Erstellen Sie klare, wiederholbare Workflows in 7 einfachen Schritten

Julia Martins – FotoJulia Martins17. Juni 202113 Minuten Lesezeit
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Der Begriff Workflow ist nicht ganz eindeutig. Für die einen ist ein Workflow ein Prozess – für die anderen ist es eine Art, Informationen zu organisieren.

Die Unschärfe des Begriffs hat konkrete Folgen. Unklarheit darüber, was ein Workflow ist, bringt die Arbeit durcheinander und führt zu verringerter Effizienz. Ein Beispiel: Der durchschnittliche Wissensarbeiter verbringt 60 % seiner Zeit mit Arbeit über die Arbeit – mit Dingen wie der Suche nach Informationen oder dem Nachverfolgen des Arbeitsstatus. Und trotzdem werden jede Woche mehr als ein Viertel aller Fristen versäumt. Obwohl wir hart arbeiten und den ganzen Tag beschäftigt sind, verfehlen wir irgendwie immer noch das Ziel und geraten häufig in Verzug.

Es ist klar: Etwas läuft falsch.

Hier kommen Workflows ins Spiel – und das Wissen darüber, was sie eigentlich sind. Ein klares Verständnis davon, was ein Workflow ist und wie man ihn implementiert, hilft Ihnen, die Arbeit Ihres Teams effektiv zu organisieren, Ihre Projektziele zu erreichen und nachhaltige, effektive Prozesse zu schaffen. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow oder Arbeitsablauf ist ein vollständiger Prozess, der einem Team hilft, seine Ziele zu erreichen, indem er die richtigen Personen zur Erledigung ihrer Arbeit zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt. Ist ein Workflow einmal eingerichtet, hilft er Ihnen, Informationen so zu organisieren, dass sie nicht nur verständlich, sondern auch als Prozess wiederholbar sind.

Ein effektiver Workflow besteht aus sieben Schritten, die grob in drei Phasen unterteilt sind: Planung, Ausführung und Überprüfung.

Planung:

1. Ideenfindung und Informationsbeschaffung

2. Neue Arbeit

3. Priorisierung und Ressourcen

Ausführung:

4. Entwicklung und Überprüfung

5. Nachverfolgung des Fortschritts

Überprüfung:

6. Genehmigung

7. Berichterstattung

Wann sollte ich einen Workflow erstellen?

Sowohl auf Team- als auch auf Abteilungsebene sind Workflows überaus wirkungsvoll. Wenn sie richtig eingesetzt werden, schaffen Workflows die nötige Klarheit, die Ihr Team braucht, um seine Ziele schneller zu erreichen.

Sie können einen effektiven Workflow für zeitbasierte Vorhaben mit einem Ziel erstellen – z. B. für Marketing-Kampagnen, Onboarding-Programme für neue Mitarbeiter oder Arbeitsabläufe im Bereich der Beschaffung – sowie für wiederkehrende Prozesse und fortlaufende Aufgaben wie Inhaltskalender, IT-Anfragen und Bug-Tracking.

Warum Workflows wichtig sind

Obwohl jeder Workflow einzigartig ist, basieren alle Workflows auf den gleichen Komponenten, wie ein Satz Legosteine. Diese Grundbausteine sind flexibel genug, um sich an die Bedürfnisse jedes Teams oder Unternehmens anzupassen. Entscheidend ist, dass Sie Ihre geschäftskritischen Prozesse abbilden, um Struktur in Ihr Unternehmen zu bringen. Wenn Sie das tun, fragt sich niemand mehr, was der nächste Schritt ist oder wer welchen Teil des Projekts übernimmt. Die Beseitigung dieser Unsicherheit bringt viele Vorteile für Ihr Team.

Zum Beispiel:

  • Bessere Koordination zwischen den Mitgliedern des Projektteams

  • Steigerung der Produktivität (ohne Qualität zu reduzieren oder Kosten zu erhöhen)

  • Bessere Ressourcenzuweisung

  • Mehr Projekttransparenz

  • Intelligentere Entscheidungen von Führungskräften, da alles an einem Ort nachverfolgt wird

  • Weniger manuelle Informationsbeschaffung und doppelte Arbeit

  • Beseitigung von Informationsbarrieren, indem alles in einer zentral zugänglichen Informationsquelle auffindbar ist

  • Klarheit für Teammitglieder darüber, wie ihre Arbeit zu übergeordneten gemeinsamen Zielen beiträgt

  • Weniger Unklarheiten und mehr Zeit für wirkungsvolle Tätigkeiten

  • Keine Ad-hoc-Prozesse und einmalige Lösungen mehr, weil eine einzige Informationsquelle für alle zur Verfügung steht

Mit Workflows können Teams effektiv und flexibel arbeiten, um Bestleistungen zu erbringen, statt jedes Mal das Rad neu erfinden zu müssen.

3 Hauptvorteile von Workflows

Die Einrichtung eines Workflows mag nach viel Arbeit klingen, aber klar definierte, wiederholbare Prozesse sind ein wichtiger Wachstumsfaktor. Mit einem effektiven Workflow können Sie Arbeit rund um die Arbeit eliminieren, Frustration beseitigen, Klarheit schaffen und das Mitarbeiterengagement steigern. Die Vorabinvestition wird Ihnen in Zukunft eine Menge Zeit und Stress ersparen.

Volle Transparenz in Echtzeit

Dass Echtzeit-Einblicke die Teameffizienz steigern, ist weithin bekannt. Allerdings kann die Beschaffung dieser Erkenntnisse schwierig sein – und genau da kommen Workflows ins Spiel.

Ein effektiver Workflow verbindet die richtigen Personen mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit. Diese Verbindung erhöht die Transparenz, sowohl innerhalb von Projekten als auch projektübergreifend – so weiß jeder in Ihrem Team genau, wer was bis wann macht und warum es wichtig ist. Dieser Grad an Transparenz hilft Ihnen insbesondere, um:

  • Wertvolle Echtzeit-Erkenntnisse zur Steigerung der Teameffizienz zu erhalten

  • Arbeiten genau zu planen, Ressourcen zuzuweisen und das Aufgabenpensum nach Bedarf zu reduzieren oder zu erhöhen

  • Wichtige Beteiligte (sowohl auf Führungsebene als auch funktionsübergreifend) über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten

  • Verzögerungen zu reduzieren und hochwertigere Arbeitsergebnisse zu liefern

  • Sich einen Überblick über den Projektablauf zu verschaffen, um Probleme zu verstehen, zu erkennen und zu diagnostizieren

Abstimmung zwischen und innerhalb von funktionsübergreifenden Teams

Klare, genau definierte Workflows sorgen für funktionsübergreifende und teamübergreifende Transparenz und Kontext. Wenn Sie viele miteinander verknüpfte Projekte oder Tools haben, verstehen funktionsübergreifende Teams deutlich das Wie und Warum der laufenden Arbeit.

Gute Arbeitsmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Workflows zu definieren und gemeinsam zu nutzen – unabhängig davon, in welchem Team Sie arbeiten. So entsteht eine einzige Informationsquelle für alle Arbeiten und Daten, die Informationsbarrieren zwischen den einzelnen Teams abbaut und eine mühelose Zusammenarbeit ermöglicht. Durch die Verknüpfung einzelner Vorhaben mit unternehmensweiten Workflows erhalten die Teammitglieder zudem einen klaren Überblick über die wichtigsten Aufgaben. Wenn alle Teammitglieder auf dem Laufenden sind, kann sich jeder auf die Arbeit mit der höchsten Priorität und der größten Wirkung konzentrieren.

Lesenswert: Wie Asana-Kunden in 5 Schritten isolierte Arbeitsbereiche auflösen

Mehr Effizienz

Workflows legen Prozesse mithilfe von Automatisierungen, Projektvorlagen und Formularen für Arbeitsanfragen fest. Dank der automatischen Vernetzung der richtigen Personen mit den richtigen Daten verbessern Sie die Effizienz und Produktivität: Ein effektiver Workflow eliminiert die Arbeit rund um die Arbeit und steigert die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams. Wenn Ihr Team Klarheit hat, kann es sich auf die Arbeit konzentrieren, die die größte Wirkung erzielt. Außerdem wird die Transparenz durch die Integration verschiedener Business-Tools erhöht und gleichzeitig das Wechseln zwischen verschiedenen Apps reduziert.

Workflows im Vergleich mit anderen Geschäftsprozessen

Um einen Workflow zu erstellen, integrieren Sie wahrscheinlich eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Im Folgenden erfahren Sie, wie sich gute Workflows von diesen Methoden unterscheiden:

Workflows vs. Geschäftsprozessmanagement

Ein Business-Prozess oder Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aufgaben. Geschäftsprozessmanagement (engl. Business Process Management, kurz BPM) ist der Prozess, mit dem diese Aufgaben effizient und effektiv zu wichtigen Vorhaben zusammengefasst werden.

Ähnlich wie bei einem Geschäftsprozess überlegen Sie beim Einrichten eines Workflows ebenfalls, wie Sie die Arbeit organisieren und die Prozesse verbessern können. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass sich Workflows speziell auf die Erstellung wiederholbarer, nachhaltiger Geschäftsprozesse konzentrieren.

Lesenswert: Effizienz vs. Effektivität im Arbeitsalltag: Warum Ihr Team beides benötigt

Workflows vs. Checklisten

Eine Checkliste oder To-do-Liste ist eine Liste von Dingen, die Sie erledigen müssen. Eine Checkliste ist einfacher als ein Geschäftsprozess, da die Aufgaben in einer Checkliste oft Arbeiten aus verschiedenen Vorhaben in beliebiger Reihenfolge enthalten.

Sie können Checklisten als Teil eines Workflows verwenden, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird. Checklisten und Workflows sind einfache, aber leistungsstarke Werkzeuge, die – wenn sie zusammen verwendet werden – Ihrem Team helfen, seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Versuchen Sie, Checklisten in den durchgehenden Prozess Ihres Workflows einzubinden, um Ihrem Team zu helfen, seine Ziele zu erreichen.

Workflows vs. Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das den Zeitplan eines Projekts als horizontales Balkendiagramm darstellt. Jeder Balken in einem Gantt-Diagramm stellt einen Prozessschritt dar. Die Länge des Balkens steht für die Zeit, die dieser Schritt in Anspruch nimmt.

Gantt-Diagramme sind großartige visuelle Projektmanagement-Tools und werden am häufigsten zur Nachverfolgung von zeitbasierten Vorhaben wie Veranstaltungsplänen oder Produkteinführungen verwendet. Sie können auch einen Workflow erstellen, um aus einem einmaligen Projekt einen wiederholbaren Prozess für zukünftige Arbeiten zu machen. Wenn Sie einen Workflow für einen Veranstaltungsplan oder eine Produkteinführung erstellen, kann die Verwendung von Gantt-Diagrammen und anderer visueller Projektmanagement-Software wie Kanban-Boards Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen.

Lesenswert: Nutzen Sie Gantt-Diagramme zum ersten Mal? Beginnen Sie hier

Workflows vs. Flowcharts

Flowcharts sind eine gute Option, um die Schritte eines Prozesses sequenziell zu visualisieren. Ein Flowchart kann zum Beispiel die Beziehung zwischen den fünf Projektphasen zeigen oder Ihnen helfen, eine Ursache-Wirkungs-Beziehung in Ihrem Projekt zu veranschaulichen.

Es kann auf einer übergeordneten Ebene hilfreich sein, die sieben Workflow-Schritte in einem Flowchart oder einem Workflow-Diagramm zu visualisieren. Wenn Sie einmal ein gutes Gespür für die wichtigsten Schritte Ihres Workflows haben, erwecken Sie diese Prozesse mit einer gemeinsamen Work-Management-Plattform in Echtzeit zum Leben.

Lesenswert: Lernen Sie die 5 Phasen des Projektmanagements kennen und verbessern Sie den Workflow Ihres Teams

Workflows vs. Work Management

Workflows sind ein wichtiger Bestandteil von Work Management. Man kann mit guten Work Management Tools die Workflows eines Teams oder einer Abteilung organisieren, um Mitarbeiter und Aufgaben auf allen Ebenen des Unternehmens zu koordinieren. Letztendlich unterstützen Workflows das Work Management und stellen sicher, dass jeder die Informationen hat, die er braucht, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Work Management ist ein systematischer Ansatz zur Koordinierung der Workflows in einem Unternehmen. Somit entsteht die nötige Klarheit, die Teams brauchen, um ihre Ziele schneller zu erreichen. Es geht darum, Menschen und Arbeitsvorgänge auf allen Ebenen des Unternehmens zu koordinieren – so verfügt jeder Beteiligte über die benötigten Informationen, um sich auf die wirkungsvollsten Aufgaben zu konzentrieren.

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Beispiel-Workflows

Bevor wir uns mit den Vorteilen von vordefinierten Workflows beschäftigen und erklären, wie Sie Ihren eigenen Workflow erstellen können, werfen wir einen Blick auf ein paar Beispiel-Workflows.

Kundenfeedback-Workflow

  1. Ideenfindung und Informationsbeschaffung: Ein Kunde schickt ein Ticket, eine Anfrage oder Feedback ein.

  2. Neue Arbeit: Die Anfrage wird in Ihrem CRM (z. B. Zendesk) empfangen und verarbeitet.

  3. Priorisierung und Ressourcen: Die Anfrage wird automatisch an das zuständige Team weitergeleitet. Wenn es sich beispielsweise um eine Vertriebsanfrage handelt, wird die Anfrage an Salesforce weitergeleitet, wo sie vom Vertriebsteam geprüft wird. Tickets und Feedback werden an interne Teams weitergeleitet, die in Work Management Tools wie Asana arbeiten.

  4. Entwicklung und Überprüfung: Die Teams arbeiten daran, das Anliegen des Kunden zu lösen.

  5. Nachverfolgung des Fortschritts: Echtzeit-Integrationen optimieren und automatisieren den Arbeitsfluss zwischen Ihren Teams. Statt Teams manuell auf den neuesten Stand zu bringen oder Arbeit in verschiedenen Tools zu duplizieren, sorgen Integrationen wie Asana für Zendesk dafür, dass Ihre Teams immer die aktuellsten Informationen haben – und zwar dort, wo sie arbeiten.

  6. Genehmigung: Die fertige Lösung wird über das Kundenteam an den Kunden zurückgesendet. Falls erforderlich, wird die Änderung dokumentiert. Wenn die Anfrage nicht zufriedenstellend gelöst wurde, kehrt das Team zu Schritt vier (Entwicklung und Überprüfung) zurück, um einen zweiten Blick darauf zu werfen.

  7. Berichterstattung: Dieses konkrete Ticket wird als Teil des gesamten Workflows nachverfolgt, um die Gesamtwirkung des Kundenfeedback-Workflows zu messen.

Kampagnenmanagement-Workflow

  1. Ideenfindung und Informationsbeschaffung: Das ganze Team kommt zusammen, um neue Ideen für die Kampagne zu brainstormen.

  2. Neue Arbeit: In Zusammenarbeit mit seinem Team erstellt der Projektleiter Briefings für alle gestalterischen Elemente, die für die Kampagne benötigt werden – Bilder, Animationen, Videos, Inhaltselemente und Ähnliches.

  3. Priorisierung und Ressourcen: Bevor die Projekte und Aufgaben priorisiert werden, überprüft der Projektleiter jeden Teil der Kampagne, damit er versteht, wie alles zusammenhängt. Anschließend erstellt er einen Hauptkalender für die Kampagne, damit alle Teammitglieder einen Überblick über alle Vorgänge in der Kampagne haben.

  4. Entwicklung und Überprüfung: Wenn Ihre Pläne stehen, können Sie mit der Produktion kreativer Inhalte beginnen – Teamkollegen und externe Mitarbeiter machen sich an die Arbeit. Wenn die kreativen Inhalte mehr Arbeit benötigen, führt der Workflow in einer Schleife zurück zur Produktionsphase.

  5. Nachverfolgung des Fortschritts: Während sein Team arbeitet, überwacht der Projektleiter den Fortschritt über eine Work-Management-Plattform. Wenn ein Teammitglied ein Problem hat oder sich Projektergebnisse verzögern, kann er einschreiten und die Arbeit wieder in Gang bringen.

  6. Genehmigung: Sieht alles gut aus, gibt der Projektleiter die Arbeit frei und die Kampagne startet.

  7. Berichterstattung: Ganz gleich, ob eine Kampagne ein durchschlagender Erfolg ist oder eher schlecht abschneidet – es gibt immer eine Menge zu lernen. Der Projektleiter schaut sich die Daten an und befragt seine Teammitglieder, um herauszufinden, was geklappt hat und was sich noch verbessern lässt.

Zielsetzungsplanung-Workflow

  1. Ideenfindung und Informationsbeschaffung: Die Unternehmensführung entscheidet, wie oft das Unternehmen OKRs (Objectives and Key Results) festlegt. Sie recherchiert Optionen und investiert in ein Zielmanagement-System, um die Arbeit nachzuverfolgen.

  2. Neue Arbeit: Der Teamleiter, Teammitglieder und wichtige Projektbeteiligte erhalten den Auftrag, zukünftige Ziele zu generieren.

  3. Priorisierung und Ressourcen: Der Teamleiter entwirft eine Reihe von Zielen für die nächste Zielperiode. Im Idealfall trägt jedes Ziel zum übergeordneten Ziel bei und sorgt so für Klarheit über die Prioritäten und Ausrichtung des Unternehmens, damit Ressourcen dementsprechend verteilt werden können.

  4. Entwicklung und Überprüfung: Wenn das Team einmal weiß, was es erreichen will, kann es sich an die Arbeit machen. Durch den Einsatz einer Work-Management-Plattform kann es seine tägliche Arbeit mit übergeordneten Zielen verknüpfen, sodass alle wissen, welche Arbeiten die wichtigsten sind. Während die Arbeit voranschreitet können Aufgabenergebnisse einfach eingesehen und überprüft werden.

  5. Nachverfolgung des Fortschritts: Während das Team arbeitet, überwacht der Teamleiter dessen Fortschritt. Wenn sich der Fortschritt verlangsamt oder die Termine verschoben werden, kann er eingreifen und die Probleme beheben. Sowohl der Teamleiter als auch die Teammitglieder liefern regelmäßige Status-Updates mithilfe ihrer Work-Management-Plattform.

  6. Genehmigung: Teammitglieder schließen die Arbeit ab, wenn sie fertig sind. Die Manager sehen sich die Ergebnisse an und genehmigen sie oder fordern bei Bedarf Änderungen an.

  7. Berichterstattung: Nach jedem Zeitraum überprüft der Teamleiter die Ziele. Er untersucht, was während der Zielperiode funktioniert hat und was nicht. Für zukünftige Ziele wird sich das Team auf seine Stärken konzentrieren und an seinen Schwächen arbeiten.

7 Schritte für einen effektiven Workflow

Die sieben Schritte zur Erstellung eines effektiven Workflows sind in drei Phasen unterteilt: Planung, Ausführung und Überprüfung. Diese Schritte helfen Ihnen, die Arbeit so zu organisieren, dass sie nicht nur verständlich, sondern auch wiederholbar ist.

Warum sieben Schritte?

Sie können sich die sieben Schritte als eine Workflow-Vorlage vorstellen, die den Erfolg maximiert und Arbeit rund um die Arbeit minimiert. Statt jedes Projekt mit mehreren Stunden – oder sogar Tagen – langwieriger Informationsbeschaffung, unnötiger Besprechungen und Kommunikation zu beginnen, bieten Workflows ein Framework, mit dem Ihr Team keine Zeit verliert. Die sieben Schritte statten Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Daten, Informationen und Ressourcen aus, damit sie sofort loslegen können. Sie schaffen einen klaren Aktionsplan, der sicherstellt, dass jeder in Ihrem Team versteht, was bis wann zu erledigen ist.

Warum sieben Schritte?

Sie können sich die sieben Schritte als eine Workflow-Vorlage vorstellen, die den Erfolg maximiert und Arbeit rund um die Arbeit minimiert. Statt jedes Projekt mit mehreren Stunden – oder sogar Tagen – langwieriger Informationsbeschaffung, unnötiger Besprechungen und Kommunikation zu beginnen, bieten Workflows ein Framework, mit dem Ihr Team keine Zeit verliert. Die sieben Schritte statten Ihre Mitarbeiter mit den notwendigen Daten, Informationen und Ressourcen aus, damit sie sofort loslegen können. Sie schaffen einen klaren Aktionsplan, der sicherstellt, dass jeder in Ihrem Team versteht, was bis wann zu erledigen ist.

Workflows erfassen wiederholbare Prozesse, damit Sie das Rad nicht neu zu erfinden brauchen. Um effektiv zu sein, sollte ein Workflow in einem gemeinsamen Tool erstellt werden, das Informationen in Echtzeit nachverfolgt.

Im folgenden Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Workflow in Asana erstellen. Auch wenn Sie sich noch nicht sicher sind, wo Sie beginnen sollen, erfahren Sie, wie Workflow-Management-Software die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt, damit sich Ihre Teams auf das Erreichen von Ergebnissen konzentrieren können.

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Schritt 1: Ideenfindung und Informationsbeschaffung

Jeder Workflow beginnt mit einer Idee. Manchmal sind die Ideen bereits vollständig ausgearbeitet, manchmal startet Ihr Team ein neues, spannendes Vorhaben mit einigen wenigen Leitgedanken.

In diesem Schritt des Workflow-Prozesses sammeln Sie unstrukturierte Informationen und brainstormen Ideen für Ihr Projekt. Berücksichtigen Sie bei Bedarf alle Einschränkungen, Begrenzungen oder Anforderungen des Projekts, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schauen wir uns zum Beispiel einen Workflow in der Webproduktion an. Der Marketingchef tritt an Ihr Kreativteam heran, um die Homepage Ihrer Website komplett zu überarbeiten. Er teilt seine Vision davon, wie die Homepage aussehen und wirken soll, bevor er das Projekt an Sie abgibt. In dieser Phase des Workflows führen Sie und Ihr Team ein Brainstorming durch, lassen sich von Ihren Lieblings-Homepages inspirieren und erstellen in Ihrem Brainstorming-Tool Miro grobe Mockups.

Schritt 2: Neue Arbeit

Sobald Sie eine allgemeine Vorstellung davon haben, woran Sie arbeiten, klären Sie die Details und erarbeiten einen Projektplan. In dieser Phase des Workflows sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Daten, Informationen und Geschäftsanforderungen erfassen. Sie bilden die Grundlage für den Prozess, den Sie aufbauen, bestimmen die Projektbeteiligten, die Sie einbeziehen, und die Arbeitsergebnisse, die Sie letztendlich abliefern.

Sie brauchen nicht alle diese Elemente für jeden Workflow – aber stellen Sie sicher, dass Sie genug Materialien erarbeiten, um die nötigen Projektinformationen für alle Beteiligten bereitzustellen. So vermeiden Sie ständige Nachfragen nach mehr Klarheit, Kontext und Informationen zur Arbeit.

Um unser Beispiel für einen Workflow für Webproduktion fortzusetzen: Verwandeln Sie das Brainstorming Ihres Teams in ein Kreativ-Briefing. Mit einem Work Management Tool wie Asana fügen Sie Ihre ersten Miro-Skizzen in das Briefing ein und kombinieren sie mit anderen Projektinformationen, z. B. Ihrem Kommunikationsplan.

3. Priorisierung und Ressourcen

Sobald Ihr Plan steht, ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen – und das beginnt mit der Ressourcenzuweisung. Sie müssen Einblick in Ihre Prozesse haben, um die Arbeit effektiv zu priorisieren und je nach Teamkapazität zuzuweisen.

Bei effektiven Workflows geht es nicht nur darum, die Produktivität zu maximieren und so viel Arbeit wie möglich zu erledigen – sondern auch darum, Raum für Kreativität zu schaffen. Wenn Sie das Arbeitspensum Ihres Teams richtig verwalten, können Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter maximieren und Chaos vermeiden, sodass Sie und Ihr Team am Ende eines jeden Tages zufrieden und nicht überfordert sind.

Damit dieser Workflow-Schritt wiederholbar ist, müssen Sie ihn auch automatisieren. Sobald Sie ein klares Gefühl für die Kapazitäten der einzelnen Teammitglieder haben, können Sie die Arbeit mithilfe der Workflow-Automatisierung zielgenau dem richtigen Teammitglied zuweisen. Klären Sie die Priorität jedes Projekts und geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, die Fristen bei Bedarf anzupassen. So stellen Sie sicher, dass sie die Aufgaben mit dem höchsten Wirkungsgrad erledigen.

In unserem Beispiel hat Ihr Kreativteam ein Projekt für kreative Anfragen in Asana. Wenn eine Anfrage eingeht, leiten automatisierte Workflows die Arbeit an das zuständige Teammitglied weiter. Jedes Vorhaben hat eine zugehörige Prioritätsstufe, sodass die Teammitglieder wissen, worauf sie sich konzentrieren sollten. Im selben Tool haben Sie auch einen Einblick in die Arbeitsbelastung Ihres Teams, um Aufgaben bei Bedarf neu zuzuweisen oder umzuplanen.

Lesenswert: Ihr Leitfaden für den Einstieg ins Ressourcenmanagement

4. Entwicklung und Überprüfung

Dies ist der Kern der Arbeit in Ihrem Workflow – die Entwicklung von Projektergebnissen, die Überprüfung und Iteration durch eine Feedbackschleife und das Einholen von Feedback durch Genehmigungen von wichtigen Beteiligten.

Ohne einen optimierten Workflow ist ein Großteil dieser Arbeit manuell – und es ist schwer, die richtige Datei zur richtigen Zeit zu finden. Ein großer Teil der Arbeit rund um die Arbeit besteht darin, nach Dokumenten zu suchen oder Genehmigungen einzuholen. Wenn Sie die Informationen in einem zentralen Tool vorhalten, reduziert sich diese unnötige Arbeit für alle in Ihrem Team.

Wenn Kommunikation und Dateien am gleichen Ort vorzufinden sind, verbringen die Teammitglieder weniger Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit und mehr Zeit mit ihren eigentlichen Aufgaben. Nutzen Sie dann Automatisierungsfunktionen, um die benötigten Informationen genau dann abzurufen, wenn Sie sie brauchen.

Nehmen wir wieder unser Beispiel eines Workflows für Webproduktion: Nach der Arbeitszuweisung erstellen Ihre Designer in Figma einen Wireframe für die neue Homepage, den sie dann an das Projekt anhängen. Über Korrekturhinweise kommentieren Projektbeteiligte die PDF-Dateien und geben konkretes Feedback darüber, was funktioniert und was nicht. Sobald die wichtigen Beteiligten das Design freigegeben haben, können Sie die Entwürfe an das Web-Entwicklungsteam übergeben – ohne doppelte Arbeit zu machen. Stattdessen werden diese Informationen im Projekt für Kreativanfragen und im Projekt für die Webproduktion gespeichert, so dass alle Beteiligten auf der Grundlage der aktuellsten Informationen arbeiten.

5. Nachverfolgung des Fortschritts

Ein wichtiger Teil eines jeden Workflows ist es, sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team auf dem gleichen Stand ist – denn oft sind Daten über verschiedene Tools verstreut. Um über den Projektfortschritt zu berichten, müssen Sie dann zwischen den Tools hin- und herwechseln und Informationen manuell an einem Ort zusammentragen. Aber manuelle, redundante Arbeit ist Zeitverschwendung – und noch ein zusätzliches Status-Meeting möchte auch niemand haben.

Teilen Sie stattdessen Projekt-Statusaktualisierungen dort, wo die Arbeit stattfindet. Somit hat jeder den notwendigen Kontext, genau dort, wo er benötigt wird. Wenn Ihr Projekt nicht im Zeitplan liegt, informiert Ihr Statusbericht die wichtigsten Beteiligten über die Verzögerung, und darüber, wie Sie Hindernisse beseitigen werden.

Zum Beispiel sind viele wichtige Beteiligte in den Workflow der Webproduktion involviert – schließlich wurde dieses Vorhaben zuerst vom Marketingchef vorgeschlagen. Aber diese Beteiligten müssen nicht über jedes kleine Detail oder jedes Hindernis informiert werden. Stattdessen teilen Sie wöchentliche Projekt-Statusaktualisierungen mit ihnen, liefern den entsprechenden Kontext und verlinken auf Aufgaben und Meilensteine, die Ihr Team abgeschlossen hat.

Lesenswert: Der ultimative Leitfaden für Teamleiter zur Auswahl eines Tools für die unternehmensweite Berichterstattung

6. Genehmigung

Manchmal brauchen Sie nur noch die letzte, endgültige Genehmigung – aber die zu bekommen, kann knifflig sein. Oftmals sind Führungskräfte sehr beschäftigt. Auch wenn Sie nur eine kurze Freigabe von ihnen benötigen: es kann schwierig sein, an sie ranzukommen. Ein Workflow automatisiert diesen Schritt und macht es den wichtigsten Beteiligten leicht, ihren endgültigen Segen zu geben.

In unserem Beispiel ist Ihre neue Homepage fertig, aber Sie brauchen die Zustimmung des Marketingchefs, um die Umstellung vorzunehmen. Also senden Sie ihm eine Genehmigungsanfrage, die sich von einer normalen Aufgabe unterscheidet. Diese einzigartige Benachrichtigung lässt ihn wissen, welche Art von Feedback Sie von ihm benötigen, so dass er schnell, einfach und angemessen reagieren kann. Mit einem Mausklick erhalten Sie seine Zustimmung und können die Homepage pünktlich veröffentlichen.

7. Berichterstattung

Unabhängig davon, ob ein Projekt ein durchschlagender Erfolg ist oder in Schwierigkeiten gerät: Aus jedem Vorhaben lässt sich eine Menge lernen. Der letzte Schritt eines Workflows besteht darin, über Ihre Fortschritte zu berichten und sich die Daten genau anzuschauen, um zu erfahren, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann. Das hilft Ihnen, zukünftige Projekte zu optimieren – oder sogar Ihren aktuellen Workflow noch zu verbessern.

Um unser Beispiel abzuschließen: Ihre Homepage ist jetzt live – herzlichen Glückwunsch! Der letzte Schritt ist nun die Nachverfolgung der Website-Performance und die schrittweise Berichterstattung über Ihre Fortschritte. Wenn Sie dann das nächste Mal eine Webseite erstellen, nutzen Sie Ihre Erkenntnisse aus diesem Projekt, um sie noch besser zu machen.

Kollaborative, digitale Workflows aufbauen

Der bekannte Dichter Ralph Waldo Emerson hat einmal gesagt: „Das Leben ist eine Reise, kein Ziel“. Und das Gleiche gilt auch für Workflows. Konzentrieren Sie sich auf den Arbeitsprozess und verbessern Sie ihn – so können Sie Teammitglieder mit den Werkzeugen und Informationen ausstatten, die sie für den Erfolg benötigen.

Weitere Ressourcen

E-Book

Smart anfangen und abliefern: Mit Workflows die unternehmerische Effizienz steigern