools verteilt ist, lässt sich kaum beurteilen, wie hoch der Gesamtaufwand tatsächlich ist. Jedoch ist diese Information für die Ermittlung des tatsächlichen Arbeitspensum und der freien Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder von zentraler Bedeutung. Dieses Problem lässt sich dadurch beheben, dass Sie Ihre Pläne übersichtlich strukturieren:

1. Stellen Sie eine vollständige Liste der Projekte und Prozesse zusammen, für die Ihr Team verantwortlich ist. Dies können sowohl eigene Projekte Ihres Teams sein als auch bereichsübergreifende Projekte, an denen Ihr Team beteiligt ist.

2. Bestimmen Sie den Umfang und Zeitplan der einzelnen ArbeitenSind es große, komplexe Projekte mit mehreren zu erbringenden Leistungen oder sind sie kleiner im Umfang? Für welchen Teil jedes Projekts oder Prozesses ist Ihr Team verantwortlich?

3. Unterteilen Sie Projekte in kleinere Aufgaben und Arbeitsabläufe. Sobald Sie einen umfassenden Überblick über das Arbeitspensum Ihres Teams haben, teilen Sie es mithilfe eines Projektstrukturplans in kleinere Abschnitte auf, damit alle wissen, wie das Wochen- oder Tagespensum aussieht.

4. Priorisieren Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Auf diese Weise wissen Sie auch, in welchen Bereichen eine Bedarfanalyse durchgeführt werden soll, und können einen besseren Zeitplan festlegen.

Allerdings ist die Kenntnis des gesamten Arbeitsaufwandes nur die halbe Miete. Des Weiteren müssen Sie herausfinden, über wie viel Kapazitäten Ihr Team und jeder einzelne Mitarbeiter verfügt. Wenn Sie Meetings, Urlaub und wiederkehrende Aufgaben einmal berücksichtigt haben, wie viel Zeit bleibt jedem Teammitglied noch, um sich weiteren Projekten zu widmen? Bewerten Sie die Arbeitsbelastung aller Teammitglieder oder lassen Sie jeden das eigene Pensum selbst ermitteln, um einen Überblick über die zusätzlich verfügbare Zeit zu erhalten.

Beispiel für die Bewertung des Arbeitspensum

Ihr Analystenteam muss im zweiten Quartal neun verschiedene Berichte erstellen. Es handelt sich um eine Mischung aus neuen Berichten, deren Erstellung länger dauert, und sich wiederholenden Berichten, für die bereits entsprechende Voreinstellungen vorliegen. Bevor Sie damit beginnen, die Aufgaben einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, klären Sie zunächst das Timing (bis wann muss jeder einzelne Bericht erledigt sein), die Wichtigkeit (welche Arbeit muss vorher erledigt werden) und die Zeitspanne, die Sie für die Erstellung jedes einzelnen Dokumentes benötigen.

Ausgehend von dieser Auswertung wissen Sie nun, wie groß der zusätzliche Arbeitsumfang Ihres Analystenteams ist. Möglicherweise haben Sie sogar entdeckt, dass diese zusätzlichen Aufgaben zu einem sehr hohen Arbeitspensum führen, was Sie Ihrem Team nicht zumuten möchten. Da Sie jedoch wissen, dass einige der Berichte eine niedrige Priorität haben, können Sie diese Aufgaben zugunsten der wichtigeren nach hinten verschieben.

FAQ: Wie kann ich mein Team darin bestärken, noch effektiver und effizienter zu arbeiten?

Effiziente Teams erledigen Aufgaben auf die richtige Weise, während effektive Teams die richtigen Aufgaben erledigen. Im Idealfall sollten Sie Ihr Team darin bestärken, sowohl effizient als auch effektiv zu sein, um so sicherzustellen, dass es die richtigen Aufgaben richtig erledigt.

Falls es bei Ihnen noch nicht so weit sein sollte: Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team dasselbe Arbeitsmanagement-Tool verwendet, damit klar ist, wer was bis wann erledigt. Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte sich leicht in Ihre bevorzugten Business-Tools integrieren lassen, damit Sie und Ihr Team nicht ständig zwischen Apps wechseln oder Tabellen durchstöbern müssen und sich auf die wichtige Arbeit konzentrieren können. Und noch ein Tipp: Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte eine integrierte Möglichkeit zur Steuerung des Arbeitspensums enthalten, damit Sie die Arbeitsauslastung Ihres Teams in Echtzeit mitverfolgen können.

2. Ressourcen richtig zuteilen und das Arbeitspensum einzelner Personen aufschlüsseln

Nachdem Sie sich nun einen Überblick über das gesamte Arbeitsvolumen Ihres Teams verschafft haben, können Sie jetzt bestimmen, wer wann woran arbeiten soll. Obwohl die Zuweisung der einzelnen Arbeiten einfach klingt, könnte es durchaus kompliziert sein, wie bereits kluge Köpfe im Bericht Harvard Business Review dargelegt haben.

Ressourcenverteilung kann Ihnen dabei helfen, verfügbare Ressourcen zu identifizieren und einem Vorhaben effektiv zuzuordnen. Wenn Sie sich noch nie mit Ressourcenverteilung beschäftigt haben, unterstützen Sie die folgenden fünf Tipps dabei, die Arbeitspensen für alle ausgewogen und überschaubar zu gestalten:

1. Zuerst die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuweisen. Sortieren Sie die To-do-Liste Ihres Teams nach Priorität, und kümmern Sie sich zuerst um die Mitarbeiter für die Arbeitsvorgänge mit der höchsten Priorität.

2. Start- und Fälligkeitsdaten planen. Da Sie nun wissen, wer was erledigen wird, beginnen Sie mit der Planung der einzelnen Aufgaben oder Projekte. Zudem können Sie Zeitmanagement-Strategien wie Time Blocking einsetzen, die den Teammitgliedern helfen, ein besseres Bewusstsein für ihre Arbeit zu entwickeln.

3. Für jede Aufgabe oder jedes Projekt die richtigen Personen auswählen. Berücksichtigen Sie dabei deren Verfügbarkeit sowie deren Fähigkeiten und Erfahrungen.

4. Das Team an der Planung beteiligen: Fragen Sie Ihre Teamkollegen nach Ihrer Einschätzung zu verfügbaren Kapazitäten innerhalb des Teams. Sie werden nicht nur ihre eigene Arbeitsbelastung und Kapazitäten am besten einschätzen können, sondern auch motivierter sein, wenn sich alle Teammitglieder in die Planung miteinbezogen fühlen.

5. Zuweisung von Aufgaben immer begründen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und von Anfang an die richtigen Anforderungen zu stellen.

Beispiel für Zuteilung von Ressourcen

Sie benötigen zwei Personen, um an den Entwürfen der Werbeanzeigen für eine bevorstehende Kampagne zu arbeiten, und haben fünf Mitarbeiter zur Auswahl. Sie könnten nach dem Zufallsprinzip vorgehen, aber Sie erhalten bessere Ergebnisse, wenn Sie sich die Hintergründe der Teammitglieder ansehen (z. B.: Haben sie zuvor an früheren Kampagnen gearbeitet?), die bereits überlasteten Teammitglieder aus der Auswahl ausschließen und dann Ihre Favoriten fragen, ob sie glauben, über die nötigen Fähigkeiten und Kapazitäten für dieses Projekt zu verfügen.

FAQ: Wie gehe ich mit Terminüberschneidungen und Prioritätenverschiebungen um?

Die Planung des Arbeitspensums ist selten ein einfacher Prozess. Manchmal sind für eine Aufgabe besser geeignete Teammitglieder bereits mit einer anderen wichtigen Aufgabe beschäftigt. Außerdem kann es vorkommen, dass Ihr gesamtes Team bereits mit voller Auslastung arbeitet und es schlichtweg nicht möglich ist, ihnen noch mehr Aufgaben aufzubürden. Es gibt womöglich nicht immer die eine perfekte Lösung. Dennoch ist es hilfreich, das Arbeitspensum Ihres Teams von vornherein zu kennen, damit eventuell auftretende Kapazitäts-Notstände identifiziert und vermieden werden können.

Wenn Sie schon vorher wissen, dass eine wichtige Lieferung mit knapper Frist ansteht, können Sie eventuell weniger wichtige Aufgaben vorverlegen oder auf später verschieben. Wenn Sie einen Überblick über die Auslastung Ihres Teams haben, können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, ihr Arbeitspensum kurz- und langfristig besser zu verwalten.

3. Sich mit dem Team absprechen und bei Bedarf die Arbeitsbelastung anpassen

Selbst die besten Pläne und Projektzeitleisten stoßen auf Hindernisse, und Sie müssen in der Lage sein, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, bevor wichtige Termine verpasst werden.

Um sich ein Bild davon zu machen, inwieweit jedes Teammitglied sein aktuelles Arbeitspensum bewältigt, sollten Sie proaktiv handeln, indem Sie regelmäßige Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern ansetzen. Wenn sich in diesen Gesprächen herausstellt, dass ein Teammitglied ein gewaltiges Arbeitspensum zu bewältigen hat, sollten Sie versuchen, seine Aufgaben einem Kollegen mit freien Kapazitäten zu übertragen.

Wenn Sie Aufgaben oder Projekte neu zuweisen, sollten Sie diese Änderungen mit Ihrem Team besprechen, damit jeder den Richtungswechsel nachvollziehen kann. Dies ließe sich beispielsweise durch ein Änderungsverfahren erreichen. Alternativ können Sie auch erwägen, Ihr Team mit Schulungen über Selbstorganisation und Effizienz zu unterstützen, wobei Sie jedoch immer Ihre Wertschätzung für die harte Arbeit Ihrer Teammitglieder zum Ausdruck bringen sollten.

Beispiel für Absprachen

Ihnen ist aufgefallen, dass zwei Ihrer Kundenbetreuer des Öfteren bis spät in der Nacht arbeiten und ein anderer beantwortet seine E-Mail in den frühen Morgenstunden. Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass diese Kollegen überlastet sind. Setzen Sie für jedes Mitglied Ihres Teams eine Besprechung an, um zu verstehen, wie sie ihre Arbeitsbelastung bewältigen. Bieten Sie ihnen an, bei Bedarf Verantwortlichkeiten zu verschieben oder zurückzustellen und ermöglichen Sie jedem, der den Wunsch äußert, Schulungen zu absolvieren. Wenn nicht bereits geschehen, sollten Sie solche Besprechungen regelmäßig einplanen, um ähnliche Probleme in der Zukunft von vornherein zu vermeiden.

Tipp: Vergessen Sie nicht, dass auch die Teamkultur entscheidend ist

Neben Einzel-Meetings mit Ihren Mitarbeitern sollten Sie regelmäßige teamübergreifende Events planen, zum Beispiel wenn es Grund zum Feiern gibt. Unabhängig davon, ob sich Ihr Team im Büro befindet, geographisch verteilt ist oder gänzlich ortsunabhängig arbeitet: So viel Zeit muss sein. Je nach Größe Ihres Teams können Sie zum Beispiel wöchentliche Standup-Meetings, eine Happy Hour alle zwei Wochen oder eine größere Monatsversammlung organisieren.

4. Teameffizienz auch bei hohem Arbeitspensum sichern

Während Sie sich hauptsächlich auf das Gesamtbild konzentrieren, ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, ein eigenes System zur Steuerung des Arbeitspensum zu entwickeln. In Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen ist es besonders wichtig, dass sich jeder auf das Richtige konzentriert, und zwar effizient.

• Schlagen Sie Zeitmanagement-Strategien vor, die zu dem jeweiligen Arbeitsstil Ihrer Teammitglieder passen, wie etwa Timeboxing oder Time Blocking.

• Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings mit Teilnahmepflicht. Finden Sie neue Kommunikationswege, die nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen.

• Helfen Sie Ihrem Team zu verstehen, was Projektmanagement ist und wie ein strukturierter Plan den Zeitaufwand reduziert.

Beispiel für Teameffizienz

Einer Ihrer Mitarbeiter reicht seine Arbeitsergebnisse immer früher ein und aus Gesprächen erfahren Sie, dass er einige neue Strategien angewandt hat, um effizienter zu arbeiten. Ermutigen Sie diese Person, ihre Erfahrungen mit dem Team zu teilen. Schaffen Sie zudem einen gemeinsamen Ort, an dem Ihre Teammitglieder zeitsparende Tipps untereinander austauschen können.

FAQ: Wie kann ich mein Team darin bestärken, noch effizienter zu arbeiten?

Effiziente Teams erledigen Aufgaben auf die richtige Weise, während effektive Teams die richtigen Aufgaben erledigen. Im Idealfall sollten Sie Ihr Team darin bestärken, sowohl effizient als auch effektiv zu sein, um so sicherzustellen, dass es die richtigen Aufgaben richtig erledigt.

Falls es bei Ihnen noch nicht so weit sein sollte: Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team dasselbe Arbeitsmanagement-Tool verwendet, damit klar ist, wer was bis wann erledigt. Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte sich leicht in Ihre bevorzugten Business-Tools integrieren lassen, damit Sie und Ihr Team nicht ständig zwischen Apps wechseln oder Tabellen durchstöbern müssen und sich auf die wichtige Arbeit konzentrieren können. Und noch ein Tipp: Ihr Arbeitsmanagement-Tool sollte eine integrierte Möglichkeit zur Steuerung des Arbeitspensums enthalten, damit Sie die Arbeitsauslastung Ihres Teams in Echtzeit mitverfolgen können.

5. Ein Work Management-Tool einführen

Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen kompletten Überblick über alle Vorgänge in jedem Projekt und bei jedem Teammitglied an einem einzigen Ort. Und apropos Zeitersparnis: Mit dem Einsatz eines Arbeits- oder Projektmanagement-Tools erreichen Sie genau das.

Wenn Sie für die Verwaltung des Arbeitspensum das richtige Tool einsetzen, kann jedes Teammitglied sehen, wie sich seine Arbeit in größere Team- und Unternehmensvorgänge einfügt. Die Kommunikation findet innerhalb von Aufgaben statt, so dass das Auffinden der benötigten Informationen fünf Sekunden statt fünf Minuten dauert. Mit Zeitleisten bleiben alle auf dem Laufenden, da Projekte dadurch einzeln oder in ihrer Gesamtheit betrachtet werden können.

Beispiel für Work Management Tools

Sie haben alle Aufgaben und Schritte Ihrer Arbeitsplanung in ein Tool zur Verwaltung des Arbeitspensums integriert und alle Arbeitsvorgänge verlaufen reibungslos. Da alle Teammitglieder jederzeit einen Überblick über den Status und die Einordnung in den Gesamtprozess haben, sind Sie in der Lage, Konflikte zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Tipp: Teamnormen festlegen

Ein Work Management Tool entfaltet seine volle Wirkung erst dann, wenn das gesamte Team es benutzt. Dabei ist es jedoch wichtig, dass Sie feste Regeln und bewährte Methoden zur Verwendung des Tools festlegen. Dadurch wird der Einstieg leichter und die Eintrittsbarrieren werden reduziert, da Ihr Team das Tool nicht „falsch“ verwenden kann, sofern die Vorgaben befolgt werden. Ihr Work Management Tool sollte eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und Videos enthalten, um den Einstieg noch leichter zu machen. Nehmen Sie sich die Zeit, und führen Sie Ihr Team an das Tool und die gemeinsamen Umgangsnormen heran.

Stellen Sie Ihr Team auf Erfolg ein

Fühlen Sie sich nun motiviert, Ihre Management-Kompetenzen in Bezug auf Zeit und Arbeitspensum zu verbessern? Denken Sie daran, bei der Verwaltung der Arbeitsauslastung geht es vor allem darum, Arbeitsvorgänge effizient zu verteilen, Aufgaben zu verwalten und alle Beteiligten Ihrer Projekte stets auf dem Laufenden zu halten. Die oben beschriebenen Tipps, kombiniert mit einem Work Management Tool wie Asana, können Ihnen helfen, kollidierende Termine und Prioritäten rechtzeitig zu erkennen und so das Arbeitspensum Ihres Teams erfolgreich zu verwalten.