So erstellen Sie eine Bedarfsanalyse zur Steigerung der Teameffizienz

Bei mehreren Wachstumsinitiativen und neuen Projekten ist es schwer zu wissen, welche Verbesserungen im Team Vorrang haben sollen. Wo soll man überhaupt anfangen?

Im Zweifelsfall sollten Sie eine Bedarfsanalyse durchführen. Damit können Sie die wichtigsten Prozesslücken ermitteln und so in kürzester Zeit das gewünschte Ergebnis erzielen. Die Bewertung der aktuellen Prozesse gibt Ihnen nicht nur einen Einblick in die Arbeitsweise Ihres Teams, sondern kann auch dazu beitragen, Bereiche mit Potenzial für Effizienzsteigerungen zu ermitteln.

Die Reduzierung der Arbeit rund um die Arbeit und die Optimierung von Prozessen steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch die Arbeitsmoral im Team. Hören Sie den Mitgliedern Ihres Teams zu, und verbessern Sie alle stockenden Prozesse, damit ihr Team seine Aufgaben schneller erledigen kann. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre eigene Bedarfsanalyse erstellen.

Was ist eine Bedarfsanalyse?

Eine Bedarfsanalyse ist ein Verfahren zur Ermittlung des Bedarfs oder der „Lücken“ zwischen einem derzeitigen und einem angestrebten Ergebnis.

Eine Bedarfsanalyse eröffnet Möglichkeiten zur Verbesserung eines bestimmten Prozesses oder Systems. Wenn Sie den Bedarf ermitteln – und erfüllen – können Sie potenzielle neue Chancen nutzen, indem Sie beispielsweise Prozesse effizienter gestalten, die Ressourcenzuweisung optimieren und Ressourcenlücken in Ihrem derzeitigen Arbeitsablauf ermitteln.

Nehmen wir einmal an, Ihr Team arbeitet an einem Verfahren zur Strukturierung von Kundendaten. Eine Bedarfsanalyse wäre eine gute Möglichkeit, um herauszufinden, wo Lücken im Datenerfassungsprozess bestehen – wie fehlende oder ungenaue Angaben – und wo die internen Ressourcen besser genutzt werden könnten.

Was ist der Zweck einer Bedarfsanalyse?

Eine Bedarfsanalyse dient dazu, Bereiche innerhalb eines Prozesses zu ermitteln, die verbessert werden müssen. Nutzen Sie eine Bedarfsanalyse für bestehende Prozesse, um Daten zu analysieren und so interne Änderungen vorzunehmen.

Beispiele für Prozesse, die Sie mithilfe einer Bedarfsanalyse optimieren können:

• Ein Verfahren zur Automatisierung wiederkehrender manueller Arbeit.

• Ein Prozess im Rahmen des Kundenerlebnisses, der hinter den Erwartungen zurückbleibt.

Häufig ist es schwierig, genau zu bestimmen, wo Verbesserungen erforderlich sind. Wenn Sie potenzielle Chancen in mehreren Bereichen sehen, hilft eine Bedarfsanalyse, die wichtigsten Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln.

Beispielfragen zur Bedarfsanalyse

Prozesse lassen sich anhand einer Bedarfsanalyse verbessern, doch der Einstieg ist nicht immer leicht. Bei einer Bedarfsanalyse stellen Sie Fragen, um herauszufinden, warum ein bestimmter Bedarf besteht. Hier sind einige Beispielfragen, mit deren Hilfe Sie ein besseres Verständnis für die erforderlichen Angaben erhalten können.

Fragen zur Erfolgsquote

• Welche Aktivitäten müssen durchgeführt werden, um unsere Ziele zu erreichen?

• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass unsere Lösung Erfolg bringt?

• Welche Aufgaben müssen erledigt werden, um unseren Bedarf erfolgreich zu decken?

Fragen zur Leistung

• Welche KPIs verwenden wir zur Messung der Leistung?

• Wie sieht hervorragende Leistung aus?

• Wie sieht die derzeitige Leistung aus?

Operative Fragen

• Welche Beteiligten sind involviert?

• Wo im Prozess entsteht der Bedarf?

• Wie häufig beobachten wir den Bedarf?

Die Ermittlung des Bedarfs erfordert Teamkommunikation, Problemlösungskompetenz und unkonventionelle Ideen. Nutzen Sie diese Fragen als Ausgangspunkt, um die Sache in Gang zu bringen. Wenn Sie wissen, welche Fragen Sie stellen müssen, können Sie beginnen, Daten zu sammeln.

So führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Anhand einer Bedarfsanalyse lassen sich relevante Daten hervorragend analysieren und interpretieren. Dazu müssen Sie sowohl den grundlegenden Bedarf Ihres Teams als auch das angestrebte Gesamtergebnis des Prozesses verstehen.

Bitten Sie die wichtigsten Beteiligten, Geldgeber und Entscheidungsträger um Hilfe, und holen Sie im Rahmen von Meetings oder Brainstorming-Sitzungen Feedback ein. Hier zeigen wir Ihnen die vier Schritte, die bei einer Bedarfsanalyse durchzuführen sind.

1. Ermitteln Sie den Bedarf Ihres Teams

Wer die Lücken zwischen bestehenden und idealen Prozessen ermitteln will, muss zunächst wissen, wie der ideale Prozess aussieht. Klare Ziele sorgen dafür, dass Sie eine messbare, umsetzbare und ergebnisorientierte Bedarfsanalyse erstellen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich über die gewünschten Ergebnisse Gedanken zu machen, bevor Sie mit dem Sammeln und Analysieren von Informationen für Ihre Bedarfsanalyse beginnen. Definieren Sie Zielsetzungen und sammeln Sie Daten zu den Chancen, bevor Sie dann Fristen setzen und die angestrebten Ergebnisse verstehen können.

Ihre Teammitglieder sind wahrscheinlich näher am Prozess dran als Sie selbst; sie haben wertvolle Einblicke in mögliche Prozessverbesserungen. Holen Sie das Feedback Ihres Projektteams ein, oder veranstalten Sie ein allgemeines Brainstorming-Meeting, bei dem Sie die größten Lücken des Teams ermitteln.

Beantworten Sie gemeinsam mit dem Team folgende Fragen:

• Welchen Bedarf wollen Sie decken?

• Wie wird dieser Prozess derzeit umgesetzt?

• Bei welchen Lücken bieten sich die besten Chancen?

• Welche Ergebnisse wollen Sie letzten Endes erreichen?

• Suchen Sie nach einer Lösung für ein bestimmtes Problem oder für einen allgemeinen Prozess?

• Haben Sie klare, messbare Datenquellen?

• Wie werden Sie den Erfolg messen?

2. Sammeln Sie interne Informationen

Als Nächstes sammeln Sie Informationen darüber, wie Sie die festgestellten Lücken am besten schließen können. Ziel einer Bedarfsanalyse ist es, herauszufinden, wie Sie vom derzeitigen Prozess zum gewünschten Ergebnis gelangen.

Sammeln Sie Daten von den Abteilungen und Beteiligten, die am nächsten am Prozess dran sind. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits ein Brainstorming mit den engsten Mitgliedern Ihres Projektteams durchgeführt. Wichtig ist jedoch auch, dass Sie verstehen, was Ihre funktionsübergreifenden Partner von dieser Prozessverbesserung erwarten. Zur Erstellung einer fundierten Bedarfsanalyse benötigen Sie detaillierte Angaben. Fordern Sie die Beteiligten also auf, detaillierte Daten zu ihrem konkreten Bedarf zu teilen. Je mehr Informationen vorliegen, desto erfolgreicher ist die Bedarfsanalyse.

Folgende Fragen sollten Sie beim Sammeln von Informationen berücksichtigen:

• Wo sind Verbesserungen erforderlich?

• Weshalb erzielen die derzeitigen Methoden nur unzureichende Ergebnisse?

• Verfügen wir über genügend Ressourcen, um einen erfolgreicheren Prozess durchzuführen?

Diese Fragen helfen Ihnen, die notwendigen Informationen für Schritt drei zu sammeln.

3. Sammeln Sie externe Informationen

Nachdem Sie Informationen von Ihrem Projektteam und von funktionsübergreifenden Beteiligten gesammelt haben, fehlen nur noch die Informationen aus externen Quellen. Zusätzlich zu den Informationen, die Sie von Ihren internen Mitarbeitern erhalten, verschafft Ihnen die Einholung von externen Informationen einen Überblick über den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.

Externe Informationen über Ihre Zielgruppe können auf verschiedene Weise gesammelt werden. Dazu zählen:

• Kundenfragebögen: Damit lassen sich Übersichtsdaten zu Kunden an verschiedenen geografischen Standorten schnell erfassen.

• Fokusgruppen: Damit lassen sich an einem bestimmten Ort detaillierte Informationen sammeln.

Zudem sollten Sie eine Person zur internen Gegenprüfung hinzuziehen, die den Prozess von Anfang bis Ende verfolgt, um zusätzliche Unzulänglichkeiten aufzuspüren. Die Art der Bedarfsanalyse hängt zwar von der jeweiligen Situation ab, Sie sollten sich jedoch für die Methode entscheiden, die Ihnen die besten Chancen bietet, Ineffizienzen zu beheben.

4. Nutzen Sie Ihre Daten

Nachdem Sie alle Informationen gesammelt haben, müssen Sie nur noch die Ergebnisse der Bedarfsanalyse und die gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um damit Ihre Prozesse zu verbessern.

Mithilfe der Informationen, die Sie in den Schritten eins bis drei gesammelt haben, können Sie aus den Daten Ihrer Bedarfsanalyse einen Gesamtbericht machen. Ergänzen Sie die Notizen und Beobachtungen, die Sie während der Brainstorming-Sitzungen gemacht haben, durch eine Zusammenfassung, in der die nächsten Schritte dokumentiert werden. Dabei geht es insbesondere darum, welche Schritte, technische Unterstützung, Schulungsprogramme und andere Komponenten Ihnen bei der Umsetzung der Prozessänderungen helfen werden.

Die Umsetzung der Ergebnisse Ihrer Bedarfsanalyse wird Zeit in Anspruch nehmen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team über ein wirksames Verfahren verfügt, um die Verbesserung zu begleiten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Projektmanagement-Tools: Helfen bei der Strukturierung von Informationen und der Kommunikation mit Teammitgliedern.

• Change Management: Hilft bei der Dokumentation von Bedarf und Lückenänderungen.

• Geschäftsprozessmanagement (GPM): Hilft bei der Analyse und Verbesserung von Prozessen.

• Planung der Prozessimplementierung: Skizziert die Schritte, die zum Erreichen eines gemeinsamen Ziels erforderlich sind.

Die 3 Methoden der Bedarfsanalyse

Es gibt viele verschiedene Methoden der Datenerhebung – von quantitativen Verfahren wie Umfragen bis hin zu qualitativen Methoden wie Fokusgruppen.

Bedarfsanalysen liefern wichtige Daten zu bestehenden Prozessen und helfen den Teams, effektivere Systeme zu erstellen. Hier sind drei der beliebtesten Methoden zur Erhebung von Daten im Rahmen einer Bedarfsanalyse.

1. Fragebögen: Fragebögen und Befragungen sind die beliebtesten Methoden zur Erhebung von Bedarfsdaten. Ein Fragebogen ist ein einfaches Formular mit allgemeinen Fragen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Damit lassen sich schnell Informationen ermitteln, wenn Sie beispielsweise die Wirksamkeit Ihrer Markenidentität bewerten wollen.

2. Befragungen: Viele Teams nutzen Befragungen, um externe Informationen zur Kundenerfahrung zu sammeln. Befragungen enthalten oft offene Fragen, sodass sie detailliertere Informationen liefern als Fragebögen. So können Sie schnell genaue Informationen erhalten, etwa wenn Sie das Kundenerlebnis nach dem Kauf aus Sicht des Kunden bewerten möchten.

3. Fokusgruppe: Eine Fokusgruppe ist ein Gespräch mit einer kleinen Anzahl von Teilnehmern, die ähnliche Eigenschaften oder Erfahrungen mitbringen. Sie erfordern zwar erheblich mehr Zeit als die beiden anderen Methoden, dafür liefern Fokusgruppen umfassende Informationen über den Bedarf und das Kundenerlebnis. So können Sie zum Beispiel herausfinden, wie die Kunden Ihre Marke erleben und was ihrer Meinung nach verbessert werden könnte.

Auch wenn das von Ihnen verwendete Verfahren von der Art der zu erfassenden Prozessdaten abhängt, kann jede dieser Methoden helfen, wertvolle Erkenntnisse über den internen und externen Bedarf zu gewinnen.

Ermitteln Sie den Bedarf Ihres Teams mit einer Analyse

Anhand einer Bedarfsermittlung können Sie herausfinden, wie die derzeitigen Prozesse gehandhabt werden und wie Sie Aufgaben und Kommunikation optimieren können. Nicht immer ist es offensichtlich, welcher Bedarf am wichtigsten ist. Mit einer Bedarfsanalyse lassen sich die Daten sammeln, die Sie brauchen, um Ihr Team effizienter zu machen.

Um die Effizienz und die Produktivität im Team zu verbessern, sollten Sie Informationen leicht zugänglich machen und Aufgaben mithilfe von Produktivitätssoftware optimieren. Von der Förderung der Zusammenarbeit bis hin zur Erstellung und Freigabe von Vorlagen – Asana hilft Ihnen dabei.